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Comment passer d'un tableur à un tableau ? Pour un suivi de projet simple et efficace !

Vous vous êtes déjà perdu dans un fil de discussion mail parce que l'un des destinataires avait oublié de "répondre à tous" ?

présent !

Bien qu'il existe de nombreux outils de suivi de projet sur la toile, de très nombreux projets sont encore exécutés à l'aide de documents et de feuilles de calcul, et la communication se fait par mail, de façon totalement désordonnée.

Un grand nombre de ces outils courants font partis des logiciels fournis par les entreprises. La plupart des utilisateurs sont donc familiarisés avec leur utilisation. Ainsi, proposer une nouvelle alternative comme outil de suivi de projet à des équipes qui « ont toujours utilisé » les mêmes outils, peut s'avérer une perturbation majeure de leur flux de travail quotidien.

Je le sais parce que je suis passé par là. Heureusement, j’ai réussi, lentement mais sûrement, à faire en sorte que mes équipes ajoutent Trello à leur processus. Voici quelques conseils que j’ai appris en cours de route :

Feuilles de calcul, documents et fils de discussions mail ... c'en est trop !

du tableur au tableau Trello

Le suivi de projets demande plus de flexibilité qu'un document ou une feuille de calcul ne peut en fournir. Par exemple, il peut être difficile de mettre à jour le statut du projet sur un document word ou une feuille excel. Il incombe souvent au chef de projet (et à son temps de gestion disponible) d’effectuer les mises à jour. Ce qui entraîne une série d’autres problèmes :

  • Si les membres de l'équipe ne disposent pas des droits d'accès nécessaires pour mettre à jour le document de projet principal ou la feuille de calcul et que le chef de projet ne peut pas partager les mises à jour, l'équipe n'est plus au courant de l'évolution du projet.
  • La plupart des mises à jour sont effectuées en ajoutant un commentaire ou en créant une page ou un onglet séparé pour les notes. Cela crée une séparation entre les mises à jour du projet et les éléments du projet eux-mêmes. De plus, ces mises à jour ne génèrent pas toujours de notifications pour les personnes concernées par le changement.
  • Les conversations sur le projet se font donc souvent par mail et il est presque impossible de les associer au document ou au tableur. Par conséquent, les dernières informations sur le projet se retrouvent souvent éparpillées au travers de plusieurs chaines d'e-mails.

Comme vous pouvez déjà le constater, ce processus devient vite un joli capharnaüm et tout le monde s'y perd.

Étant donné la difficulté d'utiliser ces outils pour réaliser un bon suivi de projet, l'une des premières choses que je fais lorsque j'assume un projet est de l'organiser sur Trello. Trello offre un moyen visuel de comprendre tous les aspects d’un projet, depuis les tâches et leurs responsables respectifs, jusqu’au status et progression de chaque élément de travail.

Pour les membres de votre équipe qui sont fans des feuilles de calcul, vous pouvez expliquer que Trello ressemble à un tableau de suivi de projet aussi facile et pratique à utiliser qu'une feuille de calcul, mais en offrant davantage d'efficacité et de possibilités. De plus, on peut facilement joindre des feuilles de calcul et des documents aux cartes Trello, ce qui permet d'accompagner aisément l'évolution du projet.

Trello et Google Drive

Joignez facilement aux cartes Trello des dossiers entiers comprenant les documents Word et les feuilles de calcul si chers à votre équipe, pour encore plus d'informations pertinentes. 

Qui veut voyager loin ménage sa monture

Ça sonne bien, non ? Mais pas si vite.

Il est important de se rappeler que l’on n’entraîne pas tout une équipe à utiliser Trello comme s’il s’agissait d’une promenade du dimanche. Bien que j'utilise Trello depuis des années, j’ai cessé d’être surpris par ceux qui n’en ont jamais entendu parler.

"Pourquoi n’essayons-nous pas Trello?"

"Vélo ?"

"Non, Trello."

"Treillis?"

« C'est presque ça... mais non. Trello. Peu importe pour l'instant. Pouvez-vous juste m'expliquer ce document?

Il est important de ne pas agir trop rapidement lorsque vous souhaitez introduire un nouvel outil de suivi pour un projet déjà existant. Exécutez le projet avec le système actuel pendant quelques semaines. Cela montre à l’équipe de projet que vous respectez le système qu’elle a déjà mis en place. Cela permet également à l’équipe de savoir que vous pouvez utiliser le système existant de manière compétente et que vous n’utilisez pas simplement un nouvel outil de suivi, juste parce que vous ne savez pas utiliser l’outil actuel.

Vouloir tout changer sans comprendre comment les choses fonctionnent, c'est la clé pour vous mettre tout le monde à dos. Il vous faudra d'abord en chanter les louanges et l'intégrer petit à petit, pour qu'il devienne ensuite, au bon moment, l'outil clé de suivi de projet de toute l'équipe.

Comment faire un rituel d'intégration réussi

Lorsque vous faites un suivi de projet à l'aide du système existant, soulignez-en objectivement les inconvénients. Mais quoi que vous fassiez, ne vilipendez pas l'outil ! Indiquez simplement qu'il est difficile pour les membres de l'équipe de fournir des mises à jour sans que le système ne devienne désordonné. Vous pouvez également montrer que la discussion est souvent divisée entre l'outil et plusieurs fils de discussion par mail, ce qui conduit les membres essentiels de l'équipe (y compris vous et moi) à ne pas obtenir les mises à jour cruciales.

“Quand avons-nous décidé de changer le cahier des charges ?”

"Vous n'avez pas reçu ce mail ?"

C’est difficile de faire un bon suivi de projet par mail et mais c'est encore plus difficile de le faire à travers plusieurs fils de discussion.

En participant à plusieurs réunions de suivi de projet organisées via une feuille de calcul ou autre document, vous vous rendrez compte que les informations sont souvent obsolètes car des tâches ont été confiées à d'autres personnes sans que personne n'en informe le reste de l'équipe.

Lors de la mise à jour du document, indiquez (dans un autre mail à l'équipe) qu'il est important de mettre à jour les informations. En attendant, enregistrez un compte Trello pour votre propre organisation.

La magie de Trello

Équipes, je vous présente Trello

Après quelques semaines d'utilisation de l'outil existant, suggérez à l'équipe d'essayer Trello. J'ai souvent trouvé utile de présenter Trello comme une expérience où il est possible de définir des dates de début et d'échéance précises.

Ensuite, je transpote tout du système actuel sur Trello. Je fais habituellement cette conversion un vendredi après-midi, qui m'offre toute la tranquilité nécessaire. Je trouve plus facile de rendre une équipe enthousiaste et lui donner envie de tester une nouvelle approche dans un esprit zen, une tasse de café à la main.

Il est important d'inclure l'ensemble des éléments du projet en cours sur Trello, car les membres de l'équipe remarqueront avec suspicion les informations manquantes. Vous augmenterez les chances de réussir la transition vers Trello si vous montrez qu’il s’agit exactement des mêmes informations, avec une meilleure interface et plus d'interaction entre les informations.

Laissez Trello faire le reste !

Lorsque vous commencez à utiliser Trello avec l’équipe, laissez simplement sa magie opérer. Le résultat final idéal est que l’équipe maintienne Trello à jour, mais vous devrez faire le gros du travail au début. Voici quelques astuces :

  • Montrez à quel point il est simple d’afficher tous les éléments de travail et leur état actuel en fonction de la position de chaque carte parmi les listes du tableau.
  • Au fur et à mesure que le travail se déroule, attribuez les cartes aux membres de l’équipe concernés afin chacun puisse connaître facilement ses responsabilités ou celles des autres. Montrez que vous êtes un ninja des raccourcis en survolant les cartes et en utilisant une touche du pavé numérique pour attribuer rapidement une étiquette ou en appuyant sur la touche "m" pour affecter des membres de l'équipe aux cartes.
  • Une formation sur l'utilisation de Trello est cruciale à ce stade pour en garantir le ralliement de toute l'équipe. Partagez ce guide avec votre équipe afin qu'elle puisse apprendre à configurer et personnaliser leurs tableaux et notifications Trello.

Vous pouvez progressivement leur montrer quelques aspects avancés de Trello :

  • Montrez-leur que chaque carte a une adresse électronique. La fonctionnalité de messagerie électronique permet aux utilisateurs de transférer des messages sur des cartes lorsque les discussions relatives au projet reprennent par mails. Ces fils de messagerie font partie de l'histoire de la carte et donnent une image fidèle des discussions en cours sur un projet.
  • Bien que la plupart des projets se concentrent sur les livrables, un projet est en réalité une discussion non stop entre les différentes personnes de l’équipe. Centraliser la conversation sur une carte Trello permet à tout le monde de rester informé.

Vous en arriverez finalement au moment où vous pourrez dévoiler l'ingrédient secret de la sauce Trello : les Power-Ups. Trello s'intègre aux applications utilisées par la plupart des entreprises. Vous trouverez donc probablement un Power-Up approprié à votre entreprise (documentation, suivi des tickets, ventes, messagerie, etc.). Activez les Power-Ups pertinents et Trello deviendra bientôt l'unique source légitime d'information et outil d'organisation pour vos projets et vos équipes. Fini la tâche fastidieuse de passer d'une application à l'autre !

L'herbe est vraiment plus verte chez Trello

« Je vous avais proposé il y a quelques semaines de faire un test en utilisant Trello. Maintenant que vous connaissez mieux cet outil, est-ce quelqu'un regrette la manière dont étaient organisées les choses auparavant?

"Pas du tout !"

Après avoir converti un projet sur Trello, je donne toujours à mes équipes la possibilité de revenir à l’ancienne méthode. Mon style de gestion consiste à vérifier régulièrement que mes équipes acceptent les outils de suivi de projet que nous utilisons pour faire notre travail.

Le fait est que je n’ai jamais vu une équipe vouloir quitter Trello après avoir découvert tout son potentiel.

Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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