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Transformez le processus d’intégration en entreprise de vos collaborateurs à distance grâce à Zapier + Trello

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C’est un constat mondial, chaque année, le travail à distance se banalise et devient de plus en plus répandu. Nous même, chez Zapier, avons choisi d'emprunter cette voie en 2011. Sept ans plus tard, nous ne sommes pas revenu en arrière. Notre entreprise fonctionne avec plus de 135 collaborateurs travaillant à distance et répartis dans 15 pays différents, du Texas aux États-Unis à Zagreb, en Croatie.

En tant que salarié travaillant à distance pour une entreprise, chacun de nous doit être conscient de l’importance de la collaboration et de la communication dans notre travail.

L'une de nos valeurs fondamentales est d’ailleurs « la transparence par défaut ». Cela signifie que nous partageons ouvertement notre travail, son contexte, ses objectifs et les réalisations en cours afin de permettre aux autres collaborateurs travaillant également à distance d’être informés en temps réel. Pas le choix, lorsque vous ne pouvez pas vous arrêter devant le bureau d’un collègue pour connaître son avancement sur un projet.

Nous ne sommes pas parvenus à voyager dans le temps, à utiliser la téléportation ou des trous de ver (ce qui serait utile pour collaborer avec une équipe dispersée sur le globe). Cependant, avec plus de 1000 partenaires, nous avons accès aux meilleurs outils pour n’importe quel type de projet et nous parvenons à créer des ponts entre les applications grâce à l’automatisation. Et pour que nos différentes équipes collaborent, nous avons trouvé le dénominateur commun pour tous les projets de toutes nos équipes : Trello.

Voici le processus d’intégration en entreprise que nous utilisons chez Trello pour recruter, embaucher et intégrer de nouveaux collaborateurs, ainsi que quelques astuces sur les automatisations qui nous aident, au quotidien, à atteindre un objectif commun et à réaliser notre travail de manière productive en tant qu'équipe travaillant à distance.

Bonus : nous allons mettre à votre disposition les flux de travail que nous utilisons au quotidien, afin que vous puissiez vous en inspirer pour vos propres équipes.

Qu'est-ce que Zapier?

Zapier connecte les applications que vous utilisez tous les jours et automatise les tâches répétitives. Par exemple, supposons que vous avez beaucoup de pièces jointes sur votre compte Gmail et que vous souhaitez les enregistrer dans Dropbox. Zapier peut enregistrer ces pièces jointes instantanément sur Dropbox à chaque fois qu'un nouvel e-mail contenant une pièce jointe arrive dans votre boîte de réception.

Chez Zapier, les mots « déclencheur », « action » et « Zap » décrivent comment est réalisée d’automatisation du flux de travail:

  • Le déclencheur est ce qui initie un workflow. Dans l'exemple ci-dessus, le déclencheur serait la réception d’un email accompagné d’une pièce jointe dans votre boîte de réception.
  • L’action est ce que Zapier accomplit, dans le cas présent, sauvegarder la pièce jointe dans Dropbox.
  • Le Zap représente l'intégralité d'un workflow, y compris le déclencheur et toutes les actions.

Le recours à ces outils d'automatisation explique en partie comment Zapier équilibre productivité et gestion du projet avec le travail à distance. Un travail d’équipe réactif est également un facteur à prendre en compte.

Comment nous coordonnons le processus d’intégration en entreprise avec Trello

Zapier est une entreprise en croissance constante. Nous embauchons régulièrement de nouveaux collaborateurs et le nombre d’applications à intégrer est toujours croissant. Nous pensons que ce succès est dû à la popularité croissante du travail à distance. Il n'est pas rare que nous ayons au moins 10 processus de recrutements en parallèle, chacun avec des centaines de candidature.

Répartie dans différentes villes des États-Unis, notre équipe Opérations (ou « Equipe Ops ») a créé des workflow innovants pour que tout le monde soit informé des opérations en cours, pour coordonner le processus d’intégration en entreprise avec le chargé de recrutement et maintenir les candidats informés tous les sept jours de l’avancée de leur candidature.

En recrutant des candidats dans le monde entier, il est fort probable que l'Equipe Ops, le chargé de recrutement et le candidat travaillent dans des régions aux fuseaux horaires très différents. Pour aider à lutter contre la complexité d’une communication asynchrone, l'Equipe Ops utilise des canaux Slack privés pour communiquer avec le chargé de recrutement voir même avec le candidat.

Grâce aux possibilités d’automatisation offertes par Zapier, les emails du candidat et les messages Slack importants sont transformés en cartes Trello lors de chaque nouvel entretien. Voici comment l'Equipe Ops gère des milliers de candidats dans son processus d'embauche :

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Puisque l'Équipe Ops ne peut pas utiliser physiquement un tableau d'affichage ou un tableau blanc, c’est une carte Trello qui centralise le processus d’embauche virtuellement. La première liste rassemble toutes les informations, des courriels aux messages privé émis par Slack ainsi que les informations de notre système de gestion des candidats, Workable. Bonnie Walton, spécialiste de l’équipe Ops dans l’identification des meilleurs talents, s'occupe des courriels et des messages en les priorisant et en les publiant sur Trello. Associer une étoile de “priorité” pour les messages de Gmail, Slack ou Workable, c'est comme épingler une note sur un tableau d'affichage pour l'Équipe Ops - cela fait ressortir le message et attire l'attention de tous les membres de l'Équipe sur celui-ci.

Une fois que les messages mis en valeur deviennent des cartes Trello, Bonnie peut les trier avant chaque entretien selon l’avancée du candidat dans le processus d'embauche :

"Via Slack, un chargé d'embauche demande un entretien avec un candidat. Je marque ces messages avec une étoile pour qu’ils soient transmis à ma liste Trello. Ensuite, je déplace la carte dans la liste des entretiens à venir et je fixe une date pour un futur entretien avec le candidat. Lorsque la date de l’entretien est fixée avec le candidat, je mets la carte sur la liste de Surveillance et je change la date d'échéance de la carte au jour de l’entretien."

Au fur et à mesure que l’entretien approche, Bonnie met à jour la carte en apportant tous les modification éventuelles d’heure ou de date. Après l’entretien, la carte est déplacée dans une dernière liste. Si la carte n'a pas été déplacée vers une autre liste, un autre Zap l'archive automatiquement.

Mais qu'en est-il de cet engagement de réponse dans les sept jours ? Comment l'Équipe Ops parvient-elle à savoir à qui répondre et dans quel délai ? Pour ce faire, Bonnie utilise un autre Zap intégré sur Trello. Tous les lundi matin, Zapier cherche automatiquement les cartes de la liste en cours et envoie un rappel de suivi des candidats dans Slack pour chaque carte.

Avec seulement une poignée de Zaps et Trello, Bonnie et l'Équipe Ops ont créé un moyen de gérer l’ensemble de candidats - et ont également permis aux futurs collaborateurs de comprendre comment le processus d’intégration fonctionne dans notre société.

« Au fur et à mesure que notre équipe grandit, je pense que le fait d’avoir ce processus de sélection des candidats sur Trello aide vraiment les autres membres de l'équipe à intégrer le processus et à contribuer si nécessaire », explique Bonnie.

Comment les collaborateurs sont-ils formés ?

La formation à distance offre de nombreux défis particuliers. Imaginez ne pas être dans la même pièce que votre stagiaire, parfois même dans un pays différent. Malgré la distance, l’objectif reste la même : les nouveaux collaborateurs doivent être formés.

Deux équipes de Zapier ont organisé des sessions de formation au sein de Trello, en utilisant des cartes pour chaque individu, des listes de contrôle pour leurs « devoirs » et des listes pour l’avancée de la formation.

Chacun des collaborateurs de Zapier, quel que soit son rôle, travaille 4 heures par semaine auprès de l’équipe d’assistance technique. Nous avons nommé cette méthode le “All-Hands Support” (AHS), c’est à dire le support où tout le monde met la main à la pâte. Intervenir auprès de l’équipe d’assistance technique aide l'équipe de marketing à voir l’impact des campagnes et des e-mails publicitaires, tandis que les développeurs prennent conscience des points de blocage rencontrés par les clients et des améliorations possibles. Cette empathie entre nos équipes aide à renforcer la compréhension du travail de chacun dans notre entreprise et cela même si les collaborateurs ne travaillent pas dans un même lieu. Comme chaque collaborateur n’est pas spécialisé en assistance technique, les nouveaux collaborateurs suivent un programme de formation de plusieurs mois pour apprendre à répondre efficacement aux demandes.

Avec de nouvelles embauches localisés sur tout le globe rejoignant Zapier chaque semaine, l'équipe d’assistance technique a dû élaborer un plan de formation et un calendrier évolutifs et asynchrones permettant à chacun des collaborateurs en formation de s’exercer à tout moment. Quand un nouvel employé se joint à Zapier, une notification sous forme de «Webhook» parvient au nouveau coéquipier et l'inscrit automatiquement à la formation All-Hands Support sur Trello.

Une nouvelle carte liée au nouveau coéquipier est créée sur une liste Trello. Puis, un Zap ajoute automatiquement à cette carte une checklist de « devoirs ». Ces devoirs peuvent prendre la forme de lecture d'un document sur notre vision de l’assistance technique ou un exercice de mise en place d'un Zap avec ajout en commentaire de tous les problèmes rencontrés.

Au fur et à mesure que le nouveau collaborateurs parcourt la checklist et complète ses «devoirs», il sera emmené vers de nouvelles listes sur Trello, qui déclencheront de nouvelles checklists et de nouvelles notifications. Tout cela se déroule automatiquement à chaque passage d’une carte dans une nouvelle liste.

Les formateurs, à l'instar de Ryan LaBarge, expert du service clientèle de l'équipe d’assistance technique, émettent également des rapports à partir du tableau Trello :

"Une fois par mois, j'ai un Zap qui me résume le statut de tous les nouveaux collaborateurs en formation et rend compte de leurs progrès. Le Zap souligne également toutes les cartes déplacées dans la liste « Terminé », et envoie le rapport dans le canal Slack de formation."

Une fois le rapport dans Slack, l'équipe de formation peut collecter toutes les informations du mois et les partager avec l'entreprise. C'est également agréable de vérifier où en sont les nouveaux collaborateurs. Pour Ryan :

"Grâce à Trello, j'ai une vision claire de tous les nouveaux collaborateurs sur un workflow facile à comprendre afin de donner des consignes précises aux différents formateurs leur permettant de maintenir le processus en mouvement.

Séances de formation en interne avec à la clé une GIF Party !

Autre exemple: Chris VanderKolk, ingénieur en amélioration d'applications de l'équipe Plateforme, permet à tous les collaborateurs de débuter sur les même bases. Chris a créé la « Dev App School » de Zapier, un programme de formation qui enseigne aux collaborateurs de Zapier comment créer des applications sur Zapier.

Chris utilise les listes Trello pour suivre les progrès de chaque individu dans le programme de formation. Au fur et à mesure qu'une carte est déplacée dans une nouvelle liste, un zap ajoute de nouvelles checklist pour l’élève.

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Armé des Power-Up Trello et Zapier, Chris a construit ses nombreux workflows automatisés sans avoir à quitter Trello. Que ce soit en connectant Trello à Slack ou même Trello à Trello, Chris a construit la Dev App School à partir des possibilités du Power-Up.

« Nous utilisons essentiellement Trello comme une mini plateforme d’éducation à distance afin de diviser le processus d’apprentissage en paliers rapides et faciles à intégrer » explique Chris. « Nous utilisons également divers déclencheurs de Trello sur Zapier pour souligner les progrès des collaborateurs en formation, du moment où ils rejoignent la formation à son achèvement, c’est la fête des GIF ».

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Les GIF Party ne sont pas la seule façon d'automatiser les félicitations aux collaborateurs dans Slack. Notre centre d'aide, Help Scout, tient compte du nombre de clients que chaque collaborateur aide et publie un message chaque fois qu’il franchit une étape importante.

Comme le fait remarquer Chris VanderKolk: "Trello est particulièrement flexible, utilisé intelligemment avec Zapier, il peut faire à peu près n'importe quoi."

Se développer intelligemment et ensemble

Travailler à distance ne signifie pas sacrifier la productivité au confort.  Bien au contraire, il s’agit de combiner les deux. Que vous ayez 2 heures de retard sur un coéquipier ou 14 heures d'avance sur un autre, avec des outils flexibles et votre engagement à travailler de manière transparente, vous et votre équipe à distance pouvez être encore plus efficaces qu'une équipe qui travaille physiquement dans un même bureau.

processus-d-integration-en-entreprise-4L'équipe Zapier ensemble à leur dernier voyage d'entreprise

Dynamiser votre travail avec Trello et Zapier vous donnera plus de flexibilité et vous permettra de travailler plus intelligemment, tout en servant d’exemple pour votre équipe afin que vos collaborateurs cherchent à améliorer la manière dont ils travaillent.

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Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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