Trello vous aide à vous organiser pour travailler efficacement grâce à des tableaux efficaces à gogo. Cependant, il existe différents moyens pour donner un coup de boost à la manière dont vous utilisez Trello pour plus de fluidité et de clarté, que ce soit pour organiser des projets dans votre vie pro ou votre vie perso.
Voici quatre façons (💫 et une astuce bonus) de garder votre Trello clean et ultra-organisé, même lorsque vous avez la tête sous l'eau (dans votre grande piscine de projets en cours). Parce que, pour reprendre les mots de Stephane Plaza, un investissement pertinent réalisé maintenant va permettre de porter ses fruits dans un avenir proche. Prêt à transformer votre Trello en QG organisationnel ? 3, 2, 1... c'est parti !
1. Séparez vos tableaux Trello personnels de vos tableaux Trello professionnels
Vu qu'il est possible d'associer plusieurs e-mails à un même compte Trello, certains membres ont lié leur adresse e-mail professionnelle et leur adresse e-mail personnelle sur un seul et même compte Trello. Toutefois, mélanger vie personnelle et travail est devenu une pratique qui n'est généralement ni encouragée ni sans risques, comme on a pu le voir ces dernières années. Par exemple, ce serait dommage que le tableau d'organisation de votre mariage se retrouve au milieu du projet de refonte du site Web de votre entreprise !
Si votre entreprise dispose d'un abonnement Trello Business Class ou Enterprise, elle dispose également de mesures de sécurité accrues qui lui permettent d'administrer les paramètres sur les comptes créés avec ses adresses e-mail corporatives. Alors, le fait que vos adresses e-mail personnelles et professionnelles soient liées au même compte Trello ne facilite pas la séparation entre vie pro et vie perso.
Qu'est-ce que cela change concrètement ? À partir du 1er juin 2020, vous devez choisir une seule adresse e-mail à associer à votre compte Trello + Atlassian. C'est facile et rapide à configurer ! Et rien d'autre ne change pour ce qui est de votre utilisation de Trello.
Confirmer votre adresse e-mail sur Atlassian vous offre un bonus supplémentaire : si vous utilisez d'autres outils Atlassian comme Jira ou Confluence, vous aurez désormais un compte unique pour vous connecter. Chez Trello, nous utilisons Confluence pour organiser nos contenus et documents, et ensuite pouvoir les connecter à nos tableaux à l'aide du Power-Up Confluence. Si vous n'utilisez pas d'autres outils Atlassian, mais que vous souhaitez les essayer, Atlassian propose désormais également des versions gratuites !
Si vous utilisez Trello pour des projets professionnels et personnels, nous vous recommandons d'avoir un compte Trello distinct pour chacun et de conserver les tableaux personnels dans votre compte personnel.
Vous réduisez ainsi le risque de perdre l'accès à votre contenu personnel si, par exemple, vous changez d'employeur. Le risque de perdre l'accès à l'information est très faible, mais vous ne voulez pas qu'un ancien employeur ait accès à vos tableaux perso simplement parce qu'une ancienne adresse e-mail professionnelle est toujours jointe à votre compte.
Créer un nouveau compte Trello ne prend pas longtemps et garantit que vos tableaux Trello restent parfaitement organisés et faciles à utiliser. Suivez ce guide pour savoir comment transférer des tableaux vers un autre compte Trello.
Afin de faciliter les allers-retours entre les comptes Trello professionnels et personnels, nous avons ajouté la possibilité de basculer entre les comptes dans les applications Trello mobiles (afin que vous n'ayez pas à vous connecter et à vous déconnecter à chaque fois). Nous sommes également en train d'élaborer un commutateur de compte plus robuste pour le mobile et le web, qui verra le jour d'ici peu !
2. Dîtes à vos notifications: "C'est qui le patron?"
Des alertes apparaissent de partout, et il est parfois difficile de savoir de quel appareil ou application proviennent ces notifications. Prenez quelques minutes pour définir vos préférences dans le panneau de notifications Trello et ainsi dompter vos notifications d'activité de votre tableau.
Dans le panneau de notifications Trello, en haut à droite de votre tableau (cherchez la petite cloche rouge), vous pouvez par exemple :
- Gérer les notifications lorsque vous le souhaitez : marquez-les comme lues ou non lues pour y revenir plus tard, en fonction de ce que vous voulez garder pour plus tard. Vous pouvez ensuite sélectionner «Filtrer par notification non lue» pour y revenir plus tard.
- Ajustez les dates butoirs et marquez les cartes comme terminées sans avoir à afficher les cartes.
- Arrêter de suivre une carte "hyper-active" à partir de la notification elle-même pour éviter de crouler sous les notifications.
Pour une meilleure utilisation de Trello et en savoir plus sur la définition de vos préférences de notification Trello, suivez le tuto, c'est par ici. Et consultez également ce tutoriel sur la gestion des notifications push de votre application mobile pour iOS et Android.
3. Scinder un gros tableau en plusieurs petits tableaux
Vous avez probablement commencé avec un seul tableau Trello et l'avez utilisé à toutes les sauces. Vous vous en êtes servi/e au début pour gérer des projets, puis pour cataloguer des informations et suivre vos listes de tâches quotidiennes. De prime abord, vous trouvez peut-être plus facile d'avoir un seul tableau avec toutes vos infos. Mais vous risquez de vous retrouver avec un tableau géant rempli de listes interminables et parfaitement désorganisé.
Pour travailler plus efficacement, essayez plutôt de mettre en place une méthode de travail qui repose sur l'utilisation de plusieurs tableaux ! Voilà un aperçu :
Voilà comment faire une utilisation optimale de Trello. Une fois tous vos tableaux reliés entre eux, cela vous permet d'unifier votre travail tout en gardant les différents flux de travail séparés. Ce tuto pratique pour manager vos différents projets explique plus en détail comment configurer chacun de ces trois processus de travail, y compris comment automatiser le flux d'informations avec Butler afin que vous restiez organisé/e, quoi qu'il arrive.
4. Le caviar de l'organisation : les checklists avancées !
Les checklists sont l'une des fonctionnalités les plus populaires de Trello. Elles enrichissent l'organisation de chaque tâche ou carte afin d'optimiser votre utilisation de Trello. Elles ont également un effet psychologique sur notre cerveau, car chaque tâche que l'on raye de notre liste nous motive et alimente notre satisfaction et notre bien-être (grâce à la sérotonine) Si vous n'utilisez pas encore de checklists pour diviser votre travail en étapes plus petites et plus faciles à gérer... alors vous savez ce qu'il vous reste à faire ;-) Ajouter des checklists aux cartes Trello ✅
Une fois que vous maîtrisez les checklists, vous êtes prêt/e pour le prochain niveau : les checklists avancées. Elles sont inclues avec chaque abonnement Trello Business Class (y compris l'essai gratuit de 14 jours) et vous permettent d'attribuer des membres de l'équipe et des dates limites à chaque élément de la checklist. Lorsque vous créez un élément de checklist, ajoutez rapidement des membres et des dates limites qui apparaîtront ensuite dans votre vue de Calendrier, ainsi que dans l'onglet Vos tâches sur votre écran d'accueil Trello.
Si l'élément de la checklist devient trop complexe et commence à se diviser en sous-tâches, il est facile de convertir cet élément de la checklist en carte. Les informations sur le membre et la date limite attribuées sont transmises à la nouvelle carte. Le nec plus ultra, c'est que les éléments de la checklist avec les dates limites apparaissent dans la vue Calendrier. Comme les checklists et les cartes sont visuellement différentes, vous savez donc de quoi il s'agit :
Apprenez-en davantage sur les checklists avancées, avec des témoignages d'utilisateurs Trello sur la façon dont ils utilisent cette fonctionnalité, améliorent leur utilisation de Trello et travaillent plus efficacement.
Astuce bonus : archivez à gogo !
Si vos tableaux sont désorganisés et que vous souhaitez faire table rase, ne vous privez pas. La fonction «Archive» est disponible sur chaque carte et tableau Trello. Le must : contrairement à la fonction "Supprimer" qui élimine toute trace de la carte ou du tableau, l'archive reste simplement en arrière-plan de votre compte (un peu comme un placard secret au contenu caché mais auquel vous pouvez accéder à tout moment). Vous pouvez réactiver à tout moment n'importe quelle carte ou tableau archivé, ce qui peut être un excellent moyen de faire de la place temporairement.
Vos archives Trello seront beaucoup plus organisées que cela, mais, dans tous les cas, discrètement cachées.
Vous pouvez même automatiser le processus de réapparition des cartes archivées avec le Power-up Card Snooze. Lorsque vous l'activez sur votre tableau, vous pouvez définir une date et une heure et «suspendre» la carte en l'envoyant dans les archives du tableau. A la date et à l'heure choisies, votre carte sera relancée et réapparaîtra sur votre tableau pour que vous vous y attaquiez ... une fois pour toutes!
Bien dans vos chaussons sur votre Trello
Trello a de nombreuses fonctionnalités et options à explorer et à personnaliser pour répondre à vos besoins et désirs d'efficacité. Ces astuces permettent de créer une base solide pour vos futurs tableaux Trello à venir.
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