<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

職場に適したチーム コミュニケーション ツールを選ぶ方法

投稿者 | 公開日
<span id="hs_cos_wrapper_name" class="hs_cos_wrapper hs_cos_wrapper_meta_field hs_cos_wrapper_type_text" style="" data-hs-cos-general-type="meta_field" data-hs-cos-type="text" >職場に適したチーム コミュニケーション ツールを選ぶ方法</span>

チームが何かに取り組む場合、目標は完了させることですが、そのプロセスは、熟練者のリレーというより、わけもわからず短距離を走っているように感じられることは否めないでしょう。

誰が何をしているのかわからず、締め切りを見落とし、ランダムなメールのスレッドやダイレクト メッセージの中で重要な対話が失われたり、周りから見えなくなったりするようなこともあるでしょう。

もっと効率的に作業できたと思っているでしょう。また、特にチーム メンバーの一部がリモート ワークで作業している今、混乱しているワークロードに必要な秩序をもたらす方法を模索しているはずです。

オンライン コラボレーション ツールに求められるのは、的確な指示を出すことです。

コラボレーション ツールを追加する必要性の有無

オンライン コラボレーション ツールをチームのすべての作業のデジタル ホームとして考えてみましょう。プロジェクトとタスクを管理して追跡し、1 か所でコミュニケーションをとってすべてのプロセスを合理化できます。

ただし、あなたやそのチームが別のソフトウェアを導入するという考えに賛成できないとしても、それはあなたの責任ではありません。事実、ツール疲れというものはあり、労働者の 69% が、さまざまな職場のアプリを開いたり閉じたりすることに年間 32 日も費やしていると述べています。

giphy (70)

テクノロジーだけではチームの問題は解決できません。重要なのは、ニーズに適したツールを選択して、目的を持ってそれを導入することです。適切なソリューションを選択して導入することを意識すれば、あなたとそのチームは次のようなメリットを得られるでしょう。

  • コミュニケーションの一元化: ステータスのアップデートから質問までがすべて 1 か所でリアルタイムで行われるため、延々と続くメールのスレッド、インスタント メッセージ、ミーティングの要約やその他のドキュメントから探し回る必要はありません。
  • 透明性の向上: 対話やプロジェクトの作業が一元化されるため、チーム全体が必要な情報をすぐに得られます。
  • 説明責任の向上: コラボレーション ツールにはタスク割り当て、締め切り、さらには期限が迫っているものの通知などが含まれており、説明責任の意識が高まります。
  • 簡単なアクセス: ハイブリッド ワーク モデルが普及しつつある今、このツールによってチーム メンバーはファイルを自分にメールで送信することもオフィス内の同僚に送信を依頼することもなく、作業に必要な情報や資料をどこからでも入手できます。
  • 生産性向上: 上記のメリットはすべて、チームの成果と効率を高めるものです。労働者の 50% 以上が古いテクノロジーが生産性の向上にはそれほど効果がないと述べているのであれば、適切なツールによって最大限の成果を上げられます。

コラボレーション ツールを選ぶポイント

チームにとって適切なアプリやツールが見つかれば、さまざまなメリットが得られます。しかし、「適切な」ツールとは実際どのようなものでしょうか? Capterra で「コラボレーション ソフトウェア」をクイック サーチすると 900 以上ヒットします。つまり、簡単にさまざまなオプションを得られることは間違いありません。

雑多なものから必要なものを分ける準備は整っていますか? 自分が選択したものを評価する際に以下のポイントに注意すれば、失敗を繰り返さずにチームの作業を軽減するツールを見つけられるでしょう。

1. コスト

どのツールが適しているかを判断する際に、価格は検討に重要な基準になります。コラボレーション ツールにいくら支払うつもりですか、そして実際に支払えるのはどのくらいでしょうか?

無料のソリューションもあれば、価格が数千ドルを越えるプランもあります。月単位や年単位の価格が設定されているツールもあれば、ユーザー単位の価格のものもあります。さまざまなプラットフォームを調べる前に、次のことを自問してみましょう。

  • そのツールを実際に利用する従業員は何人か?
  • このツールに費やすことのできる月額の上限はいくらか?

これら 2 つの質問が、金銭面の現実に沿った選択肢を把握するのに役立ちます。

2. カスタマイズ

チームの作業は多岐にわたるため、1 つのソリューションが誰にとっても完璧になるとは限りません。これが、カスタマイズ可能なツールを探す重要な理由です。チーム全体のためだけでなく、個々のチーム メンバーのためのツールを探しましょう。

たとえば、あるメンバーはタスクをカレンダー ビューで確認する必要があるが、他のチーム メンバーにとってはスプレッドシートにおける作業が最も効率が良い、というような事があります。あるいは、それぞれのチーム メンバーのために異なるアクセス レベルが必要になることもあります。

高度にカスタマイズ可能なツールを見つければ、チーム全員がそれぞれ最も効率よく作業できます。そうすれば、それぞれのメンバーに合わないものを無理に使うようなことをせずに、ソリューションを最大限活用できるでしょう。

3. 統合

目標は、チームの作業と対話を合理化して一元化することです。しかし、その場合でも、このツールだけを使用するわけではありません。

チーム内で連携して、日常的に使用されているツールを理解しましょう。Slack から Google Drive まで、さまざまなアプリがありますが、不要ないものや止めたいと思っているものがあるはずです。そこで、リストに書き出してみましょう。

ここで、コラボレーション ツールを見てみましょう。必要なツールのリストでアプリと統合できるものを探します。この統合によってさらに作業がシームレスになるため、チームが大きく依存しているソリューションを排除したり複製したりする必要がなくなります。

4. 自動化

できれば、チームがその時間と労力の大半を問題解決、アイデアのブレイン ストーミング、目標達成に集中させることが理想です。しかし、頭を使わないありふれたタスクに時間を取られることがたびたびあります

コラボレーション ツールの良いところは、ワークフローを自動化することによってチームの繰り返しタスクを排除できることです。

giphy (71)

誰かがフォームに入力した場合にプロジェクト タイムラインを自動で作成する、あるいはタスクに完了マークがつけられた時にチームのメールを自動でトリガーするなど、この種のアクションによって煩わしい作業を排除してエラーの可能性を軽減し、チーム全体を前進させられます。

5. セキュリティ

特に機密情報を頻繁に扱う業界では、セキュリティのニーズは必須機能のリストで上位に挙げられます。

チームが機密性の高い情報を扱わない場合でも、目標、プロジェクト、将来の計画などが侵害を受けたり、悪用されたり、漏洩したりしてはならないことは理解できるでしょう。

コラボレーション ツールでどのようなセキュリティ基準を設けるかについて必ず調査して、質問を投げかけてください。完全に防御できるものは存在しませんが、注意義務と努力を怠らない限り、一定の信頼性があって安心できるシステムを探せます。

6. 使いやすさ

従業員の 44% が変化によって作業の生産性が上がると答えているにも関わらず、81 % が自分の役割と責任範囲をそのまま維持したいと述べています。これは、作業していく上で、新しいシステムを学ばなければならないことに不満がある、あるいはできれば学ばないで済ませたいと思っていることを意味しています。

従業員に実際にツールを使用させたいのであれば、使いやすく簡単にスピードアップできるツールを探す必要があります。新しいアプリは最初は慣れるまで時間がかかるものですが、できる限り直感的でユーザー フレンドリーなものを探せばその負担を軽減できます。

また、ツールのカスタマー サポート サービスとそこで提供されるリソースの内容を理解できれば、抵抗感を軽減して選択したツールをチームが最大限活用する方法を正確に理解できます。

適切なコラボレーション ツールでチームを強化

ツールだけでは、チームが業務を遂行する方法を完全に見直すことはできません。信頼、尊敬、コミュニケーションなどの基本の構成要素すべてを最初に考える必要があります。

しかし、あなたのチームが適切なテクノロジーを活用すれば、透明性を高めてコミュニケーションを一元化し、コラボレーションのストレスを大幅に軽減できます。このリストのすべてに該当し、なおチームの成長に合わせて拡張できるツールをお探しなら、Trello が最適です。

無料トライアルを開始してみてください。あなたとそのチームが情報の追跡に時間を掛けず、重要な作業に集中できるようになります。


皆様からのご意見、ご要望はとても大切です。私たちの Twitter (@trello) もチェックしてください!

ページ トップに戻る

チームの生産性に変革を

チームの生産性を飛躍的に高める、Trello の柔軟な機能と統合をご紹介します。

開始する