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Comment préparer ses vacances avec Trello? «Tous à Board» !

Vous trouverez, entre autres, dans cet article, tous les conseils de nos amis de AirHelp sur la réservation des vols et la gestion des bagages perdus.

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Bien préparer ses vacances peut-être passionnant : rechercher ce que vous souhaitez visiter, dans quel cadre vous souhaitez dormir ou encore planifier ce que vous allez manger. L'ensemble de cette démarche peut vous dépasser par son potentiel qui semble, en effet, illimité. Une publicité bon marché pour des billets d'avion apparaît dans votre boîte de mails et, soudain, de nombreuses opportunités s’offrent à vous !

Cependant, avant de vous prendre pour un Magellan moderne, n'oubliez pas toute la logistique à gérer dans votre quête de nouvelles destinations. Je vous assure, Trello vous sera d’une grande aide pour préparer vos vacances, du choix de votre itinéraire au budget, pour que vous puissiez profiter au maximum de votre voyage en terres inconnues.

Allez chercher votre longue-vue, nous nous chargeons du reste !

Dessinez un plan dans le sable

La première étape pour bien préparer ses vacances commence avec votre tableau Trello. Les listes de tâches requises pour un tableau parfait de « Planification des vacances » peuvent varier. Certaines listes de tâches nécessitent le format bien connu « À faire », « En cours », « Réalisé ». D’autres listes résument et regroupent tout simplement les informations et les liens de vos confirmations de réservation d’hôtel ou de location de voiture, pour faire simple, toutes ces informations qu’il vous faudra conserver au cours du voyage.

Par exemple, les listes potentielles pour votre tableau pourraient être « À faire avant le départ en voyage » et « Terminé », mais également « Lieux propices pour manger / boire » ou encore « Attractions à ne pas manquer ».

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La nature infiniment flexible de Trello rend cet outil idéal pour planifier un voyage, surtout si vous partez en groupe. Si le tableau de bord Trello avait existé lorsque j’avais 13 ans, nous aurions eu une une carte définie comme « OMG nous devons aller au Hard Rock Cafe de Disney World parce que NSYNC y a mangé ! ». Bel itinéraire n’est ce pas ?


Le fait est que pour une planification de voyage, il y a autant de façon de structurer une carte Trello que de destinations à visiter.

Checklists et contrôle des sacs

La préparation des vacances nécessite de suivre certaines règles intuitives : ne pas oublier le chargeur de téléphone portable, se rappeler qu’un hôtel vraiment bon marché peut cacher quelque chose et ne jamais considérer que l’on peut se passer d’une checklist !

Il y a une tonne de choses à faire lorsque vous planifiez un voyage, il est donc utile de prévoir une carte pour chaque tâche. Très utile : ajouter derrière chaque carte une checklist des tâches. Un bon exemple serait de concevoir une carte par personne, puis d'ajouter une checklist à la carte indiquant à ces personnes tous les éléments indispensables avant de monter à bord. Grâce à cet outil, vous n’oublierez plus jamais le chargeur de votre téléphone portable. Vous pourrez ainsi rester connecté et poster en temps réel sur Instagram tous vos selfies à la piscine.

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D’ailleurs concernant les bagages, connaissez-vous vos droits dans le cas où votre bagage déciderait d’embarquer dans un autre avion et de ne vous rejoindre que plus tardivement... ou encore s’il se perdait ? Connaître les différents recours est malheureusement nécessaire !  Nicolas Michaelsen est le co-fondateur de AirHelp, une entreprise qui aide les passagers à récupérer l'argent auprès des compagnies aériennes en cas de perturbations subies sur leurs vols. Nicolas Michaelsen nous confirme que beaucoup de passagers ne réalisent pas qu'ils ont droit à une certaine somme d'argent si leur bagage est perdu ou, même, s’il arrive en retard. Pour faire simple, le montant de cette somme dépend du contenu du bagage.

Plus précisément, pour Nicolas Michaelsen « Tout dépend de ce que vous pouvez prouver », il ajoute « une bonne idée donc serait tout simplement de prendre quelques photos du contenu de vos bagages avant votre départ afin d’être en mesure d’apporter une preuve en cas de mauvaise surprise à l’arrivée ». Trello sait apprécier les bonnes astuces et n’a pas manqué d'intégrer celle-ci à son outil : prenez une photo directement à partir d'une carte sur votre application Trello, cette photo sera automatiquement attachée à cette carte.

Pas de panique dans les airs

Avant d’embarquer sur votre vol et de boucler votre ceinture pour le décollage, il y a une tonne de choses à faire. Pour les tâches qui méritent de plus amples détails, n’hésitez pas à créer une carte spécifique. D’autres doivent être réalisées avec anticipation comme s'assurer que les passeports sont à jour ou encore planifier les soins nécessaire avant le voyage pour votre animal de compagnie (ce cher Sparky).

Configurez des dates d’échéance, pour vous assurer que ces tâches seront réalisées à temps. Une fois la tâche réalisée, cochez la date pour marquer la carte comme terminée. Les personnes qui vous accompagnent en vacances seront rassurées sur le bon déroulement de la préparation des vacances.

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Réserver un vol en avance est aussi un mal nécessaire. Sur ce point, certaines personnes sont meilleures que d'autres. Assurez-vous d'assigner cette carte à votre ami ou à votre camarade chasseur de bon plan le plus impitoyable. Nicolas Michaelsen vous donne quelques conseils importants pour optimiser votre recherche : « Ce que vous devriez savoir quand vous allez sur un site pour obtenir le prix d’un billet d'avion et que l’on vous annonce qu'il n'y a plus qu'un seul siège disponible sur ce vol et à ce prix ... cela ne signifie pas qu’il n’y a plus d'autres sièges disponibles sur ce vol », explique-t-il, en réalité « Cela signifie, qu’à ce prix et à ce moment précis, sur ce site, il n'y a plus qu'un siège disponible à la vente ».

Ainsi, au moment de votre recherche, le site, par ce message, vous indique qu’il n’est tout simplement pas autorisé à vendre d’autres sièges à ce prix. Il est tout à fait possible que plus tard, un billet pour ce même vol soit vendu à un prix différent et potentiellement plus bas. ».

Si vous essayez rapidement de vous faire une idée du prix d’un billet mais n'êtes pas encore prêt à  l’acheter, il vous est toujours possible sur Trello d’indiquer ce prix dans un commentaire ou d'utiliser un champ personnalisé au dos d'une carte. Grâce au jour et à l’heure du commentaire, vous saurez toujours quel a été le prix aux différents moments de votre recherche.

Comment préparer ses vacances sans se ruiner ?

En plus des vols, il y aura beaucoup d'autres dépenses à prendre en compte durant le processus de préparation de vos vacances. Des dépenses d’hôtels, de restaurants et bien d’autres… c’est votre carte bancaire qui va vouloir prendre des vacances à ce rythme ! Heureusement avec Trello, vous gardez un œil sur vos dépenses directement depuis votre tableau.

Recherchez sur Internet des offres spéciales ou même un forfait vacances. Beaucoup d’hôtels vous proposeront sûrement des tarifs abordables qui collent avec votre budget, notamment si vous voyagez en famille. Ajoutez ces options d'hôtels et d'excursions sous la forme de cartes accompagnées de pièces jointes et utilisez le Power-Up Costello pour suivre la prévision de vos dépenses. Le Power-Up Costello vous indique le prix à l'avant de la carte mais également le montant total en haut de votre tableau.

Vous pourrez ainsi, en un coup d'œil, déterminer si vous êtes dans votre budget ou si vous devrez sacrifier votre visite du musée de Gaudi lors de votre passage à Barcelone.

Visitez plus et profitez plus avec ces Power-Astuces Trello

Maintenant que le cauchemar de la préparation des vacances, planification des vols et budgétisation du voyage est terminé, essayons de nous divertir un peu et parlons tourisme ! Vous avez envie de réserver quelques attractions populaires à l'avance. C’est sûrement le cas si vous voyagez avec des adolescents un peu blasés des traditionnelles vacances en famille. Mentionnez l’intention de passer une journée dans un parc d’attraction et vous serez certain de revenir rapidement dans leurs bonnes grâces.

Ainsi lorsque vous recevez un e-mail de confirmation de l'une de ces attractions, utilisez la fonctionnalité d’envoi de mail dans un tableau pour conserver toutes ces informations sur une seule carte. Si vous êtes un fan de G-Suite, vous pouvez également créer des cartes directement depuis votre boîte de réception avec le module complémentaire Trello pour Gmail. Ainsi, au lieu de fouiller dans votre sac à la recherche de votre itinéraire imprimé sur papier, vous pourrez tout simplement ouvrir une carte sur votre téléphone et accéder facilement à vos billets, numéros de suivi de réservation et confirmations.

Avec le mode hors ligne disponible sur l'application mobile Trello, vous pourrez, sans accès au données mobiles et sans wifi, vérifier les détails importants depuis votre tableau ou apporter des modifications pendant votre périple.

Dernière astuce pour préparer vos vacances: ne créez pas votre tableau de zéro. Profitez de notre modèle de tableau, copiez-le gratuitement et inspirez-vous en pour créer votre propre version personnalisée!

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Trello ne peut pas prédire la météo ou garantir que votre vol ne sera pas retardé mais il peut vous aider à rester zen avant votre voyage ou en cas d’imprévu. Et si votre vol est retardé ou annulé, consultez AirHelp afin de savoir si vous pouvez prétendre à un remboursement. Avec le tableau Trello qui vous suit dans tous vos déplacements et tous les détails de votre voyage réglés minutieusement, vous allez bientôt vous envoler vers des vacances bien méritées. Bon vol !

À lire : Comment trouver le job de vos rêves ?

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