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6 manières d'utiliser les modèles de tableau et de cartes Trello

comment utiliser les cartes et modèles de tableau Trello pour tout type de workflow

Comme je passe la majorité de ma journée de travail à créer et à gérer des procédures (et à travailler avec des collaborateurs qui parfois suivent ces procédures et d'autres qui parfois s'en écartent), il est vraiment utile de tout standardiser.

Imaginez que vous puissiez faire en sorte que chaque carte de votre tableau Trello ait la même structure et dispose de toutes les informations dont elle a besoin. C'est là toute la magie des exemples ou modèles de tableau Trello. 

Il y a quelques mois, Trello a annoncé cette nouvelle fonctionnalité de création de modèles de carte et de modèles de tableau. Cette dernière a été très bien accueillie par la communauté, car c'était une fonctionnalité particulièrement attendue. Auparavant, vous pouviez faire une copie de votre tableau pour en conserver le format (et vous le pouvez toujours), mais ce n'était pas la solution idéale, surtout pour les utilisateurs de Trello qui travaillent en équipe et ont besoin de processus bien structurés.  

J'ai commencé à utiliser les modèles de cartes et de tableaux Trello dès que la fonction a été lancée et je suis heureuse de partager avec vous certaines de mes fonctions préférées. 

Comment perfectionner vos procédures avec les exemples de tableau Trello

Les modèles (aussi bien de tableaux que de cartes) peuvent vous aider à vous organiser. 

Trello est un outil simple mais puissant, et même les débutants peuvent facilement embarquer dans l'aventure et commencer à utiliser Trello avec leur équipe comme des pros. Et lorsque vous présentez à quelqu'un une nouvelle façon de faire quelque chose, mieux vaut avoir un modèle clair pour éviter les erreurs, qu'il s'agisse de préparer ses vacances ou d'établir un calendrier éditorial

Au lieu de dire "Ajoutez une carte à cette liste et entrez chaque détail à la main", vous pouvez facilement montrer un modèle de carte Trello à n'importe quel/le collègue impliqué/e dans un projet pour qu'il/qu'elle sache exactement ce qui doit être fait !

Enfin, les exemple de tableau Trello aident tous les utilisateurs à être cohérents sur un projet, car tout le monde débute avec les mêmes critères et les mêmes informations ; ce qui permet de faciliter les choses lorsque de nouvelles personnes vont fraichement arriver sur un tableau !

Plus besoin d'écrire une procédure standard de fonctionnement (S.O.P.) à propos de "Comment utiliser ce tableau Trello". Les utilisateurs peuvent simplement créer un tableau à partir d'un exemple de tableau ou de carte. 

Et tout roule comme sur des roulettes !

6 façons différentes d'utiliser les exemples Trello de cartes et de tableaux

J'ai décidé d'explorer différentes manières d'utiliser des modèles pour améliorer mes propres tableaux Trello. Et j'ai rapidement trouvé plusieurs façons de le faire :

  1. Gestion des demandes
  2. Se fixer des objectifs
  3. Sprints d'équipe
  4. Gestion des projets secondaires
  5. Offrir des cadeaux
  6. Gestion du pipeline CRM

ℹ️Il faut savoir que la création de modèles privés et visibles par l'équipe est une fonction payante de Trello. Les utilisateurs gratuits peuvent toujours créer des modèles publics !

1.) Gestion des demandes

Une bonne façon d'utiliser Trello est de gérer les demandes de tiers, qu'il s'agisse de demandes d'un client, de demandes de fonctionnalités produits ou même de demandes d'autres équipes de votre entreprise.  Un tableau Trello est un endroit idéal pour organiser les actions que vous et votre équipe devez entreprendre et privilégier. 

Les modèles de cartes permettent d'organiser facilement toutes ces demandes. 

Utilisez la notation markdown pour formater la description de la carte avec toutes les questions que vous voulez résoudre afin de donner suite à la demande et de la classer par ordre de priorité. Par exemple, vous pouvez demander une description, quels collaborateurs doivent être impliqués ou ceux qui doivent examiner la demande, et demander à l'auteur de la requête de joindre tous les fichiers pertinents. 

Finie l'époque où il fallait envoyer et recevoir des e-mails à chaque fois que vous aviez besoin de quelque chose. Vous n'avez plus besoin d'envoyer des mails pour demander l'envoi de certains fichiers ou assurer le suivi : vous pouvez obtenir tout ce dont vous avez besoin dès le début grâce aux modèles de cartes !

Vous pouvez également ajouter des checklists à la carte afin qu'une fois la demande effectuée, votre équipe puisse rapidement voir les étapes suivantes et les cocher au fur et à mesure. C'est un moyen facile pour l'auteur de la requête de voir les progrès réalisés.

carte de modèle de demande

2.) Suivi et journal des habitudes

L'article que j'ai écrit l'année dernière sur la façon de se fixer des objectifs sur Trello a été mis à jour avec le lancement des modèles de cartes. 

Une partie de ce tableau Trello comprenait une liste appelée "journal" dans laquelle j'avais créé une carte quotidienne avec des champs personnalisés pour mettre à jour les métadonnées de ma journée. J'utilisais une checklist pour suivre les habitudes que j'avais prises. Cela fonctionnait très bien, mais chaque semaine, je devais créer de nouvelles cartes en copiant les anciennes, en décochant les cases et en nettoyant les champs personnalisés. 

Maintenant, il me suffit de créer un modèle avec les champs personnalisés et les éléments de la checklist que je veux. De cette façon, je peux créer une nouvelle carte à partir de zéro, chaque semaine !

carte routine journalière

Remarquez que je peux mettre à jour les champs personnalisés pour la journée en cours, puis, au lieu de copier cette carte et d'en effacer le contenu, je peux maintenant créer une nouvelle carte qui contient tous les champs et éléments de la checklist dont j'ai besoin chaque fois que je suis prête à mettre en place une nouvelle habitude. 

3.) Sprints d'équipe

De nombreuses équipes qui ont mis en place une méthodologie agile comme Scrum ou Kanban utilisent Trello pour garder une trace de leur travail. Trello est un outil très pratique pour garder un œil sur tous les projets que vous devez mener à bien tout en les décomposant en tâches individuelles. Les modèles peuvent faciliter cette approche.

La plupart des tableaux Kanban/Scrum suivent un format similaire pour la planification de chaque sprint (un sprint étant une période de temps déterminée pendant laquelle une équipe travaille sur des tâches prédéterminées).

Vous pouvez utiliser par exemple les modèles de tableau Trello pour créer un tableau de sprint "type" avec toutes les listes dont vous avez besoin (telles que les traditionnelles listes "À faire", "En cours", "Terminé") tout en ajoutant tous les membres de l'équipe dans le tableau.

Vous pouvez également utiliser des modèles de carte Trello afin de vous assurer que chaque tâche sur laquelle l'équipe travaille contienne exactement les informations dont vous avez besoin. Ajoutez des instructions, des questions, des checklists, des étiquettes et bien plus encore ! Si vous travaillez dans le domaine du développement logiciel, vous pouvez avoir plusieurs modèles de carte disponibles pour créer différentes cartes selon que vous ajoutez une nouvelle fonctionnalité ou que vous corrigez un bug. 

carte pour sprint

Avez-vous toujours besoin de la validation d'une tierce personne pour qu'une tâche soit officiellement terminée ?

Vous pouvez l'intégrer directement dans vos modèles grâce au Power-Up "Approbations"! Il suffit d'ajouter les membres qui devront signer la carte et vous pourrez voir à tout moment s'ils l'ont approuvée ou non.

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4.) Gestion des projets secondaires

J'aime mettre à l'épreuve et développer mes compétences, et si cela me permet de générer une source de revenu extra, c'est d'autant mieux - c'est pourquoi j'apprécie d'investir du temps dans des projets secondaires. Si vous avez plusieurs projets ou clients, vous vous êtes probablement rendu compte qu'ils suivent généralement un flux similaire, dont seuls les détails diffèrent. 

(P.S. lorsque vous voyez les mots "flux similaire" et "détails diffèrent" cela devrait immédiatement vous inciter à créer un modèle de tableau Trello pour vous faciliter la vie !).

Vous pouvez facilement créer un exemple de tableau pour les projets secondaires avec une organisation standard qui permet au client d'effectuer une demande (voir ci-dessus l'utilisation des modèles de tableaux et de cartes pour la gestion des demandes), avec une liste qui contient les tâches en cours, une autre pour les tâches effectuées, et une troisième pour partager les rapports et les mises à jour. 

exemple de liste KPIJe peux utiliser des modèles pour créer une "carte de rapport" où je partage chaque semaine les détails de la campagne de la semaine précédente. Vous pouvez aussi facilement joindre des captures d'écran/fichiers/liens à une carte afin que votre client puisse accéder rapidement à tout ce dont il a besoin. 

5.) Offrir des cadeaux

Mieux vaut donner que recevoir, n'est-ce pas ? Si vous n'êtes pas d'accord, c'est que vous n'avez jamais utilisé Trello pour gérer vos achats !

Pendant les voyages (ou pour les anniversaires tout au long de l'année), l'achat de cadeaux est une activité qui demande beaucoup d'attention. Si vous commencez à utiliser des modèles de tableau Trello pour créer un exemple de tableau qui vous facilite la vie, vous allez prendre plus de plaisir à offrir des cadeaux.

Nous vous avons préparé un modèle de tableau de Noël. Mais rien ne vous empêche d'aller plus loin !

Pourquoi ne pas en faire un pour tous les anniversaires ? Créez un modèle de carte pour chaque personne à qui vous souhaitez offrir un cadeau et utilisez la description pour ajouter des détails sur les idées qui vous viennent à l'esprit. Ajoutez une checklist au modèle pour vous aider à vous rappeler de l'acheter, de l'emballer et de le donner au destinataire !

Tableau Trello de planification pour Noël

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6.) Construire un CRM et choisir une nouvelle carrière

Si vous occupez un poste dans le secteur commercial, vous avez (je vous le souhaite) de nombreux prospects et clients potentiels dont vous devez garder la trace. Trello peut se révéler être votre nouvel allié en tant qu'outil de CRM en ligne (gestion de la relation client). 

Vous pouvez utiliser les modèles de carte pour conserver les informations sur chaque contact, en construisant un modèle type de "carte d'identité". Vous pouvez également créer un modèle de checklist avec la liste des tâches à réaliser avec chaque prospect. Les champs personnalisés vous permettront de stocker des détails sur chaque prospect, comme le téléphone et l'e-mail. Les commentaires sont pratiques pour garder une trace des notes prises lors des appels téléphoniques ou pour le suivi.

Exemple de pipeline de CRM

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Le processus de recherche d'emploi ressemble beaucoup au processus commercial, vous devez d'une certaine manière vous "vendre" auprès de différentes entreprises pour trouver du travail. Vous pouvez utiliser la même approche pour gérer votre recherche d'emploi et suivre votre progression pour chaque opportunité.

Tableau Trouver un travail

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Comment configurer des modèles de tableau Trello

L'utilisation des modèles de carte et tableau Trello présent une multitude d'avantages, tout en étant très facile à mettre en œuvre.

Création d'un modèle de carte Trello :

Pour créer un modèle de carte, il vous suffit de créer la carte dans le format que vous souhaitez, comme dans l'exemple ci-dessous. Vous pouvez paramétrer le modèle avec autant de détails que vous le souhaitez, tels que les étiquettes, le texte de la description, les membres et même une checklist !

exemple de carte modéle

Maintenant, chaque fois que vous (ou n'importe qui d'autre) voulez créer une nouvelle carte avec le même format, vous pouvez le faire rapidement en cliquant sur l'icône "Créer un nouveau modèle" au bas de n'importe quelle liste.

Icône de modèle de carte sur la liste

Il vous suffit de sélectionner le modèle que vous souhaitez, et voilà ! Une nouvelle carte est créée, prête à être remplie. 

Ce n'est pas plus compliqué que ça.

Créer un exemple de tableau Trello :  

Il suffit de paramétrer le tableau, en créant des listes, des cartes spécifiques, leur description, et en ajoutant des membres et des power-ups. Ensuite, allez dans le "Menu" du tableau et cliquez sur "Plus". Vous verrez l'option "Créer un modèle".

Créer un bouton de modèle dans le menu

Maintenant, vous pouvez créer un nouveau tableau identique au modèle que vous avez créé. Il suffit de cliquer sur le bouton "Créer un tableau à partir d'un modèle". 

configuration de modèle de tableau

Note : par défaut, même s'il s'agit d'un tableau public, la nouvelle copie du modèle sera définie comme privée, sauf indication contraire de votre part.

À vous de jouer : comment allez-vous utiliser les modèles de cartes et de tableaux Trello ? 

Nous espérons que ces quelques exemples de tableaux et de cartes modèles vous donneront des idées sur la façon d'utiliser Trello pour organiser votre quotidien et gagner du temps.

Vous pouvez accéder à tous les modèles mentionnés dans cet article de blog ici : 

Vous pouvez trouver d'autres idées de modèles dans la galerie des modèles de la communauté Trello, et partagez les vôtres, si vous en avez. Si vous souhaitez aider les utilisateurs de Trello dans le monde entier, vous pouvez soumettre votre modèle ici.


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À lire également : Besoin d'inspiration ? Trello vous aide avec ses exemples de tableaux pour tous les goûts !

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