La technologie a évolué et a permis l'émergence d'outils de télétravail simples et pratiques. Grâce à cela, travailler en remote est désormais non seulement possible mais parfois également préférable et, dans certains cas, nécessaire. Les employés travaillant à distance sont souvent d'accord pour dire que le facteur déterminant pour réussir vient de l'utilisation des bons outils de télétravail - et non, on ne parle pas de votre micro-ondes.
L'essor de l'utilisation du smartphone, l'augmentation du nombre d'employés pratiquant le télétravail et la croissance de l'aspect technologique dans les projets a généré un développement rapide des applications et outils de télétravail pour pouvoir accompagner cette tendance. Choisir les bons outils de télétravail pour les membres d'une équipe qui travaillent à distance, c'est avant tout améliorer la communication interne de l'entreprise. Avec des centaines d'options de logiciels de télétravail, il est fastidieux de rechercher les outils incontournables tout en installant votre nouveau bureau chez vous.
Pour les équipes distantes chevronnées comme pour les télétravailleurs débutants, la clé se trouve dans une bonne boîte à outils :
- Logiciel fiable de visioconférence
- Une application de chat
- Une application vidéo
- Des outils de collaboration et de documentation dans le cloud
- Un logiciel de gestion de projet
Les outils de télétravail indispensables pour tout travailleur à distance
Les débutants en télétravail se rendent rapidement compte que travailler de chez soi, en dehors d'un environnement de bureau traditionnel, n'est pas aussi simple que de se jeter sur son canapé avec son ordi sur les genoux. Vous avez besoin de processus clairs, d'une communication constante et d'un stack solide d'outils de télétravail pour pouvoir travailler efficacement.
Voici les outils, logiciels et applications de télétravail dont vous et votre équipe avez besoin.
Google Docs pour les commentaires
Quand : vous avez rédigé un cahier des charges brillant et êtes prêt à recevoir les commentaires de l'équipe.
Pourquoi : dans Google Docs, les équipes peuvent communiquer en temps réel avec autant de personnes que vous le voulez. Google Docs met à disposition des templates de document, une interface simple et efficace et des fonctionnalités collaboratives pour simplifier la création, la modification et la finalisation de documents. Un accès hors connexion est possible, ainsi que depuis un smartphone, afin que les utilisateurs puissent éditer les documents durant leurs déplacements.
Confluence, pour organiser votre espace de travail numérique
Quand : votre équipe en télétravail a besoin d'outils fiables et d'un espace de travail numérique organisé.
Pourquoi : sur Confluence vous pouvez effectuer la gestion des connaissances au travail ET organiser vos documents. Les équipes à distance peuvent collaborer dans un espace de travail flexible, que ce soit pour publier des notes de réunion ou des projets de référence. Confluence sert également d’espace idéal pour partager les communiqués corporatifs, les mises à jour, et renforcer la culture d’entreprise, élément clé du succès d’une équipe en télétravail.
Slack, pour une communication rapide
Quand : vous avez une annonce rapide, une question ponctuelle ou peut-être une envie de partager le mème de cet adorable bébé hippopotame.
Pourquoi : le fil de discussion de Slack est très pratique pour ce type d'utilisation. Il est possible de créer différentes chaînes, d'organiser les conversations par nom de projet, par département ou par n'importe quel sujet lié au travail. Vos coéquipiers peuvent répondre dès qu'ils le souhaitent ou le peuvent. Sans compter que l'on est moins dérangé que par un appel vidéo et que c'est plus rapide à parcourir que votre boite de réception.
Lorsque votre entreprise comporte de nombreuses équipes réparties sur différents fuseaux horaires, il est important de respecter les heures de travail de chaque membre de l'équipe. L'extension Team Time Zone de Slack (pour les abonnements PRO) est un outil précieux pour les équipes en télétravail de l'extrême. Elle permet de visualiser facilement les membres probablement plongés dans le sommeil paradoxal et ceux qui sont en plein boulot. Personne ne souhaite recevoir une notification à 3 heures du matin.
Zoom, pour une discussion plus approfondie
Quand : vous devez plancher sur un processus, un problème ou un brainstorming via visioconférence ou faire un partage d'écran en temps réel.
Pourquoi : les conversations en face à face (même sur vidéo) permettent de mieux comprendre le ton, les explications, les réactions et les émotions. De nombreuses équipes qui travaillent à distance perdent l'aspect relationnel. Mais Zoom leur offre un espace pour pouvoir raconter ses week-ends, collaborer sur des projets pointus et se sentir plus connectées, même à des centaines ou des milliers de kilomètres.
Dropbox, pour un partage sécurisé
Quand : vous devez envoyer des fichiers et des présentations à vos collègues de manière sécurisée.
Pourquoi : dites adieu au partage de clés USB. Dropbox permet d'envoyer facilement des fichiers à n'importe qui en toute sécurité et de collaborer facilement sur les fichiers que vous partagez. Dropbox est l'outil de télétravail parfait pour organiser tous les fichiers de votre équipe, les contenus et les raccourcis Web afin que vous puissiez passer moins de temps à chercher la dernière version de ce fameux projet et plus de temps à l'exécution.
InVision, pour la collaboration visuelle
Quand : vous avez besoin de commentaires sur une spécification de conception, une capture d'écran ou un nouveau flux de produits.
Pourquoi : avec InVision vous pouvez aller au cœur de chaque détail. Sa nature collaborative aide les équipes de conception et design à travailler à distance ensemble pour créer de véritables chefs-d'œuvre. Des commentaires peuvent être écrits sur le prototype lui-même, permettant des feedbacks transparents en temps réel. Parmi les diverses fonctionnalités, on peut citer l'utilisation de plusieurs vues pour un projet, les commentaires et les feedbacks en temps réel, un tableau blanc numérique pour le brainstorming, la synchronisation, la présentation et le partage d'écran.
Trello, pour lier les applications de télétravail ensemble
Quand : différentes équipes travaillent sur le même projet dans différentes applications de télétravail et recherchent un outil de gestion de projet pour regrouper tout cela.
Pourquoi : la mise à jour de projets complexes fait appel à de nombreux éléments. Trello permet d'organiser tous les documents, ressources et liens, d'intégrer tous les outils et d'inclure de manière collaborative toutes les personnes, équipes et parties prenantes de vos projets. Les équipes en remote adorent utiliser Trello pour le télétravail, car elles peuvent centraliser la communication en un seul endroit. Cela leur permet d'éviter tous les tracas fastidieux et ennuyeux que peuvent susciter les chaînes de e-mail.
Les intégrations magiques, également appelées Power-Ups, offrent aux utilisateurs des super-pouvoirs tels que : vue en mode calendrier, champs personnalisés, intégration d'autres outils (comme ceux mentionnés dans cette liste, à savoir entre autres Slack, Google Drive, Dropbox, Invision et Zapier).
Zapier, pour automatiser les processus
Quand : vous vous retrouvez à perdre beaucoup de temps pour effectuer des tâches répétitives et qui ne demandent pas de réflexion.
Pourquoi : lorsque vous travailler à distance, il faut faire très attention à bien gérer son temps. Et nous sommes tous d'accord pour dire que la mise à jour manuelle des tâches récurrentes n'est pas une bonne utilisation du temps. Zapier connecte vos applications préférées et automatise les flux de travail, vous laissant plus de temps pour vous concentrer en mode deep work. Zapier élimine l'erreur humaine : n'ayez plus peur d'oublier, Zapier se charge de tout à votre place.
Headspace, pour une pause bien méritée
Quand : vous vous sentez épuisé/e.
Pourquoi : si votre espace de travail se trouve dans votre salon, il peut être difficile de vous déconnecter complètement après une longue journée de réunions et à courir après la montre pour finir dans les délais. Headspace est une application de méditation qui vise à réduire le stress, à améliorer la pleine conscience et à se protéger du burnout - un must-have pour tous ceux et celles qui travaillent à distance. Il est important de prendre des pauses (et un peu de recul), surtout si vous travaillez à domicile.
Peaufinez votre boite à outils de télétravail
Lorsque vous naviguez dans le monde du travail à distance, il est important de se rappeler que ce n'est pas parce que votre équipe n'est pas au même endroit que vous ne pouvez pas être sur la même longueur d'onde. Utilisez ces outils pour vous aider à gérer votre équipe et vos projets, et espérons que vous puissiez travailler depuis chez vous en parfaite harmonie et avec efficacité.
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