<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

Faites de l'optimisation des processus votre avantage compétitif

Par | Publié le | 11 min. de lecture
<span id="hs_cos_wrapper_name" class="hs_cos_wrapper hs_cos_wrapper_meta_field hs_cos_wrapper_type_text" style="" data-hs-cos-general-type="meta_field" data-hs-cos-type="text" >Faites de l'optimisation des processus votre avantage compétitif</span>

Le monde du travail évolue rapidement. L'année dernière, les entreprises sont passées du jour au lendemain du travail in situ au travail à distance. Et beaucoup d'entre elles n'étaient pas prêtes. Elles n'avaient tout simplement pas mis en place les bonnes pratiques. Elles utilisaient encore les outils, processus et méthodes qu'elles utilisaient depuis une décennie (voire plus).

C'est pour cette raison que les entreprises investissent dans "l'amélioration des processus". Elle incite les entreprises à analyser les processus actuels de façon proactive et à identifier les moyens de les optimiser. Qu'il s'agisse d'embaucher plus de personnel, d'éliminer certaines étapes dans un processus de travail ou d'adopter une nouvelle technologie, ce n'est que lorsque les entreprises examinent attentivement leur situation actuelle qu'elles sont en mesure de voir comment elles peuvent l'améliorer.

Les entreprises doivent s'adapter aussi bien aux changements de leur secteur d'activité, des facteurs économiques et du monde en général pour survivre. L'amélioration et l'optimisation des processus rend ces objectifs atteignables, mais non sans mal. Il n'est jamais facile de changer. Mais les entreprises peuvent faire face aux plus grands défis et améliorer leur capacité d'évolution en adoptant les bons outils.

Amélioration des processus : les employés font de la résistance

Le changement peut être effrayant. Il implique des risques et un grand nombre d'inconnues. Et lorsqu'il s'agit du travail, les recherches sont claires : les employés préfèrent de loin avoir le contrôle.

Prenez les outils, par exemple. Les employés préfèrent s'en tenir à ce qu'ils connaissent. Cela signifie des feuilles de calcul à l'ancienne, des boîtes de réception d'e-mails contenant des centaines, voire des milliers de messages et des fichiers numériques organisés d'une manière que seul l'employé comprend. Ils ont besoin de prévisibilité et de routine, même si elles ne permettent pas de travailler efficacement.

Cela ne veut pas dire que les employés soient fondamentalement contre les nouvelles technologies, mais la réalité montre que les entreprises mettent rarement en œuvre les nouveaux outils de manière efficace. Au lieu de cela, elles imposent "à la chaine" de nouveaux outils ou méthodes de travail aux employés. Les employés se sentent alors frustrés, ne savent pas en quoi le nouvel outil leur est utile ou est utile à l'entreprise et, en fin de compte, n'y adhèrent pas.

Donner aux employés les moyens de travailler de manière significative

Dans une étude mondiale sur la technologie en milieu professionnel, la PwC a constaté que 90% des cadres supérieurs pensent qu'ils choisissent leurs outils en tenant compte des besoins de leurs équipes. Seuls 53 % de leurs employés sont de cet avis.

Choisir des outils sans avoir une idée précise de ce dont vos équipes ont besoin pour faire leur travail peut avoir des effets désastreux sur l'expérience des employés. La satisfaction et l'engagement professionnel s'en ressentent et à terme, une mauvaise expérience peut affecter l'entreprise dans son ensemble.

En réalité, vos employés veulent des outils qui les aident à faire leur travail, qui ont un impact positif visible sur leur travail au quotidien, et qui répondent à cette question récurrente que tout le monde se pose : qu'est-ce que j'y gagne ?

Choisir des outils alors que vous n'avez pas une idée précise de ce dont vos équipes ont besoin pour faire leur travail peut avoir des effets désastreux sur l'expérience des employés.

Des outils comme Trello Enterprise permettent aux employés de collaborer et de comprendre la situation dans son ensemble. Ils voient comment leurs contributions et leur travail s'inscrit dans un projet ou une initiative plus vaste. Et ils voient tout cela en temps réel.

Avec Trello, les employés peuvent facilement visualiser les projets, les informations et les initiatives d'amélioration à l'aide des tableaux et des espaces de travail des équipes. Qu'il s'agisse d'une équipe marketing collaborant à la création de campagnes ou d'une équipe de développement planifiant son prochain sprint, Trello aide les équipes à travailler en collaboration, quelle que soit leur situation géographique. L'accès à l'ensemble des ressources, personnes, flux de travail et tout ce dont elles ont besoin se retrouve centralisé en un seul et même endroit. La transformation numérique de toute l'entreprise est facilitée grâce aux modèles de tableau et à l'interface ludique et intuitive de Trello qui aide les équipes à se familiariser avec l'outil au fur et à mesure qu'elles travaillent.

Des méthodes de travail inefficaces freinent l'optimisation des processus

L'amélioration des processus implique une amélioration continue. Mais des flux de travail inefficaces peuvent ralentir les progrès, ou pire, tout bloquer.

Imaginez une chaîne de montage classique. Une petite voiture en jouet passe par plusieurs stations d'assemblage. À chaque station, une pièce différente est ajoutée : le châssis, les roues, les portes. Mais lorsqu'il s'agit de la station qui applique la peinture, chaque couleur doit d'abord être mélangée. Très vite, les voitures s'empilent. Et ce retard semble rapidement insurmontable.

Les goulets d'étranglement sont les obstacles principaux de nombreux processus de travail. Ils rendent difficile la prévision des résultats, par exemple la rapidité avec laquelle une équipe peut terminer un projet ou publier un correctif logiciel important. Le problème est que, très souvent, les goulets d'étranglement ne sont identifiés qu'après avoir eu un impact sur le travail. Mais avec les bons outils en place, vous pouvez surveiller les flux de travail et remédier aux goulets d'étranglement avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.

Identifiez les goulets d'étranglement et automatisez les tâches lorsque vous le pouvez.

Si vous ne parvenez pas à accomplir votre travail de manière fluide, cela peut être dû à un goulot d'étranglement. Imaginons qu'une équipe de conception ait besoin de l'approbation de son manager avant de pouvoir transformer l'idée en produit fini. Si plusieurs idées sont en attente d'approbation, les concepteurs peuvent connaître une période d'accalmie avant la course folle pour terminer un projet.

Pour l'équipe de conception, le manager représente un goulot d'étranglement. Ils n'essaient pas de perturber le flux de travail, mais les goulots d'étranglement indiquent souvent une mauvaise affectation des ressources ou un processus obsolète. Les identifier permet aux équipes de réfléchir à des solutions.

Avec Trello Enterprise les équipes peuvent accompagner la progression de leurs tâches et projets de façon claire et rapide. Grâce à des listes comme En attente d'attribution, Recherches en cours ou encore En attente de révision, les équipes peuvent très rapidement voir où les cartes commencent à s'accumuler et en rechercher la cause.

Les équipes peuvent filtrer par membre attribué pour voir si un collègue est surchargé ou qui pourrait être libre pour prendre en charge des tâches supplémentaires. Le filtrage par date limite peut aider les équipes à déterminer s'il y a trop de tâches à réaliser dans un certain laps de temps ou à hiérarchiser les tâches à traiter en premier.

Avec Trello Enterprise, les équipes peuvent également profiter d'un nombre illimité d'automatisations pour réduire le nombre de tâches répétitives. Quelle utilité pour les goulots d'étranglement ? Prenons l'exemple du chef d'équipe chargé de créer les mêmes cartes au début d'un sprint de développement ou d'une campagne de lancement. L'utilisation du répéteur de cartes ou même de modèles de tableaux peut automatiquement déclencher des tâches ou des projets, de sorte que l'équipe peut commencer à travailler sans attendre le boss.

Le manque d'opportunités de collaboration signifie plus de temps passé en réunion

Pendant des décennies, les équipes ont pensé qu'organiser des réunions était le seul moyen de partager des informations, de donner son avis ou de parvenir à un consensus sur un sujet. Mais les employés s'accordent à dire que les réunions sont largement improductives et constituent une perte de temps. Mais il peut être difficile de se défaire d'une habitude si fortement ancrée dans le milieu professionnel.

Malheureusement, les réunions empiètent sur le temps dont les employés ont besoin pour accomplir leurs propres tâches. Les réunions entravent la fluidité de leur travail et, pour parvenir à se concentrer profondément, les employés arrivent tôt au travail, restent tard ou évitent purement et simplement de venir au bureau.

L'amélioration des processus met les équipes au défi de trouver des moyens plus efficaces de travailler, y compris la façon dont elles se réunissent pour partager des informations. C'est là que la technologie entre en jeu, en offrant aux équipes l'immense potentiel de la collaboration virtuelle, qui les aide à travailler à tout moment et de n'importe où.

Permettez aux employés de se connecter n'importe où n'importe quand

Du fait que le "lieu de travail" soit en constante évolution, de plus en plus d'équipes se connectent à distance ou dans un mode de travail hybride, à distance et au bureau. Les équipes s'appuient sur des outils pour les aider à accomplir leur travail en collaboration.

Les outils de collaboration permettent aux employés de se connecter en temps réel ou au moment qui leur convient le mieux. Cette méthode asynchrone permet aux employés de se concentrer sur les tâches essentielles, puis de consulter les notifications et les messages lors de leurs pauses ou à un moment précis de la journée.

Mais les outils de collaboration ne sont pas seulement un moyen d'accomplir le travail : ils aident également les équipes distantes et hybrides à se sentir connectées. Ces espaces de travail partagés deviennent le centre des activités et des interactions de l'équipe.

Les outils de collaboration ne sont pas seulement un moyen d'accomplir le travail : ils aident également les équipes distantes et hybrides à se sentir connectées.

Trello Enterprise offre aux équipes des espaces de travail entièrement personnalisables pour mettre en place leur propre stratégie de collaboration. Les conversations sur un sujet spécifique peuvent être stockées dans une carte pertinente en mentionnant les membres de l'équipe, et les employés peuvent activer l'option "Suivre" de la carte pour être informés des mises à jour d'une conversation ou d'une tâche. Avec Trello, toute interaction est enregistrée, ce qui permet d'en garder une trace.

Les Power-Ups facilitent le brainstorming en permettant aux collaborateurs de voter sur les éléments proposés. Qu'il s'agisse de nouvelles fonctionnalités, des prochaines tâches à accomplir ou d'un événement virtuel de team building, il n'a jamais été aussi facile de parvenir à un accord ou à un consensus. Et si des réunions sont nécessaires, que ce soit virtuellement ou au bureau, les tableaux de réunion d'équipe peuvent aider les équipes à rester au fait des tâches à accomplir.

Les mauvaises pratiques de partage des connaissances coûtent du temps et de l'argent

Plus votre entreprise se développe, plus il peut être difficile de partager des informations entre les services, les équipes et les employés. Souvent, les entreprises ne disposent pas des bons outils, ou ont trop d'outils à disposition. En conséquence, les employés ne savent pas par où commencer pour trouver l'information dont ils ont besoin. Et ces mauvaises pratiques de partage des connaissances peuvent coûter en moyenne 13,3 millions de dollars par an aux grandes entreprises.

Lorsque les informations sont réparties entre plusieurs outils ou stockées sur les ordinateurs personnels des membres de l'équipe, les employés passent plus de temps à trier les ressources ou à les recréer sans le savoir plutôt que d'effectuer leur travail réel. Et tout ce travail supplémentaire nuit à l'expérience des employés. Dans une enquête menée auprès de 1001 employés, 81 % ont exprimé leur frustration de ne pas pouvoir trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Le fait de ne pas avoir accès aux informations nécessaires est encore plus difficile pour les employés novices dans les exigences du travail à distance. Cette difficulté peut être observée au travers des récents changements opérés par les entreprises du monde entier en réponse à la pandémie. Pour beaucoup d'entre elles, la collaboration et la productivité en ont souffert. Elles ont eu du mal à centraliser les ressources et la communication en un seul et même endroit collaboratif.

Leurs équipes avaient besoin de connaître l'évolution du travail de chaque membre et quelles étaient les différentes conversations en cours. Le passage au travail à distance a mis en lumière les pratiques inefficaces qui ont rendu cette transition difficile.

Offrez aux équipes une gestion centralisée des connaissances

Avec la gestion centralisée des connaissances, vous créez une "source de référence unique" à laquelle toute l'entreprise peut faire appel pour obtenir des informations et des réponses. Ce niveau de transparence permet d'être plus efficace et favorise l'amélioration des processus car il permet aux membres de l'équipe et à la direction de trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.

Trello Enterprise excelle dans la gestion des connaissances. Vous pouvez consacrer un tableau entier à un sujet donné, par exemple une analyse approfondie d'un produit ou tout ce que vos nouveaux employés doivent savoir sur leur processus d'intégration. En mettant les informations dans un endroit ouvert et facile d'accès, vos employés peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin sans avoir peur de paraître incompétent et sans avoir besoin de demander de l'aide à leurs collègues.

Avec Trello, les équipes bénéficient d'une mise à jour des connaissances en temps réel. À mesure que les équipes maîtrisent le processus de partage des informations, les employés peuvent être sûrs que les informations qu'ils lisent sont les plus récentes. Les versions antérieures ou en cours peuvent être datées et attachées aux cartes à des fins de référence chronologique, de sorte que les nouveaux membres de l'équipe de marketing ne fassent pas l'erreur d'utiliser d'anciens modèles de présentation par exemple.

Vous craignez que les employés n'aient accès à des informations qu'ils ne devraient pas pouvoir consulter ? Ne vous inquiétez pas. Que ce soit au niveau de l'entreprise, d'un service ou d'une équipe, Trello permet à vos administrateurs de Trello Enterprise de définir les autorisations d'accès aux tableaux afin que seuls les employés autorisés puissent accéder à des tableaux ou à des espaces de travail spécifiques. Ainsi, les profils détaillés des comptes clients, les informations financières sensibles ou les fonctionnalités secrètes des produits en cours de développement sont à l'abri d'une exposition interne ou externe accidentelle.

L'amélioration des processus commence au sommet

Le changement est inévitable. Lorsque les entreprises conservent la souplesse de leurs pratiques et de leurs outils, elles sont mieux préparées pour faire face aux nouvelles tendances ou circonstances qui se présentent dans leur secteur ou dans l'économie. En tant que manager, vous avez le pouvoir de faire en sorte que cela se produise. Non seulement vous pouvez guider l'amélioration nécessaire des processus, mais vous avez aussi le pouvoir de donner à vos employés les outils dont ils ont besoin pour que ces efforts soient couronnés de succès.

Assurez-vous que vos équipes disposent d'un navire suffisamment équipé pour affronter toutes les tempêtes avec Trello Enterprise.


Faites-nous part de vos commentaires! Retrouvez-nous sur Twitter (@trello)!

Revenir en haut

Aidez vos équipes

Découvrez toutes les fonctionnalités et les intégrations de Trello conçues pour libérer le potentiel de votre équipe et lui faire atteindre de nouveaux sommets.

C'est parti !