Comment préparer une réunion de travail efficace? Finissez-en avec ces réunions qui n'en finissent pas !

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Les réunions grignotent le temps. Le temps, c'est de l'argent. En réalité, le temps est plus important que l'argent. C'est votre précieuse énergie qui, une fois épuisée, ne revient plus.

Comprenez-nous bien. Rêvasser, écrire de la poésie, méditer, se remémorer les paroles d'une chanson, ou griffonner un personnage de BD...tout ça vaut la peine d'y passer du temps. Mais pas une réunion—à moins que tout cela soit justement le but ultime de cette réunion (envoyez-nous une invitation svp !).

Imaginez-vous sortir d'une réunion en vous sentant libéré·e, délivré·e. Vous avez une vision globale et claire de la place et de l'importance de votre travail. Vous savez quelle est la prochaine étape. Et le reste de l'équipe aussi.

Impossible ? Pas du tout. Nous sommes nombreux à être prédisposés à croire que les réunions de travail sont un mal nécessaire. En même temps, nous ne faisons pas beaucoup d'efforts pour rendre celles-ci plus efficaces.

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Selon une étude d'Atlassian, 50% des réunions sont considérées comme inefficaces. Cela signifie que les participants en ressortent sans objectif clair et qu'ils ne parviennent pas à accomplir les étapes suivantes de leur travail. Même si le temps passé ensemble est perçu comme collaboratif et efficace, ce n'est pas un temps passé à produire. Cette même étude a révélé que les entreprises américaines dépensaient 37 milliards de dollars en salaire pour des réunions inutiles. L'argent s'envole littéralement par la fenêtre du bureau.

Donc, si vous êtes face à un agenda rempli de réunions, il est peut-être temps de prendre le taureau par les cornes et de le rendre plus attrayant—sans prendre un cours ni assister à un autre séminaire pour améliorer vos compétences en matière de réunion efficaces.

Donc on arrête de râler, car la solution est là ! (et facile à mettre en place)

merci

Relooking d'une réunion efficace

Nous avons mis au point quelques recommandations infaillibles pour ne plus perdre de temps ainsi qu'un un tableau Trello gratuit que vous pouvez copier pour profiter d'un avenir heureux où vos collègues participeront aux réunions de l'équipe sans aucune frustration.

Tableau Trello de Réunions hebdomadaire d'équipe

Copier le tableau

Explorons en détail comment transformer vos réunions d'équipe hebdomadaires une bonne fois pour toutes.

Découvrez votre nouveau tableau favori

Avant de vous asseoir à la table de réunion, jetez un coup d’œil au tableau des Réunions Hebdomadaires d’Équipe. Mais avant toute chose : voyez-vous cette liste intitulée "Modèle de réunion"? ⬇️ Utilisez cette liste pour la préparation de votre prochaine réunion de travail.

Comment copier une liste Trello

Accéder au tableau

Si vous avez tendance à préparer vos réunions de travail à peine quelques minutes avant, il va falloir que cela change. Une conduite de réunion efficace nécessite quelques jours de préparation pour donner à votre équipe le temps de se préparer également. Ici à Trello, nous organisons des réunions d'équipe hebdomadaires et bihebdomadaires et tenons à rappeler à toutes les personnes impliquées de commencer à ajouter des cartes qui feront l'objet d'une discussion 4-5 jours ouvrables avant la réunion.

En général, nous le communiquons via chat ou en envoyant des rappels pour tout le monde. Une fois que la liste de réunions a été partagée, n'importe qui est libre d'ajouter des cartes à la liste à partir du moment où celle-ci a un intérêt pour au moins le quart de l'effectif de notre équipe.

comment ajouter des cartes sur une liste
Placez les cartes sous l'espace réservé "À discuter lors de la prochaine réunion" pour les éléments qui seront traités la prochaine fois. Lorsqu'un membre de l'équipe crée une carte, demandez-lui d'y ajouter son nom afin d'établir une association visuelle entre les éléments proposés et la personne qui souhaite les discuter.

Quels sont donc les meilleurs types de cartes pour préparer une réunion d’équipe?

Vous voudrez peut-être signaler que vous avez remis un nouveau projet. Pourquoi ne pas fournir un résumé des expériences et des apprentissages clés aux autres membres de l'équipe et veiller à inclure également les erreurs qui ont été commises?

comment mettre des pièces-jointes sur une carte
Ajoutez des images, des fichiers et des checklists à vos cartes de réunion pour fournir le plus d'informations possibles et augmenter l'implication.

Vous avez besoin des lumières de vos coéquipiers sur un travail que vous êtes en train d'exécuter ? Même si vous demandez des feedbacks ou des idées de manière asynchrone, utiliser la réunion comme prétexte peut s'avérer extrêmement utile.  

Avez-vous appris quelque chose de nouveau lors d'une conférence à laquelle vous avez assisté? Le transfert de connaissance est la clé de l'innovation et est apprécié par tous.

Les coéquipiers peuvent ajouter des commentaires, des questions ou des suggestions aux cartes de réunion avant que celle-ci n'est lieu afin que le propriétaire de la carte puisse se préparer.

commentaires sur carte Trello

Si vous avez des rituels ou des procédures qui se répètent chaque semaine, veillez à les laisser sur votre liste modèle de conduite de réunion afin qu'elles restent sur la liste toutes les semaines. Par exemple, il peut s'agir d'actualisations générales pour l'équipe ou même de la reconnaissance des efforts de l'équipe ! (Ici à Trello, nous les appelons les "Team Bravos")

checklist sur une carte Trello

Tout le monde a son rôle à jouer dans la préparation d'une réunion

D'accord, peut-être que TOUT LE MONDE n'a pas TOUJOURS un rôle actif à TOUTES les réunions. Mais pourquoi ne pas désigner un animateur pour la conduite de réunion ou un secrétaire responsable de la prise de note pour garder des traces de ce qui y est dit ? Voici comment cela fonctionne :

Animateur de réunion

À chaque réunion, il pourrait y avoir une nouvelle tête sur la carte "animateur de la réunion". Ils sont responsables de faire un topo aux participants de dernière minute (en leur envoyant un message s'ils sont absents), en assurant la conduite de la réunion, en faisant en sorte que chaque carte soit traitée sans diverger du sujet, et en réservant certains débats pour des réunions complémentaires ou de suivi si besoin.

Il faut que le responsable de la conduite de la réunion soit être une personne différente à chaque fois pour que celles-ci restent dynamiques.

⭐️ Astuce Pro : Suivez l'ordre alphabétique. Le premier responsable désigne le prochain et ainsi de suite.

Secrétaire

Un secrétaire de réunion est une personne qui prend des notes pendant la réunion. Ajoutez les notes dans la section des commentaires de la carte pour que votre équipe puisse examiner a posteriori les idées, les décisions ou les résultats.

Il y aura aussi le visage de quelqu'un sur la carte "secrétaire". Un volontaire ou même la dernière personne à arriver peut être le secrétaire et prendre des notes (cela encouragera tout le monde à arriver à l'heure 😉). Assurez-vous que cela soit clairement défini avant le début de la réunion. Au fur et à mesure des conversations sur les cartes figurant sur cette liste, le secrétaire ajoutera des commentaires résumant la conversation.

Animateur et secrétaire de réunion

Préparer une réunion de travail efficace à la perfection

Il est temps de commencer la réunion !

Commencer à l'heure et en gardant chaque sujet de discussion concis et précis, en dédiant de 2 à 5 minutes par questions. Cela aidera tout le monde à rester concentré et intéressé. Consacrer les 5 dernières minutes de la réunion à discuter des étapes à suivre. Cette étape devrait impliquer la création d'une liste d'éléments d'action, de délais et de propriétaires de chaque tâche.

Si le sujet est long (et que tout le monde y perd son temps), coupez-le poliment et suggérez de le traiter en dehors de la réunion. En finissant à temps, vous vous assurez que l’énergie des membres de l’équipe n’est pas épuisée.

N'oubliez pas que vous souhaitez idéalement pouvoir terminer votre réunion efficace en 45 à 60 minutes maximum. L'un des plus gros pièges de la tenue d'une réunion est d'avoir des participants qui manquent d'enthousiasme ou sont distraits—et plus la réunion est longue, plus cela risque de se produire.

Après la réunion, faites glisser la liste complète des réunions vers la section Réunions précédentes de votre tableau Trello. Cela vous aidera à garder un historique de toutes les réunions et facilitera l'accès aux points discutés pour les membres qui n'ont pas pu assister à la réunion.

déplacer une liste dans "Terminé" sur Trello

N’ayez pas peur de modifier le modèle de votre structure de réunion au fur et à mesure. Une fois par trimestre environ, demandez aux membres de votre équipe de commenter la structure de la réunion sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Leur contribution sera une source inestimable d’amélioration dans le temps. Avec un tableau qui fait référence aux réunions précédentes, vous pourrez voir en un instant comment elles ont évolué.

Préparer une réunion de travail efficace n'a plus de secret pour vous? Essayez notre flux de travail et dites-nous comment ça s'est passé!

Pour obtenir une copie de notre tableau de conduite de réunion et d'autres tableaux pour aider votre équipe à travailler plus efficacement, consultez notre nouvelle (et gratuite) boîte à outils pour les équipes Trello:

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À lire également: Comment mieux organiser vos réunions de travail? Appuyez sur l’accélérateur!

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