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Sous pression? Lâchez du lest et dites non au stress !

gestion du stress au sein de son équipe

À vos yeux, votre équipe est un groupe de Stakhanovistes - des pros de l'efficacité. Elle livre des projets bien ficelés les uns après les autres. Chaque membre de l'équipe s'attaque à sa liste de tâches avec stratégie et confiance. Et ils éteignent les incendies sans verser une goutte de sueur.

Du moins, c'est ce que vous aimez penser. Mais, si vous enlevez vos lunettes à filtre rose et que vous regardez de plus près, vous verrez peut-être des ongles rongés, des crises de nerfs et des employés qui se démènent.

Malheureusement, le stress professionnel au sein des équipes est devenu effroyablement courant. Selon une enquête, 52 % des travailleurs admettent ressentir quotidiennement des symptômes de stress professionnel. Et, selon une étude de Deloitte, 64 % des cadres affirment que la gestion des employés en burnout représente un problème urgent ou important à traiter.

Cela vous arrive de vous dire que les problèmes vont se résoudre d'eux-même ? Certes, l'équipe est débordée aujourd'hui, mais il suffit d'attendre la fin de la semaine... ou du trimestre... ou la fin de ce projet et tout ira mieux.

Mais, ce n'est presque jamais le cas. Les conséquences du stress au travail ont un effet boule de neige, et c'est la responsabilité du chef d'équipe de le reconnaître et de le résoudre. Ce n'est pas le moment de faire l'autruche et de prétendre que tout va bien.

"Leur en demander toujours plus sans tenir compte de leur charge de travail, de leur vie personnelle ou de leur santé mentale est la pire des choses à faire", déclare Michael Janiak, cofondateur et directeur de création chez Pattern.

Suivre de près l'état émotionnel de votre équipe n'est pas une tâche facile, mais c'est faisable. Voyons comment vous pouvez repérer les symptômes de stress professionnel au sein de votre équipe et comment vous pouvez alléger la charge de travail et préparer votre équipe à améliorer son bien-être au travail. Pour une bonne gestion du stress au travail : 3, 2, 1... c'est parti !

Votre équipe est-elle débordée ? Les symptômes de stress qui ne trompent pas

Et si une alarme assourdissante se déclenchait chaque fois que votre équipe commence à se sentir débordée ? Ce serait très utile...

Malheureusement, nous ne pouvons pas promettre que les symptômes de stress au travail sont aussi évidents à identifier que des sirènes et des gyrophares. Mais si vous faites l'effort de surveiller de près les sentiments et les performances de votre équipe, vous aurez beaucoup plus de chances de remarquer certains de ces signaux d'alarme.

1. Le niveau d'énergie est à la baisse

Lorsque votre équipe, normalement pleine d'entrain, d'énergie et d'enthousiasme, montre des signes de démotivation, c'est qu'il est temps de regarder de plus près ce qui se passe.

"Lorsque quelqu'un qui est habituellement impliqué et proactif se transforme en une personne uniquement réactive et en retrait, vous avez un symptôme", explique Amanda Goetz, responsable marketing de The Knot Worldwide.

En effet, des études prouvent que le stress professionnel est directement lié à la fatigue.

Vous en avez probablement fait l'expérience vous-même. Pensez à la dernière fois où vous étiez submergé.e par le travail, mais vous avez préféré faire une sieste. Coupable ? Pas si sûr. Plutôt qu'une paresse passagère, cela pourrait plutôt être une réponse physiologique à la charge mentale à laquelle vous étiez confronté/e.

2. La qualité du travail diminue

Vous pouvez généralement faire confiance à votre équipe pour fournir un travail presque sans faille, avec pratiquement aucune supervision. Mais ces derniers temps, il semblerait que la qualité de leur travail soit en baisse.

"Certains signes révélateurs importants à surveiller sont le travail incomplet, la baisse d'efficacité, une qualité de travail en baisse et des erreurs fréquentes", explique Dora Onyschak, vice-présidente régionale de Robert Half, basée dans le New Jersey.

Le manque d'implication est sans aucun doute en grande partie responsable de cette baisse de qualité, mais un stress professionnel trop important peut également nuire à la concentration, provoquer des retards et accroître la quantité d'erreurs. Une étude interrogeant des infirmières a révélé que le nombre d'erreurs était multiplié par trois lorsque les infirmières travaillaient en gardes de 12 heures au lieu de 8 heures et demie.

C'est logique. Lorsque votre équipe est surchargée de travail, elle n'a ni le temps ni l'énergie mentale nécessaires pour une bonne gestion du stress.

3. Les émotions sont à vif

Avez-vous remarqué que lorsque vous êtes particulièrement stressé/e, vous avez tendance à être beaucoup plus brusque avec les gens qui vous entourent ? Il en va de même avec votre équipe.

équipe stressée

Observez si "vos collègues sont plus concis et plus brusques dans leurs e-mails, leurs conversations et leurs interventions", dit Bari A. Williams, Esq. Chef du service juridique à Human Interest, Inc. "Dans ce cas, cela peut être un symptôme d'épuisement et de stress."

Les symptômes de stress sont nombreux, mais l'irritabilité et la colère figurent définitivement en tête de liste. Ainsi, si votre équipe est beaucoup plus brusque que d'habitude, cela peut être les conséquences d'un stress important au travail.

Ce n'est pas fini...

Les trois signes ci-dessus peuvent vous donner des indices sur la façon dont votre équipe se sent. Mais il est important de se rappeler que chacun gère le stress de façon différente.

"Il se peut que les choses ne se passent pas comme vous l'espériez", explique M. Williams. "Une personne peut être maussade et silencieuse. Une autre, plus extravertie, peut interagir de manière excessive parce que c'est la seule distraction qu'elle a actuellement. Certaines font juste le strict minimum. D'autres en font plus parce qu'elles s'ennuient. Alors, n'ayez pas peur de demander à vos collègues comment ils vont et ce dont ils ont besoin".

 

Dora Onyschak, vice-présidente régionale de Robert Half

 

"Je conseille toujours d'être attentifs à certains signes révélateurs [de surmenage], comme un travail incomplet, une baisse de productivité, une qualité de travail inférieure et des erreurs inhabituelles.

-Dora Onyschak, vice-présidente régionale de Robert Half, basée dans le New Jersey

Comment gérer le stress au sein de votre équipe

Aïe... En découvrant les trois symptômes de stress ci-dessus, vous vous êtes dit : "Oh mince... c'est exactement ce qui se passe avec mon équipe ces derniers temps."

Pas de panique. Le surmenage peut être surmonté. Il suffit de prendre les bonnes mesures et de bien l'aborder. Cependant, sachez que ce n'est pas quelque chose qui peut se résoudre avec une simple pizza ou une journée de congé. Il faudra une transformation culturelle importante et de profonds changements dans la façon dont votre équipe fonctionne.

Lorsque vous réalisez que votre équipe est rongée par le stress au travail, il est nécessaire d'apporter un rééquilibrage immédiat. Qu'est-ce que cela signifie ? Janiak et son équipe travaillent rapidement sur différents scénarios, notamment :

  • Est-il envisageable de déléguer une partie du travail à un autre membre de l'équipe ?
  • Est-il possible de repousser la date butoir du projet pour gagner un peu de marge de manœuvre ?
  • Est-il possible de diminuer le nombre de tâches à court terme et replanifier vos autres projets à venir pour diminuer le rythme ?
  • Un membre de l'équipe a-t-il simplement besoin d'un jour de congé pour se recentrer et se ressourcer ?

En somme, l'objectif est d'avoir une conversation ouverte avec votre équipe pour évaluer la situation actuelle et discuter de la manière dont vous pouvez régler le problème ne serait-ce que temporairement. Cela peut décharger votre équipe d'une partie de ses tâches à court terme, pendant que vous travaillez à la mise en place d'un plan à moyen et long terme.

4 façons d'éviter d'être complètement dépassé/e

Le vieil adage selon lequel la meilleure défense est l'attaque fonctionne très bien ici.

Il est difficile de remédier aux conséquences du stress d'une équipe débordée et, comme l'illustrent les solutions présentées ci-dessus, cela risque de mettre à mal les projets et les dates butoirs dont votre équipe ne fait normalement qu'une bouchée.

Bien sûr, vous devez faire ce que vous pouvez dans le feu de l'action. Mais, une fois que vous avez pris ces premières mesures urgentes, il est important que vous mettiez en place un groupe de travail qui s'attaque aux causes du stress au travail et qui protège votre équipe du burnout.

1. Construisez une forteresse contre le stress

Le surmenage n'est pas toujours lié au fait d'avoir trop de choses à faire. Parfois, la cause du stress professionnel est de ne pas savoir par où commencer parce que tous vos projets, tâches et objectifs sont un fouillis.

Il peut être judicieux d'implémenter des méthodes et des structures qui permettent d'organiser la charge de travail de votre équipe. Non seulement vous aurez une idée claire du travail à effectuer, mais vous ne perdrez pas de temps à chercher ce dont vous avez besoin (selon McKinsey, une personne passe en moyenne 20 % de sa semaine de travail à chercher des informations ou des collègues).

C'est pour résoudre ce problème qu'une solution comme Trello peut s'avérer pratique. Vous pouvez créer un tableau qui donne à chaque membre de l'équipe une vision claire des projets et tâches à effectuer et leurs dates butoirs respectives, et qui évite aussi ces redoutables boîtes de réception bondées et ces discussion interminables par e-mail.

En outre, les checklists de Trello permettent de mieux travailler en décomposant facilement les grands projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer. C'est un moyen infaillible de transformer un gros projet intimidant en le subdivisant en petites tâches abordables, qui sont par conséquent moins stressantes.

Checklist Trello contre le surmenage

2. Passez à l'action : prenez soin de vous

Selon Glassdoor, seul 23 % des employés prend la totalité de ses vacances. Pas facile de prendre soin de soi dans ces conditions.

Pourquoi ? De nombreuses raisons entrent en jeu, depuis la peur de prendre du retard à la culpabilité d'avoir besoin de la couverture de leurs collègues. Mais la principale raison vient de la culture d'entreprise qui n'encourage pas les vacances et n'en fait pas une priorité. Les deux tiers des salariés américains déclarent que leur entreprise évoque très peu ce sujet.

Cela tourne vite à la compétition du "à qui mieux mieux". Lorsque les employés voient leurs managers travailler de longues heures et être pressés comme des citrons, ils ressentent une pression accrue pour se hisser à la hauteur de cet exemple.

"Quand on est un manager, je crois que la clé est de montrer que l'on prend soin de soi.", partage Goetz. "Je me réserve des plages horaires pour faire de l'exercice, des walking meetings (ou, en français, des réunions en marchant), et j'annonce clairement lorsque je prendre mes jours de congés. Cela permet de diffuser une culture du "prendre soin de soi".

3. Organiser régulièrement des "réunions de climat"

Les conversations à bâtons rompus sont indispensables lorsque vous vous rendez compte que votre équipe est débordée. Mais elles peuvent aussi être organisées de manière proactive. Plus vous êtes en phase avec les émotions de chacun, moins vous risquez de laisser un stress important s'installer et saboter votre équipe.

Chaque jeudi, nous procédons à ce que nous appelons une "réunion de climat", au cours de laquelle nous réunissons toute l'équipe pour savoir comment chacun se sent", explique M. Janiak. "Nous ne parlons pas beaucoup de projets ou de délais au cours de cette réunion, nous parlons de la semaine, de ce que nous ressentons individuellement par rapport à nos résultats en tant qu'équipe, de notre santé mentale, de notre charge de travail, de nos clients et de ce que nous prévoyons pour la suite".

C'est très facile à mettre en œuvre. Il suffit de mettre votre propre "réunion de climat" hebdomadaire sur le calendrier de votre équipe, et cela ne prend pas plus d'une demi-heure.

4. Soyez (vraiment) abordable

75% des employés pensent que l'accessibilité est la qualité la plus importante d'un manager efficace, mais seulement la moitié des employés pensent qu'ils ont un manager accessible.

Alors, comment faites-vous pour que vos employé.e.s se sentent à l'aise de venir vous parler avec leurs questions, leurs doutes voire leurs critiques ?

"Soyez disponible pour des conversations en tête-à-tête", conseille Onyschak à Robert Half. "Plus vous serez accessible, plus il est probable que les employés se sentiront à l'aise pour partager leurs préoccupations.

Cela est particulièrement important pour les membres de votre équipe qui ne souhaitent pas exprimer leur stress devant toute l'équipe. Vous pouvez aussi bien rendre votre agenda visible à tous les employés pour qu'ils puissent librement prévoir une réunion avec vous, ou vous pouvez organiser du temps dédié dans votre agenda. Peu importe le moyen, l'idée est d'être facilement accessible à votre équipe.

 

Michael Janiak de Pattern

 

"Chaque jeudi, nous procédons à ce que nous appelons une "réunion de climat", au cours de laquelle nous réunissons toute l'équipe pour voir comment chacun se sent"

"Nous ne parlons pas beaucoup de projets ou de délais au cours de cette réunion, nous parlons de la semaine, de ce que nous ressentons individuellement par rapport à nos résultats en tant qu'équipe, de notre santé mentale, de notre charge de travail, de nos clients et de ce que nous prévoyons pour la suite".

- Michael Janiak, co-fondateur et directeur de création chez Pattern.

Votre équipe se porte-t-elle vraiment aussi bien que vous le pensez ?

Si votre équipe vous donne l'impression d'être une armée de minions ultra performants qui enchaîne livrable après livrable, c'est formidable ! Mais vous ne pouvez pas laisser votre optimisme vous rendre aveugle à leur réalité.

La gestion du stress au travail au sein de son équipe est un processus à double sens. Oui, il incombe à vos employés de vous faire savoir quand ils sont à bout de forces. Mais pour une bonne gestion d'équipe, il vous appartient également, en tant que manager, de surveiller les performances et les émotions et de gérer les problèmes avant qu'ils ne fassent boule de neige et ne prennent des proportions démesurées.

Cela vous semble difficile ? Personne n'a dit que gérer une équipe était chose facile. La bonne nouvelle, c'est que ce guide peut vous aider à identifier et à résoudre les problèmes de surmenage, afin que votre équipe puisse donner le meilleur d'elle-même (sans s'arracher les cheveux).


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