Travail à distance : il est venu s'installer dans la vie de toutes et tous sans crier garde. Cependant, pour que cette transformation s'opère dans les meilleures conditions, il est préférable de bien s'entourer en choisissant de bons outils de télétravail qui vont vous faciliter la vie. Et si vous êtes encore en phase d'adaptation à votre travail en remote, vous ne tirez sans doute pas encore le meilleur parti des logiciels à votre disposition.
Bien que de nombreux outils (tel que Trello!) facilitent le travail des équipes à distance au quotidien, il est rare que nous les utilisions à leur pleine capacité par méconnaissance de leurs fonctionnalités. Zoom, par exemple, est un outil de conférences en ligne qui aide les familles, les amis et les équipes professionnelles à rester connectés, tandis que Trello aide ces mêmes personnes à travailler efficacement. Et ces deux outils peuvent être utilisés en synergie.
Voici un aperçu de comment utiliser Trello et Zoom en toute simplicité avec votre équipe à distance.
Loin des yeux, près du cœur
Qui dit "nouveau travailleur à distance", dit "nouveau style de communication". Lorsque vous travaillez dans les locaux de l'entreprise, vous ajustez votre communication en fonction des circonstances. En télétravail... c'est pareil.
Et à chaque type de communication correspond un outil approprié :
Communication rapide : si vous avez une question simple qui demande une réponse courte, utilisez un outil de chat. C'est le moyen de communication approprié pour des conversations rapides et pour apporter des réponses rapidement. Ils sont également parfaits pour papoter (on en reparlera plus tard).
Mises à jour de statut : si vous voulez connaître l'avancement d'une certaine tâche, accédez directement à la carte Trello qui s'y rapporte et communiquez-y directement. Cela vous permettra également de garder plus facilement une trace de vos échanges et la consulter plus tard. Si l'un des membres d'un tableau Trello a besoin de comprendre certaines informations, il peut ajouter des commentaires ou voir les questions/réponses précédemment ajoutées dans la carte.
Et sans doute le plus important :
Communication longue ou sensible : si vous avez une question délicate et compliquée, ou que vous devez parler d'un sujet sensible, n'hésitez pas : faites une visioconférence, sur Zoom par exemple. Bien que chatter puisse être plus rapide, il y a beaucoup de nuances qui se perdent à l'écrit.
Lorsqu'ils ne peuvent pas voir votre visage et lire vos indices faciaux et non-verbaux, vos collaborateurs peuvent ne pas comprendre tout à fait votre message. Il est donc très important d'établir une communication plus complète grâce à un «face à face».
Comment tirer le meilleur parti de Trello et Zoom
Un bon exemple d'utilisation est le tableau de Réunion hebdomadaire.
On y trouve une liste pour chaque réunion hebdomadaire. Une liste-modèle est copiée pour chaque semaine et la nouvelle liste ainsi créée est renommée avec la date de la nouvelle réunion.
Au moment de la réunion, lorsque tous les participants sont réunis pour une visioconférence Zoom, le responsable qui a organisé la réunion parcourt les cartes de la liste pour pouvoir en discuter.
- Tout le monde peut ajouter une carte tout au long de la semaine, ce qui est un excellent processus asynchrone pour vos réunions à distance. Du coup, plus besoin d'attendre que les participants se souviennent de ce dont ils voulaient parler.
- Utilisez des cartes récurrentes dans votre modèle de liste pour féliciter les membres de l'équipe et discuter des contretemps de manière transparente.
Une autre manière d'utiliser conjointement Zoom et Trello est de se servir du tableau Trello de réunion en ligne (ci-dessus) pour aller plus loin et faire du team building à distance. Cette fonction est souvent utilisée pour des réunions plus importantes, comme les assemblées générales d'entreprise, pour ensuite exploiter la fonction de division de la salle de réunion en sous-groupes.
En général, l'ensemble de l'entreprise se réunit une fois par mois lors d'un town hall meeting pour des discussions à grande échelle. C'est le moment idéal pour comprendre sur quoi travaillent les autres équipes et pour écouter les dirigeants quant aux objectifs macros de l'entreprise. Parce que tout le monde dans l'entreprise est tenu d'y assister, c'est aussi un excellent moment de team building.
Les 15 dernières minutes de ce genre de réunion sont réservées à des réunions en comités plus restreints. L'hôte de la réunion Zoom a la possibilité de diviser la réunion en petits groupes. Les groupes sont générés de manière aléatoire, il est donc très probable que vous vous retrouviez dans un groupe de personnes avec lesquelles vous ne travaillez pas souvent en étroite collaboration. Les groupes utilisent ensuite ces 15 minutes pour discuter de la vie, des loisirs, de la famille ou refaire le monde.
Une fois la réunion terminée, prenez une capture d'écran de votre groupe et postez-la sur une carte du tableau de Team Building, sous la liste de la réunion de la semaine. Ajoutez un commentaire sur ce dont vous avez parlé.
C'est sympa car tous les membres du tableau Trello peuvent faire défiler le flux d'activités pour identifier des centres intérêts communs. Par exemple, vous pouvez voir que deux personnes d'un groupe différent ont récemment entrepris le voyage que vous être en train de planifier pour vos prochaines vacances. Et voilà ! Des conseils et astuces pour rendre votre voyage inoubliable.
Astuces pro : les étiquettes Zoom
Si l'interaction avec vos collègues sur Zoom en est à ses débuts, voici quelques conseils :
- Matériel : des écouteurs ou un casque vont être nécessaires. Cela permettra d'améliorer la qualité de vos appels.
- Discussion : si possible, gardez votre caméra et votre micro allumés en permanence. Cela rend la réunion plus interactive et plus proche d'une réunion présentielle. Bien sûr, vous pouvez désactiver le son s'il y a du bruit de fond, car cela peut distraire vos collègues. Cependant, ce conseil n'est pas adapté pour les réunions réunissant beaucoup de participants.
- Connexion par téléphone : vous pouvez utiliser votre portable pour composer le numéro de téléphone de la réunion, comme une conférence téléphonique classique, mais la qualité étant moindre, il faut l'éviter autant que possible.
- Connectivité : si votre connexion Internet n'est pas stable, essayez de désactiver votre caméra. Cela peut diminuer la latence. Sinon, utilisez votre ordinateur avec le câble internet branché.
- Chat : tout le monde ne se sent pas à l'aise de parler à voix haute lors d'une visioconférence Zoom. L'usage du chat peut être un excellent moyen de faire un commentaire ou de poser une question. Il n'est pas impoli d'écrire un message pendant que quelqu'un parle. Si un collègue est en train de faire une présentation, il pourrait être intéressant de nommer l'un/e des participants comme responsable de la gestion du chat et des questions.
- Comptes : un compte Zoom gratuit offre un nombre illimité de participants dans une conférence en ligne, mais le temps maximum est de 40 minutes. Un compte à rebours se met en place au cours des dernières minutes : vous serez donc avertis de la fin imminente de la conférence.
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J'espère que ce cours accéléré de Zoom + Trello vous aidera dans la mise en place du télétravail dans l'entreprise.
Au début, cette nouvelle façon de communiquer peut sembler artificielle, mais avec un peu de pratique, vous constaterez que le travail à distance peut se faire sans heurts, en gardant une trace de la conversation et des décisions prises, et en rendant la visioconférence aussi conviviale qu'une discussion informelle autour d'une pause fika.
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