<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

Tableau de suivi de projet: Un Tableau pour les gouverner Tous

Tableau principal Trello pour les chefs d'entreprises

Pensez au nombre d'e-mails, de messages de chat et autres que vous recevez quotidiennement au travail. 

Vous en recevez 10? 20? Plusieurs centaines?

Maintenant, réfléchissez à la manière dont ce nombre augmente proportionnellement à l'augmentation de vos responsabilités dans l'entreprise, surtout si vous travaillez dans une grande équipe. Lorsque les gestionnaires et les cadres doivent trier chaque jour des centaines de messages différents sur plusieurs plateformes, les chances de rater ou de perdre des infos augmentent de façon exponentielle.

Mais en même temps, il est nécessaire d'alimenter les managers, chefs d'équipe et dirigeants en information sur l'avancement de votre travail et sur celui de votre équipe. 

Si vous ne parvenez pas à faire le tri et à communiquer clairement les avancées réalisées, cela peut avoir de lourdes conséquences.

Selon un rapport de l'Economist Intelligence Unit, une enquête auprès de plus de 400 employés a révélé que la mauvaise communication au travail :

  • ajoute du stress (pour 52% des personnes interrogées)
  • conduit à un retard ou à l'échec complet d'un projet (44% des personnes interrogées)
  • baisse le moral (31% des personnes interrogées)

Sinistre, non? Mais ne perdez pas espoir!

Trello vous permet de fournir facilement les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Voyons ensemble comment créer un tableau de suivi des projets en cours afin de pouvoir communiquer et collaborer efficacement avec les plus hauts responsables de votre entreprise. 

Un tableau pour les trouver tous, et dans Trello les lier

Pour assurer la cohésion de l'ensemble de votre entreprise (à tous les niveaux) quant au travail et aux objectifs, il faut une plateforme à la fois accessible et complète. 

Facile à dire. À mesure que vous ajoutez des fonctionnalités, les choses se compliquent pour l'utilisateur lambda.

Mais ce n'est pas le cas de Trello Enterprise, qui est d'aussi facile utilisation que la version standard de Trello, tout en remplissant les besoins supplémentaires nécessaires à l'utilisation que vous souhaitez en faire.

D'une part, avec Trello Enterprise, vous avez accès à des fonctionnalités de sécurité et de permission essentielles pour garantir la sécurité des informations. Vous pouvez préciser qui peut créer des tableaux, qui peut y être ajouté et quels Power-Ups sont autorisés en interne. Les managers seront rassurés de savoir que la sécurité des données et le cloisonnement des droits d'accès sont sous contrôle.  

Trello Enterprise vous permet de débloquer Trello en mode "Illimité", ce qui signifie que votre équipe peut créer autant de cartes, envoyer autant de messages et avoir autant de power-ups que nécessaire. Si vous voulez que votre équipe et vos supérieurs communiquent de manière cohérente afin d'assurer un bon suivi des projets, donnez-leur la liberté de le faire sans entrave.

Mais qui dit communication illimitée dit risque pour les dirigeants de crouler sous les messages et les notifications. 

Donc, plutôt que de noyer vos supérieurs sous un raz-de-marée de messages, utilisez un tableau Trello de suivi de projet pour les gouverner tous : découvrez le Tableau Maître Trello.

Un management de projets simple et pratique

Imaginez que vous travaillez dans un immeuble où chaque employé a son propre bureau individuel. 

Si vous voulez communiquer en tête à tête, vous devez quitter votre bureau et entrer dans celui du/de la collègue en question pour discuter.

Imaginez maintenant que votre travail vous oblige à parler à chaque employé en personne chaque jour. Vous pouvez soit mettre de bonnes chaussures de course, soit acheter un marteau et commencer à abattre les murs.

Mais avant de tout détruire, pensez à un tableau Trello Maître de suivi de projet.

Un tableau Maître de gestion de projet est essentiellement un bureau en open-space.

Il vous permet d'accèder d'un coup d'oeil et au travers d'une vue unique à toutes les cartes pertinentes issues de plusieurs autres tableaux. Ne perdez pas de temps à sauter d'un tableau à l'autre (ou d'un bureau à l'autre) pour accompagner les projets, savoir qui travaille sur quoi et recueillir les informations pertinentes pour vous, votre équipe et les projets auxquels tout le monde participe.

Pour qu'un tableau de suivi de projet fonctionne, vous avez besoin de pouvoir partager des informations entre plusieurs tableaux Trello.

Le power-up Unito de synchronisation de tableau rend cela très facile, en permettant aux cartes d'exister simultanément dans plusieurs tableaux. Unito utilise la synchronisation bidirectionnelle pour garantir que toute modification apportée à une carte de votre tableau de suivi de projet sera reflétée sur les autres tableaux sur lesquels existe cette carte, et vice versa.   

Vos supérieurs automatiquement dans la boucle

tableau principal trello

Pour les dirigeants, l'utilisation d'un tableau Maître de gestion de projet automatiquement synchronisé revêt un aspect particulièrement stratégique. Il devient la source d'information unique sur tous les projets à accompagner qu'ils soient de la responsabilité d'une équipe, d'un service ou de l'entreprise. 

Alors que votre équipe devait passer du temps à rechercher des cartes sur plusieurs tableaux individuels ou tableaux d'équipe (ou, *argh*, recourir aux e-mails, au chat ou aux réunions pour informer des dizaines de personnes dans l'entreprise), vos supérieurs ont désormais accès un tableau dédié qui fait tout le travail à leur place.

Toutes les informations importantes à communiquer aux responsables, chefs d'équipe, de service ou aux dirigeants peuvent être synchronisées facilement sur un seul tableau de gestion de projets principal : les demandes d'approbation, les problèmes à remonter, les lancements de produits…

Réfléchissez un instant à ce que cela signifie en gain de temps et d'énergie.

Rappelons qu'après avoir répondu à un e-mail, un employé a besoin en moyenne de 16 minutes pour se concentrer à nouveau. Et plusieurs heures par mois en moyenne sont perdues dans des réunions inutiles. Tout ce temps va pouvoir être utiliser à meilleur escient ! 

Les avantages sont également nombreux pour les équipes: 

  • Vos employés ont du mal à obtenir des approbations ou interagissent avec des chefs occupés en permanence? 
  • Votre processus d'approbation ralentit l'avancement des projets? 
  • Vos collègues ne savent pas à quel moment entrer en contact avec les dirigeants ou craignent de les déranger? 

Tous ces problèmes peuvent être résolus via un tableau de suivi de projet Trello bien conçu avec Unito.

Prenez le temps de cartographier vos processus métiers

exemple de tableau principal trello

Si l’intérêt de ce tableau de suivi de projet est de donner plus de visibilité à ceux qui doivent prendre des décisions et établir des priorités, il est nécessaire d'établir des règles précises afin d'éviter le chaos. Vous devez décrire spécifiquement ce qui est partagé sur le tableau de gestion de projet et pourquoi.

Tout d'abord, définissez des objectifs pour le tableau. 

À qui s'adresse le tableau et quelles informations sont importantes pour eux? Quelles actions ou décisions vont-ils prendre vis à vis des informations qui leur sont présentées? 

Un objectif peut être de maintenir un supérieur à jour sur l'avancement des projets. Un autre objectif peut consister à fournir des livrables de plusieurs équipes différentes à un chef de service qui va pouvoir approuver ou non ces derniers.

Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez créer les listes. Un tableau de suivi général de projets peut contenir des listes pour chaque équipe de l'entreprise. En revanche, un tableau élaboré pour faciliter l'approbation des projets pourrait avoir des listes «En attente d'approbation» et «Approuvé».

Une fois votre tableau configuré, vous pouvez le partager avec votre équipe afin de le mettre à l'épreuve. Voyons un exemple d'utilisation concret.

Supposons que votre directeur Marketing souhaite superviser tous les projets en cours. Voici une manière de gérer votre flux de travail. 

Lorsque votre équipe de contenu démarre un nouveau projet, le responsable peut déplacer le projet vers une liste «En cours» du tableau de votre équipe.

  • Unito sera configuré sur le tableau pour créer automatiquement une carte correspondante dans la liste «Projets en cours» de votre tableau principal de suivi de projet.
  • Si le directeur Marketing souhaite effectuer un retour ou a besoin d'informations complémentaires, il peut publier un commentaire sur la carte de son tableau, qui apparaitra automatiquement dans la carte syncronisée du tableau de l'équipe de contenu.
  • Lorsque l'équipe de contenu déplace la carte de "En cours" vers "Terminé", elle disparaîtra du tableau principal.

C'est simple, c'est facile: c'est le Power-Up Unito. Oubliez les e-mails, les conversations, les pièces jointes ou quoi que ce soit dans le même genre.

Et voilà ! Avec Un Tableau pour les gouverner Tous, Communiquer l'avancement des projets aux supérieurs et aux dirigeants est vraiment devenu un jeu d'enfant.

C'est parti ! Configurez votre tableau de suivi de projet 

Maintenant que vous avez défini votre flux de travail idéal, il est temps de configurer la manière dont vous allez synchroniser les tableaux et les cartes. Pour que votre tableau de gestion de projets fonctionne, vous devez synchroniser toutes les cartes Trello pertinentes avec le Power-Up Unito.

Si vous souhaitez suivre un tutoriel pour configurer votre tableau de suivi de projet, découvrez le webinaire de Unito. Sinon, suivez ces étapes :

  1. Ajoutez le power-up Unito Sync pour commencer votre essai gratuit. Une fois que vous êtes prêt/e, cliquez sur le bouton Sync en haut à droite de votre tableau Trello. 

    power-up de synchronisation de tableau unito

    bouton de synchronisation de tableau unito

  2. Choisissez  l'option de  synchronisation miroir ("mirror-sync").

    instructions de synchronisation de tableau unito

  3. Sélectionnez le tableau principal d'un côté et le premier tableau Trello que vous souhaitez synchroniser de l'autre.

    configurations de synchronisation de tableau unito

  4. Maintenant, les choses sérieuses vont commencer. Dans Unito, vous pouvez utiliser les filtres pour définir quels contenus synchroniser, ce qui est essentiel compte tenu du fait que vous ne partagez que les cartes essentielles avec vos dirigeants.

    Tout d'abord, vous pouvez créer une étiquette Trello appelée «Synchronisation avec le Tableau de suivi de projets» et l'ajouter à toutes les cartes que vous souhaitez synchroniser. Ensuite, lors de la création de vos règles de synchronisation dans Unito, ajoutez un filtre afin que seules les cartes portant cette étiquette se retrouvent sur le tableau principal.

    synchroniser unito avec les étiquettes trello

    Ensuite, créez une étiquette sur le tableau principal nommée en fonction de chaque tableau synchronisé (par exemple «Marketing» ou «Commercial»). Dans Unito, vous pouvez ensuite ajouter un filtre d'étiquettes côté tableau principal pour chacune de ces étiquettes afin de savoir d'où viennent les cartes.

    Ensuite, cliquez sur suivant.

    synchroniser les étiquettes dans trello

    configurer les filtres de tableau unito avec trello

  5. Vous arrivez à la page "Sync Review".

    Cliquez sur le bouton "Personnaliser la synchronisation" et accédez à l'onglet "Plus d'options". Assurez-vous que la liste par défaut de chaque tableau est correcte. Si jamais vous souhaitez accompagner des workflows entiers au lieu de listes individuelles, modifiez la section de Listes, dans l'onglet "Map Fields". 

  6. Une fois que vous êtes prêt/e, cliquez sur «Enregistrer et synchroniser» et vous avez terminé!

    unito-tableau synchro

    confirmation de synchronisation

Un Tableau pour les gouverner tous

On ne peut le nier : les chefs d’entreprise ont beaucoup à faire. Une étude de Harvard a révélé que les PDG travaillent 18,5 heures de plus par semaine qu'un employé en moyenne. 

Pour faciliter leur travail, implémentez ces processus pour améliorer la communication des équipes.

Voilà de quoi améliorer votre management de projets en diminuant le temps gaspillé à chercher des informations, tout en facilitant la communication ascendante dans l'ensemble de votre entreprise.

Pour expérimenter le Power-up Unito Sync entre deux tableaux, cliquez sur les liens ci-dessous.

Suivez les instructions décrites dans chaque tableau et observez la synchronisation des commentaires dans les deux sens! Remarque: les paramètres de ces tableaux ne seront pas transférés si vous les copiez. 

capture d'écran

Copier le tableau

tableau principal unito

Copier le tableau

Découvrez le Power-up Unito Sync avec un essai gratuit de 14 jours.  En cas de souscription, les règlements sont mensuels.


Faites-nous part de vos commentaires! Retrouvez-nous sur Twitter (@trello).

À lire également : Connectez cartes et tableaux sur Trello pour mieux organiser vos projets

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

En Savoir plus!