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L'esprit start-up jusque dans les grands groupes: Comment Toucan Toco utilise Trello dans sa gestion de projet Agile avec Ubisoft

gestion de projet Agile

Toucan Toco a appliqué une méthode agile unique avec Ubisoft en utilisant l’outil de gestion de projets Trello. Ce process de paramétrage de produit efficace est devenu une marque de fabrique pour l’entreprise de visualisation de données.
La méthodologie Lean et Agile selon Toucan Toco

Pour ceux qui n’ont pas lu le bestseller “The lean startup”, le concept se résume simplement:

  • Développer un produit répondant au besoin primaire du client.
  • Challenger le résultat avec les retours du client.
  • Itérer avec une meilleure version du produit incluant ces feedbacks.
  • Répéter ce process jusqu’à ce que l’utilisateur soit satisfait du produit.

Chez Toucan Toco, nous déployons des applications personnalisées de data storytelling simples et claires, à destination de toute l’entreprise. Ou plus simplement, nous aidons les entreprises à prendre des décisions de manière plus efficaces au quotidien. Lorsque nous avons signé un contrat avec le plus grand éditeur de jeux vidéos du monde nous savions que nous devions avoir une approche innovante et osée. Nous avons donc décidé de nous immerger dans le Lean Start-up et de l’appliquer avec ce client.

Nous souhaitions nous assurer de leur satisfaction lors du paramétrage de notre produit. Un de leurs objectifs était aussi de comparer la performance de leur produit à d’autres jeux vidéos en vogue sur le marché.

Notre mission, agréger et restituer les données retails et mobiles des produits Ubisoft. Nous utilisons et adaptons notre logiciel pour créer une application qui transformerait leurs données en des graphiques faciles à comprendre et utiliser. Paramétrer une telle application de manière à ce qu'elle réponde à l'intégralité des besoins du client, n’est pas une mince affaire et le chemin peut être semé d’embûches avant d’attendre un produit qui leur correspond parfaitement

Pour ce faire, nous avons implanté une méthode de gestion de projets en méthode agile, nous avons pu la mettre en place grâce à l’utilisation de Trello. Cette technique est devenu notre livre de route et nous l’appliquons à tous nos clients. Voici nos secrets sur comment réussir à apporter de l’agilité et une pincée d’esprit start-up dans le monde des grandes entreprises. Un indice: ces efforts ont des résultats probants!

Les traditions au placard

La majorité des sociétés de logiciels de notre industrie font un paramétrage traditionnel, appelé développement en cascade. Une fois que le client partage son brief, l’éditeur de logiciel entre dans un tunnel lors de la phase de développement et de paramétrage du produit. Cela pendant des mois sans jamais voir l’utilisateur final. Une fois le projet délivré, il est rarement adapté aux attentes du client.  La raison est simple: le client n’a jamais fait partie du processus de développement.

Le projet avec Ubisoft a été révélateur pour nous. Nos équipes n’utilisaient pas les mêmes processus, ni les mêmes outils, collaborer était devenu compliqué. L’approche itérative ne fonctionnait pas et prenait trop de temps.

L’équipe d’Ubisoft était frustrée par le projet. Ils avaient la sensation que le projet n'avançait pas et ne voyaient pas d’évolution sur le produit. A l’opposé, notre équipe avançait vite sur le sujet, mais sur un environnement privé. Ubisoft n’avait aucun moyen de le voir. C’est là que nous avons réalisé que nous ne communiquions pas de manière agile. Nous manquions de transparence.

Nous avons tout essayé: réunions, appels, e-mails, etc, sans succès probant. Ubisoft nous donnait des recommandations mais n’avait aucun moyen d’être certain qu’elles étaient prises en comptes jusqu'à leurs sorties en phase de production. La situation n’était agréable pour personne.

C’est à ce moment là que nous nous sommes rendus compte que notre communication n’était pas agile, nous manquions de transparence et de perspective.

Transparence et Agilité pour avancer en tout sérénité

C’est à ce moment là que nous avons décidé de travailler en méthodes agiles. Nous voulions assurer une meilleure satisfaction à notre client lors du paramétrage du produit. Ubisoft intervenait à la fin de chaque sprint et partageait ses recommandations.

Cette démarche exploratoire leur a permis de s’investir dans leur projet, de s'accoutumer au produit et de se projeter sur les possibilités qu’il offre. Nous avons aussi appris à prendre en compte des recommandations au fur et à mesure de la réalisation, cela a permis de faire remonter, bien plus vite, des feedbacks sur des fonctionnalités qui ne les intéressaient pas, ou au contraire, qu’ils n’avaient pas envisagé mais qui leur apparaissent dès lors très importantes. 

gestion de projet Agile exemple trello

En travaillant de pair avec nos utilisateurs nous leur assurons d’être satisfaits du résultat final.

Trello a su apporter une réelle perspective à notre processus

Nous avons décidé d’utiliser cet outil pour l’ensemble de nos communications. Dès lors, toutes nos discussions avec Ubisoft seraient réalisées sur Trello afin d’augmenter la transparence du projet et d’établir un historique clair des recommandations. L’idée principale était d’anticiper le moindre malentendu: nous avons décidé d’éviter les appels, mails et rendez-vous autant que possible. Seulement les modifications stratégiques seraient adressées lors de meeting.

Nous utilisons maintenant les tableaux Trello pour éduquer nos clients à notre méthodologie  agile. Nous les formons aux process et au fonctionnement des sprints. Nous leur indiquons ce qu’ils doivent attendre de nous à chaque étape du projet et leur indiquons comment suivre l’évolution du produit.

Le tableau suivant montre le déroulement de notre projet, de l’idée à la validation. La colonne la plus importante est le “Backlog”, où l’ensemble des recommandations sont stockées. C’est ici que nos clients partagent leurs retours à chaque étape du projet.

gestion de projet Agile trello

Temps de formation à l’outil pour Ubisoft: 15 minutes

Par exemple, Ubisoft partage avec nous leurs recommandations toutes les deux semaines lors de sprints. Ils ont été en mesure de prioriser les tâches à leur convenance. Nous leur avons donné le contrôle sur la direction du projet et c’est exactement ce que nous voulions.

Cette méthodologie a parfaitement fonctionné avec Ubisoft. Avoir un espace de collaboration aussi simple et performant nous a permis de gagner du temps et de la visibilité sur notre travail.

Pas à pas de la configuration produit en méthodes agiles sur Trello

Voici les listes créées dans notre tableau Trello:

  • Icebox: Ce sont les actions à la charge d’Ubisoft, telles que fournir des jeux de données ou des accès à aux systèmes d’informations.
  • Backlog: Toutes les demandes à propos du projet sont stockées et priorisées par le client. Ils décident des points importants et de la direction du projet.
  • On going / en attente de déploiement: Cette liste, vous l’aurez deviné, permet à Ubisoft de suivre nos avancées sur le projet. Les sujets étant traités dans notre environnement, ne sauront visibles pour nos clients qu’au déploiement. Cette liste les conforte et leur montre que leur demande est traitée.
  • Review: C’est ici que nos clients partagent leurs recommandations ou confirment nos tâches. Pas besoin d’appeler ou d’envoyer un mail.

Le management de projet n’a jamais été aussi simple

gestion de projet Agile ubisoft

“L’application de visualisation de données de Toucan Toco facilite le reporting du dernier jeu lancé par Ubisoft, Steep”

Ce tableau Trello simplifie les interactions. Nous utilisons cette méthode pour l’ensemble de nos clients. Cet outil de collaboration nous a permis d’améliorer notre communication et nos relations avec nos clients en offrant un rendu de qualité supérieure.

Dans notre milieu, nos concurrents mettent en moyenne 8 mois pour compléter un projet. Avec la mise en place de Trello comme outil de communication nous avons réduit ce temps de développement à environ 3 mois.

L’utilisation de Trello a permis à Ubisoft de donner au fur et à mesure des recommandations pertinentes, et de suivre toutes les étapes du projet tout en ayant la possibilité de prioriser les diverses fonctionnalités suivant leurs besoins. Grâce à une transparence totale, ils savaient exactement ce sur quoi nous travaillons et pouvaient adapter le projet à leur goût. Le résultat de cette collaboration: un produit final complètement satisfaisant.

Notre objectif lorsque nous avons mis en place une méthode agile via Trello était de rester simple, transparent et collaboratif.

Le résultat de cette aventure est que nous utilisons dès à présent cette méthodologie avec tous nos clients (la plupart étant de grandes entreprises, dont beaucoup appartenant au CAC 40).  

Avec moins de malentendus nous travaillons plus vite et les produits et services que nous délivrons sont plus justes et de bien meilleure qualité.

L’état d’esprit du Lean Start-up en quelques mots? Trouvez le meilleur ( et par définition plus agile) moyen de communiquer avec vos clients!

Suivant: Microsprints: Why You Need Them To Get More Done (And How To Get Started)

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