Travailler à distance n'est pas forcément chose aisée. Chez Trello, nous sommes de grands fans du télétravail, mais il a fallu du travail pour en arriver là.
Certains aspects du télétravail sont hors de votre contrôle (politiques de l'entreprise, etc.), mais cela ne signifie pas que vous n'y êtes pour rien pour faire en sorte que cela fonctionne. Après avoir travaillé chez moi pendant plus de cinq ans, j'ai glané quelques astuces en cours de route. Ces quatre habitudes en particulier font une grande différence dans ma journée de télétravail.
En faisant ces quatre choses...
- Je cultive de meilleures relations avec mes coéquipiers et les autres membres de l'entreprise.
- J'ai des relations de travail plus productives. Plus précisément, je peux faire du feedback management sans stress lorsqu'il y a plus de confiance dans la relation.
- Je me sens moins isolée socialement. Bien que je sois très introvertie et que je n’ai pas besoin de beaucoup d’interactions sociales, je les apprécie!
Donc, dans cet esprit, passons aux choses intéressantes : mes quatre conseils rapides pour réussir à travailler à distance jour après jour.
1. Parler à quelqu'un tous les jours, mais pas de travail
La bonne vieille discussion autour du distributeur d'eau. S'arrêter au milieu du couloir pour papoter. La fameuse pause café.
Cela peut faire l'effet d'un électrochoc, mais lorsque vous faites du télétravail, vous ratez toutes ces interactions naturelles en personne.
D'accord, on pouvait s'y attendre. Mais vous n'êtes pas obligé/e de rester seul/e dans votre coin : vous pouvez commencer à discuter de choses et d'autres avec vos collègues et ainsi créer des relations amicales. Et au lieu d'attendre que ces moments arrivent tous seuls, vous devez faire en sorte qu'ils se réalisent.
Je mets un point d'honneur à communiquer avec au moins une personne, tous les jours.
Et... *roulements de tambour* : je ne parle pas de travail. La clé? Être attentionné/e et volontaire.
Voici quelques exemples de conversations que j'ai eues avec différents collègues :
- J'ai parlé de mes problèmes de WiFi sur un canal public de notre outil de messagerie d'entreprise (mon routeur est mort). Un collègue m'a répondu par la suite pour me demander où en étaient mes recherches et si j'avais déjà choisi un nouveau routeur. Je lui ai fait part de mon choix et nous avons longuement discuter à propos des réseaux mesh.
- Un collègue voulait des recommandations musicales (il souhaitait écouter quelque chose de nouveau). Il a adoré l'une des suggestions données et nous avons commencé à discuter sur un artiste que nous aimions tous les deux. On a fini pas sympathiser.
- Après avoir préparé des friandises maison pour mon chien, j'ai pensé à l'un de mes collègues qui avait également un chien. Je lui ai envoyé la recette et nous avons commencé une super conversation sur les croquettes savoureuses pour chiens faites maison.
Tous ces sujets de conversation ont lieu naturellement lorsqu'on travaille dans un bureau. La différence lorsqu'on travaille de chez soi, c'est que l'on doit faire un effort pour entamer ce type de conversation. Ce n'est pas parce que vous n'êtes pas sur le même lieu de travail que vous ne pouvez pas connaître vos collègues.
Ce qui m'amène au point suivant…
2. Prévoir du temps pour bavarder lors des réunions
En tant qu'équipe en télétravail nous utilisons abondamment les appels vidéo. C'est le moyen idéal pour obtenir plus de temps en face à face lorsqu'on est en télétravail. L'idée est de réserver quelques minutes supplémentaires avant ou après une réunion à distance, juste pour papoter.
Voici deux façons de mettre en place cette idée :
- Si vous avez une réunion de 30 minutes qui se termine plus tôt que prévue, ne vous précipitez pas pour replonger tête baissée dans votre travail, en mode deep work. Changez la teneur de la conversation afin de saisir l'opportunité de socialiser et de construire des relations.
- Ou alors, si vous planifiez une réunion qui ne demande que 15 minutes, prévoyez-en 30. En dédiant les premières minutes d'une réunion au bavardage, vous rendez la partie «travail» de la réunion plus facile.
Vous allez être surpris/e par l'effet positif de ces initiatives sur vos relations avec vos collègues.
Par exemple, j'ai finalement rencontré plusieurs membres de l'équipe en personne après cinq mois d'appels vidéo réguliers. La première fois que nous nous sommes rencontrés, la communication a tout de suite coulée de source. J'avais l'impression que nous avions toujours travaillé côte à côte.
Bien que l'on ne puisse pas (et ne doive pas) forcer les gens à nous parler, mettre en place ce type d'initiative a toujours reçu un écho positif. La plupart des gens apprécient généralement de papoter entre eux (tant que personne n'a aucune urgence à résoudre).
✨Astuce Pro : si vous avez peur de faire éventuellement perdre du temps à un/e collègue, commencez par une phrase du style "Hé, tu dois retourner bosser tout de suite ? Sinon j'aimerais bien savoir comment s'est passé ton week-end!"
3. Avoir une bonne connexion internet
Ce point n'est probablement pas aussi facile que les autres (cela dépend entre autre de votre localisation), mais j'insiste beaucoup sur une connexion internet rapide et fiable, qui est le principal outil de télétravail.
L'un des moyens les plus rapides d'obtenir une mauvaise réputation lorsque l'on travaille de chez soi à mon avis, c'est d'avoir des problèmes internet constants. Si chaque appel vidéo est flou et saccadé ou si vous avez constamment des problèmes pour accomplir votre travail, personne ne passera un bon moment. Une connexion internet fiable est essentielle!
De plus, vous pourrez télécharger beaucoup plus vite ces vidéos d'animaux trop mignons.
Il est impossible qu'internet soit tout le temps opérationnel à 100%, mais il n'est pas impossible d'avoir un signal un minimum fiable dans votre maison.
Si vous avez un vieux routeur placé à une extrémité de votre maison et que vous travaillez à l'autre extrémité, vous aurez probablement une connexion peu fiable.
Prenez le temps et faites les efforts nécessaires et accessibles pour avoir une bonne connexion internet à domicile afin d'établir une bonne connexion relationnelle avec vos collègues. Cela fait toute la différence!
4. Apprendre à communiquer de manière claire et efficace
Lorsque vous travaillez de manière asynchrone sur qui sait combien de fuseaux horaires, il vous faut une solide communication interne. Mes astuces sur le télétravail sont plus faciles à écrire qu'à faire (car ils demandent des efforts!). Mais sans eux, vous vous enliserez dans les problèmes classiques de communication interne en télétravail, à mon avis.
Voici quelques règles de base que je respecte toujours lorsque je communique de manière asynchrone :
- Utilisez un langage clair et précis. Minimisez l'utilisation de mots vagues comme «cela, ou il/elle». Peut-être que le contexte est suffisant pour comprendre de quoi vous parler. Mais peut-être pas. Plutôt que de dire : «Il doit l'actualiser», essayez plutôt : «Chris doit mettre à jour le lieu dans l'e-mail Trello Meetup.» BAM! Clair comme de l'eau de roche.
- Donnez plus d'informations que ce que vous jugez nécessaire. Pas besoin d'écrire un roman pour chaque mise à jour, mais il vaut mieux donner trop d'informations que pas assez. Au pire, le lecteur prend quelques secondes de plus à lire, mais il ne perdra pas une journée entière parce qu'il n'a pas eu les informations clés.
- Soyez transparent lorsque vous communiquez. Dites tout ce que vous savez. Exagérez sur la quantité d'informations à partager, en utilisant un bon outil centralisé (*hum* Trello *hum*). Tout le monde y gagne ! Une personne d'un autre fuseau horaire travaillant à des heures différentes des vôtres aura plus de chance de disposer des informations pertinentes et vous, vous aurez moins de chance d'être contacté/e en dehors de vos horaires de travail. Gagnant-gagnant.
- Communiquez toujours avec une intention positive et supposez que les autres en font de même. Ne lisez pas entre les lignes et n'essayez pas de glaner un sens plus profond. Nous faisons tous partie de la même équipe au final. Il vaut mieux suivre une approche positive, voir s'intéresser au concept de communication non-violente.
- N'utilisez pas de sigles. Je sais que tout le monde veut économiser ses doigts, mais les sigles sont vraiment déroutants. Ils demandent des connaissances spécifiques sur un sujet précis ainsi qu'une culture commune. C'est difficile, mais servez-vous en le moins possible. Cela nous fait revenir au point essentiel de "communiquer clairement". ECCL ? (Est-ce clair, lecteur?)
Travailler, c'est mieux ensemble
Tout au long de ma carrière, j'ai pu constaté que lorsque je connaissais mieux mes collègues en télétravail (suffisamment pour dire que ce sont des amis), il était plus facile de travailler efficacement ensemble. D'où l'importance de se faire des amis au (télé)travail, peu importe où vous vivez ! N'êtes-vous pas de cet avis?
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