Utiliser Trello en toute sécurité et confidentialité

Chez Trello, on aime la flexibilité, y compris lorsqu'il s'agit de configurer les règles de confidentialité de Trello. Ces dernières peuvent être modifiées pour sécuriser instantanément votre tableau en fonction de vos besoins.

Chaque tableau Trello possède trois paramètres de confidentialité :

• Privé
• Visible par l'espace de travail
• Public
• Les clients Trello Enterprise disposent d'un quatrième paramètre, « Visible par l'organisation », ce qui signifie que le tableau est accessible par n'importe quel membre de l'offre Enterprise. 

Selon la façon dont vous utilisez votre tableau, chacun de ces paramètres peut s'avérer utile pour différentes raisons. Voyons comment vous pouvez ajuster ces règles de confidentialité sur Trello et gérer l'accès à vos tableaux. 

Comment ajuster les règles de confidentialité dans Trello

Lorsque vous créez un tableau dans Trello, l'application propose quelques règles de confidentialité. 

Tous les tableaux Trello font partie d'un espace de travail. Si vous créez un tableau Trello, le paramètre par défaut est « Visible par l'espace de travail ». Rappel : un espace de travail sur Trello correspond à un regroupement de tableaux Trello et de membres souvent associés ensemble, à un département ou à un service, ou même à votre famille. 

Voici les options de restriction d'accès pour vos tableaux Trello, selon les règles de confidentialité :

• Si un tableau est « Visible par l'espace de travail », cela signifie que n'importe quel membre de cet espace de travail peut visualiser, rejoindre et modifier les cartes.
• Si un tableau est « Privé », seuls les membres dudit tableau peuvent le voir.
• Si un tableau est « Public », toute personne disposant du lien vers le tableau peut le voir.

Lorsque vous créez le tableau, les règles de confidentialité par défaut seront mises en place. Mais vous pouvez les altérer en cliquant sur le lien "Modifier" :

Dans l'exemple ci-dessus, une équipe est associée à ce tableau (en l'occurrence l'équipe de Taco). Le tableau suit donc la règle de confidentialité Trello par défaut : « Visible par l'espace de travail ». Vous pouvez changer la visibilité lors de la création du tableau, ou plus tard à n'importe quel moment.

Il y a toujours une icône et un texte en haut à gauche de votre tableau qui indique le paramètre de confidentialité du tableau. Vous pouvez cliquer dessus et modifier les paramètres à tout moment. 

Quand utiliser chacune des règles de confidentialité de Trello

Chaque règle de confidentialité des tableaux Trello vous offre des possibilités distinctes. Voici quelques exemples d'utilisation pour chaque option.

Règles de confidentialité Trello d'un tableau « Privé »

Si vous réglez votre tableau sur « Privé », cela signifie qu'il est sécurisé et que seuls les membres ajoutés au tableau peuvent y accéder. 

En général, les utilisateurs Trello choisissent la règle de confidentialité « Privé » par défaut afin de protéger les informations, documents et méthodes de travail. Il existe quelques processus de travail assez populaires sur les tableaux « Privés » 

• 1:1 meetings : il est courant que les managers aient des réunions rapides avec chacun de leurs subordonnés directs une fois par semaine, ou même seulement une fois par mois. Le fait d'avoir un tableau privé avec la liste des points à discuter est un excellent moyen de garder cet ordre du jour confidentiel, mais aussi de pouvoir s'y référer facilement par la suite.
  
  Pour garder un registre de ces informations, il est pratique de faire des commentaires ou d'ajouter des liens pertinents, relatifs à chaque élément de l'ordre du jour sur la carte. Si les employés veulent discuter d'un problème ou explorer l'avancement de leur carrière, ces discussions seront gardées privées.
  
  Les tableaux Privés Trello 1:1 sont pratiques, car les membres peuvent ajouter des cartes à chaque fois qu'ils y pensent, pas seulement au moment où la réunion a lieu. Une autre bonne idée consiste à ajouter une liste « Demande un suivi » pour que les points importants ne passent pas à la trappe lors de la prochaine réunion. Le célèbre designer Jonathan Hoefler utilise ce flux de travail avec ses subordonnés directs.

• "À faire" Perso : si vous utilisez un tableau pour garder une trace de vos tâches personnelles, le rendre privé pourrait être une bonne idée. Vous pouvez ainsi ajouter vos manuscrits, vos réflexions ou joindre des notes Evernote à des cartes pour rassembler tous vos "Eurêka". 

Règles de confidentialité Trello d'un tableau « Visible par l'espace de travail »

Pour rappel, un espace de travail Trello est un groupe de membres qui ont accès à un ensemble de tableaux Trello hébergés par cet espace de travail.

Remarque importante : les espaces de travail Trello s'appelaient auparavant des « équipes », et certaines images peuvent toujours refléter cette convention de dénomination.

Lorsque vous êtes connecté/e à Trello.com, vous pouvez voir les tableaux auxquels vous appartenez, regroupés par espace de travail. À côté du nom de l'espace de travail, vous pouvez également activer le paramètre « Tous les tableaux visibles par l'espace de travail de votre équipe », voir tous les membres de l'espace de travail et les paramètres de l'espace de travail.

Voici quelques cas concrets d'utilisation des règles de confidentialité « Visible par l'espace de travail » :

• Trombinoscope : un tableau « Qui fait quoi » en tant qu'annuaire numérique des employés, visuel et accessible par tous. Lorsque de nouveaux employés rejoignent l'équipe, ils peuvent facilement associer des noms à des visages et en apprendre un peu plus sur leurs nouveaux collègues en cliquant sur leur carte. De plus, c'est super sympa pour les nouveaux employés de pouvoir créer leur propre carte personnelle !
  
  Ces tableaux sont réglés sur « Visible par l'espace de travail » afin que tous les collaborateurs de l'entreprise puissent avoir accès à ces informations. C'est un excellent moyen d'éviter cette situation embarrassante où vous avez parlé à quelqu'un des dizaines de fois dans la salle de repos et que vous n'osez pas lui demander à nouveau son prénom. Il vous suffit de jeter un coup d'œil au tableau !
  
  Consultez ce guide facile à suivre pour élaborer un tableau Trello « Qui fait quoi ».
  
  
• OKR et planification des objectifs : malgré l'impossibilité de prédire l'avenir, les OKR et autres structures de définition d'objectifs sont importants pour essayer (tout du moins) de définir vos plans pour l'avenir.
  
  Les équipes se fixent généralement des objectifs au trimestre ou à l'année. Ces objectifs doivent être accessibles aux autres membres de l'équipe, car il ne s'agit pas de plans individuels. Il s'agit souvent de tâches à l'échelle de l'équipe qui nécessitent la collaboration de plusieurs membres.
  
  Ces objectifs doivent être faciles à consulter, non seulement pour les membres de l'équipe, mais aussi pour les responsables et les autres parties prenantes de haut niveau, afin qu'ils puissent voir quelles sont les priorités des équipes. Paramétrer ces tableaux en « Visible par les membres d'une équipe » signifie que personne n'a besoin d'importuner personne dans le chat pour obtenir des comptes-rendus d'avancement : il suffit de consulter le tableau Trello.
  
  Voici un modèle pour la mise en place d'un tableau Trello d'OKR.
  
  

Règles de confidentialité Trello d'un tableau : « Public »

Les tableaux « Publics » sont extrêmement utiles pour des cas d'utilisation très spécifiques.

N'oubliez pas : il suffit d'avoir le lien pour voir le tableau. Donc TOUT LE MONDE peut y avoir accès, même sans faire partie de votre entreprise. Comme il s'agit de liens publics, ils peuvent même apparaître dans les résultats de recherche internet.

Seuls les membres du tableau « Public » peuvent déplacer ou modifier des cartes. Mais pas besoin d'être membre ni utilisateur de Trello pour voir toutes les cartes et les dos de cartes. Vous vous demandez peut-être pourquoi vouloir un tableau public s'il est déjà possible de partager un tableau avec toute votre équipe.

En effet, comment déléguer efficacement des tâches si elles ne sont pas exécutées correctement?

• Calendriers de lancement publics : les grandes entreprises comme Slack et Twitter (et Trello !) ont souvent besoin d'un moyen public pour communiquer avec leurs utilisateurs et leur présenter les nouveautés de l'entreprise.
  
  Les calendriers de lancement publics peuvent inclure des actualités sur les nouvelles fonctionnalités ou des changements dans le fonctionnement du produit. Ils sont utiles aux utilisateurs et aux développeurs externes pour savoir à quoi s'attendre. Certaines entreprises activent même le Power-Up Vote pour permettre aux utilisateurs de voter pour les fonctionnalités qu'ils souhaitent voir mises en place. Vous avez également la possibilité d'autoriser les commentaires sur les cartes, comme c'est le cas sur le tableau Trello « Public » de Buffer.
  
  Twitter a publié sa plateforme API sur un tableau Trello public afin de signaler aux développeurs d'API quelles sont les fonctionnalités à venir et celles qui sont abandonnées.
  
  

• Ressources et modèles : pour les utilisateurs qui souhaitent héberger une multitude de ressources et les partager, ils peuvent le faire avec un tableau Trello public. C'est souvent pratique pour les formateurs en ligne ou même pour les membres Trello qui souhaitent montrer leur utilisation spécifique de Trello en partageant un modèle de tableau.
  
  De nombreux blogueurs et experts en productivité utilisent les tableaux Trello publics pour héberger les liens et les ressources qu'ils souhaitent partager avec leur public. Le coach agile Philip Rogers utilise un tableau Trello avec les règles de confidentialité « Public » pour partager ses rétrospectives et exercices.
  
  Pour voir d'autres tableaux publics, consultez la galerie de modèles Trello. Ces tableaux nous permettent de partager des milliers d'exemples de tableaux que vous pouvez copier, personnaliser et adapter à vos propres besoins.

Sécurisez vos tableaux Trello et vos workflows

Voilà, c'est fait. Chacune des trois règles de confidentialité de Trello (Privé, Visible par l'espace de travail et Public) permet des flux de travail et des utilisations radicalement différents, en toute sécurité.

Les tableaux Trello étant infiniment polyvalents, il est donc facile d'en concevoir un qui réponde à vos besoins et à ceux de votre équipe. N'oubliez pas de prendre le temps de sécuriser vos informations privées et personnelles avant de vous mettre au travail.