Pilotage de projet : une feuille de route, un cap et des astuces pour des projets qui décollent

Nous l’avons tous fait à un moment donné, que vous soyez ou non chef de projet —vous avez un projet à livrer. L'équipe est prête, mais fatiguée, éreintée.

Bon, nous ne sommes pas tous sur le devant de la scène prêts à briller de mille feux (je n’ai certainement pas ce talent), même si il est probable que la plupart d’entre nous aient collaboré à un moment donné au pilotage d'un projet au sein d'une équipe. Démarrer un projet peut parfois gérer de l'appréhension. Pour avoir la certitude d'obtenir les résultats escomptés, il vous faut une méthodologie de planification de projet solide et bien ficelée.

Heureusement pour vous, nous avons un tableau Trello prêt à l'emploi que vous pouvez facilement copier pour lancer votre piloter votre projet en quelques secondes!

Pilotage de projet aux petits oignons

Avant d’entrer dans les détails, parlons des clés de la méthodologie de projets d’équipe. Une bonne gestion de projet pour vous aider de trois manière:

1. Organiser l'ensemble des informations. Puis celles qui arrivent au compte goutte.

2. Effectuer le suivi des tâches et leur statut à chaque étape du processus.

3. Réduire les goulots d'étranglement en informant les bonnes personnes, au bon moment.

Donc, si nous devions traduire ces besoins dans un outil pour piloter votre projet, votre équipe aura besoin de :

1. Un endroit pour gérer les infos et stocker tous les détails pertinents.

2. Une représentation visuelle du travail en cours, en plus de ce qui a été fait et de ce qui reste à faire.

3. Un moyen facile de faire intervenir les bonnes personnes à chaque étape du projet.

Voyons à quoi ça ressemble!

Sachez jongler avec brio avec tous les détails du projet 😎

Je vous présente le chef de pilotage : votre tableau de projet.

C'est ici que votre équipe collabore sur tous les détails—depuis votre réunion de lancement jusqu'à la dernière tâche du projet. Chaque liste contient des informations importantes. Regardons donc ce flux de travail en détail pour comprendre comment il peut vous aider à centraliser les flux et les informations, et maintenir tout le monde sur la bonne voie.

Liste "Ressources du projet"

Parmi les divers objectifs de votre outil de gestion de projet, vous devez stocker tous les détails importants et de haut niveau à un endroit donné. Cette liste est parfaite pour toutes les directives / astuces sur la manière d'utiliser le tableau pour piloter le projet (comme par exemple bien spécifier l'usage des étiquettes des cartes). La liste sert également à répertorier tous les membres de l'équipe liés au projet.

C’est également un excellent endroit pour annoncer les mises à jour de manière asynchrones. Dans le cadre d'un bon accompagnement et gestion du projet, vos collaborateurs peuvent publier une mise à jour hebdomadaire (ou selon l'intervalle qui vous convient). Cela signifie qu’en un coup d’œil, vous pouvez rapidement avoir une vue d’ensemble de votre projet.

✨ Bonus : mettre à jour l'avancement des tâches sur chaque carte est une pratique conseillée pour un bon pilotage de projet à distance !

Liste "Questions pour la prochaine réunion"

Nous avons tous participé à une réunion qui aurait dû être un mail. Cette liste est là pour garantir que les réunions de pilotage projet de votre équipe ne tombent pas dans ce piège !

Tous les membres de l’équipe peuvent ajouter des cartes à cette liste avec toutes les questions et points qu'ils souhaitent aborder lors de la prochaine réunion. Cela présente une double utilité :

1. D'abord, en permettant de créer un ordre du jour objectif afin d'éviter la dispersion lors de la réunion.

2. Ensuite, cela peut permettre d'anticiper certaines réponses et de diminuer le nombre de points à traiter durant la réunion.

Voyez un peu le niveau d'enthousiasme que vous allez obtenir en appliquant ces quelques bonnes pratiques pour un pilotage efficace de vos projets:

Une étude réalisée par Atlassian conclut que la conduite de réunions qui ne sont pas nécessaires coûtent aux entreprises américaines 37 milliards de dollars en charges salariales. Alors, gagnez en efficacité (et économisez de l'argent !) dans la gestion de vos projets avec des réunions plus efficaces.

Liste "À faire"

Un grand classique de la gestion de projets. Cette liste est auto-explicative, mais comme j’ai besoin d'écrire un certain nombre de mots pour cet article... Plus sérieusement—nous avons tous besoin de motivation pour faire le travail que nous avons assumé lors de ces satanées réunions. 😉

Gardez une carte pour tout ce qui rentre dans cette liste. Toute nouvelle tâche de projet doit commencer ici : qui travaille sur quoi et pour quand.

C’est là que certaines des fonctions Trello montrent tout leur potentiel pour faciliter le pilotage de votre projet:

• Ajouter des membres de l'équipe aux cartes pour indiquer rapidement qui est le responsable de chaque tâche.

• Dates limites pour donner un aperçu rapide de quand une tâche doit être terminée.

• Commentaires pour permettre une discussion rapide et asynchrone en lien avec la tâche.

• Checklists pour permettre de planifier tous les détails du projet.

Centralisez toutes les discussions, les commentaires et le partage de fichiers sur une seule carte pour chaque tâche. Incroyable : tout cela paraît tellement bien organisé que je pourrai presque me faire passer pour un adulte responsable !

Ensuite, au fur et à mesure que l'avancement de chaque tâche progresse, vous pouvez déplacer la carte dans les autres listes qui représentent selon son statut.

Liste "En attente"

Si vous avez déjà piloter un projet, vous connaissez l'importance de cette liste. Pour que votre liste de tâches reste aussi fringante que le Prince de Bel-Air en personne, la liste "En attente" est l’endroit idéal pour les cartes presque terminées. Pendant que les avocats terminent la relecture du contrat, ou que vous attendez la dernière signature, vous pouvez mettre la carte de côté et vous attelez à la prochaine étape.

Liste "Tâches bloquées"

Vous pouvez planifier un projet à la perfection, il y aura toujours des grains de sable qui viendront perturber la plus parfaite des mécaniques. Au lieu de laisser traîner une carte qui prend racine, déposez-la dans cette liste lorsqu'elle est soumise à un blocage.

La liste des tâches en cours reste ainsi à jour vis à vis des activités qui sont réalisables, sans pour autant laisser la carte tomber dans les oubliettes. Configurez les dates limites pour repêcher une carte délaissée.

Une carte, c’est un peu comme une plante grasse : il est facile d’oublier de s’en occuper. Vérifiez que vous avez bien activé le Power-Up Carte inactive pour vous assurer qu'aucune carte n'est ignorée. Cela ajoute une couche visuelle supplémentaire à vos tableaux de pilotage de projet et vous évite de manquer une carte vitale ! (sans jeu de mot)

Liste "Terminé" (i.e : Heure de la Célébration !)

Profitez pleinement de la satisfaction éprouvée lorsqu'on déplace une carte dans la liste "Terminé". 🎉 Vous l'avez bien mérité !

En plus de vous débarrasser des tâches et des cartes terminées, cette liste est un super outil de suivi de projet en fournissant un bon aperçu de ce que votre équipe vient d'accomplir. Parfait pour être au courant des dernières réalisations de l'équipe et des progrès effectués.

Mettez les gaz lors de votre prochain pilotage de projet

Aucune méthodologie de gestion de projet n'est parfaite. Piloter un projet va toujours comporter des difficultés spécifiques, mais centraliser toutes les informations, collaborateurs et discussions dans un seul et même outil de suivi de projet va grandement vous faciliter la tâche.

Le tableau de conduite de projet présenté en exemple dans cet article va vous aider à démarrer du bon pied ! Alors, essayez-le — j'espère qu'il vous sera bien utile !

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