Évitez les rabat-joie et les pieds dans le plat pour une super soirée d'entreprise

Organiser une soirée en entreprise est un défi très différent de celui de planifier l'enterrement de vie de jeune fille de votre meilleure amie. On se couchera forcément moins tard, mais les serpentins et les ballons seront de la partie. Quoi qu'il en soit, c'est la fête pour toute votre équipe!

Prendre le temps de développer l'esprit d'équipe ne devrait pas être une corvée, et nous sommes ici pour dépoussiérer l'organisation de votre prochaine soirée d'entreprise grâce au Tableau de planification de soirée d'entreprise , l'un des cinq tableaux must-have qui font partis de la Boîte à outils Trello pour les équipes de travail.

Vous pouvez copier cet  exemple de tableau d'organisation de soirées en entreprise ou l'utiliser tel quel pour le prochain événement. Oubliez donc les longues chaînes de mails, coiffez votre chapeau pointu et sortez les confettis.

Pas de solution de facilité!

Il n'existe pas de formule magique pour organiser la meilleure soirée de tous les temps. Chacune doit être pensée sur mesure : chaque équipe a sa propre façon de décompresser et de célébrer ce gros projet qui vient de se terminer ou cet important contrat fraichement signé. Ce tableau Trello est entièrement personnalisable, donc une fois copié, n'hésitez pas à y ajouter / supprimer des listes.

Faisons maintenant un tour d'horizon pour savoir comment l'utiliser de manière collaborative pour que tout le monde participe à l'organisation de la soirée d'entreprise, planifie le menu, propose des activités, et tout et tout.

Au centre de la piste : les informations principales.

Cette première liste est le cœur de l'organisation : vous et votre équipe pouvez y conserver tous les détails importants tels que le jour et l'heure, le budget, la liste des invités et autres idées pour la soirée d'entreprise.

Avoir les informations les plus importantes à portée de main est le moyen le plus facile pour répondre aux questions les plus fréquentes telles que : où ça se passe? quand est-ce que c'est? Comment s'habiller?

Carton d'invitation

Créer une liste d'invités peut parfois s'avérer compliqué.

Qui viendra accompagné? Qui est allergique aux crustacés?

Inclure un carton d'invitation (sous forme de carte Trello dans votre liste principale) pour inviter chacun a signaler ces informations permet à vos invités de fournir des informations susceptibles de vous aider à mieux planifier votre évènement. Pour garantir une organisation optimale et garder un esprit le plus sain possible, définissez un endroit où les invités puissent informer leurs allergies, restrictions alimentaires, préférences de boissons ou encore tout simplement poser des questions.

Créez des étiquettes : c'est un excellent moyen, rapide et efficace, de s'organiser en fonction des différents besoins de vos invités. Sur notre tableau modèle, nous avons créé six étiquettes différentes pour faciliter la planification des repas et des boissons.

Une fois le tableau copié, il est facile d’ajouter ou de supprimer des étiquettes !

Comme expliqué dans la carte "Astuce Trello", cliquez sur le bouton "Étiquettes" afin de créer ou modifier les vôtres. Dans notre tableau, nous avons utilisé les étiquettes pour monter le menu. Pour garder l'esprit tranquille et être sûr que tout le monde mangera à sa faim et à son goût, utilisez des étiquettes, que cela soit pour les boissons non alcoolisées comme le kombucha ou pour une grande pizza qui plaise à tout le monde .

Coulez-vous vers la fontaine de chocolat...

Même ceux qui n'ont jamais organisé une soirée d'entreprise savent qu'une checklist est un outil essentiel pour s'assurer de ne rien oublier. Pour créer votre propre checklist de provisions, de fournitures, ou bien encore de musiques, cliquez sur le bouton «checklist» dans le menu de droite de n'importe quelle carte.

Les checklists sont très utiles pour que votre équipe sache exactement ce qui manque ou ce qui reste à organiser.

L'astuce maline : vous avez déjà créer une liste quelque part et vous souhaitez la migrer sur Trello ? Il vous suffit de copier/coller votre liste dans la checklist d'une carte Trello et celle-ci sera collée et transformée automagiquement en checklist !

Une soirée de tous, pour tous

Planifier un événement de travail, quel qu'il soit, implique la gestion de nombreuses opinions, parties prenantes, fournisseurs, devis, etc. La boîte à outils Trello pour les équipes n'est pas seulement une mine d'inspiration, c'est également une chance pour vous et votre équipe de travail de vraiment collaborer sur des projets ludiques en impliquant tout le monde.

Vous êtes prêt? Partez ! Misez sur la participation des invités pour la playlist, pour trouver cette fameuse fontaine de chocolat, et persuadez votre chef d'installer une piñata dans la salle de repos—parce que les équipes font mieux la fête ensemble!

Nous voulons vous entendre. Retrouvez-nous sur Twitter (@trello) ou écrivez-nous à support@trello.com.

À lire également : 3 façons d'aborder le management par objectifs (et rendre l’atteinte des objectifs ludique!)