Le lancement d'un projet a tendance à commencer avec des émotions extrêmes. Tantôt vous êtes plus exalté que jamais, tantôt vous atteignez un niveau de procrastination supérieur au commun des mortels.
Quel que soit l'état dans lequel vous vous trouvez, tout le monde sait que commencer la planification d’un nouveau projet prend du temps. Vous êtes probablement en train de regarder une liste énorme de choses à faire, calculer le temps qu´il vous faudra, définir votre planning de gestion de projet, son budget, ses objectifs - sans parler de la meilleure façon de tout organiser, avec une grosse dose de travail d'équipe. Quelle est la bonne tactique pour commencer à s'attaquer à quelque chose de si intimidant et si passionnant à la fois ?
Deux mots : Tailles. T-shirts. 👕
Non, on ne vous propose pas une thérapie par l´achat (pas cette fois-ci). Nous parlons d’un outil de planification de projet appelée Taille de T-shirt (XS, S, M, L, XL) : un procédé que l'équipe de contenu de Trello utilise tout le temps !
Apprendre les ficelles du métier
À proprement parler, la méthode Taille de T-shirt est un « technique d’estimation de projet », c'est-à-dire, une façon de décrire ce que dont vous avez besoin en termes de budget, de temps et d’énergie. Par exemple, pour programmer vos prochaines vacances, "camper dans le jardin" serait à une idée de la taille d'un t-shirt S, alors que "s’envoler vers un autre continent" est une idée de taille L.
Organiser vos idées ou vos projets selon différentes tailles vous aide non seulement à saisir leur portée globale (c'est-à-dire avoir une vue d'ensemble), mais surtout, cela aide votre équipe à comprendre le point de vue de chacun quant aux tâches à accomplir et à l'ampleur du travail.
Répartir les tailles de t-shirts en listes est un excellent premier pas vers l’organisation des tâches de projet dans Trello.
L'avertissement créatif
La méthode Taille de T-shirt fait scintiller la créativité de votre équipe avant de s'enliser dans la sensation "d'un engagement spécifique de 5 heures ou de 3 sprints d´équipe". Chez Trello, nous adorons les idées extravagantes, taille XL. Voyez un peu: être mentionnés sur le dernier album de Beyoncé ou sponsoriser un satellite pour écrire «Trello» sur la lune (NASA, si vous lisez ceci, contactez-nous !). Vous avez pigé l'idée 😉 ?!
Le but de cet exercice est d’aider à comprendre ce à quoi devrait ressembler un projet de petite, moyenne et grande envergure, et s'assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d´onde quant à l´ampleur du projet. Oui, il est peu probable que nous figurions sur l'album d'une superstar, mais il est possible que l'on soit invité à participer à un podcast. Et la lune? Peut-être pas, mais pourquoi pas Times Square? Ça paraît moins farfelu, hein?
"Faites confiance au processus"
Attention à ne pas vous laisser dépasser par de nouvelles demandes au long du projet. Celles-ci peuvent paraître anodines, et se glissent insidieusement dans le plan initial déjà en action. Le Taille de T-shirt vous aide à lutter contre cet effet boule de neige en discutant des paramètres de votre projet avant même que avalanche n´est lieu. Si vous constatez que votre équipe dévie de son cap, montrez simplement à vos collaborateurs que le projet est passé du M au L. Et revenez sur la bonne voie !
Il existe d'autres outils de planification de projet : vous pouvez utiliser des estimations de temps, ou attribuer une valeur numérique à diverses tâches en fonction d'une combinaison de leur difficulté et de leur taille par une séquence de Fibonacci (0, 0,5, 1, 2, 3, 5, 8, etc.) : ces points sont appelés story points. Par exemple, écrire un article sur un blog peut valoir 5 points, tandis que l'écriture d'un roman pourrait en peser 100. Un système de points aide une équipe à hiérarchiser ses tâches en fonction du nombre total de points disponibles dans sa charge de travail pour le projet.
Toutefois, il faut un certain temps pour que les équipes développent une compréhension précise de la valeur de ces points. Ou peut-être que votre équipe n’a tout simplement pas besoin de suivre à la lettre un modèle agile de gestion de projet à part entière.
Avec la méthode par Taille de T-shirt, il n’existe pas de formule mathématique permettant de distinguer ce qui définit un XL ou un S.
Il s´agit d´une compréhension globale de ce que signifie cette différence de grandeur. Ce procédé peu structuré est un excellent moyen pour commencer votre processus de planification de projet sans trop de formalité ni de réflexion excessive.
Traduire T-shirts en langage Trello
Supposons que vous ayez une session de brainstorming. Vous concoctez de solides idées avec toute l'équipe et vous saisissez maintenant vos notes dans Trello. Comment organisez-vous vos t-shirts dans votre tableau ?
Avec le Power-Up Champs Personnalisés, il est plus facile de choisir un t-shirt dans votre placard et de l’apporter à votre prochaine réunion. Une fois que vous avez activé ce Power-Up sur votre tableau, personnalisez-le avec les tailles et les paramètres qui conviennent à votre équipe. Nous aimons utiliser le champ personnalisé "Liste déroulante", en ajoutant une option pour chaque taille de T-shirt.
Piqûre de rappel : Faites en sorte de penser la taille correcte afin de ne pas définir d'objectifs déraisonnables. Bien qu'il n'y ait pas de formule mathématique pour faire la véritable différence entre les tailles XL et S, l´on peut déterminer une compréhension globale. (Par exemple, entre l’impact d'une publicité dans Times Square et celui d'une publicité dans un journal local, on peut parvenir à un accord général.)
Par exemple, dans mon équipe Trello, une tâche XL requiert au moins huit heures de travail (soit plus d'une journée de travail exclusivement dédiée à cette tâche). Vous pouvez définir de tels paramètres de base pour aider votre équipe à s’accorder sur la définition de vos tailles.
Nous avons créé un champ personnalisé avec des tailles et les heures correspondantes pour identifier les différentes tailles de travail.
Une fois que vous avez attribué vos cartes aux tailles de t-shirt appropriées, n´importe quel membre de l´équipe ou même le boss, peut facilement comprendre en un seul coup d´œil jeté à votre liste, l'ampleur de la tâche à accomplir. Maintenant, vous avez vous-même une liste qui vous aide non seulement dans votre projet en cours, mais aussi une liste d'idées "rejetées" qui peuvent s'avérer utiles pour des projets futurs.
Enfin, souhaitez-vous que tous vos petits projets soient répertoriés en haut et vos grands projets en bas, plutôt que dans un ordre aléatoire ? Le populaire Power-Up Butler vous permet d’établir rapidement des règles pour réorganiser automatiquement vos cartes dans l’ordre de votre choix.
Power-Up Butler vous permet de définir des règles pour les champs personnalisés, l'ordre des cartes, etc.
Le juste modèle: les choses à faire et à ne pas faire
La planification de projet ne concerne pas seulement le travail en équipe, elle peut s’appliquer partout, des projets de conception aux contrats de vente, en passant par le planning de vos prochaines vacances. La méthode Taille de T-shirts est la même quel que soit le projet pour lequel vous l'utilisez..gif?width=600&name=giphy%20(41).gif)
PRESCRIT
- Pensez grand : Laissez-vous rêver un peu avec cet exercice. Parvenir à une idée réalisable n´est que le résultat final, alors ne vous inquiétez pas pour les détails dès le départ.
- Assurez-vous que la mission ne change pas de cap: avec autant d’idées qui fusent, il est facile de s’écarter du sujet. Une fête d'anniversaire pourrait facilement basculer vers un carnaval si vous ne faites pas attention, alors assurez-vous de vérifier que chaque taille correspond à ce dont vous avez vraiment besoin.
PROSCRIT
- Avoir trop de tailles différentes : rendre compliqué un processus simple. Il est recommandé de ne pas avoir plus de 3 ou 4 tailles.
- Attachez-vous au concept de « tailles » : si la terminologie XS, S, M, L, XL ne fait pas de sens pour votre équipe, n'hésitez pas à en changer à partir du moment que vous maintenez l´idée de différence d’intensité. Pourquoi pas des animaux ? Quelque chose qui est classé comme un "T-Rex" est vraiment ressenti différemment qu'un "chaton", vous êtes d’accord?
Projet Pro
Qu'il s'agisse d'une « paralysie analytique » ou d'une situation du genre « trop de cuisiniers gâtent la sauce », le résultat est le même : trop de réflexion et trop de détails trop tôt dans le processus de planification de projet peut conduire à une perte d´efficacité. Le fait de classer vos idées par compartiments généralisés facilite non seulement la communication en équipe, mais vous oblige également à hiérarchiser les priorités de votre projet.
Lancez-vous et mettez votre projet sur son trente-et-un avec de beaux T-Shirts!
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