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Trello Business Class : un pas de plus pour mieux gérer votre équipe

Astuces pour Trello Business Class

Êtes-vous prêt à faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Trello Business Class?

Dans cet article, nous allons montrer comment votre équipe peut gagner en efficacité et performance à l'aide de Trello et en utilisant tout le potentiel de Business Class Trello. Automatisation des flux de travail, nouvelles fonctionnalités, nouvelles options de configuration de la sécurité... Autant de nouveautés qui vont permettre de faciliter la collaboration et l'organisation au sein de votre équipe, de manière à travailler plus efficacement et l'esprit tranquille.

Un peu de Butler sur vos flux de travail et vous pouvez croiser les bras

Les tâches fastidieuses et la surcharge mentale dues au travail quotidien privent votre équipe du temps et des ressources nécessaires pour travailler plus efficacement. Trello Business Class augmente réellement votre efficacité lorsque vos flux de travail sont automatisés avec Butler. Créez un processus pour déplacer automatiquement les tâches dans votre tableau, organiser ces derniers et s'assurer que rien d'important ne passe entre les mailles du filet, tout cela sans écrire une seule ligne de code.

Butler dans Trello Business Class pour davantage d'options automatiques

Le Power-Up Butler permet aux membres de l’équipe de créer des règles avec des commandes en langage naturel, des boutons de cartes et de tableaux, ainsi que des processus automatisés déclenchés suivant une date spécifique. C’est comme jouer au cadavre exquis. Sélectionnez simplement les tâches que vous souhaitez que Butler exécute et un déclencheur pour lancer la routine.

Par exemple, vous pouvez créer une règle stipulant que chaque fois qu'une carte est déplacée vers la liste «Terminé», tous les éléments de la checklist la carte sont marqués comme étant terminés, la date limite est marquée comme étant terminée, tous les membres sont supprimés de la carte et toutes les parties prenantes sont informées.

Exemple : Butler ajoute automatiquement les membres aux cartes glissées dans la prochaine liste.

Mais ce n'est là que la face visible de l’iceberg, en ce qui concerne le potentiel de Butler. En quelques minutes, vous pouvez configurer des automatisations capables de préparer votre tableau au début de chaque nouvelle semaine, de mettre en place un processus infaillible pour déplacer des tâches en bas de ligne en un seul clic ou d’identifier facilement les cartes aux dates limites proches et ainsi de les rappeler à leur responsable. Pour explorer en profondeur tout ce que Butler peut offrir, consultez cet article de blog ou l'enregistrement récent d'un webinaire. Vous pouvez aussi vous jeter à l'eau et ajouter le Power-Up Butler.

Organiser les cartes avec le Power-Up Champs Personnalisés

Vous souhaitez disposer de plus de données structurées pour les cartes de votre équipe? Fatigué/e de faire défiler les descriptions de carte et les commentaires lorsque vous essayez de trouver des informations importantes ?  

Maintenant, vous pouvez organiser les informations importantes de manière uniforme sur les cartes Trello et les avoir toujours disponibles en un coup d’œil avec les Champs personnalisés.

Champs personnalisé dans Trello Business Class

Ajoutez aux cartes des cases à cocher, des dates, des listes déroulantes, des champs de numérotation et des champs de texte avec le Power-Up Champs personnalisés pour que votre équipe accède plus rapidement à des informations spécifiques. Qu'il s'agisse de champs de numéro pour dimensionner les projets et les tâches, de champs de date supplémentaires pour les jalons importants ou de calendriers de campagne marketing, de menus déroulants de SKU pour gérer les commandes des clients, etc., les champs personnalisés vous offrent une multitude de solutions adaptées à toutes les situations..

De plus, les champs peuvent être affichés dans n'importe quel ordre et peuvent apparaître au recto d'une carte.

Le power-Up Butler et Trello Business Class : des champs perso connectés

Les équipes Business Class peuvent également exploiter la puissance de Butler avec le Power-Up Champs Personnalisés, que ce soit pour trier les cartes par données de champ personnalisé, pour mettre à jour automatiquement les champs ou pour déclencher des règles basées sur ces champs. Par exemple, si une case "Haute priorité est cochée, elle peut déclencher une règle qui déplace automatiquement la carte de la liste "Entrant" sur la liste "À faire", qui définit la date limite et qui attribue un membre à la carte.

💡BCAstuce rapide : Vous avez les mêmes recherches à faire régulièrement et aimerez un moyen de ne pas avoir à les mémoriser ? Créez des recherches sauvegardées pour vos requêtes les plus courantes afin de gagner un temps précieux.


Visualiser les projets grâce aux vues Calendrier et Map

Apportez une nouvelle perspective à vos tableaux avec les Power-Ups Calendrier et Map et visualisez vos tâches en fonction de leurs dates limites et lieux d’exécution de manière beaucoup plus intuitive.

Le power-Up Calendrier pour visualiser les cartes par mois ou par semaine.

Étant donné que de nombreuses tâches ont des dates limites, telles que les calendriers éditoriaux ou la planification d'événements, l'activation du power-Up Calendrier permet aux membres de visualiser dans un calendrier les cartes avec des dates limites (en fonction des jours, semaines et mois).

Power-up Map : pour des cartes géo-localisées

Pour les équipes qui travaillent sur le terrain ou avec des clients situés à divers endroits, tels que des sous-traitants, des agents immobiliers ou des équipes commerciales, l'activation du Power-Up Map sur un tableau permet à quiconque d'ajouter un emplacement à une carte et de disposer les cartes Trello sur un plan.

Ces deux vues sont disponibles sur les appareils mobiles. Ainsi, que vous soyez dans une salle de conférence et que vous effectuiez des tâches de dernière minute en attendant votre tour, ou que vous regardiez les offres récentes sur des sites d'emplois , vos tâches importantes ne seront jamais perdues de vue.

💡BC Astuce rapide : Vous travaillez avec des clients ou des parties prenantes externes et vous souhaitez leur donner accès à un tableau sans droits de modification? Ajoutez-les en tant qu'Observateur.

 
Libérez la puissance de Power-ups illimités

Vous avez peut-être remarqué que Butler, Champs personnalisés, Calendrier et Map sont des Power-Ups. Cela signifie que lorsqu'ils sont ajoutés à vos tableaux Trello, ils les enrichissent de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez ainsi personnaliser les tableaux Trello en ajoutant les Power-Ups qui vont vous permettre de mieux organiser vos projets. Les équipes Business Class de Trello peuvent ajouter un nombre illimité de Power-Ups à leurs tableaux, ce qui leur donne une multitude de possibilités pour créer des flux de travail intégrant les applications externes qu'elles utilisent le plus.

Avec Trello Business Class, offrez-vous des Power-ups illimités

Outre les Power-Ups mentionnés ci-dessus, voici d'autres options de Power-Ups tout aussi populaires tels que Vote, Archivage de la carte et Répéteur de cartes ainsi que plus de 100 intégrations avec des applications tierces et des intégrations provenant de services que vous utilisez au quotidien (ou que vous allez adorés si vous les testez!).  

Parmi les intégrations, vous pouvez compter sur Slack, Google Drive, Salesforce, Jira, InVision et de nombreuses options permettent d'ajouter des fonctions telles que le suivi du temps, la synchronisation, les analyses, la création de rapports, etc.

Alors, comment les Power-Ups peuvent-ils transformer votre tableau en véritable QG de votre équipe?

Imaginez que vous faites partie d'une équipe commerciale et que vous utilisez un tableau Trello pour gérer les révisions de contrat avec votre équipe juridique. Voici comment activer quelques Power-Ups pour améliorer la procédure :

Power-up Menu du tableau

  • Ajoutez des informations importantes sur les prospects directement sur votre tableau à partir de Salesforce.

  • Grâce à Butler, créez un processus pour entrer en contact automatiquement avec les membres de l'équipe juridique suivant les besoins de chaque tâche.

  • Utilisez les Champs personnalisés pour conserver toutes les informations juridiques organisées au même endroit.

  • Gérez et accédez en toute sécurité aux documents importants joints aux cartes avec Box.

  • Recevez une notification instantanée dans Slack lorsque des questions surviennent, que des tâches sont terminées ou tout simplement pour fêter des résultats.

En mettant en place de tels processus, vous pouvez réduire le va-et-vient entre plusieurs applications et gagner du temps en minimisant les risques d'erreur ou de mauvaise gestion des informations. Si vous n’avez pas déjà jeté un coup d’œil, consultez notre catalogue de Power-Ups.

Notez cependant que l'utilisation de certains Power-Ups, lorsqu'ils représentent l'intégration d'un outil externe, nécessitent que vous ayez un compte créé sur l'outil en question.

Organisez les tableaux de vos équipes grâce au Power-Up Collection

Avec des tableaux d’équipes illimités en Business Class, votre équipe peut s’attaquer à des centaines de projets sans crainte, mais cela peut également mener à une sacrée pagaille. C’est pourquoi nous avons mis sur pied Collection pour les équipes Business Class de Trello.

Trello Business Class et Collection

Avec les Collections, vous pouvez facilement organiser des tableaux au sein de votre équipe par département, initiative, projet, etc. Cela simplifie grandement la tâche de tous les acteurs du marketing. Par exemple : visualiser rapidement tous les tableaux liés au marketing ou aux membres de l'équipe travaillant sur “Projet Secret ” pour faire apparaître tous les tableaux liés à ce projet.

Pour activer Collection:

  • Allez sur l'onglet Tableaux de la page de votre équipe.
  • Cliquez sur «Créer une collection» pour ajouter une nouvelle collection.
  • Cliquez sur le signe + sous la vignette de n’importe quel tableau et sélectionnez la collection pour ajouter un tableau à la collection.

Les tableaux peuvent être ajoutés à autant de collections que vous voulez, et vous pouvez filtrer et trier les collections à partir de la section de gauche de la page Tableaux. Les tableaux peuvent également être ajoutés à des Collections à partir d'un tableau lui-même et de son menu : cliquez sur «Plus», puis sur «Collection», puis ajoutez-le à une collection déjà existante ou créez-en une nouvelle. Bravo pour l'organisation !

💡BC Astuce rapide : Vous avez peur des goulots d'étranglement dans votre flux de travail ou des listes trop longues? Activez le Power-Up Limites de listes pour obtenir un repère visuel lorsque les listes dépassent une certaine taille.


Contrôle administrateur pour plus de sécurité

Configuration pour administrateur sur Trello Business Class

Au fur et à mesure que votre équipe grandit, il est essentiel de vous assurer que vous êtes préparé pour absorber cette croissance, et que vous disposez d'un contexte qui permette de stocker et gérer les informations en toute sécurité. Business Class offre une multitude de fonctions pour vous assurer que les bonnes personnes ont le bon accès aux tableaux. Prenez quelques minutes pour vous assurer que tout est en ordre:

  • Restrictions d'appartenance à une équipe: assurez-vous qu'aucune personne extérieure à votre société ne soit ajoutée à votre équipe en restreignant les domaines des adresses mails qui peuvent être ajoutés comme membre.
  • Restrictions relatives à la création de tableau: définissez qui peut créer des tableaux privés, visibles par les équipes et publics. Vous pouvez autoriser la création de chaque type de tableau pour tous les membres de l'équipe, uniquement pour les administrateurs, ou pour personne. Si vous craignez que les membres de l’équipe ne créent des tableaux publics, c'est une fonction essentielle.
  • Restrictions de suppression de tableau : la dernière chose que vous voulez, c'est qu'un tableau important soit supprimé. Définissez quels membres de l'équipe peuvent supprimer les tableaux privés, visibles par l'équipe et publics.
  • Inviter des utilisateurs sur des tableaux: un moyen simple de s’assurer que personne en dehors de votre équipe ne soit ajouté.

💡BC Astuce rapide : un membre de l’équipe va vous quitter mais ne voulez pas perdre l’historique des cartes dont il fait partie ? Désactivez-le à partir de l'onglet Membres et facilitez la réaffectation du travail.


En savoir plus sur Trello Business Class

Vous et votre équipe êtes prêts à passer à la vitesse supérieure ? Rendez-vous sur trello.com/fr/business-class et libérez le potentiel de votre équipe.


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

Nous voulons vous entendre. Retrouvez-nous sur Twitter (@trello) ou écrivez-nous à support@trello.com.

À lire également : Du nouveau dans Trello : des surprises pour les Équipes, automatisation avec Butler, ne vous perdez plus grâce au Power-up Map et 13 fonctionnalités Enterprise

 

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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