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Tout savoir sur les OKRs: comment les créer, les atteindre et les accompagner sur Trello

OKR

Vous voulez allez loin?

Nous aussi!

Chez Buffer, nous avons une vision: construire un outil de gestion des réseaux sociaux aussi incontournable chez les responsables marketing que Google Analytics l’est pour les propriétaires de sites web. Assez osé comme objectif, non? Alors comment s’organiser pour commencer à avancer vers un objectif aussi ambitieux?

Sans parler de notre planning de grands projets marketing à réaliser (des cours!), des nouveaux canaux à explorer (Snapchat!), et des objectifs simples à atteindre (ne pas passer toute la journée sur Slack). Difficile de ne pas dérailler en chemin. Comment prioriser les tâches face à tous ces défis aussi excitants et importants les uns que les autres?

Cette situation vous semble familière? Imaginez une solution pour atteindre vos objectifs, quelle que soit leur taille, et pour ne jamais vous disperser.

Cette solution, c’est l’utilisation des OKRs, une méthode rigoureuse de définition d’objectifs et d’accompagnement des progrès en cours. L’utilisation d’OKRs a contribué à maintenir notre focus, augmenter notre motivation et améliorer nos résultats. Lisez cet article pour découvrir comment les OKRs sont utilisés chez Buffer, de leur définition à leur accompagnement sur Trello.

Un Okaquoi? Petit rattrapage sur l’histoire et la définition des OKRs

OKR veut dire “Objectives and Key Results”, c’est à dire Objectifs et Résultats Clé. Les objectifs correspondent à ce que vous souhaitez obtenir, tandis que les résultats représentent une manière quantifiable et vérifier si vous êtes sur le bon chemin pour y parvenir.

En d’autres termes:

  • Un objectif vous dit où aller.
  • Les résultats et les métriques vous disent comment y arriver.

Voici quelques exemples concrets d’OKRs:

OKR-1

Source: https://blog.weekdone.com/introduction-okr-objectives-key-results/

Les OKR ont débarqué chez Google en 1999 lorsque VC John Doerr les a introduit auprès de Larry Page et Sergey Brin. Depuis, Google les utilise - et il semblerait qu’ils ont bien grandi depuis les années 90. C’est plutôt une bonne nouvelle.

Dans cette vidéo, Rick Klau de Google Ventures Startup Lab décrit les OKRs (en prenant l’exemple d’une équipe de Football Américain, la San Francisco 49er) et raconte comment Google les a implémentés et accompagnés:


 

https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc

Dans la cour des grands, Google n’est pas le seul à utiliser les OKR. Parmi d’autres entreprises qui ont utilisé les OKRs avec succès à un moment ou à un autre, on peut aussi citer Twitter, Sears, LinkedIn, Oracle ou encore Intel.

3 bonnes raisons pour utiliser les OKRs

Nous avons testé un certain nombre d’organisations différentes chez Buffer, dans le but de trouver la meilleure méthode pour mieux travailler tout en maximisant le bien-être des individus:

  • Teal (inspiré du livre Reinventing Organizations de Frédéric Laloux)
  • Pas de managers, structure horizontale, presque une holocracie.
  • Aucun objectif.
  • Tout un tas d’objectifs.
  • Les OKRs

Pendant ce temps, Buffer s’est bien développé. Lorsque j’ai commencé à travailler chez Buffer il y a deux ans, nous étions une petite équipe de 17 personnes qui s’est transformée en une grande équipe de 82 aujourd’hui. En grandissant, nos rêves aussi ont grandi, et nous avons ressenti le besoin de créer quelque chose qui nous aiderait à rester tous alignés sur les objectifs de l’entreprise. Nous avons donc utilisé la méthode OKRs pour tracer le chemin vers ces objectifs, chaque trimestre de 2016. Voici les leçons que nous avons retiré de cette expérience.

1. Avec les OKRs, tout est plus clair

L’un des grands avantages d’utiliser les OKRs, c’est de créer un framework claire et transparent des objectifs à atteindre pour toute l’entreprise. Voici comment Weekdone décrit les OKRs:

L’objectif principal des OKRs est de connecter les objectifs individuels, d’équipe et d’entreprise au travers de résultats quantifiables et mesurables, afin que tout le monde aille dans la même direction.

Et lorsque vous avez des dizaines voir des centaines d’individus qui se déplacent comme un seul homme, vous pouvez déplacer des montagnes.

La transparence apportée par les OKRs chez Buffer était palpable pendant le premier trimestre (janvier à mars). Je travaillais sur des études de cas, ce qui est une tâche assez ludique et sympa en soi, mais qui a pris tout son sens à la lumière des OKRs. Je pouvais dessiner une ligne de mes OKRs sur les études de cas jusqu’aux OKRs liés à la recette de l’entreprise:

  • Les études de cas permettent de générer …
  • des Sales Qualified Leads...
  • ce qui permet d’augmenter le taux de conversion…
  • qui à son tour augmente le nombre d’utilisateurs… (un OKR de l’équipe marketing)
  • qui implique une augmentation des revenus récurrents mensuels de l’entreprise - MRR (un OKR à niveau d’entreprise)
  1. Avec les OKRs, on ne perd pas le nord

Les OKRs sont aussi créés pour être régulièrement observés - idéalement, toutes les semaines, mais je me suis surpris à leur rendre visite tous les jours. Lorsqu’une nouvelle tâche apparaissait ou que je me sentais dériver sur d’autres activités, j’arrêtais tout pour me demander:

“Est-ce que cela me rapproche de mes objectifs?”

Immédiatement j’allais voir mes OKR sur mon tableau Trello (j’y reviens après) pour vérifier que cette tâche était alignée sur les objectifs. Si c’était le cas, je retournais à ma tâche, confiant d’aller dans la bonne direction. Dans le cas contraire, j’avais une excellente excuse pour me concentrer sur d’autres tâches. 

  1. Avec les OKRs, on coopère

C’est une leçon qu’il vaut mieux apprendre jeune (merci à vous les OKRs!) - Je ne peux pas tout faire tout seul. Beaucoup de mes OKRs impliquaient mon équipe. Je n’étais pas capable de mettre en ligne une nouvelle landing page parce que je n’avais pas les compétences techniques d’un développeur front-end. Je ne pouvais pas non plus créer entre 3 et 5 nouveaux infographies, ni même le quart de la moitié d’un.

Comme ce type d’inter-dépendance était monnaie courante, nous avons toujours défini les OKRs après une période de négociation entre toutes les parties prenantes. Il suffit de communiquer avec toutes les personnes dont dépendent vos OKRs personnels et déterminer d’un commun accord les objectifs, pour que vos OKRs personnels deviennent également les objectifs de chacun.

How Exemple pratique: OKRs marketing chez Buffer

Nous utilisons plusieurs couches d’OKRs. Les OKRs de l’entreprise sont déterminés par Joel et Leo, les fondateurs. Il y a les OKRs pour chaque département - Marketing, Produit, Bien-être, Ingénierie, Données, Système, Community, Relation Clients, Opération, etc. Finalement, chaque individu possède ses propres OKRs personnels. Cela ressemble un peu à ce diagramme de BetterWorks:

OKR-2

Quelques semaines avant le début du prochain trimestre, nous prenons le temps de réfléchir sur ce que nous souhaitons réaliser dans les mois à venir. Joel et leo participent pour définir les OKRs au niveau de l’entreprise, puis nous réfléchissons au sein de l’équipe Marketing pour décider de nos OKRs.

Voici quelques astuces pour vous faciliter la tâche:

  • Les objectifs doivent être assez ambitieux pour vous faire sortir de votre zone de confort.
  • Les résultats clé sont mesurables, ils doivent être un nombre.
  • Idéalement, vous parvenez à atteindre 70% de vos OKRs.
  • Atteindre 100% signifie que vos OKRs ne sont pas assez ambitieux.
  • Un mauvais score ne doit pas être synonyme de punition.
  • Limitez vos OKRs, 5 objectifs avec 5 résultats clé pour chacun d’entre eux est généralement suffisant.

Et voici probablement la plus grande leçon à retenir: les OKRs peuvent (et devraient) évoluer pendant le trimestre. C’est particulièrement vrai pour les startups SaaS, soumises à des changements fréquents et un apprentissage constant, où les OKRs d’aujourd’hui peuvent ne pas être les bons OKRs de demain.

Les OKRs du département marketing pour le 2e trimestre (avril à juin) contenaient 5 objectifs différents et motivants, chacun caractérisé par 3 résultats clé. Voici en exemple l’un de nos OKRs:

OKR-3

(accédez à la liste complète des OKRs ici.)

Définir les OKRs est vraiment amusant. C’est l’occasion de voir les choses en grand, de rêver et faire une introspection sur votre situation actuelle et ce que vous souhaitez accomplir - où vous voulez aller, et de réfléchir sur le chemin à suivre.

Et à part ça, qu’est-ce qui est amusant? Accompagner leur évolution! Je me suis laissé surprendre par mon enthousiasme pour accompagner nos OKRs avec toute l’équipe marketing.

Comment suivre vos OKRs sur Trello?

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OKRs marketing de Buffer

Chez Buffer, nous pouvons choisir d’accompagner les OKRs de la manière qui nous convient. Parmi de nombreux outils efficaces pour monitorer les OKRs, j’ai choisi d’utiliser un tableau Trello qui m’apporte tout ce qu’il faut. Voici comment j’ai créé le tableau des OKRs marketing de Buffer.

Création du tableau

La structure du tableau est la suivante:

  • Chaque objectif correspond à une liste.
  • Chaque résultat clé possède sa propre carte dans la liste.
  • Chaque carte dispose d’une description précise de l’OKR.
  • Les labels sont utilisés pour afficher le statut du résultat.

L’idée derrière l’utilisation du tableau Trello était de disposer d’une interface sympathique, intuitive et facile d’utilisation, et présentant une visualisation immédiate des données. Taco a exaucé tous mes voeux !

Bien sur, l’intitulé de l’objectif est trop grand pour un titre de liste. Quelque chose du genre “Lorsque les gens pensent aux meilleures entreprises sur Medium, que Buffer leur vienne à l’esprit en premier” n’allait surement pas rentrer. Alors j’ai résumé. Chaque nom de liste est un condensé très macro de l’objectif, résumé en un ou deux mots.

De la même manière, chaque résultat clé est associé à une seule carte, avec une description très résumée:

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La carte contient la description plus complète de l’objectif et des détails sur les résultats clé.

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Un système de label très simple permet de montrer la progression:

  • Planification: “Pas encore commencé, mais on y pense constamment”
  • En cours: “On travaille dessus en ce moment même” (c’est le label le plus utilisé)
  • Fait: “Bravo!”
  • Fait (pour le moment): Une manière positive de dire “celui-ci nous échappe encore … pour le moment.”

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Les 4 couleurs utilisés dans notre système de label pour indiquer le statut des résultats clé.

Checklists

L’une des manières les plus pratiques de suivre notre progression est d’utiliser des checklists. C’est une méthode très pertinente lorsque nous avons défini comme objectif de réaliser un certain nombre d’actions, comme des articles de blog, des expériences et autres actions de ce type.

Voici un exemple pour le résultat clé “Mettre en place 8 expériences pour augmenter l’audience sur le blog”.

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Pour les résultats qui ne sont pas facilement transformables en listes to-do, nous accompagnons un peu différemment ces informations. La checklist se transforme en une série d’étapes à traverser au long du trimestre, ce qui rend la carte facile à actualiser et à monitorer:
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Graphiques en cascade

Nous avons défini un certain nombre d’objectifs pour le trimestre, comme “augmenter de 30% les visites des nouveaux articles” ou encore “atteindre 150 000 visites par mois sur le blog”.

Ce sont des défis excitants à relever car ces objectifs sont agressifs! Et vous pouvez être sûr qu’on n’attend pas fin juin pour vérifier si on est sur le bon chemin pour atteindre les OKRs définis en avril.

Pour accompagner l’évolution, les graphiques en cascade sont pertinents. En accédant à notre tableau d’OKRs, vous verrez divers exemples de graphiques en couverture des cartes:

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Un graphique en cascade contient plusieurs courbes. La première part de la situation initiale et montre l’objectif que vous vous êtes fixé pour le trimestre, et la deuxième montre l’évolution au fil du temps.

Pour définir ces graphiques, nous avons suivi la méthode de Mike Volpe d’Hubspot:

  1. Définir un objectif sur une période de temps donné.
  2. Calculer la croissance quotidienne nécessaire pour atteindre l’objectif en fin de période.
  3. Dessiner une courbe qui représente cette croissance.
  4. Accompagner l’évolution de votre situation tous les jours;
  5. Générer une courbe qui montre cette évolution sur le graphique.

C’est aussi simple (ou compliqué) que cela. Voici un template à votre disposition.

Au cours du premier trimestre, nous nous sommes rendus compte qu’il serait pertinent d’ajouter des variations à la courbe de référence. Comme le concept d’OKRs repose sur la définition d’objectifs agressifs et difficilement atteignables à 100%, nous avons modifié le graphique pour qu’il reflète cette réalité en triplant les scénarios possibles:

  • 70% - On est sur la bonne voie.
  • 85% - On déchire! Champagne!
  • 100% - On est des stars! Tapis rouge!

Voici à quoi ressemblait le graphique un au début du trimestre:

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Et comment l’ajouter sur Trello?

Rien de plus simple: je fais une capture d’écran du graphique sur Google Sheets, puis je l’ajoute dans la carte Trello en m’assurant que c’est bien le dernier graphique mis en ligne qui occupe la couverture de la carte.

À vous maintenant

Si vous souhaitez booster votre productivité, votre aptitude à vous concentrer et ne pas vous disperser dans vos activités pour améliorer votre performance et vos résultats, utiliser les OKRs peut vraiment contribuer à votre succès. Nous n’utilisons que les principes de base de cette méthodologie et elle nous a permis de progresser rapidement dans la bonne direction, mais Il est possible d’approfondir ses concepts. Pour résumer:

  1. Soyez ambitieux dans vos objectifs, et définissez des résultats quantifiables.
  2. Importez vos OKRs sur Trello.
  3. Accompagnez-les régulièrement pour vérifier votre avancement.

Et quand le trimestre se termine, profitez-en!!

 

Vous avez déjà essayé d’implémenter les OKRs dans votre entreprise? Ou une autre méthodologie? Racontez-moi en laissant un commentaire!

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