Existe-t-il une organisation de l'espace de travail optimum pour la performance des équipes?

Depuis longtemps déjà un débat houleux fait rage sur le type d'aménagement idéal des espaces de travail pour augmenter la performance des employés: les cubicules (bureaux à cloison) ? Les bureaux en open space ? Peu importe où vous vivez ?

L'opinion générale penche en faveur de la confidentialité d'un bureau fermé. Mais d'autres défendent l'effervescence que peut offrir un aménagement des bureaux en open space. Comme j'ai travaillé dans ces différents types d'organisation de l'espace de travail, je vais essayer de faire toute la lumière sur cette polémique sans fin.

En réalité—il n’y a pas beaucoup de différence entre un bureau fermé et un bureau en open space en termes de productivité.

À l'aide de l'application de suivi du temps et de la productivité DeskTime, j'ai analysé des personnes travaillant dans trois espaces de travail différents: un bureau en open space, un bureau fermé et un cubicule. Il s'avère que travailler dans un bureau fermé n'entraîne qu'une augmentation de 4% de la productivité par rapport à un bureau en open space (89,3% contre 85,8%).

Et le meilleur, c’est que l'aménagement le plus efficace du trio (91,1%) était la bête noire du travailleur moderne—le redoutable cubicule.

Alors, pourquoi les entreprises dépensent-elles des centaines de milliers de dollars pour monter ou abattre des murs si ceux-ci, en réalité, n'ont qu'une faible incidence sur la productivité des travailleurs ? Et si nous voulons donner le meilleur de nous-mêmes et être super efficaces, notre espace de travail doit-il être aménagé en cubicule, façon Matrix ?

Avant de choisir une solution, examinons de plus près les options qui s'offrent à nous.

Bureaux en open space

Les bureaux en open space existent depuis 1906 et semblent s'être immiscés partout. Aux États-Unis, près de 75% des bureaux sont aménagés en open space, comme ceux des entreprises high tech telles que Microsoft, Etsy, etc.

L'idée est qu'une organisation de l'espace de travail en open space crée un environnement plus collaboratif, social et dynamique. C’est plus économique, car vous pouvez entasser plus de personnes par mètre carré. Et il n’y a pas besoin de meubles et de murs supplémentaires, puisque les postes de travail peuvent être placés les uns contre les autres.

Cependant, l'organisation de ce type de bureau n'est pas sans défis :

• Bruit excessif auquel les employés doivent faire face quotidiennement.
• Manque d'intimité, surtout lorsque vous avez un appel téléphonique a passer.
• Sans parler que c’est un terrain de jeu extraordinaire pour les germes et les maladies puisque les gens sont deux fois plus susceptibles de tomber malades dans un bureau en open space.

Bureaux fermés et cabines

D'autre part, nous avons le bureau fermé où les employés ont leur propre espace de travail ou tout un espace clos réservé à une équipe.

Ce type d’organisation de l'espace de travail est parfait pour les activités qui exigent de la concentration. Il peut également être décoré de manière à refléter la personnalité des employés permettant ainsi que ceux-ci se sentent davantage à l'aise. L’aménagement de bureaux fermés révèle les niveaux hiérarchiques et les précise:—plus le bureau est grand, plus vous montez en grade. Ce qui peut également motiver les employés pour être encore plus efficaces.

Bien sûr, cette disposition présente également quelques inconvénients. Par exemple :

• Le bureau fermé est plus difficile à contrôler.
• Et ce n’est pas la meilleure option si vous souhaitez collaborer et réfléchir avec le reste de l’équipe.
• Son entretien est coûteux, et demande souvent davantage de climatisation, de chauffage et d’éclairage artificiel.

Le cubicule se situe quelque part entre les deux. Comme il n’est que partiellement fermée, il offre un certain degré d'intimité, sans pour autant permettre de fermer la porte à un collègue agaçant. Et l'entreprise aura toujours besoin de plus de surface que si elle utilisait uniquement des bureaux dans un aménagement en open space. En outre, une étude réalisée en 2013 a révélé que les travailleurs en cubicule affichaient les taux de mécontentement les plus élevés par rapport à leur espace de travail.

Il y a des avantages et des inconvénients dans les trois types d'organisation de l'espace de travail. Mais les niveaux de productivité entre eux ne varient que de 6%. Alors, est-il vraiment juste de dire qu'une organisation de l'espace de travail entraîne plus d'efficacité et de productivité que les autres ?

La solution : regarder au-delà de l'aménagement des bureaux

En réalité, le bonheur et la productivité des employés ne se limitent pas à la seule organisation des bureaux.

Bien sûr, certains éléments sont recommandés et peuvent même être imputés à notre héritage évolutif. Par exemple, nous aimons nous asseoir le dos contre le mur pour minimiser les menaces potentielles et éviter que quelqu'un ne nous surprenne. Ou nous apprécions une vue sur l'extérieur et la lumière directe du soleil qui entre dans le bureau car, en tant qu'anciens chasseurs-cueilleurs, nous sommes plus heureux lorsque nous sommes à l'extérieur.

Mais au lieu de penser uniquement à l'organisation de l'espace, il est plus important de faire preuve de créativité en ce qui concerne le design et l'ambiance du lieu de travail.

Voici comment rendre votre entreprise plus productive sans pour autant dépenser des milliers de dollars pour modifier la disposition:

1. Exposez des œuvres d'art. En ajoutant de la personnalité aux lieux, l'art inspire et motive. Ou mieux encore, laissez la décoration dans les mains des employés. Des recherches ont montré que les employés qui sont maîtres de l'organisation de leur espace de travail sont jusqu'à 32% plus productifs.
   
   
2. Misez sur la verdure.  Les plantes ont le même effet sur l'Être Humain que la lumière naturelle : elles réduisent le stress et filtrent l'air.
   
   
3. S'il est difficile de satisfaire tout le monde, créez un bureau comportant à la fois des espaces ouverts et de espaces fermés. Prévoyez des salles individuelles fermées où les gens peuvent se concentrer en mode deep work ainsi que des espaces ouverts propices à la discussion et à la génération d'idées. Vous gagnerez sur les deux tableaux.
   
   
4. Donnez des écouteurs de qualité à chaque membre de votre équipe pour qu'ils puissent écouter leur musique préférée ou même des bandes sons de jeux vidéo comme Halo ou Legend of Zelda. Les bandes sons des jeux d’ordinateur sont conçues pour motiver les joueurs, mais parviennent à rester en arrière-plan afin de ne pas être une source de distraction. Elles auront le même effet sur vos employés.
   
   
5. Même bloquer des applications de médias sociaux et des notifications téléphoniques peut augmenter de 14% la productivité sur le lieu de travail, améliorer l'humeur et éviter les distractions inutiles.

Ce n’est pas seulement l'organisation de l'espace de travail lui-même qui compte. Il y a aussi beaucoup à voir avec notre ressenti de l’espace, avec son identité. Quelle que soit l'organisation de l'espace de travail, le succès d’une entreprise est directement lié à la satisfaction de ses employés et à la manière dont nous percevons notre lieu de travail.

Et au lieu de nous demander quelle est la meilleure organisation de l'espace pour une productivité optimale, nous devrions nous souvenir—que ce qui compte, c’est la façon dont nous utilisons cet espace.

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