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La meilleure manière d'organiser un meeting "one-on-one" efficace et intéressant

one-on-one meeting, chat roule

Vous avez un meeting "one-on-one" avec votre responsable dans quelques minutes et le stress commence. De quoi allez-vous parler ? De quoi avez-vous parlé la dernière fois ? Vous souvenez-vous de la question que vous vouliez poser ?

Quelle que soit la nature de votre meeting "one-on-one", il est essentiel de savoir où vous mettez les pieds, tant pour améliorer votre efficacité que pour le moral des troupes. Que vous soyez manager ou non, vous pouvez faire en sorte que tout le monde sorte gagnant d'un meeting 1:1 !

Il y a quelques années, Michael Pryor et moi avons créé un tableau Trello pour gérer nos meetings "one-on-one". Il s'agit d'une méthodologie qui rend un meeting "one-on-one" pertinent et productif. Nous l’avons trouvée tellement utile que nous ne pouvons plus nous en passer ! 

Maintenant, j’utilise les tableaux Trello pour gérer tous mes meetings one-on-one et je connais beaucoup d’autres personnes qui en font de même. Des centaines de meetings one-on-one plus tard, la méthode semble très bien fonctionner. Et oui, j'aime bien que mes réunions se déroulent selon cette méthode et cette planification proactive (je pense que mes coéquipiers seront d'accord avec moi😅). Utilisez ce guide pour aider votre équipe à faire des réunions efficaces !

Le tableau des meetings "one-on-one" : c’est simple !

tableau one-on-one meeting

Pour ce faire, nous avons inclus un modèle gratuit de tableau que vous pouvez copier et modifier au fur et à mesure. Le modèle est ici.

Regardons à quoi sert chaque liste : c’est là que la magie opère vraiment ✨

«Points à discuter» : là où les sujets prennent vie

Le tableau Trello des meetings "one-on-one" atteint son plein potentiel lorsqu'il est utilisé à la manière Getting Things Done. La liste «Points à discuter» sert de fourre-tout pour y déposer tous les sujets qui vous viennent en tête.

Ceci est utile pour plusieurs raisons…

  1. Il y a toujours un endroit pour ajouter rapidement des sujets. Lorsque j'identifie un sujet dont il est nécessaire de discuter, soit j’envoie un message sur Slack, soit je l’ajoute au tableau Trello pour en parler lors de notre prochain meeting "one-on-one". C'est utile d’avoir un endroit où entreposer des idées ou des discussions pour être sûr de ne pas oublier d'en parler durant le meeting.

  2. Il sert d'ordre du jour au meeting "one-on-one". C’est la référence de ce dont on parlera. Il est facile d’organiser l’ordre du jour en faisant glisser les cartes au début de la réunion. La vue partagée du tableau rend la réunion et son compte-rendu plus dynamiques et interactifs.

  3. Cela permet à mon interlocuteur de connaître les sujets du jour. Cela lui permet de réfléchir à l'avance sur les points à aborder, de poser des questions directement sur la carte Trello ou de décider si elle veut traiter un sujet immédiatement.

Suivre un tableau Trello

🌟Astuce Trello:  je trouve particulièrement utile de suivre le tableau, car je reçois une notification sur Trello et par e-mail lorsqu'un nouveau sujet est ajouté. 

Lorsque les deux parties suivent le tableau, cela permet vraiment de s'assurer que l'autre personne puisse choisir de parler d'un sujet immédiatement ou d’attendre pour en parler durant le meeting "one-on-one".

Vous pouvez le faire en cliquant sur «Plus» dans le menu à droite du tableau, puis cliquez sur «Suivre».

«Affaires à suivre» : pour les sujets qui demandent un suivi

Liste du tableau one-on-one meeting

C’est là que je place les discussions que nous avons commencées et qui demandent un suivi. La carte insérée dans cette liste est un rappel facile pour revenir sur le sujet la prochaine fois que nous ouvrirons le tableau pour notre meeting "one-on-one".

Je m'en sers également pour les sujets sur lesquels vous jugez bon de revenir périodiquement, comme par exemple un projet en cours, ou les derniers épisodes de votre série préféré.

Si je veux être certain que nous recevrons tous les deux un rappel à ce sujet, j'ajoute une date limite. Cela déclenche un rappel personnalisé de la date limite et la carte deviendra rouge pour signaler un retard.

«Objectifs personnels de croissance» : vérification rapide des progrès personnels

organiser un one-on-one meeting : ch'est fachile

C'est une nouvelle expérience que j'ai récemment initiée. L’idée est de répertorier sur le tableau 3 ou 4 domaines de croissance personnelle que chacun aimerait améliorer.

Placer les objectifs personnels de croissance dans cette liste est un excellent moyen de ne pas les oublier, et cela nous permet de vérifier rapidement le progrès effectué. Il s’agit d’une méthode moins contraignante que celle de créer un tableau Plan de progression, comme nous avons tendance à le faire comme support aux discussions trimestrielles.

“Terminé”: pour garder une trace des discussions précédentes

Je ne l’utilise pas souvent, mais il peut être utile de jeter un œil de temps en temps sur certaines cartes, surtout si nous y avons gardé une trace des décisions et des actions prises. Cela peut aussi être un bon endroit pour passer en revue ce qui a déjà été discuté ou réalisé lorsque vous travaillez sur une auto-évaluation ! 

Et pour finir... quoi de plus satisfaisant que la colonne «Terminé» sur un tableau Trello ?

modèle de tableau one-on-one meeting

Et puis... c'est tout !

Il est facile d’essayer, et peu importe si c’est vous qui créez le tableau et commencez à l’utiliser ou votre responsable. Le tableau lui-même est si simple qu’un modèle n’est pas vraiment nécessaire. Vous pouvez quand même copier le tableau ici.

Chez Trello, on adore trouver de nouvelles manières d'utiliser notre propre produit ! En espérant que cela puisse être utile à vos équipes. 🙌


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

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