Ne luttez plus contre les E-mails: accueillez-les dans Trello

Dans le meilleur des mondes possibles, tout le monde recycle ses déchets et tous ceux qui travaillent ensemble sur un projet collaborent sur le même tableau Trello (y compris le travail impliquant des clients externes ou des collègues ajoutés en tant qu'invités ou observateurs).

Cependant, la réalité est toute autre. Que cela soit en raison de politiques internes ou du manque de volonté d'un client quant à l'utilisation d'un nouvel outil (aussi simple soit-il), la collaboration doit se faire sur des supports anciens comme les dalles de pierre ou les e-mails. 

Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous devez abandonner votre sacro-saint tableau Trello pour faire avancer votre projet.

Voici quelques conseils pratiques pour travailler avec des clients ou des collègues dans Trello même lorsqu'ils sont habitués à faire de la gestion de projet par e-mails.

Transférer les e-mails vers Trello

Lorsque quelqu'un effectue une demande ou a une idée qu'il envoie par e-mail, la première chose à faire est de la retirer de la boîte de réception et de la placer dans Trello afin que vous puissiez l'organiser et la hiérarchiser avec le reste de votre travail.

Pour ce faire, Trello propose une poignée de fonctionnalités, d'intégrations et de Power-Ups. Voici quelques options qui vont vous rendre la vie plus belle.

Vos e-mails bien rangés dans votre tableau

Chaque tableau Trello a une adresse e-mail unique. Celle-ci vous permet de créer de nouvelles cartes Trello en envoyant ou en transférant des e-mails à cette adresse. Vous pouvez même sélectionner la liste et la position sur lesquelles vous souhaitez que ces nouvelles cartes soient créées.

Les cartes nouvellement créées utilisent la ligne d'objet de l'e-mail en tant que nom, et le corps de l'e-mail en tant que description. De plus, les pièces-jointes de l'e-mail sont ajoutées automatiquement dans la carte.

Voici comment configurer la fonctionnalité E-mail > Tableau Trello:

1. Dans le menu d'un tableau, cliquez sur "Plus .." puis sur "Paramètres e-mail vers tableau"
2. Sélectionnez la liste et l'emplacement des nouvelles cartes à créer
3. Copiez l'adresse e-mail générée et testez-la en envoyant un e-mail à cette adresse

✨Astuce Pro: étant donné que l'adresse e-mail de chaque tableau est générée de manière aléatoire, elle peut être difficile à retenir - envisagez de créer un nouveau contact avec un nom plus facile à retenir.

Lorsque vous envoyez des e-mails vers un tableau via l'adresse e-mail-tableau, gagnez du temps en ajoutant dans le sujet de l'e-mail les éléments suivants:

• Ajoutez des étiquettes automatiquement en écrivant #nometiquette, #couleuretiquette (en anglais, comme par exemple "#pink"), ou #numerodeletiquette dans la ligne d'objet
• Ajoutez des membres en insérant @nomdutilisteur dans l'objet ou en inscrivant l'adresse e-mail d'un membre Trello

Vous voulez en savoir plus? Consultez cet article de documentation détaillé. 

Gmail et Outlook

Si vous utilisez Gmail ou Outlook, vous pouvez profiter des intégrations Trello avec le module complémentaire Trello pour Gmail ou Trello pour Outlook. Les deux add-on vous permettent de créer de nouvelles cartes n'importe où dans Trello sans quitter votre boîte de réception.

Vous pouvez sélectionner le tableau et la liste dans lesquels vous souhaitez créer une nouvelle carte, ainsi que modifier le nom et la description de la carte à créer. De plus, avec le module complémentaire Trello pour Outlook, vous pouvez même ajouter une date limite à la carte en cours de création.

Voici quelques ressources pratiques pour vous y mettre :

Gmail

• Ajoutez le module complémentaire Trello pour Gmail
• Consultez notre article détaillé pour maîtriser votre boîte de réception Gmail
• Apprenez-en plus dans nos documents d'aide pratiques et utiles

Outlook

• Ajoutez le module complémentaire Trello pour Outlook
• Consultez notre article détaillé (en anglais) pour mettre à zéro votre Inbox.
• Lisez nos documents d'aide (toujours pratiques et utiles) pour en savoir plus

Power-Up SendBoard

Le Power-Up SendBoard est un Power-Up vraiment efficace. Non seulement vous pouvez créer de nouvelles cartes à partir d'e-mails, mais vous pouvez également répondre à ces e-mails et gérer toute la communication depuis Trello. Ce Power-Up transfère votre boîte de réception vers Trello. Ainsi, votre équipe n'a pas besoin de faire des va-et-vient entre différentes applications pour travailler.

Cela fonctionne de manière semblable à la fonction E-mail-vers-tableau, mais en associant une adresse e-mail existante à un tableau (par exemple commercial@entreprise.fr), de nouvelles cartes seront créées sur une liste désignée pour chaque e-mail entrant. Toute la puissance de ce Power-Up réside dans le fait que votre équipe peut collaborer sur une réponse, puis répondre à cet e-mail directement à partir de la carte Trello avec toutes les possibilités de l'éditeur de texte Trello et l'inclusion de pièces-jointes.

Le Power-Up SendBoard est un produit tiers payant. Veuillez vérifier leurs plans tarifaires.

Ramenez vos commentaires dans Trello

Peut-être que vous avez envoyé un e-mail à un client pour une révision et qu'il a des commentaires à faire. Il est facile d'envoyer le retour client directement sur une carte Trello en tant que commentaire, car tout comme chaque tableau Trello possède une adresse e-mail unique, c'est aussi le cas des cartes Trello. 

Chaque carte Trello dispose d'un e-mail unique !🤯

Pour accéder à l'adresse e-mail d'une carte, cliquez sur une carte pour l'ouvrir, puis cliquez sur «Partager» dans la section Actions de la carte et copiez l'adresse e-mail de la carte. Les e-mails envoyés à partir de cette adresse apparaîtront sur la carte comme un commentaire de votre part. 

E-mails de mise à jour automatisée avec Butler

Pour finir, gagnez du temps et des clics en automatisant vos workflows grâce à Butler. 

Cela signifie qu'à mesure que les projets avancent, vous pouvez actualiser automatiquement les clients.

Par exemple, une Règle peut être créée de sorte que chaque fois qu'une carte est déplacée dans la liste «En attente des commentaires du client», un e-mail peut être envoyé. Et cet e-mail comprend à la fois du texte prérempli et des informations extraites grâce à l'utilisation de variables dans Butler.

Dans le cas d'une telle utilisation, j'envoie un e-mail à mon client, avec les informations suivantes:

• Adresse e-mail :
• Objet: Commentaires sur {nom de la carte}
• Corps du texte : Bonjour ,
  
  Nous avons progressé sur {nom de la carte} et nous serions ravis de recevoir vos commentaires avant de finaliser le travail.
  
  Pour rappel, le cahier des charges était:
  
  {description de la carte}
  
  Vous pouvez accéder aux fichiers à consulter dans notre dossier Dropbox partagé [ici] (www.dropbox.com).
  
  Pourriez-vous nous envoyer une note de retour d'ici le {date limite de la carte} afin de valider cette étape dans la livraison du projet?
  
  Merci,
  Thomas

Comme vous pouvez le voir, j'ai incorporé des variables dans le sujet de l'e-mail et du corps du texte pour gagner du temps, car Butler peut automatiquement extraire ces informations pour moi. Voici une décomposition de ce que chaque variable peut faire:

•   - Variable de champ personnalisé pour "l'e-mail" champ personnalisé
•  {nom de la carte} - Nom de la carte
• - Variable du champ personnalisé pour le champ personnalisé «Prénom»
• {description de la carte} - Texte de description de la carte
• [ici](www.dropbox.com) - Lien Markdown vers le dossier partagé Dropbox
• {date limite de la carte} - Date limite de la carte

Pour créer votre propre e-mail, envoyez la règle Butler comme suit:

1. Dans le menu Butler, sélectionnez «Règles»
2. Cliquez sur "Ajouter une règle"
3. Pour configurer le déclenchement, sélectionnez "lorsqu'une carte est déplacée dans la liste « En attente des commentaires du client»", puis cliquez sur le signe + pour ajouter le déclencheur.
4. Pour l'action, cliquez sur l'onglet avec icône de discussion pour localiser le champ d'envoi d'e-mail
5. Saisissez l'adresse e-mail, l'objet et le corps de l'e-mail que vous souhaitez envoyer automatiquement, puis cliquez sur le signe + pour l'ajouter à la règle.
6. Cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer la règle et vous pouvez commencer !

Dopez votre communication

Comme vous pouvez le voir, Trello propose une multitude de façons d'intégrer aisément vos e-mails à votre processus de travail.

Qu'il s'agisse de travailler avec des clients, gérer vos prospects ou les retours clients, vous pouvez accomplir toutes vos tâches depuis Trello les doigts dans le nez sans devoir tout arrêter pour envoyer un e-mail kilométrique.