Avec quelques astuces et quelques outils, vous et votre équipe pouvez éviter ces cinq erreurs majeures et enfin apparaître comme le gestionnaire pro que vous êtes.
L’organisation d’un projet complexe n'a rien d'une promenade de santé. Pour réussir, les chefs de projet doivent comprendre les engagements des membres de l'équipe et des personnes concernées, les objectifs et les challenges, les budgets, la communication au sein de l'équipe et les inévitables obstacles qui vont obliger votre équipe à faire preuve de flexibilité. Il faut que vous sachiez que même si vous n'êtes pas un chef de projet de métier, il est plus que probable que vous deviez endosser ce rôle d'une manière ou d'une autre.
La capacité de jongler avec ces différents aspects toujours en mouvement n'est pas réservée aux chefs de projets de profession, mais il est toujours utile de connaître des stratégies d'initiés pour organiser les projets avec succès. Avec quelques astuces et quelques outils, vous et votre équipe pouvez éviter ces cinq erreurs majeures et enfin apparaître comme le gestionnaire pro que vous êtes.
Afin de vous mettre en appétit pour ces leçons, nous abordons ces erreurs comme si nous faisions un projet de festival d'été gastronomique. Prenez un sandwich et c'est parti !
1. Ne pas avoir un projet clairement défini
La première tâche à laquelle un gestionnaire doit s'attaquer est de définir clairement le projet. Ne pas définir ses éléments principaux (les défis, les objectifs, les résultats, l'analyse de la réussite) n'est ni plus ni moins que la recette d'un désastre pour votre travail en équipe.
Travaillez en équipe afin d’identifier les résultats attendus pour le projet. Définissez les objectifs que votre équipe a en commun et assurez-vous qu'ils soient en phase avec votre mission d'organisation de projet. En procédant ainsi, vous pouvez découper cet objectif en sous-objectifs plus petits et plus concrets. Établissez une chronologie pour atteindre vos étapes et vos objectifs principaux. Vous donnerez ainsi à votre équipe les indications nécessaires pour réussir.
Prenons l'exemple d'un festival gastronomique (car qui n'aime pas manger plus que sa part de délicieuse nourriture de rue ?). Disons que vous êtes en charge d'organiser le tout premier festival annuel de gastronomie dans votre ville. Par où allez-vous commencer ?
Tout d'abord, définissez l'objectif de ce festival : permettre aux habitants de découvrir facilement, de manière sociale et amusante, les restaurants de leur quartier ainsi que créer un sentiment de communauté autour de la culture culinaire de Lyon. Bien sûr, lors d'un événement de cette taille, il y a beaucoup de défis à relever tels que la location, les autorisations, les stands, la météo qu'on ne peut pas prévoir, et bien d'autres encore. Tant d'éléments dont il faut avoir conscience et pour lesquels il faut être prêt à s'adapter.
Il est également important d'établir une façon de mesurer la réussite dès le début et une vision du résultat idéal. Dans notre cas savoureux, la quantité de tickets écoulés et le nombre de vendeurs participants seraient un bon indicateur du succès de l'événement. Le résultat idéal serait une journée ensoleillée avec beaucoup de participants mangeant joyeusement dans les rues du vieux Lyon.
2. Échouer à ce que les intervenant s'impliquent
L'une des erreurs les plus coûteuses que l'on puisse faire dans l'organisation de projet est de ne pas prévoir les effectifs et les chefs d’équipe nécessaires. Dans les faits, 33% des projets échouent parce que les dirigeants ne sont pas impliqués. Selon le proverbe, « il ne faut qu’une brebis galeuse pour gâter un troupeau » et, effectivement, une seule personne importante peut faire échouer le meilleur des plans.
Pour qu’une équipe fonctionne à son plus haut niveau, chacun de ses membres doit vraiment s’immerger dans sa vision et son déroulement. La personne qui s’occupe de l’organisation du projet doit s’assurer que chaque membre de l’équipe se sent aussi concerné que possible.
De plus, le soutien des cadres supérieurs est crucial pour un projet réussi. Un bon organisateur de projet communique clairement et aide chaque intervenant à comprendre le projet et l’importance de leur rôle.
Il ne semble pas compliqué d'avoir toutes les personnes concernées par un festival sur la bonne nourriture qui se sentent impliquées, mais vous ne pouvez pas le prendre pour acquis avant de vous en être assuré. Ils ont besoin de l'engagement, non seulement des restaurants et des personnes travaillant à la bonne réalisation du projet, mais également des comités et des employés municipaux pour obtenir les autorisations et réserver les emplacements.
Impliquer les intervenants dans l'élaboration du planning et leur donner la possibilité d'exprimer leur avis est une des meilleures manières de les encourager à s'investir. Qu'il s'agisse d'un jardin public ou que ce soit confiné dans un quartier, il faut obtenir l'accord de beaucoup de gens pour que la fête puisse commencer.
3. La dérive des objectifs
Il y a des chances pour que vous ayez déjà été confronté à la dérive des objectifs, même si vous n'en étiez pas vraiment conscient sur le moment. La dérive des objectifs correspond aux situations où les objectifs d'un projet évoluent une fois que le projet a débuté. Ce sont des changements subtils qui conduisent les projets à prendre bien plus de temps que prévu dans la version originale pour être terminés et livrés.
C'est un scénario classique : un projet prévu initialement pour être réalisé en un certain nombre d'étapes se complexifie au fil du temps. Votre équipe va souvent être tenue d'accomplir ce travail supplémentaire sans compensation et, dans le pire des cas, sans même que l'on s'attende à ce que vous adaptiez les délais.
La bonne nouvelle, c'est que si vous surveillez correctement la progression d'un projet, la dérive des objectifs peut être évitée. Les personnes chargées d'organiser un projet doivent être vigilantes sur la définition des tâches à effectuer avant que le travaille ne commence. Avec le temps, cependant, les objectifs peuvent changer et il incombe au gestionnaire du projet de surveiller qu'ils ne sortent pas des limites, où de les ajuster si nécessaire. Il est important de revoir les objectifs, de garder les informations bien classées et de respecter le budget.
Un festival gastronomique a un objectif simple : divertir avec la nourriture. Mais en se creusant la tête et en impliquant plus de monde, de nouvelles idées peuvent apparaître, comme par exemple Y aura-t-il des espaces pour les enfants ? Pourquoi ne pas organiser des concerts pour les visiteurs ? Faut-il prévoir quelque chose pour les chiens ?
Lentement mais sûrement, les plans initiaux se développent (pour le meilleur ou pour le pire) et c'est au gestionnaire de l’organisation du projet de s'assurer que l'enthousiasme ne provoque pas un dépassement des délais ou du budget. Faire une réunion avec les principaux collaborateurs une ou deux fois par semaine pour passer en revue les objectifs, l'avancée des tâches et le budget est une bonne manière d'être sûr que le projet reste sur ses rails et de ne changer ses limites qu'en cas de réelle nécessité.
4. Le manque de communication régulière
Les bonnes équipes ont toute un point primordial en commun : elles communiquent souvent et efficacement. En effet, l'un des reproches les plus fréquemment évoqués par les employés au sujet de leur entreprise est qu'elle manque d'une communication efficace.
Le mot-clé ici est travailler efficacement, car il ne faut pas communiquer à outrance et distraire votre équipe avec de trop nombreux e-mails et des interruptions constantes. En moyenne, les employés regardent leur boîte e-mail 36 fois par heure et que ça leur demande un total de 16 minutes pour retrouver leur concentration. C'est énormément de temps perdu !
La plupart des erreurs dans l'organisation de projets peut être évitée en peaufinant la communication et en embauchant les bonnes personnes. Cela implique d'être très clair sur les limites du projet, sur ce qu'on en attend et sur les délais tout comme sur le rôle, les responsabilités et les attentes de chaque personne dans l'équipe. La communication en face à face présente un intérêt, mais l'utilisation de chat, de vidéo ou autre moyen de communication sur les documents partagés en ligne permet à des équipes distantes (ou proches) de communiquer tout aussi facilement, en restant sur une seule et même page.
Bien qu'il soit vital de communiquer les informations importantes à votre équipe, apprendre à écouter chaque intervenant est la partie la plus critique de la communication pour l'organisation de projets. Passez du temps avec votre équipe, posez des questions et donnez à chaque personne le sentiment qu'elle peut partager ses opinions, ses problématiques et ses succès.
Si vous travaillez avec des personnes à distance, assurez-vous de répondre exactement comme vous le feriez dans une réunion. Faites preuve de reconnaissance envers le travail de chaque contributeur. Plus les membres de votre équipe sentiront qu’ils font vraiment partie du projet, plus ils seront efficace. À l’opposé, s’ils ont le sentiment que leur avis ne compte pas, ils ne pourront (ou voudront) probablement pas donner le meilleur d'eux-même.
L'organisation de projet avec un planning collaboratif peut aussi avoir un effet sur l'investissement puisque les gens ont alors une place autour de la table (de pique nique). Avec tant de personnes différentes impliquées, il est important d'avoir un endroit unique et facilement accessible pour communiquer et conserver les plans, les plannings, les guides ou tout autre document lié au projet. Un outil de suivi de projet flexible peut aider à visualiser vos étapes ainsi que leurs délais et à garder une trace de qui a fait quoi. Pour documenter les détails de l'événement, un logiciel de saisie de contenu collaboratif est idéal pour que tous vos collègues puissent intervenir sur les programmes et les menus, avec la certitude que tout le monde dispose de la dernière version des documents et évite les aller-retours inutiles d’e-mails de clarification.
5. Ne pas s’adapter
Comme évoqué précédemment, il est important que vous surveilliez le cadre de votre projet lorsqu'il évolue afin d'éviter les surcharges de travail et les coûts supplémentaires indésirables. Cependant, il est tout aussi important de s'assurer que le projet est réalisé avec de la flexibilité.
Une organisation flexible va de paire avec une bonne communication et une évaluation précise des progrès. Chaque projet est différent. Et chaque projet va proposer des défis uniques qu’il faudra surmonter en garder ses esprits et sa capacité d’adaptation. Cela ne veut pas dire que les organisateurs de projet doivent constamment se préoccuper de ce qu’ils peuvent changer, cela signifie simplement que lorsque de nouvelles problématiques apparaissent, ils doivent faire preuve de transparence avec leurs collaborateurs et établir une nouvelle approche pour trouver une solution.
Souvenez-vous de cette règle : soyez ferme dans votre vision du projet et flexible dans son approche.
Voici un exemple pratique : votre festival gastronomie qui était supposé se dérouler dans les rues du vieux Lyon ne peut plus avoir lieu à cet emplacement car vous venez de découvrir que vous ne pourrez pas avoir les autorisations à temps. Ne vous tracassez pas ! Comme vous avez gardé une communication ouverte et accessible avec les bonnes personnes, vous avez été capable de prévoir un lieu de secours qui correspond aux exigences logistiques de votre événement. Le nouvel emplacement offre même plus de place, ce qui permet de réorganiser le placement des vendeurs, voire d’envisager des activités supplémentaires. Voyez-le comme un défi, ou simplement une raison supplémentaire d’avoir plus d'andouillettes.
Puisque vous savez que toute organisation de projet ou d’événement rencontrera toujours des problématiques et des blocages, définissez un plan de secours ou des options de rechange avec votre équipe afin de gagner du temps et de la tranquilité.
Concocter de grands projets avec moins de stress
Éviter ces cinq erreurs critiques est l’assurance de parvenir à mener à son terme tout projet, aussi complexe soit-il. La plupart des erreurs sont dues à un manque de communication et un faible investissement personnel des membres de l’équipe. Utiliser des outils collaboratifs vous permet de centraliser les documents et les discussions importantes, d’apporter de la transparence dans la communication et de gérer vos équipes plus efficacements, ce qui vous permet d’avoir plus de réussite dans l’organisation de vos projets.
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