データ駆動型 Trello フィーチャーのまとめ

スプレッドシートを Trello に取り込もうして、Trello ではデータを整理しづらいと思ったことはないでしょうか。あるのでしたら、もう一度考えてみてください。実は、Trello は数字やプロジェクトなど、ありとあらゆる種類のデータの管理に非常に優れています。

クリスマスのプレゼントにいくら使ったかを把握したり、チームがスプリントを完了するまでの作業量を追跡したり、マーケティングやセールスのパイプライン データを追跡したりする必要があるでしょう。あるいは、正確な請求書を素早く作成するために、クライアントにかかった時間を把握することもあるでしょう。

追跡するデータの種類を問わず、今すでに取り組んでいる作業にぜひ Trello を利用してみてください。ここでは、Trello でデータを管理する方法について、一部のフィーチャーと Power-Up を紹介します。

何よりもデータ保護から

何より重要なことは、Trello ボードに慎重に取り組むことです。ボードは、誰かが誤ってクリックしただけで不安定になる可能性があります。

Trello 内のデータは非常に安全に保護されて、不可逆的な事故が起こる可能性はゼロに近いです (カードやリストをアーカイブしても、それをボードに戻せます。また、ボードを閉じてもまた開けます)。

しかし、何事につけ事故は付きものです。カードは簡単にあちこちに動かされて、元々どこにあったのかが分からなくなることがあります。ボードを前のバージョンに戻して誤りを取り消すような便利なボタンが必要なら、Trello Power-Up のバックアップをボードに追加してください。

データに関するレポート作成

Trello が優れているのはプロジェクトの管理だけではありません、プロジェクトのレポート作成にも最適です。自分が取り組んでいることを他の関係者に通知する、または自社製品にどれだけの課題があるかを把握する必要がある場合は、Trello データについてのレポート作成に役立つ多数のフィーチャーと Power-Up があります。

ダッシュボード ビューの使用

Trello のダッシュボード ビューによって、すぐに使える Trello ボードでレポートや統計にアクセスできます。

他のものより表示頻度が高いラベルがあるかどうかを確認したり、保持しているカードが最も多いリストがどれかを確認したりする場合は、ビューをカスタマイズして、必要なデータを必要な形式で正確に表示するチャートを作成できます。

まず、目的のチャートを選択します。

適切なチャートを得られるまで、素早く反復して設定を調整できます。複数のチャートが必要な場合でも、簡単に追加できます。

データ ポイントにカーソルを合わせれば、具体的な詳細を確認できます。

このビューを他の人と共有する必要がある場合は、この URL の末尾にある `/dashboard` を使用してボードのリンクを共有するだけです。ボードへのアクセス権があれば、誰でも閲覧できます。これは、(カードを大量に保持しているリストなどの) ボトルネックや、収拾がつかなくなっているリクエスト (円グラフのラベルなど) を特定するために最適な方法です。また、リストのカードを見るだけで、一定時間内にチームがどれだけ迅速に作業をこなしているかを表示できます。

一部、必要なデータが表示されていないのであれば、ボードを CSV 形式にエクスポートしてそこからピボット テーブルを作成すると、すべてのカスタマイズ、チャート、フィルター、その他の必要なすべての要素を追加できます。

数字を使って作業する

数字データを含むカスタム フィールドがある場合は、それらの数字を活用してボード全体でデータを集計できる Power-Up が数種類あります。

Number Stats Power-Up はボード上のカスタム フィールドの数字を種類別に調べて、それぞれのフィールドでその数字を合計してカウントし、平均を計算します。

クリスマスのプレゼントの買い物、自宅のリフォーム計画、休暇など、出費がある際に重用します。予算と実際にかかった費用を簡単に比較できます。また、予算だけでなく、さまざまな数字を扱えます。

数字の合計に関する内訳を、リストごとに見ていきましょう。Sum Up Power-Up を使用してカード上部の値フィールドを更新すると、このリストの上部でカード全体のフィールドの合計が表示されます。

注 — (有料プランにアップグレードしない限りは) 対象とするフィールドが 1 つだけの場合に機能します。カスタム フィールドの Power-Up とはまったく別のものです。

簡単に使用できます。Power-Up を追加するだけで、「合計」カードをリスト上部に作成できます。また、その下のカードに進んで値を追加します。

個々のカードを更新すると、上部にある合計数のカードも更新されます。

数字が希望どおりに表示されるように、いくつかのオプションをカスタマイズできます。

フィールドでより高度な操作が必要な場合は、Smart Fields Power-Up を使用して数式を作成し、カードにある他のフィールドの結果に基づいて、そのフィールドを更新します。

ビジネス レポート

マーケティング チームまたはセールス チームのために Trello を使用している場合は、Crmble Power-Up ですべてのデータを 1 か所に保持できます。

Crmble ボードを設定すると、リードがチェックするプロセスを定義するリストを作成できます。また、カスタムの Crmble フィールドを作成して、それらのリードに関するすべての重要な情報を追跡できます。ここでは、連絡先を追加するだけで、レポートをすぐに使えるようになります。

有望なリードの数、コンバージョン率、マーケティング ソースのパイプラインへの貢献度を素早く確認できますが、これらはほんの一部です。卓越したカスタマイズ性を誇る Crmble レポートとダッシュボードによって、レポート作成が大幅に簡単になります。

カンバン レポートの統合

すでに Jira を使用してアジャイル プロジェクトを追跡しているのであれば、Jira Align Power-Up を使用して Trello カードを Jira エピックやストーリーと同期してください。各カードにポイントを割り当てると、スプリントごとにベロシティについてレポートを作成できます。

今年度の業績をアピール

Trello で Spotify のような年次要約が必要でも、問題ありません。Annual Report Power-Up を入手すれば、年間の Trello ボードのパフォーマンスに関して、どのリストが最もよく使用されたか、誰が最も多くタスクを完了したかなどについて詳細なレポートが得られます。

Trello で時間を記録

すでに Trello でプロジェクトを管理している場合は、それにかかっている時間を把握することをお勧めします。どのタスクが最も処理能力を必要としているかの確認に役立ちます。また、フリーランスにとっては、どこに時間がかかったのかをクライアントに正確に示して、同時に時間を簡単に合計して請求書を作成できます。

Trello で時間を管理できれば、思うままに業務を進められます。お気に入りの時間追跡アプリを確認して、統合できるかどうかをご確認ください (きっとできますよ)。

私のお気に入りは Toggl です。まれに Trello にログインしていないときでも、Toggl Chrome 拡張機能やデスクトップ アプリから簡単にタイマーを開始できるので重宝しています。もちろん、Trello にログインしているときも、非常に簡単にカードごとに時間を管理できます。

歯車アイコンをクリックして設定します。カードに費やした時間は、Toggl で作成した特定のクライアントやプロジェクトと関連付けられます。

Toggl ダッシュボードからは、そのカードに費やした合計時間を確認して、請求やクライアントからの質問のために必要に応じて参照できます。

Toggl 以外を利用しますか? Trello では、Harvest Time Tracking Power-Up、 Chronos Time Tracker Power-Up、Activity など、他にいくつかのタイム トラッカーをサポートしています。超軽量のタイム トラッカーが必要な場合は、Activity をお勧めします。カード内にすべてを保持できる上に、他のツールと統合する必要はありません。シンプル イズ ベストな方にお勧めな Activity によって、カードで費やした時間の合計を管理しましょう。

データを参考にアクションを起こす

Trello ボードで一部のデータを表示するのであれば、これらのフィーチャーで、Trello ボードを次のレベルを引き上げるためのアイデアが得られるでしょう。他にアイデアがあればお聞かせください。アトラシアン コミュニティに移動して、お気に入りのデータ駆動型 Trello のフィーチャーをお知らせください。