Comment se détendre pour travailler efficacement?

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Être occupé est, très souvent, une perte de temps. Se détendre peut vraiment aider à obtenir de meilleurs résultats. Regardez les exemples que nous montre la nature: un serpent dans le désert se camoufle dans le sable pour se reposer (OU à l’affût, sans effort). Lorsqu’une proie passe dans son rayon d’attaque, la rapidité et l’efficacité de cette stratégie sont récompensées.

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Belle technique pour optimiser ses efforts, n’est-ce pas?À sa manière, cette armée de fourmis en spirale est l’exemple parfait que l’excès d’activité peut être néfaste. 

Les plus occupées d’entre elles peuvent clairement se tuer si elles n’ont pas un objectif clair. La spirale naît lorsque la reine est absente et que chaque fourmi suit le parfum de celle qui la précède. Ainsi, à la fin toutes meurent à cause de cet excès d’activité.

Il est naturel de vouloir s’occuper

Nous ne sommes pas très différent des fourmis. Notre folie permanente nous pousse à nous enorgueillir d’être occupés. Nous sommes, de manière perverse, fiers du temps libre que nous n’avons pas.

Une étude conduite par le cabinet Xoomworks auprès de 1000 employés au Royaume-Uni met en évidence notre tendance à “l’occupation compétitive”.

Le rapport montre que 31% des personnes qui ont une heure d’entrée et de sortie de bureau fixes avaient envoyé des e-mails en dehors de ces horaires pour montrer à leurs collaborateurs qu’elles étaient occupées. Cinquante-quatre pour cent reconnaissaient qu’elles restaient tard au travail pour impressionner leur supérieurs.

Être occupé est un phénomène culturel qui aide rarement à travailler efficacement. Au bout du compte, quand être occupé est valorisé, la productivité en pâtit.Les allemands travaillent en moyenne 256 heures de moins par an que les anglais mais sont malgré cela les plus productifs d’Europe selon l’Office for National Statistics. 

Pourquoi diminuer le rythme peut être la clef pour travailler efficacement

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Utiliser des techniques de productivité est excellent pour maximiser votre énergie et réduire les efforts vains.

Il est cependant parfois difficile de trouver la concentration optimale pour réellement travailler efficacement. Votre attention est moins forte et vous avez l’impression de pédaler dans la semoule. Il y a une raison à cela et elle s’appelle: l’état de flux.

L’état de flux se définit comme cette sensation indescriptible de ne faire qu’un avec votre tâche , aussi connue comme “la zone d’harmonie”.

L’auteur et chef d’entreprise Steven Kotler a largement étudié et écrit sur la neuroscience de l’état de flux et il affirme que l’efficacité mentale optimale n’est pas causée par l’hyperactivité du cerveau (en gros la “mitrailleuse des pensées”) mais bien par l’hypoactivité, soit quand les zones du cerveau qui peuvent nous distraire sont affaiblies.

Combiner ces deux états mentaux peut augmenter votre créativité de manière importante. Kotler dit: “La créativité est le produit d’information nouvelle qui se confronte à des pensées plus vieilles pour créer quelque chose de neuf. Elle permet de passer rapidement d’une idée à une autre et de l'associer de manière non-contrôlée, et c’est pour cela qu’elle a un caractère fondamental.” .

Voilá donc le secret: rêver éveillé est bon pour vous et pour travailler efficacement!

De l’importance de se détendre

Kotler recommande des tâches d’immersion et non connectées pour travailler efficacement et faire naître “l’état de flux”.

La plupart des travailleurs semble être d’accord avec lui. Selon ses études, 74% d’entre eux passent au moins 30 minutes par jour à procrastiner, et la majorité croit que les pauses mentales les avaient vraiment aidé à devenir plus productifs.

Pratiquement un quart des travailleurs choisissent les réseaux sociaux comme moyen de procrastination productive.

Une autre étude, de l’Université de Melbourne, indique que les employés qui utilisent les réseaux sociaux comme soupape de divertissement pendant moins de 20 minutes sont 9% plus productifs au travail.

En résumé, si vous pensez que vous détendre et procrastiner pendant une demie-heure va faire vos énergies créatives fluir plus librement, il est important que vous preniez ce temps pour vous.

Astuce: dans votre système Pomodoro, inclure un intervalle de 5 minutes pour lires les tweets des leaders de votre secteur d’activité. La technique Pomodoro inclut déjà des intervalles mais le secret consiste à les utiliser pour quelque chose de plus productif en passant du temps sur les réseaux sociaux.

Techniques de “Take-Home” de Prince et Jerry Seinfeld

Comme sur beaucoup de sujets importants dans l’histoire, Prince, un des musiciens les plus productifs qui ait existé, a trouvé la réponse avant même que quelqu’un ne la pose. En 1985, dans sa chanson “Raspberry Beret”, Prince chantait:

“Seems that I was busy doing something close to nothing / But different than the day before”

“Il semble que j’étais occupé à faire quelque chose de presque inexistant / Mais différent du jour antérieur”.

En à peine 16 mots Prince à fait briller la beauté de la futilité monotone du travail de manière plus poignante que n’importe quel influenceur sur LinkedIn. Prince était un monument de la productivité!

Mais plus que cela: il était efficace. Trente-neuf albums studio, desquels huits ont atteint les sommets, cinq singles au top et 150 millions de disques vendus en sont la preuve.

Qu’est-ce que Prince peut nous apprendre quant à être occupé, être productif et travailler efficacement?

  • Écrire des chansons et jouer chaque instrument? Être occupé.
  • Produire l’album “Purple Rain”? Être productif.
  • Vendre 22 millions de copies de “Purple Rain”? Travailler efficacement.

Astuce: la productivité est une bonne chose, mais si vous vous voulez de vrais résultats concentrez votre énergie sur la productivité efficace.

 

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5 techniques de productivité à essayer

Au bout du compte, comment fait-on la transition entre “être occupé” et “être productif” pour travailler efficacement?

Les techniques de productivité sont faites pour convertir votre effort en progrès. Mais n’oubliez pas: si elles ne marchent pas sur vous, essayez autre chose.

Technique de Produtivité 1: Pomodoro

Le concept est simple: diviser votre journée de travail par des pauses. Chronométrez combien de temps vous travaillez et divisez votre flux de travail avec des pauses à intervalles fixes.

L’application basique de cette technique est de travailler 25 minutes, avec des intervalles de 5 minutes, avant de prendre une pause plus longue. Soyez strict avec vos pauses.

“Pomodoro” veut dire “tomate” en italien. C’est le nom qu’on donne au minuteur de cuisine que Francesco Cirillo utilise pour développer son système de productivité.

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Technique de productivité 2: liste de tâches SMART

Très simple: écrivez sur une feuille une liste de tâches que vous souhaitez réaliser. La clef pour obtenir les meilleurs résultats avec cette technique est de faire une liste S.M.A.R.T.

Les tâches doivent êtres Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et avoir le bon Timing. Par exemple:

"Appeler Pierre, Amanda et Gaël avant 10h30” est top.

“Appeler quelques prospects” n’est pas top.

Technique de Productivité 3: GTD (Get Things Done)

Le système Getting Things Done de David Allen peut sembler être une recommandation évidente faite par un creátif peu inspiré. Mais il s’agit d’un système personnalisable élaboré pour vous aider à faire les bons choix pour gérer votre temps et réduire les hésitations au moment de prendre des décisions.

Il se doit d’observer certaines règles. Par exemple, une fois que vous avez fait la liste de tout ce qui requiert votre attention immédiate, demandez-vous s’il y a une action à entreprendre. Si ce n’est pas le cas, déléguez-la, rangez-la ou oubliez-la.

Technique de Productivité 4: Ne cassez pas la chaîne

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Parfait pour les objectifs à long terme. Le système, soi-disant utilisé par Jerry Seinfeld, exige que vous determiniez un objectif et définissiez une date dans votre calendrier à laquelle il devra être atteint.

Notez les jours précédents et utilisez-les comme une chaîne de motivation.

De nombreuses applications smartphone à succès se servent de la méthode de la “chaîne” pour augmenter la participation de l’utilisateur. La chaîne est très souvent appelée “streak”, soit le nombre de jours consécutifs qu’une personne interagit avec l'application.

Plus l’utilisateur maintient cette chaîne de jours consécutifs sans la casser, plus il reçoit de récompenses et points.

Des applis bien connues comme Duolingo, Headspace ou bien les mots-croisés du New York Times utilisent cette méthode..

Technique de Productivité 5: La Méthode de l’Action

Il s’agit plus d’un système que d’une technique. Développé à l’origine par Behance comme un système de gestion de projets, il exige que vous attribuiez une action à chaque interaction.

Par exemple, si vous êtes en réunion, vous devrez en ressortir avec une liste d’actions. Non pas des objectifs, mais des étapes précises concernant les actions que vous devrez réaliser.

 

De manière générale, il n’y a pas de méthode parfaite pour travailler efficacement. Pensez aux exemples  que nous venons de vous présenter comme des bases pour optimiser votre propre efficacité.

Testez-les, gardez celles qui fonctionnent pour vous et abandonnez les autres.

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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