Devenez maître en conduite de projet grâce à Trello

En tant que chef de projet, vous portez plusieurs casquettes et jouez donc sur plusieurs tableaux. Avec tant d’activités en parallèle, vous êtes une sorte de jongleur virtuel des temps modernes. Mais l'ampleur et le poids de vos responsabilités ne prêtent pas toujours à rire. Construire un projet de A à Z vous demande de :

• Gérer une tonne d'informations
• Planifier et suivre le statut des tâches
• Faire participer les bonnes personnes au bon moment pour éviter les goulots d'étranglement

En gros, vous devez faire en sorte que les projets avancent sans accrocs, tout en gardant le sourire.

Donc, si vous sentez que vous êtes au bord de la crise de nerfs, vous pouvez diminuer voire empêcher les prises de têtes. Avec une logiciel de gestion de projet solide et l’aide de puissants Power-Ups, vous pourrez vous élaborer un projet qui ne passera pas inaperçu.

Les quatre phases de la gestion de projet 🌑🌒🌓🌕

Avant de jeter un oeil aux processus et outils que vous pouvez utiliser pour devenir le Premier Ministre à la Performance, revenons aux choses simples et basiques. Que vous développiez un nouveau produit, modifiez le site Web de votre entreprise ou planifiez la réunion annuelle hors murs de votre équipe, votre conduite de projet passera par ces quatre phases : planification, élaboration, implantation et clôture. Voici un bref aperçu des tâches effectuées à chaque phase.

1. Planification

La phase de planification correspond exactement à ce que vous avez en tête - la phase dans laquelle vous dérouler le fil d'ariane de votre projet. Au cours de cette phase, vos activités clés comprendront des recherches pour déterminer les objectifs et les exigences du projet, identifier les parties prenantes, définir les objectifs, déterminer la portée et les ressources, et définir les tâches principales. C'est l'une des phases les plus importantes, car vous devez combiner plusieurs attentes et exigences du projet en un seul plan cohérent.

2. Élaboration

Maintenant que vous avez les plans, il est temps de commencer à construire le projet. Avant de pouvoir commencer, vous devez réunir votre équipe et lui donner des directives claires sur les calendriers, le budget, les ressources, les attentes et les exigences. Organiser une réunion de lancement afin d'expliquer le plan de projet, les processus de révision et de répondre aux questions de votre équipe est un excellent moyen de démarrer n´importe quel projet en douceur.

3. Implantation

La phase de mise en œuvre est le moment où la magie s'opère. C’est la phase d’action - quand le travail est réellement accompli. C'est à ce moment-là que votre plan de projet fonctionne à plein régime. En tant que chef de projet, il est essentiel de surveiller les tâches, les échéanciers et le budget, de rendre compte des progrès et de maintenir une communication ouverte avec toutes les parties prenantes du projet.

4. Clôture

Ta-da! Vous pouvez mettre vos mains dans les poches et vous en tenir là. Mais pas si vite ! Même si la phase de clôture marque la fin d'un projet, vous avez encore du travail à faire. C´est le moment d'évaluer le rendement du projet et de discuter des domaines dans lesquels l'équipe a dépassé les attentes et ceux dans lesquels elle peut s´améliorer.

Les conduites de projets les plus réussies impliquent une variété de prises de décisions à différents moments de la feuille de route. Trello vous donne, à vous et à votre équipe, une vision claire de l'état d'avancement et du succès de vos projets. Et les Power-Ups apportent de nouvelles perspectives pour vos tableaux afin de prendre les bonnes décisions. De plus, ils vous aident à travailler de manière transversale, ce qui favorise la collaboration entre les équipes.

Appliquons cette approche de gestion de projet par étape à un flux de travail Trello :

Le projet tire au corbeau : phase de planification 🐧

Comment passez-vous d'une page blanche à un flux de travail performant ? Tout commence par un plan. Au cours de la phase de planification du projet, vous effectuez des recherches, définissez des objectifs et des exigences, puis définissez vos ressources et vos tâches principales.

Trello aidera toute l'équipe à suivre facilement les plans, les tâches et les avancements, pour un suivi de projet optimal. Bien sûr, vous pouvez utiliser les processus classiques «À faire», «En cours» et «Terminé», mais cela ne vous donne pas un processus robuste ni la flexibilité suffisante pour tout organiser.

Le tableau Trello commence par une liste d'informations générales contenant des informations importantes sur les cartes telles que la date de lancement, la vue d'ensemble du projet, les règles d'utilisation du tableau, les responsabilités de chaque membre de l'équipe, les métriques et KPI ainsi que la feuille de route de l'entreprise. La prochaine liste est Étude de marché, suivie de Boîte de réception. La Boîte de réception est faite pour vous, cher chef de projet, pour répondre facilement aux demandes, aux questions et aux commentaires.

Les listes suivantes constituent la colonne vertébrale du flux de travail de gestion de projet : Backlog, En cours, En attente, Prêt pour le lancement et En direct. Les tâches sont placées sur les cartes et les membres de l’équipe affectés à cette tâche sont ajoutés à la carte. La carte parcourt le flux de travail au fur et à mesure de l'avancement de la tâche.

Copier le tableau

Ordonner vos priorités

En fonction du projet, vous aurez probablement beaucoup de cartes sur votre tableau. Du coup, cela peut devenir difficile pour les membres de l’équipe d'identifier les tâches prioritaires. Heureusement, votre équipe ne se perdra plus en conjectures avec le Power-Up Airfocus.

Le Power-Up Airfocus vous permet de hiérarchiser vos cartes Trello et de créer des feuilles de route plus efficaces. Vous pourrez voir vos scores de priorité (le score que vous attribuez à une tâche pour classer son niveau de priorité) et ainsi que la feuille de route directement sur votre tableau Trello pour que votre équipe soit toujours alignée et maintienne le cap.

Le Power-Up Airfocus vous permet également d’afficher les scores de priorité Airfocus au dos des cartes Trello pour que votre équipe puisse déterminer ce qui est le plus important en un coup d’œil. Vous aurez également un accès rapide à une liste d’éléments, à un graphique de priorités, à un tableau Kanban et à un diagramme de Gantt.

Il n’est donc pas nécessaire de passer d’un outil à l’autre. Cela vous aidera, à vous et à votre équipe, à gagner du temps lors de votre prochaine réunion de stand-up lorsque vous déciderez de ce qui va se passer.

• Pour créer les bonnes listes dans votre tableau, demandez-vous : "Quelles sont les différentes étapes de notre processus? Quels problèmes voulons-nous résoudre ?" et créez les listes en fonction de vos réponses.
• Créez une liste d'informations générales avec des cartes pour expliquer le contexte à quelqu'un qui ne connaît pas les détails du projet et qui vient d'être ajouté au tableau.
• Lorsque les tâches sont terminées, organisez les cartes dans des listes en fonction de leur auteur. De cette façon, vous pouvez facilement consulter ces cartes et obtenir des informations pertinentes sur la charge de travail lors de la préparation de tâches ou de projets futurs.

Si vous le construisez, ils viendront : phase d'élaboration 🔨

Référence à une célèbre réplique du film « Jusqu´au bout du rêve » avec Kevin Costner.

Maintenant que votre plan est en place et que le flux de travail Trello a été créé, il est temps d’inviter votre équipe à la fête. À ce stade, vous allez constituer votre équipe, attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes et créer un calendrier pour le projet.

C’est le bon moment pour revoir les règles, le processus et les attentes de votre flux de travail Trello et de votre tableau avec toute l’équipe afin que tout le monde s’entende sur la manière de faire le travail de manière harmonieuse. Donnez le coup d´envoi en ajoutant des personnes au tableau, en attribuant des cartes aux membres de l’équipe et en fixant des dates limites.

Comment avoir une vue d'ensemble des différentes dates limites

Vous pouvez rapidement devenir confus lorsqu'il existe plusieurs dates limites et échéanciers pour un même projet. Avec le Power-Up BigPicture, vous pouvez facilement combiner vos calendriers et visualiser vos cartes à partir du tableau (et d’autres tableaux!).

BigPicture affiche les cartes Trello sous forme de tâches pouvant être facilement attribuées sur le diagramme de Gantt, accompagnées d'un WBS (Work Breakdown Structure, ou, en français, Structure de découpage de projet).

Ce Power-Up vous donne une perspective dynamique de votre projet en affichant les données sélectionnées comme vous le souhaitez. Si votre équipe utilise un modèle en cascade, elle peut choisir d'afficher toutes les étapes planifiées et les échéances associées dans le module Structure de découpage de projet.

Si vous préférez un tableau de Gantt et que vous voulez mettre en évidence les interdépendances, il vous suffit d'un clic. Avec BigPicture, votre équipe et vous-même pouvez évaluer le calendrier de votre projet en un coup d’œil.

Astuces Pro d'élaboration

• Lorsque vous attribuez des cartes à des membres de l'équipe, définissez clairement ce que cela signifie. La personne est-elle propriétaire, exécutante ou référence de la carte ?

Embarquement ! Phase d'implantation 🚀

C’est probablement votre partie préférée de tout projet - lorsque le plan est mis à exécution. Avec le plan en place et les tâches assignées, le projet est en route, il suit son chemin étape par étape sur votre magnifique workflow. 

Même si ces moments sont excitants, ils peuvent aussi être stressants. En tant que chef de projet, il est important de garder un œil sur son avancement et de surveiller, contrôler et rendre compte de sa progression. Avec Trello, vous pouvez maintenir la communication avec les membres de l'équipe sur le tableau en laissant des commentaires et des mises à jour directement sur leurs cartes respectives.

À ce stade, les membres de l'équipe peuvent facilement utiliser la fonctionnalité glisser-déposer de Trello pour afficher la progression de leurs tâches et du projet dans son ensemble. Mais qu'en est-il des tâches qui semblent rester trop longtemps dans la liste «En cours» ? Comment vous assurer que les goulots d’étranglement ne retardent pas l’avancement de votre projet ? La réponse se trouve dans le Power-up Time in List.

Le compte à rebours est lancé

Le Power-up Time in List accompagne automatiquement la durée de vie d'une carte dans une liste actuelle. Cela vous donne une idée des tâches ou des membres de l’équipe qui gênent la performance. Ce Power-Up affiche l'heure sur chaque carte. Vous pourrez ainsi identifier rapidement les cartes lentes, comparer les performances avec un SLA (Service Level Agreement, ou, en français, « Accord de Niveau de Service ») et voir quelles tâches doivent être exécutées pour rester en phase avec votre échéancier.

Le Power-Up Time In List est idéal pour les réunions de rétrospective si vous souhaitez savoir où vous auriez pu travailler plus efficacement au cours de votre dernier projet.

Astuce Pro d'implantation

• Ajoutez des étiquettes sur les cartes afin de les filtrer lorsque vous recherchez des informations spécifiques. Par exemple, ajoutez une étiquette «Haute priorité» à vos cartes, puis filtrez-les afin de ne voir que les tâches hautement prioritaires.

Heure de fermeture : la phase de clôture ⏰

Félicitations ! Vous avez terminé votre projet dans les délais et budget impartis. Vous et votre équipe pouvez fêter ça ! Mais avant de trinquer à votre succès, vous avez encore du pain sur la planche. La phase de clôture est cruciale pour documenter ce qui a bien marché et les ratés du projet. Cela vous servira à mieux planifier le prochain projet.

Vous pouvez simplement faire glisser toutes les cartes du tableau du projet vers la liste "En direct" ou "Terminé", mais cela ne permet pas un processus de clôture parfait. Il faut faire en sorte de pouvoir facilement faire référence à tous les éléments de votre projet à l'avenir et examiner, en cas de besoin, les gains et les pépins du projet.

Vous pouvez utiliser deux Power-ups pour organiser votre plan de projet et vos rapports pour la prochaine fois.

Automatisation et planification pour l'avenir

Au lieu de passer votre temps à déplacer chacune des cartes, vous pouvez automatiser le nettoyage de votre tableau avec le Power-Up Butler. Avec ce Power-Up, vous pouvez créer des règles, des commandes de planification et des boutons personnalisés pour automatiser des actions sur votre tableau Trello. Par exemple : lorsque Joyce du département d´Assurance Qualité ajoute une étiquette verte à une carte, vous pouvez définir une règle dans Butler pour déplacer cette carte dans la liste « Terminé » dès que l'étiquette est ajoutée.

Une fois votre projet terminé, il est important d'évaluer le succès et la performance du projet. Vous pouvez facilement créer une présentation de diapositives finale avec le Power-Up Slide. Il vous permet de transformer votre tableau Trello en une présentation Google Slides en un clic.

Astuces Pro de clôture

• Dans votre liste d'informations du tableau, ajoutez une carte décrivant à quoi devrait ressembler un projet réussi. Vous pourrez le référencer pour votre rétrospective de projet et comparer vos attentes à la réalité.

Processus organisés : le meilleur ami du chef de projet

Les gestionnaires de projet sont les ressources clés pour maintenir les équipes soudées. Que ce soit pour la planification, la communication ou les comptes-rendus, il est essentiel que vous soyez organisé et minutieux afin de permettre à votre équipe d’avancer dans la bonne direction.

Vous conciliez une multitude de tâches, de réunions et d’attentes, mais avec ce processus organisé et ce flux de travail avancé pour la gestion de projet, vous pouvez garantir le succès de chaque stratégie, sprint et livraison.

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