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Comment utiliser Trello Premium comme un(e) pro : Tuto pour les nuls, les bons et les experts

Par | Publié le | 7 min. de lecture
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Êtes-vous prêt(e) à faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Trello Premium ?

Dans cet article, nous allons montrer comment votre équipe peut être plus performante à l'aide de Trello et en utilisant tout le potentiel de Premium. Automatisation des flux de travail, nouvelles fonctionnalités, nouvelles options de configuration de la sécurité… Autant de nouveautés qui vont permettre de faciliter la collaboration et l'organisation au sein de votre équipe, de manière à travailler plus efficacement et l'esprit tranquille.

Un peu de Butler sur vos workflow et vous pouvez croiser les bras

Les tâches fastidieuses et la surcharge mentale dues au travail quotidien privent votre équipe du temps et des ressources nécessaires pour travailler plus efficacement. Trello Premium augmente réellement votre efficacité lorsque vos workflows sont automatisés avec Butler. Créez un processus pour déplacer automatiquement les tâches dans votre tableau, organiser ces dernières et faire en sorte que rien d'important ne passe entre les mailles du filet, tout cela sans écrire une seule ligne de code.

Butler dans Trello Premium pour davantage d'options automatiques

Butler permet aux membres de l'équipe de créer des règles avec des commandes en langage naturel, des boutons de cartes et de tableaux, ainsi que des processus automatisés déclenchés suivant une date spécifique. C'est comme jouer au cadavre exquis. Sélectionnez simplement les tâches que vous souhaitez que Butler exécute et un déclencheur pour lancer la routine.

Par exemple, vous pouvez créer une règle stipulant que chaque fois qu'une carte est déplacée vers la liste « Terminé », tous les éléments de la checklist sur la carte sont marqués comme étant terminés. La date limite est marquée comme étant terminée, tous les membres sont supprimés de la carte et toutes les parties prenantes sont informées.

Exemple : Butler ajoute automatiquement les membres aux cartes glissées dans la prochaine liste.

Mais ce n'est là que la face visible de l'iceberg au regard du potentiel de Butler. En quelques minutes, vous pouvez configurer des automatisations capables de préparer votre tableau au début de chaque nouvelle semaine, de mettre en place un processus infaillible pour déplacer des tâches en bas de ligne en un seul clic ou d'identifier facilement les cartes risquant de dépasser leurs dates limites et ainsi de les rappeler à leur responsable. 

Organisez les cartes avec le Power-Up Champs Personnalisés

Vous souhaitez disposer de plus de données structurées pour les cartes de votre équipe ? Vous en avez assez de faire défiler les descriptions de carte et les commentaires lorsque vous essayez de trouver des informations importantes ?  

Maintenant, vous pouvez organiser les informations importantes de manière uniforme sur les cartes Trello et les avoir toujours disponibles en un coup d’œil avec les Champs personnalisés.

Champs personnalisé dans Trello Premium

Ajoutez à vos cartes des cases à cocher, des dates, des listes déroulantes, des champs numériques ou texte grâce au Champs personnalisés pour que votre équipe accède plus rapidement à des informations spécifiques. Qu'il s'agisse de champs numériques pour dimensionner les projets et les tâches, de champs de date supplémentaires pour les étapes importantes ou de calendriers de campagne marketing, de menus déroulants de SKU pour gérer les commandes des clients, etc., les champs personnalisés vous offrent une multitude de solutions adaptées à toutes les situations.

De plus, les champs peuvent être affichés dans n'importe quel ordre et peuvent apparaître au recto d'une carte.

Le power-Up Butler et Trello Premium : des champs perso connectés

Champs Personnalisés permet également aux équipes Premium d'exploiter la puissance de Butler, que ce soit pour trier les cartes par données de champ personnalisé, pour mettre à jour automatiquement les champs ou pour déclencher des règles basées sur ces champs. Par exemple, si une case « Haute priorité » est cochée, elle peut déclencher une règle qui déplace automatiquement la carte de la liste « Entrant » vers la liste « À faire », qui définit la date limite et qui attribue un membre à la carte.

Quick Tip

Have searches you are doing on the regular and would love a better way to not have to remember them? Create saved searches for your most popular queries to save precious time and typing.

Visualisez les projets grâce aux vues Calendrier et Plan

Apportez une nouvelle perspective à vos tableaux grâce aux vues Calendrier et Plan, et visualisez vos tâches en fonction de leurs dates limites et lieux d'exécution de manière beaucoup plus intuitive.

Le power-Up Calendrier pour visualiser les cartes par mois ou par semaine.

Étant donné que de nombreuses tâches ont des dates limites, telles que les calendriers éditoriaux ou la planification d'événements, l'activation de la vue Calendrier permet aux membres de visualiser dans un calendrier les cartes avec des dates limites (en fonction des jours, semaines et mois).

Vue Plan : pour des cartes géo-localisées

Pour les équipes qui travaillent sur le terrain ou avec des clients situés à divers endroits, tels que des sous-traitants, des agents immobiliers ou des équipes commerciales, l'activation de la vue Plan sur un tableau permet à quiconque d'ajouter un emplacement à une carte et de disposer les cartes Trello sur un plan.

Ces deux vues sont disponibles sur les appareils mobiles. Ainsi, que vous soyez dans une salle de conférence et que vous effectuiez des tâches de dernière minute en attendant votre tour, ou que vous regardiez les offres récentes sur des sites d'emplois , vos tâches importantes ne seront jamais perdues de vue.

Quick Tip

Working with external clients or stakeholders and you want to give them access to a board without editing rights? Add them as an Observer.

Libérez la puissance des Power-ups

Les Power-Ups offrent une multitude de possibilités pour créer des flux de travail intégrant les applications externes que votre équipe utilise le plus.

Avec Trello Premium, offrez-vous des Power-ups illimités

Outre les Power-Ups mentionnés ci-dessus, voici d'autres options de Power-Ups tout aussi populaires tels que Vote, Archivage de la carte et Répéteur de cartes ainsi que plus de 100 intégrations avec des applications tierces et des intégrations provenant de services que vous utilisez au quotidien (ou que vous allez adorés si vous les testez!).  

Parmi les intégrations, vous pouvez compter sur Slack, Google Drive, Salesforce, Jira, InVision et de nombreuses options permettent d'ajouter des fonctions telles que le suivi du temps, la synchronisation, les analyses, la création de rapports, etc.

Alors, comment les Power-Ups peuvent-ils transformer votre tableau en véritable QG de votre équipe?

Imaginez que vous faites partie d'une équipe commerciale et que vous utilisez un tableau Trello pour gérer les révisions de contrat avec votre équipe juridique. Voici comment activer quelques Power-Ups pour améliorer la procédure :

Power-up Menu du tableau


  • Ajoutez des informations importantes sur les prospects directement sur votre tableau à partir de Salesforce.

  • Grâce à Butler, créez un processus pour entrer en contact automatiquement avec les membres de l'équipe juridique suivant les besoins de chaque tâche.

  • Utilisez les Champs personnalisés pour conserver toutes les informations juridiques organisées au même endroit.

  • Gérez et accédez en toute sécurité aux documents importants joints aux cartes avec Box.

  • Recevez une notification instantanée dans Slack lorsque des questions surviennent, que des tâches sont terminées ou tout simplement pour fêter des résultats.

En mettant en place de tels processus, vous pouvez réduire le va-et-vient entre plusieurs applications et gagner du temps en minimisant les risques d'erreur ou de mauvaise gestion des informations. Si vous n’avez pas déjà jeté un coup d’œil, consultez notre catalogue de Power-Ups.

Notez cependant que l'utilisation de certains Power-Ups, lorsqu'ils représentent l'intégration d'un outil externe, nécessitent que vous ayez un compte créé sur l'outil en question.

Organisez les tableaux de vos équipes grâce au Power-Up Collections

Avec des tableaux d’équipes illimités dans l'offre Premium, votre équipe peut s'attaquer à des centaines de projets sans crainte, mais cela peut également mener à une sacrée pagaille. C'est pourquoi nous avons mis sur pied les Collections pour les équipes Premium de Trello.

Trello Premium et Collection

Avec les Collections, vous pouvez facilement organiser des tableaux au sein de votre équipe par département, initiative, projet, etc. Cela simplifie grandement la tâche de tous les acteurs du marketing. Par exemple : visualiser rapidement tous les tableaux liés au marketing ou aux membres de l'équipe travaillant sur “Projet Secret ” pour faire apparaître tous les tableaux liés à ce projet.

Pour activer Collection :

  • Allez sur l'onglet Tableaux de la page de votre équipe.
  • Cliquez sur « Créer une collection » pour ajouter une nouvelle collection.
  • Cliquez sur le signe + sous la vignette de n’importe quel tableau et sélectionnez la collection pour ajouter un tableau à la collection.

Les tableaux peuvent être ajoutés à autant de collections que vous voulez, et vous pouvez filtrer et trier les collections à partir de la section de gauche de la page Tableaux. Les tableaux peuvent également être ajoutés à des Collections à partir d'un tableau lui-même et de son menu : cliquez sur « Plus », puis sur « Collection », puis ajoutez-le à une collection déjà existante ou créez-en une nouvelle. Bravo pour l'organisation !

Quick Tip

Worried about bottlenecks in your workflow or lists getting too long? Enable the List Limits Power-Up to get a visual cue when lists are going over their threshold.

Contrôle administrateur pour plus de sécurité

Configuration pour administrateur sur Trello Premium

Au fur et à mesure que votre équipe grandit, il est essentiel de mettre tout en œuvre pour assurer son succès en toute sécurité. Premium offre une multitude de fonctions pour que les bonnes personnes disposent de l'accès approprié aux tableaux. Prenez quelques minutes pour vous assurer que tout est en ordre :

  • Restrictions d'appartenance à une équipe : veillez à ce qu'aucune personne extérieure à votre société ne soit ajoutée à votre équipe en restreignant les domaines des adresses mails qui peuvent être ajoutés comme membre.
  • Restrictions relatives à la création de tableau : définissez qui peut créer des tableaux privés, visibles par les équipes et les différents publics. Vous pouvez autoriser la création de chaque type de tableau pour tous les membres de l'équipe, uniquement pour les administrateurs, ou pour personne. Si vous craignez que les membres de l’équipe ne créent des tableaux publics, c'est une fonction essentielle.
  • Restrictions de suppression de tableau : la dernière chose que vous voulez, c'est qu'un tableau important soit supprimé. Définissez quels membres de l'équipe peuvent supprimer les tableaux privés, visibles par l'équipe et publics.
  • Inviter des utilisateurs sur des tableaux : un moyen simple de s’assurer que personne en dehors de votre équipe ne soit ajouté.

Quick Tip

Have a team member leaving but don’t want to lose the history of the cards they are on? Deactivate them from the Members tab and make it easier to reassign the work.

En savoir plus sur Trello Premium

Vous et votre équipe êtes prêts à passer à la vitesse supérieure ? Rendez-vous sur trello.com/premium et libérez le potentiel de votre équipe.


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