<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

Le télétravail, ce n’est pas seulement travailler depuis chez soi

The different types of remote work

Mettons une chose au clair : la technologie a évolué. Aujourd’hui, il est plus facile pour les employés d’une entreprise de travailler en dehors de leur bureau. Alors pourquoi certaines personnes font-elles l’apologie du travail à distance alors que d’autres le critiquent ?

Le télétravail est bien souvent stigmatisé. En effet, une certaine confusion existe autour de la signification du concept « travailler à distance » (et, non, cela ne signifie pas regarder Netflix toute la journée). Par exemple, lorsqu’on parle de télétravail, beaucoup ne font pas la différence entre un employé qui se rend physiquement dans les bureaux de son entreprise 80% du temps mais qui est autorisé à travailler de chez lui une journée par semaine et, une équipe fonctionnant entièrement à distance.

Dans les faits, il existe un énorme fossé entre le fait de laisser un employé travailler de temps en temps à distance et se considérer comme une « équipe à distance ».

Voyons les différentes et les facteurs qui contribuent à rendre le travail à distance réellement efficace.

Le télétravail occasionnel 

Il est de plus en plus fréquent que les entreprises maintiennent un espace de travail physique, mais permettent également aux employés de travailler occasionnellement à domicile. Selon le cabinet de conseil RH Kronos, environ 17% des français travaillent occasionnellement à domicile (au moins une journée par semaine). 64% des personnes interrogées travaillent de chez eux (ce chiffre pouvant varier suivant la manière dont on considère le télétravail), tandis que 36% travaillent dans des bureaux mis à disposition par les entreprises, des espaces de coworking ou des réseaux de proximité.

Il est fréquent que les gens choisissent de travailler depuis chez-eux pour faciliter la gestion d’un impératif, comme par exemple un rendez-vous chez le médecin fixé à midi, une réunion des parents d’élèves en fin d’après-midi, ou encore la promesse que vous avez fait de garder le hamster de votre colocataire (vous vous en mordez encore les doigts).

Parfois, travailler depuis chez-soi facilite la gestion des longs trajets, les jours où un appel matinal professionnel est planifié. Il peut être plus simple de rester travailler depuis chez-soi. D'autres souhaitent travailler depuis chez eux simplement pour profiter du calme, afin de se concentrer et d’éviter les distractions quotidiennes du bureau. Peu importe la raison, la possibilité de travailler occasionnellement depuis chez soi permet aux employés d'être plus flexibles.

Cependant, leur domicile n’est peut être pas optimisé pour le travail à la maison : ces personnes peuvent ne pas avoir un espace de travail dédié, manquer d’efficacité, ne pas avoir de connection Internet fiable ou même ne pas avoir prévu de confier la garde des enfants à quelqu’un d’autre. Pour ces personnes qui travaillent occasionnellement depuis chez-elles, cette situation représente davantage une exception dans leur routine qu’une habitude, et peut occasionner de fait à un manque de productivité.

Il existe une différence majeure entre le fait de laisser un employé travailler de temps en temps à distance et se considérer comme une « équipe à distance ». 

Travailler depuis chez-soi peut donc impacter la productivité mais également affecter le reste du bureau. Si l’entreprise n’organise pas correctement la mise en place du télétravail, la personne travaillant depuis son domicile encourt le risque de ne pas être informée des décisions prises à la volée, c’est à dire des décisions prises oralement ne faisant l’objet d’aucun écrit. Cela signifie souvent également que si une réunion est organisée, aucune technologie ne sera configurée pour permettre à la personne travaillant à distance d’y participer facilement par vidéo.

Un collaborateur s'éloigne et l'équipe est « à distance »

Voici un autre scénario tout aussi courant : tous les membres de l'équipe travaillent ensemble dans un même bureau et, un jour, un employé clé, présent dans l’entreprise depuis quelques années, doit soudainement déménager pour des raisons personnelles. Ne voulant pas perdre un employé performant, l'entreprise décide d'autoriser cette personne à travailler depuis chez lui.

Pensant qu'il s'agit maintenant d'une équipe « à distance », l’entreprise ne modifie pas son fonctionnement quotidien. Dans le meilleur des cas, elle mettra en place un écran vidéo dans la salle de conférence utilisée pour les réunions afin de permettre au collaborateur travaillant à distance d’y participer.

Cette organisation est occasionnelle, il est donc certain que les cinq premières minutes de cette réunion seront consacrées aux réglages de la visioconférence créant éventuellement une mini-panique si aucun branchement ne fonctionne. Lorsque le collaborateur travaillant à distance souhaite contribuer à cette réunion, il tentera tout d’abord de comprendre les diverses opinions et réactions des personnes assises autour de la table.

Il passera ainsi la moitié de la réunion à essayer de trouver le bon moment pour intervenir, sans interrompre les autres participants, qui auront toujours l’avantage sur lui d’être face à face avec les visages des autres participants. Parfois, en raison d’une mauvaise connection wifi, il peut même y avoir un décalage entre le son et l’image, et donc entre l’intervention d’une personne et la réaction de la personne à distance.

Dans une entreprise, si les collaborateurs travaillant à distance sont en large minorité et qu’aucune politique n’est mise en place pour cadrer ce mode de travail, la contribution des collaborateurs travaillant à distance va diminuer automatiquement, et cela peu importe leur nombre d’années d’expérience.

Concernant la communication quotidienne en entreprise, lorsqu’une personne éloignée doit être impliquée, une chaîne d’e-mails est envoyée à tous les collaborateurs. Mais malheureusement, très souvent, de nombreux e-mails envoyés se limitent à simplement annoncer des décisions prises au bureau.

Dans une entreprise, si les collaborateurs travaillant à distance sont en large minorité et qu’aucune politique n’est mise en place pour cadrer ce mode de travail, la contribution des collaborateurs travaillant à distance va diminuer automatiquement, et cela peu importe leur nombre d’années d’expérience.

Cependant, il est possible de créer un contexte dans lequel travailler depuis chez-soi puisse être positif pour l’entreprise comme pour le collaborateur.

Une équipe entièrement repensée pour travailler à distance

De nombreuses entreprises ont adopté une infrastructure à distance complète et robuste. Ces entreprises peuvent avoir un pourcentage élevé de collaborateurs travaillant à distance voire même fonctionner entièrement à distance sans bureau central.

Les politiques de ces entreprises sont très différentes de celles où le travail à distance n'est autorisé qu'occasionnellement. Quand une majorité des collaborateurs travaille depuis chez soi, il existe une multitude de stratégies et de bonnes pratiques à adopter à l'échelle de l'entreprise pour que le travail à distance fonctionne.

En d'autres termes, le fonctionnement des équipes travaillant totalement à distance est stratégiquement pensé pour être adaptable et flexible et reposer sur des pratiques qui en améliorent la fluidité et la transparence. Le mot d’ordre ne doit pas être « Allumez votre ordinateur portable à votre domicile et débrouillez-vous ! ».

Tout comme un bureau dans lequel l’entreprise fera tout pour rendre l'environnement plus agréable pour ses collaborateurs, une entreprise travaillant majoritairement ou totalement à distance doit également réaliser certaines adaptations spécifiques :

  • La communication se fait numériquement dans des canaux de discussion ouverts où tout le monde peut interroger le processus de prise de décision de manière asynchrone.
  • Lorsque certains participants de la réunion sont à distance, tous les participants se connectent via leur dispositif individuel sans exception.
  • Les personnes qui ne sont pas présentes dans le bureau ne doivent pas être exclues de la prise de décision et simplement « informées » avec l’envoi d’une note par e-mail plus tard.
  • Les collaborateurs travaillant à distance font des points réguliers avec leur responsable afin d’être certains de leurs attentes et des échéances à respecter.  
  • Les collaborateurs travaillant à distance sont priés de travailler dans une pièce silencieuse avec une porte, et ne sont pas autorisés durant leur période de travail à être directement en charge d’un enfant ou d’une personne infirme, ou à réaliser simultanément des tâches extérieures.

Tout comme un bureau dans lequel l’entreprise fera tout pour rendre l'environnement plus agréable pour ses collaborateurs, une entreprise travaillant majoritairement ou totalement à distance doit également réaliser certaines adaptations spécifiques.

Joindre l’acte à la parole

Ce scénario vous est sûrement familier : une entreprise décide de permettre à chacun de ses collaborateurs de travailler depuis chez-soi un jour par semaine. L’entreprise constate alors que, sur cette journée, la productivité de ces collaborateurs diminue, ou alors que les collaborateurs sont difficiles à joindre, que la qualité des appels en visioconférence ne permet pas de bons échanges, etc. Et lorsque le sujet du travail à distance est abordé, la même réponse est toujours donnée, l’entreprise affirme avoir « essayé de le mettre en place mais cela n’a pas marché. »

Mais ont-ils vraiment essayé d’implémenter une culture de télétravail solide ? L'adoption de politiques de travail à domicile signifie mettre en place des vérifications, clarifier les attentes de l’entreprise et préciser les échéances auxquelles le collaborateur et le responsable se rencontreront, et cela, peu importe leurs emplacements respectifs.

Cela signifie également l’utilisation d’un canal de communication numérique, comme une application de discussion, qui garantit que toutes les décisions soient enregistrées, transparentes et asynchrones. Les décisions ne peuvent pas être prises uniquement suite à une conversation dans les bureaux. Il est également nécessaire d’inscrire dans ces politiques le versement d’une indemnité au collaborateur destinée à l’amélioration de sa connection internet à domicile.

Dorénavant, lorsque quelqu'un se permet de formuler des remarques désobligeantes sur le travail à distance, mettez ces remarques en perspective. Bien évidemment, toute opinion est bonne à entendre mais il est important de se rappeler que toutes les expériences de travail à distance ne sont pas les mêmes. Certaines entreprises maîtrisent le télétravail, tandis que d'autres ne parviennent pas à adapter leur structure pour soutenir leurs équipes à distance.

Quelque soit votre opinion, partagez-la! Écrivez-nous à support@trello.com.

À lire : 6 astuces pour que la mise en place du télétravail dans l’entreprise soit une réussite

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

En Savoir plus!