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Tout savoir sur les paramètres de confidentialité des tableaux Trello

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S'adapter à toutes vos envies, c'est notre philosophie chez Trello et, à ce titre, vous pouvez ajuster les paramètres de confidentialité afin que votre tableau soit instantanément adapté aux particularités de votre workflow.

Chaque tableau Trello a trois niveaux de confidentialité : Privé, Équipe et Public. Chacun d’entre eux peut s’avérer utile, en fonction de la manière dont vous utilisez votre tableau.


Choisir et changer les paramètres de confidentialité

Quand vous faites un nouveau tableau dans Trello, vous avez le choix entre deux configurations par défaut. Si vous souhaitez faire un tableau personnel qui n’est lié à aucune équipe, il doit alors être placé sur le niveau Privé, afin que seul vous et les personnes que vous ajoutez au tableau puissiez le voir.

Si, en revanche, vous créez un tableau associé à une équipe, alors les paramètres de confidentialité par défaut seront, sans surprise, placés sur le niveau Équipe. À vrai dire, une équipe est un groupement de tableaux Trello et de personnes, qui représente souvent une entreprise, un département, voire votre famille.

  • Dans un tableau configuré sur le niveau Équipe, chaque membre peut voir les cartes, s’y ajouter et les éditer.
  • Si le tableau est Privé, seuls les membres spécifiquement ajoutés au tableau peuvent le voir.
  • Enfin, s’il est Public, n’importe qui ayant l’adresse du tableau peut le voir.

Au moment où vous créez le tableau, vous voyez quels paramètres par défaut vont être appliqués, et vous avez la possibilité de les modifier en cliquant sur le lien Changer :

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Dans l’exemple ci-dessus, puisque le tableau est associé à une équipe (Idées Tableaux), le niveau par défaut est Visible par une Équipe. Vous pouvez changer cette valeur immédiatement, ou le faire plus tard, une fois que le tableau est créé :

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Vous avez en permanence une icône et un texte en haut à gauche de votre tableau qui vous indique son niveau de confidentialité. Vous pouvez cliquer dessus et le changer à tout moment.

Dans quels cas utiliser quels paramètres

Chacun des trois niveaux de confidentialité vous permettent de gérer vos tableaux Trello de manière très différentes. Voyons ensemble quelques cas fréquents d’utilisation pour chacun d’eux.

Niveau de confidentialité: Privé

Un tableau avec un niveau privé est évidemment le plus verrouillé, puisque seuls les personnes ajoutées au tableau peuvent y accéder. (Note : si le tableau privé est lié à une équipe, alors les administrateurs de l’équipe peuvent également y accéder en cas de besoin.) parametres-de-confidentialite-trello-3

Entretiens : Les managers font souvent une réunion hebdomadaire ou mensuelle avec chaque membre de l’équipe. Un tableau privé contenant la liste des points à aborder est idéal pour avoir une liste confidentielle des sujets, tout en les gardant en référence pour la suite.

Il est très simple de prendre des notes ou de copier des liens pour chaque élément d’une carte afin de pouvoir retrouver ces informations lorsqu’on en a besoin. Si les employés veulent aborder un problème ou parler de l’avancement de leur carrière, toutes ces discussions resteront privées.

Les tableaux privés sont très pratiques car les membres peuvent ajouter des cartes dès qu’ils ont quelque chose à y noter, et pas seulement au cours de la réunion.

Listes to-do personnelles : Si vous utilisez un tableau pour faire la liste de vos tâches personnelles, vous vous sentirez plus libre d’y écrire ce qui vous passe par la tête sans soucis de mise en forme ou encore vos réflexions personnelles.

Niveau de confidentialité : Équipe

Encore une fois, une équipe Trello est un ensemble de membres ayant accès à un groupe de tableaux Trello qui sont associés cette équipe.

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Quand vous êtes connecté sur Trello.com, vous pouvez voir les tableaux dont vous faites partie groupés par équipe. À côté du nom de l’équipe, vous disposez de boutons pour voir tous les tableaux de votre équipe, tous ses membres ainsi que ses paramètres.

Voici quelques cas habituels dans lesquels le paramètre de confidentialité Équipe est utilisé :

Une liste des employés pour aider les nouveaux arrivants : Un tableau Qui est qui est grosso-modo un trombinoscope des employés simple d’accès. Quand de nouvelles personnes rejoignent l’équipe, ils peuvent facilement associer un visage à un nom et en apprendre un peu plus sur leurs nouveaux collègues en cliquant sur leur carte. De plus, c’est un moment spécial pour les nouveaux quand ils doivent écrire la leur.

Ces tableaux sont configurés avec le niveau Équipe afin que tout le monde dans l’entreprise puisse accéder à son contenu. C’est une très bonne manière d’éviter l’embarras d’avoir parlé avec quelques des dizaines de fois à la cafétéria et de ne pas oser lui demander son nom. Il n’y a qu’à consulter le tableau et le tour est joué !

OKR et planification des objectifs : Malgré leur incapacité à lire le futur, les OKR et les autres frameworks de planification des objectifs sont importants pour tenter de prévoir vos plans pour le futur.

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La plupart du temps, les équipes définissent leurs objectifs pour le trimestre à venir. Il est important que les autres personnes de l’équipe puissent consulter ces objectifs car ils ne sont pas personnels ; il s’agit souvent de tâches qui concernent l’équipe toute entière et qui nécessitent que plusieurs personnes collaborent.

Il est primordial que ces objectifs soient facilement accessibles non seulement par les membres de l’équipe mais également par les gestionnaires et leurs supérieurs afin qu’ils puissent voir les priorités des différentes équipes. Si un tableau a le niveau de confidentialité Équipe, personne n’a besoin de demander à être mis au courant des évolutions ; il n’y a qu’à regarder le tableau Trello.

Voici un guide pour tout savoir sur les OKR et comment les gérer avec Trello.

Niveau de confidentialité Public

Les tableaux publics sont extrêmement pratiques dans certains cas bien particuliers. Souvenez-vous : ce sont des tableaux que tout le monde peut voir à partir d’un lien, même sans faire partie de l’entreprise. Puisque ces liens sont publics, ils peuvent apparaître dans des résultats de recherche.

Seuls les membres de l’équipe peuvent déplacer et éditer des cartes, mais les non-membres, même ceux qui ne sont pas connectés à Trello, peuvent voir toutes les cartes et ce qu’elles contiennent. Il est donc légitime de se demander à quoi peut servir un tableau public alors qu’il suffit de le rendre accessible à l’équipe. Voici la réponse :

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Des roadmaps publics : De grandes entreprises telles que Slack ou Twitter (et Trello !) ont besoin d’une manière d’indiquer publiquement à leurs utilisateurs les évolutions qu’ils peuvent s’attendre à voir.

Les roadmaps publics listent les mises à jour de fonctionnalités et les changements dans la manière dont le produit fonctionne. C’est utile à la fois pour les utilisateurs et pour les développeurs qui savent à quoi s’attendre. Certaines entreprises activent même le Power-Up Vote afin que les utilisateurs votent pour les fonctionnalités qu’ils souhaiteraient avoir. Il est également possible d’activer les commentaires dans les cartes, comme sur le tableau Trello de Buffer.

Twitter a d’ailleurs publié le roadmap de leur API sur un tableau Trello public afin de prévenir les développeurs des fonctionnalités qui vont être traitées en priorités, et de celles qui vont être rendues obsolètes.

Ressources et modèles : Les gens qui veulent un endroit où recenser une liste de ressources et les partager en masse peuvent le faire avec un tableau Trello public. C’est souvent pratique pour les personnes qui font des cours en ligne ou simplement pour les gens qui veulent faire une démonstration de l’usage qu’ils ont de Trello avec un exemple de tableau.

Beaucoup de blogueurs et d’experts en productivité utilisent les tableaux publics comme un espace de stockage de liens et de ressources qu’ils veulent partager avec leurs lecteurs. Philip Rogers, coach en méthode agile, utilise un tableau Trello public pour partager ses rétrospectives et ses exercices.

Vous pouvez consulter toute une galerie de tableaux publics sur la page d’inspiration de Trello. Vous y trouverez des milliers d’exemples à copier et à paramétrer comme bon vous semble.

Maintenant, vous savez tout. Chacun des trois niveaux de confidentialité de Trello correspond à différents workflow et cas d’usage. Les tableaux Trello sont paramétrables à l’infini, il est donc facile d’en configurer un qui répond à vos besoins et à ceux de votre équipe.

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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