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Télétravail de l'extrême : les avantages et inconvénients d'une équipe globale

Télétravail à L'Unicef

Lorsqu'une entreprise ouvre, pour de vrai, la porte au télétravail, la manière de gérer l'entreprise est modifiée au point de devoir penser globalement, même si les dirigeants ne s'en rendent pas forcément compte. Le travail d'équipe ne reposant plus sur le partage d'un espace physique, la collaboration devient un système de croyances et de pratiques permettant d'exécuter des projets depuis n'importe quel endroit du globe.

Les startups, qui font office de primo adoptant, servent souvent de référence lorsqu'on regarde des exemples de travail à distance qui fonctionnent bien. Cependant, même parmi ces «modèles d'entreprise émergeant du secteur privé», les équipes qui travaillent 100% à distance sont encore relativement rares. Et les équipes qui travaillent à distance, éparpillées à travers le monde le sont encore plus.

En effet, l'idée de gérer une équipe répartie dans un grand nombre de pays et de fuseaux horaires peut faire peur. Nous pensons que notre expérience en tant qu'organisation humanitaire et de développement vieille de 70 ans mérite d'être partagée.

Développer des équipes transfrontalières

L’Unicef travaille dans 190 pays et territoires et travaille depuis 70 ans pour protéger les droits de tous les enfants, améliorer leur vie et celle de leurs familles. La défense des droits des enfants tout au long de leur vie exige une présence à échelle mondiale, que ce soit par le biais d'un réseau structuré de bureaux ou par la création d'équipes mobiles toujours plus nombreuses, sur les premières lignes des plus grandes crises mondiales avec un soutien à grande échelle. Pour rester pertinent et adapté à ses objectifs dans un monde en constante évolution, dont les besoins changent constamment, il faut être ouvert à une remise en question des modèles organisationnels.

L’équipe du Centre mondial de l’innovation (GIC - Global Innovation Centre) de l’Unicef a justement ce rôle de tester et de partager des idées : en utilisant un modèle radicalement différent pour la collaboration et la manière dont nous créons le changement planétaire. Une partie de ce modèle pousse le travail à distance à l'extrême. Nous sommes 17 personnes réparties dans 11 localités, dont 71% en télétravail, 53% nomades et 41% travaillant à temps partiel.

Avant le lancement officiel du GIC en 2015, nous travaillions en tant qu'équipe de sept personnes à Kampala, en Ouganda. Une fois que notre objectif est devenu clair (identifier, évaluer et mettre en œuvre des idées et des technologies innovantes pouvant évoluer à un niveau national ou multinational) nous nous sommes éparpillés à travers le monde. Nous sommes tellement éparpillés que nos journées de travail sont devenues presque entièrement asynchrones.

Même si le travail d'équipe peut être difficile, l'impact est inestimable. Nous avons récemment été en mesure de fournir des informations vitales à plus de 22 000 personnes lors de l'ouragan Irma, le tout en moins de 30 heures. Et ce n’est que le début : lisez ici notre périple vers la collaboration asynchrone.

Nous pensons que notre équipe est un exemple réussi de travail à distance, principalement parce que nous avons été capable d'évoluer successivement en prenant en compte les avantages et inconvénients du télétravail.

Comment est-ce que tout ceci fonctionne ? Voici un petit aperçu du télétravail: les avantages, les inconvénients et les principales leçons apprises qui, selon nous, peuvent être utiles à n'importe quelle équipe, d'une start-up à des grandes entreprises en passant par des institutions traditionnelles, à partir du moment où il y a la volonté de collaborer à distance avec des équipes distribuées partout dans le globe.

Les avantages d'une équipe distribuée en télétravail

Avantages du télétravail

La confiance et la compétence sont essentielles pour donner à une équipe le niveau requis d'autonomie lorsque vous travaillez à différents endroits du monde. Cependant, avec des objectifs clairs, et une compréhension des idées fausses sur le travail à distance et des meilleures pratiques, vous pouvez parfaitement gérer une équipe sans frontières.

  1. Embaucher les meilleures personnes, peu importe où ils vivent. Exploiter un vivier mondial de talents sans déplacer les personnes permet d'accéder à une richesse d'expertise et à la diversité nécessaire à un travail optimal. Lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes difficiles, de planifier des projets avec des organisations externes, ou même simplement de faire du brainstorming, le fait d'avoir les meilleurs employés disponibles avec un large éventail d'expérience et de compétences signifie que votre résultat final sera d'autant meilleur.  

  2. Avoir des horaires de travail flexibles qui correspondent le mieux aux besoins personnels et organisationnels. Le travail flexible permet aux membres de l’équipe de répondre de manière agile aux demandes. Cela implique, pour certains collaborateurs, d'avoir un emploi du temps lui aussi flexible comme par exemple consacrer la moitié de leurs soirées de la semaine à des appels allant de 20 heures à minuit. La structure de collaboration asynchrone signifie également que les membres de l'équipe peuvent s'épanouir en travaillant aux moments les plus productifs pour eux, en tirant le meilleur parti des lève-tôt et des noctambules pour atteindre des objectifs clairs.

  3. Bénéficier d'une couverture 24 heures sur 24 pour les initiatives importantes. En particulier dans le cas de déploiements d'urgence, notre équipe peut être encore plus efficace en exploitant notre capacité à travailler de manière ininterrompue durant un cycle complet de 24 heures. Une fois que la structure permettant cette collaboration a été mise en place, cela permet de réduire le temps de livraison de projets particulièrement sensibles !

  4. Être agile. Tester constamment différents outils et méthodes de collaboration et de travail. Une équipe en télétravail, indépendamment des avantages et inconvénients qui y sont liés, est déjà à la pointe des méthodes de travail innovantes et cet esprit peut être profitable à tous les niveaux de l'entreprise. Nous sommes en mesure d'élaborer des méthodologies agiles et d'aider à tester des idées avec d'autres bureaux, grâce à notre expérience pour tirer parti des avantages du télétravail tout en sachant gérer ses inconvénients. Cela permet d'analyser le fonctionnement de l'entreprise dans un mode de gestion d'équipes en télétravail et de voir à quels autres niveaux celui-ci pourrait être implanté dans l'entreprise.

Avantages et inconvénients du télétravail de l'extrême

Inconvénients du télétravail

Nous mentirions si nous disions que le travail à distance ne présente pas son lot de défis bien particulier. Voici les principaux aspects à prendre en compte lors de la gestion d'une équipe dont les membres travaillent tous à distance :

  1. Il peut être difficile de nouer des liens étroits et des amitiés sans interaction face à face. Certains membres de notre équipe travaillaient ensemble depuis plus de trois ans sans jamais s'être rencontrés physiquement ! Placer l'empathie au cœur des communications est essentiel pour éviter les malentendus qui peuvent survenir lorsque vous ne vous parlez pas en personne. Ne laissez pas de côté les échanges informels, via des canaux de communication où il est facile de reproduire les fameux échanges autour de la machine à café. Ceux-ci mettent en avant l'individu et sa personnalité. La vidéo permet également des interactions une peu moins virtuelles, avec une multitude de signaux non verbaux que les émoticônes et autres stickers ne peuvent pas transmettre.

    Équipe mondiale de l'innovation hors site de L'Unicef
    Onze de nos membres du GIC se sont réunis à Amman en Jordanie l'année dernière. Cela peut être une excellente occasion pour nouer des relations et développer l'esprit d'équipe.

  2. Lorsque vous ne travaillez pas dans les bureaux du siège social, vous devrez redoubler d'effort pour vous faire remarquer. New York reste l’horloge biologique de L'Unicef. Imaginez donc le défi que représente la coordination des réunions et des présentations, le tout réparti sur plusieurs fuseaux horaires. La faible visibilité peut être un problème. La communication doit être renforcée, plus forte et plus intentionnelle, avec les bonnes personnes pour que votre équipe reste connectée au cœur de l'entreprise.

  3. Il peut être difficile de faire pleinement confiance à vos outils et d’être sûr/e que la collaboration asynchrone donnera des résultats corrects et dans le respect des délais. Chaque équipe aura son propre style de travail et la gestion d'une équipe à distance passe par l'adaptation constante: le processus utilisé aujourd'hui peut tout simplement devoir s'adapter demain à une situation différente, ou rencontrer d'autres problématiques. Demandez-vous toujours si un outil, un processus ou une méthodologie de travail spécifique est vraiment adapté, et n’hésitez pas à apporter des modifications lorsque l’équipe le juge nécessaire.

  4. La technologie peut vous laisser tomber et saboter vos plans parfaits d'une communication nette et sans bavure. La communication peut parfois vous donner du fil à retordre. Entre les différents outils de téléconférence qui ne marchent pas toujours, les multiples canaux de messagerie utilisés conjointement, sans oublier l'asynchronicité de la communication qui est incompatible avec le face à face... Des outils fiables (et bien testés!) vont contribuer au succès de la gestion de votre équipe à distance, ainsi que l'adhésion de votre équipe à 100%, et des consignes claires permettant de savoir quels outils utiliser, dans quel but et à quel moment.

  5. Vous devez être capable de vous adapter à des défis de gestion d'équipe exigeants et différents. Répondre aux besoins d'une équipe répartie dans le monde entier n'est pas une mince affaire. Tout le monde vit dans un environnement différent au quotidien, dont les défis sont difficiles à identifier lorsque vous n'êtes pas sur place. Il faut toujours garder à l'esprit que le sentiment d'isolement doit être continuellement combattu. En tant que manager, il est très important d'être disponible et de faire preuve d'empathie pour résoudre les problèmes (parfois en faisant preuve d'une certaine créativité). Cela contribue à renforcer un esprit d'équipe positif.

Travail d'équipe, sans clivage 

La meilleure preuve que tout ceci fonctionne? Les résultats.

En 2016, nous avons couvert 89 pays avec une équipe de 17 personnes, travaillant toutes à distance. Nous avons contribué à faire évoluer les lois et à améliorer la vie de 39 pays en mettant en contact plus de 4 millions de jeunes avec des responsables ; en aidant les gouvernements à obtenir des informations en temps réel et à prendre des mesures qui ont pour résultat de toucher plus d'enfants que jamais auparavant avec la vaccination ; en fournissant des informations en ligne gratuites à plus de 10,7 millions d'utilisateurs dans le monde entier, contribuant ainsi à réduire la fracture numérique.

Voilà ce qu'on a pu réaliser avec un peu d’innovation, l'aide de la technologie, et notre passion pour les enfants!


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

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