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プロジェクトロードマップを自動的にガントチャートで表示:Elegantt for Trello

EleganttとTrelloを使用したプロジェクトロードマップ用ガントチャート

ロードマップは、プロジェクトの開発タイムラインを視覚的に表したものです。これは、プロジェクトの全体像を伝えるだけではなく、チームで戦略的なビジョンを共有することにも役立ちます。プロジェクトロードマップを使用すると、チームは共通の計画に基づいて作業を調整し、効率的に目標を達成できるのです。

基本的には、優れたプロジェクトロードマップは、以下のように4つの重要な詳細を示します。

  • ゴール
  • スケジュール
  • マイルストーン
  • 依存関係

けれども、プロジェクトのすべての項目を含めると、このリストはとても複雑な情報のディスプレイになってしまいます。この情報を端的に視覚化するのを助けるには、ガントチャートの使用が最適です。この下の画像がガントチャートです。

Trelloのガントチャート

ガントチャートとは?

ガントチャートは、タスクを完了するために割りたてられた時間を横棒で表した、タスクのリストのグラフです。

ガントチャートは、複雑になりすぎることと理解するのが難しいことから、評判が悪いことも多くあります。けれども、ガントチャートをもう一度見直してみるべきいくつかの理由があります。以下のとおりです。

  • 情報の共有が簡単:プロジェクトに関わる全員が同時にアップデートの通知を受け取ることができます。全体像の共有は、それぞれをやる気にさせる優れた方法です。
  • 安心の計画:計画が完成したら、リソースの割り当て、タイムテーブル、さらに、自分のタスクに、より焦点を当てた効率的な決定ができます。
  • 生産性に関わるプロジェクトの進捗をチェック:ガントチャートは、タスクと締め切りを最大限効率的に活用するのに役立ちます。このように考えてみてください。誰かがあなたの作業が終わるのを待っていて、ガントチャートを見るたびにそのことが分かれば、作業を先延ばしにはできませんよね?

ガントチャートのメリットの活用に重要なのは、準備と更新の負担なくガントチャートの可能性を最大限に活かすことです。Trelloでプロジェクトロードマップを構築すると、オンデマンドで自動的にガントチャートを生成できます。プロジェクトの計画を立てると、チャートが作成されるのです。これで、ガントチャートを使うのは怖くありませんよね?

ここからは、Trelloと新しいElegantt Power-Upを使用してガントと連動したプロジェクトロードマップを作成する方法を紹介します。

ボードに焦点を当てる

Trelloボードは、特定の最終結果を念頭に置いて作成されることが多いです。そのため、日々のTrelloボードは、あなたが夢見る優れたロードマップとしての役割を果たせません。その代わりに、プロジェクトの計画に焦点を当てた新しいTrelloボードを作成しましょう。Trelloカード上で、プロジェクトのゴールを視覚化します。それにより、プロジェクトのタスクや優先順位に疑問を感じるたびに、カードを参照できます。そして「これは、ゴールにたどり着くために、本当に役立っているのだろうか?」と問えるのです。

ボード上のそれぞれのタスクがロードマップ(およびガントチャート)の一部となるので、定期的にプロジェクトの優先順位を定義して、見直しましょう。事前に定義したゴールとタスクが合っていない場合、そのタスクをやめるのを恐れないようにしてください。以下のような質問をしてみます。

  • 「自分のやりたいことをするために、この努力は十分か?」
  • 「プロジェクトのスケジュールに支障をきたさずに、このタスクを完了する十分な時間があるか?」
  • 「目標を達成するために、このタスクは本当に役に立つのか?」

常に、ボードについての疑問を持つことで、クリティカルパス(プロジェクト全体の遅延を避けるために期限内に完了しなくてはいけないタスクの順番)をより正確に特定できます。プロジェクトのクリティカルバスは、絶対になくてはならない依存関係(前のタスクが完了しないと始められないタスク)で作られています。以下のように、Task dependencies(タスクの依存関係)は、ガントチャートに表示されます。

ガントチャート上のプロジェクトタスクの依存関係

つまり、プロジェクト完了のために、どのタスクが本当に重要なのかに焦点を当てることが、チームを成功に導くのです。

タスクの分類を続ける

次に、簡単なカンバンから発想を得たワークフローを使用してリストの整理を開始します。以下の画像をご覧ください。

Trelloプロジェクトロードマップのカンバンワークフロー

カンバン方式を使用する場合、依頼されたときにプロセスに「押されて」作業するのではなく、自分に時間があるときに作業を「引っ張る」のです。つまり、タスクが取り組まれているときは、そのカードはプロジェクトボード上で左から右に移動します。

「To Do」、「Doing」および「Done」といったワークフローの段階の設定後に、プロジェクトを主要な部分に分類します。プロジェクトに従って、タスク組織の最上位を選択、ラベルを使って識別します。タスクは、異なるチーム(マーケティング、開発、設計など)、プロジェクトの主要な部分(ロジスティック、場所、ゲストなど)で整理が可能です。タスクは、のちほどラベルによって並び替えられます。

プロジェクトの設計中は、これらすべてを下書きとして、別のドキュメントに分類しておくと役に立ちます。期間を簡単に予測できるぐらいにタスクが短くなるまで、プロジェクトを必要に応じて、サブグループ、タスク、チェックリストなどで分類できます。ここで大切なのは主語 + 動詞というパターンでタスクに名前を付けることです。それで、十分に具体的になるのです。例えば、「テックジャーナリストのリストを作る」が実際のタスクなのに、名前が「報道機関」では、タスクというよりもサブグループのようです。

プロジェクトのストラクチャに満足したら、Trelloボード上の「To Do」リストの下に各タスクを作成できます。異なる色のラベルを使用して、最上位チームまたはプロジェクトの部分に基づいてタスクを整理しましょう。

「分類」の原則のもう1つの部分は、タスクのタイトルと説明が十分に明確なことを確実にします。何かがあいまいな場合、複数のチームが関わっていて、重要なマイルストーンが差し迫ってくると、一見ささいに見えることも、大きな問題になってしまいます。

プロジェクトのスケジュールを設定する

タイミングは、プロジェクトの計画の要の1つです。プロジェクトを予定通りに完了するには、進行中の重要な成果を記録する「マイルストーン」とすべてのタスクが順調に進んでいることを確実にする「締め切り」を明確にする必要があります。スケジュール設定に関するヒントは以下のとおりです。

  • 計画を台無しにするものは何かを自問自答します。リスクはどこにあるか?どのようにリスクを防ぐか?
  • 各自が割り当てられたタスクが、完了までにどれぐらいの時間が必要なのかを予測して、チームで調整します。
  • 締め切りを決めるのは良いことですが、期間を視覚化するのは、さらに良いことです。ロードマップには、終了日開始日を表示する必要があります。「簡単」または「すぐに」完了できるように見えるタスクは、先延ばしにされがちです。締め切りを週末や祝日にするのを避けましょう。また、各締め切りは、月曜日の後または金曜日の前に完了したほうがいいのかを事前に決めておくと、ストレスを最小限に抑えることができるのでおすすめです。

あとは、各カード上に期限を設定するだけです。すべてのタスクが項目化され、分類され、タイムラインが設定されたら、あとは1回のクリックでガントチャートが完成します。

自動的に作成されるガントチャート

プロジェクトロードマップ用の自動的なガントチャートを生成するには、TrelloでElegantt Power-Upを有効にする必要があります。

TrelloでEleganttを有効にする方法

Elegantt Power-Upが有効になると、[Elegantt]リンクがボードの右上、[Show Menu(メニューを表示)]の横に表示されます。それを選択して、Trelloアカウントにログインし、アプリの許可を承認します。

Elegantt Power-Upは、カードに基づいてガントチャートを自動的に作成し、開始日と終了日をカードのデータに基づいて計算します。実際のところ、日付はガントチャートのとても重要なプロセスです。Eleganttは、カードの既存の期限を考慮して、ガントチャートを作成します。カードに期限が設定されていない場合、Eleganttは開始日の後の金曜日に期限を設定します。

開始日も、設定しなければ自動的に計算されます。平日に現在のボードでカードが作成または移動された場合、開始日は次の月曜日に設定されます。そうでなければ、前の月曜日に設定されます。これは、カードを週ごとのスプリントに自動的にグループ化するというアイディアです。Eleganttは、メンバーの次のカードのスケジュールを決めようとします。これにより、スプリント間のオーバーラップを防止します。

プロのヒント: Trello向けのElegantt Chrome拡張機能を有効化して、各カード上にカスタムの開始日を設定します。

Trello向けEleganttのChrome拡張機能

プロジェクトの状況を確認する

チャートが立ち上がったら、2つの開発状況によってカードを見るために[Planned]および[Effective]表示を使用しましょう、

  • [Planned]の開始日と期限は、カードに費やすと計画した時間(期限と開始日に基づく)と一致しています。
  • [Effective]の開始日と終了日は、実際に費やした時間(ボード上でのカードの動きに基づいたカンバン方式)が反映されています。

TrelloガントチャートのEffective表示

各カードの完了の割合(%)を見ることもできます。完了の割合は、ボード上のカードのポジション(左端が0%、右端が100%)およびカードチェックリストの中で完成したアイテムの割合を使って計算されています。以下の図をご覧ください。

スケジュール

進捗状況の詳細をもっと知りたいですか?タスクをラベルに基づいてフィルターすることが可能です。または「timeline view(タイムライン表示)」に変更できます。必要に応じて、週ごとの表示にズームインや月毎または四半期ごとの表示にズームアウトしましょう。

Trelloガントチャートのズーム表示

ガントと連動したプロジェクトロードマップの構築は、プロジェクトのタスクと進捗の管理に積極的に使用しているTrelloと組み合わせることで、とても使いやすくなります。Trelloを使用して(当然ですね😉)作成された公開のロードマップには、コメントと提案を追加ができ、Elegantt Power-upとChrome拡張機能について、さらに詳しく知ることができます。ぜひ活用してください。

次の記事:Trello Power-Upディレクトリ:ワークフローのためのオプション機能

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