Parfois, les projets prennent de l’ampleur. Tellement d’ampleur, en fait, que vous ne parvenez plus à garder une vue d’ensemble de ses différentes parties et de comment elles sont liées les unes aux autres.
Lorsque les projets grandissent, un autre aspect important est généralement perdu dans la planification des tâches : quelles cartes Trello doivent être terminées avant que d’autres cartes puissent être commencées. On appelle généralement ces dépendances des relations parent/enfant ou encore des epics ou des stories en développement agile.
L’équipe de Substantial,un studio de production numérique basé à Seattle, s’est retrouvée confrontée à cette situation et heureusement d’ailleurs, car ils ont créé le Power-Up Hello Epics afin de gérer les dépendances de cartes et de simplifier la planification des tâches dans la gestion de projets avec Trello.
Le Power-Up Hello Epics se sert des dépendances pour vous aider à développer les nouvelles fonctionnalités d’un produit, à réaliser la planification des tâches ou à explorer les domaines spécifiques d’un projet. Une dépendance est le terme utilisé pour décrire la relation entre une carte présentant un concept global — appelée carte « parente » — et une carte décrivant une spécificité liée — c’est la carte « enfant ».
Avec le Power-Up Hello Epics, vous pouvez créer et attacher des cartes enfants aux cartes parentes, voir en un coup d’œil le statut de chaque carte enfant au sein d’une carte parente, suivre visuellement l’avancement des cartes enfants et naviguer rapidement sur chaque carte associée.
« Chez Substantial, l’un de nos principaux problèmes était de suivre l’évolution de travaux importants, sur les projets internes à l’entreprise comme sur les projets externes, » explique Heather Grisworld, qui occupe le poste de Senior Engagement Manager. « Hello Epics nous aide à voir tous les éléments liés, où qu’ils soient sur le tableau, et à nous rendre compte rapidement du travail qu’il nous reste à faire. Nous pouvons ainsi mieux définir ce qui est le plus important, à faire en priorité, sans jamais oublier une carte en bas de la liste. »
Agrandir l’arbre généalogique
Avec le Power-Up Hello Epics, il est très simple de prendre un grand projet (la carte parente) et d’en faire plusieurs cartes (les cartes enfants), pour chaque composant, faciles à suivre.
Disons par exemple que vous êtes en train de préparer une conférence. Ce projet comporte beaucoup de tâches importantes (rechercher d’une salle, trouver des conférencier, faire la promotion de la conférence, etc) qui peuvent être subdivisées. Vous avez, bien sûr, la possibilité d’en faire des listes, mais dans les cas complexes, vous pourriez avoir besoin d’une carte pour chaque sous-tâche.
Par exemple, vous pourriez créer une carte parent pour « Trouver une salle » et la séparer en sous-tâches :
- Lister les lieux possibles
- Entrer en contact avec les loueurs de salles disponibles
- Obtenir les devis
- Étudier les devis
- Accepter un devis
Chacune de ces sous-tâches demande un niveau de précision supérieur à ce qu’une liste à cocher peut offrir : définir une date butoire, désigner les personnes chargée de la sous-tâche, ajouter des pièces jointes, etc. La solution est donc de définir des cartes enfants et de les associer à la carte parente.
De plus, Hello Epics affiche, dans la carte parente, la liste à laquelle chaque carte enfant appartient. C’est plus efficace que la gestion des sous-tâches avec une liste à cocher, car Hello Epics mit à jour en temps réel les cartes parentes et donne plus de finesse que simplement cocher les éléments d’une liste.
Voici comment construire votre petite famille :
- Cliquez sur «Attach Children » ( Associer des enfants ) en haut de la carte parente.
- Sélectionnez « Create and Attach children » (Créer et associer de nouveaux enfants.)
- Indiquez le nom de chacune des cartes que vous voulez créer.
- Sélectionnez la liste dans laquelle vous voulez ajouter les nouvelles cartes.
- Cliquez sur le bouton « Done » (Terminer).
De nouvelles étapes apparaissent souvent dans la planification des tâches et la réalisation, mais il y a une manière simple de s’assurer que tous les enfants sont bien rattachés à la famille. Si vous avez déjà créé des cartes au moment de faire la carte parente, ou que vous en créez de nouvelles ensuite, et que vous voulez les associer à cette carte parente, utilisez la fonctionnalité « Attach existing children » (Associer des enfants existants) et choisissez les cartes à rattacher.
Construire un lien familial
Hello Epics est un Power-Up avec lequel il est très facile de débuter, et vous pouvez le personnaliser pour qu’il corresponde totalement à votre workflow. Une fois que le Power-UP est activé sur votre tableau, cliquez sur le bouton Hello Epics en haut du tableau et sélectionnez « Paramètres du Power-UP. »
Lors de la création de nouvelles cartes enfants, Hello Epics vous permet de définir des listes par défaut où les cartes seront ajoutées. Cela peut-être une liste de la carte parente ou dans une liste telle que « À faire » ou « Mis de côté » (ce qui revient à peu près à envoyer vos enfants dans leur chambre).
Puisque, souvent, commencer de nouvelles cartes ne peut se faire que lorsque d’autres, dont elles dépendent, sont terminées, il est important d’avoir un suivi des cartes lorsqu’elles passent dans la liste « Terminé. » Si vous définissez la liste « Terminé » par défaut pour un tableau, Hello Epics mettra à jour automatiquement la carte parente lorsque les cartes enfants seront complétées, et il vous sera alors plus facile de voir quand la prochaine tâche est prête à être commencée.
Pour le cas où vous auriez besoin de plusieurs listes « Terminé » dans votre workflow, vous pouvez repérer les tâches accomplies en sélectionnant l’option « Toutes les listes commençant par… » ou « terminant par… » et en ajoutant le mot qui correspond à votre critère. Par exemple, pour une liste des tâches terminées par mois (Terminé en juillet, Terminé en juin, etc.), choisissez « Toutes les listes commençant par… » puis saisissez « Terminé » et Hello Epics considérera que toutes les cartes présentes dans les listes commençant par « Terminé » seront des tâches accomplies.
Une étiquette indiquant le nombre de cartes enfants terminées apparaît à l’avant de chaque carte, ce qui permet aux chefs de projets et aux personnes concernées de voir un en coup d’œil les progrès effectués sur chaque epic dans le tableau.
Inception pour les équipes agiles
Enfin, pour les grands tableaux servant à la planification des tâches de plusieurs projets d’envergure, Hello Epics permet d’avoir plusieurs générations en définissant les cartes parentes comme étant des enfants d’autres cartes parentes. Cela peut ressembler à une version agile du film Inception, alors regardons à quel point cela peut être utile.
Si votre équipe développe un nouveau produit, vous allez peut-être avoir une application web, une application Android, une application iOS et même des applications de bureau qui vont toutes êtres gérées sur un même tableau Trello. Les cartes représentant chacune de ces applications peuvent être des cartes parentes, avec des enfants qui peuvent à leur tour être des parents pour des sous-tâches plus petites concernant la recherche, l’interface, le développement, le marketing et ainsi de suite jusqu’à avoir des cartes représentant les plus petites actions à réaliser.
Hello Epics rend aisée la planification des tâches pour de larges projets dans un seul tableau car tout y est rangé hiérarchiquement, ce qui permet à chacun dans l’équipe d’avoir la vision globale du projet et de descendre jusqu’à la plus petite sous-tâche en à peine quelques clics.
Faites découvrir le Power-Up Hello Epics à votre équipe dès aujourd’hui, et commencez à établir des liens familiaux qui dureront toute la vie (ou du moins, tout le cycle de vie d’un projet).
Hello Epics est gratuit pendant les 30 premiers jours et propose ensuite des tarifs à partir de 3,25$ / mois et par membre de l’équipe avec une souscription à l’année.
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