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困難な状況を乗り越える社内コミュニケーションの取り方

チームのコミュニケーション スタイル

波乱に満ちた時期は、組織のすべての部分に対するストレス テストのようなものです。

合併、一連の一時解雇、パンデミックなど、劇的な不確定性が発生すると、全員の長所と短所が明らかになります。否が応でも、混沌とした状況に置かれればチームの真のコミュニケーション スキルが試されます。

チームが言い争い、生産性が落ち、モラルが低下し始めたら、各メンバーのコミュニケーション スタイルを評価するべき時です。情報を交換する中でメンバーの好みや傾向を把握することで、最良の進め方を判断できます。

ただし、まずは、困難な時期にコミュニケーション スタイルとオーバー コミュニケーションの問題が重要となる理由を知っておく必要があります。

不安定な状況でコミュニケーションを増やすのが重要な理由

従業員は、仕事と生活が不安定に感じられると、確実性を感じるためにより多くの情報を求めるようになります。残念ながら、多くの企業は混乱時には、間違ったことを伝えてしまうことを恐れてコミュニケーションを減らしてしまう傾向があります。

しかし、それによって、従業員は不安を感じてしまいます。1991 年に、サウスカロライナ大学とラトガーズ大学の研究者が、合併を行う 2 つの組織に関する研究の中でこの仮説を検証しました。

実験工場では、従業員には合併を通知する CEO からの手紙に加え、一時解雇、昇進、給与への影響に関する情報など、従業員への合併の影響の詳細を示す「現実的な合併の影響の想定」が渡されました。それに加え、実験工場の従業員は、合併に関するニュースレター、ホットライン、工場長との定期会議にアクセスできました。

対照実験を行った工場では、従来と同様、情報は最小限に抑えられました。対照工場の従業員には、合併を通知する CEO からの手紙以外の追加サポートまたは情報は与えられませんでした。

結果はどうなったでしょうか?どちらの工場の従業員も合併発表後には不安感が強まりましたが、実験工場の従業員では、現実的な合併の影響の想定が示されると不安感はそれ以上強まらなかった一方、対照工場の従業員の不安感は強まり続けました。最終的には、実験工場の従業員が感じていた信頼、誠実さ、思いやりは発表前の水準まで戻ったのに対し、対照工場の従業員では下がり続けました。

困難な状況では、従業員はリーダーからのコミュニケーションを求めます。Skillshare CEO の Michael Karnjanaprakorn 氏は、在職期間中、「予期せぬ事態は問題ない」の精神の下、団結のためオーバー コミュニケーションを心がけました。

Karnjanaprakorn 氏は、「予期せぬ事態や悪いニュースをすべて避けることは不可能です。良いニュースも悪いニュースも、先延ばしにせず伝えるべきです。」と語っています。

そのため、迷ったら、オーバー コミュニケーションしましょう。それでは、もう一歩踏み込んで、さまざまなコミュニケーションのスタイルを学び、親身に、かつ効果的にチーム メンバーと情報や意見を交換してみましょう。

4 つのコミュニケーションスタイルとその見分け方

何を探すべきかを把握すれば、チーム メンバーのコミュニケーション スタイルとその最良の管理方法を判断できます。コミュニケーション スタイル 4 つ、その把握方法、従業員が成功するためにやるべきことについて考えてみましょう。

1. パッシブ コミュニケーション スタイル

パッシブ コミュニケーターは、自分のニーズを表現し、自分の信念を通すことに苦労しています。パッシブ コミュニケーターは、衝突を避けようとするため、率直に話すことをためらいます。パッシブ コミュニケーターは、同僚からはおおらかなでシャイな性格に見られるでしょう。

「オッケー、大丈夫」と言っている男性 GIF

パッシブ コミュニケーションの特徴

  • 沈黙。特に、重要な会議で自分の気持ちを語らないチームメイトは、パッシブ コミュニケーターである可能性があります。
  • 黙認。意見は言っても、他の誰かが反対意見を述べるとすぐに意見を変えるチーム メンバーに注意しましょう。たとえば、パッシブ コミュニケーターは提案を行っても、異論を述べられるとすぐに「それなら構いません」とか「確かにそうですね」とか言ってしまいがちです。

パッシブ コミュニケーターとの関わり方

  • パッシブ コミュニケーターと 1 対 1 で話してみましょう。1 対 1 が、パッシブ コミュニケーターとの最良のコミュニケーション方法です。パッシブ コミュニケーターは他の人がいる前では自分を前に出さない傾向が強いため、プライベートで話した方がより意見を引き出せる可能性があります。

  • 複数のコミュニケーションのやり方を提案しましょう。パッシブ コミュニケーターが感情や不安を伝えられる方法を複数用意しましょう。たとえば、会議で話を振るのではなく、会議後にメールを送ってみましょう。

  • パッシブ コミュニケーターが心理的に安心して仕事に取り組めるようにしましょう。心理的安全性は、全員 (特にパッシブ コミュニケーター) が気兼ねなく意見を述べられる雰囲気を醸成します。それによって、チームは、自分の意見がどんなに異論がある意見であっても、それを述べても悪い結果を招かないことを認識できます。

2. アグレッシブ コミュニケーション スタイル

パッシブ コミュニケーターとは対照的に、アグレッシブ コミュニケーターは自分の意見を単刀直入に伝える傾向があります。アグレッシブ コミュニケーターは通常、自分に自信があり、会議での発言量が多く、躊躇なく自分の考えを主張するチーム メンバーです。

ケンカする猫と犬 GIF

これは自信の表れである場合もありますが、アグレッシブ コミュニケーターとは、話すのが恐かったり、慎重な対応の必要性を感じたりする傾向があります。

アグレッシブ コミュニケーションの特徴

  • 質問があったら、最初に回答する。人の話を遮ることが多い。
  • 会話において、自分の意見を曲げず、場を支配する。
  • 敵対的な口調。
  • 会議での発言時間が他の人よりもかなり長い。
  • 他の人の感情または意見を無視して、自分の主張に移る。
  • 配慮なく他の人の意見に異論を唱える。

アグレッシブ コミュニケーターとの関わり方

  • 境界線を引いて、それを守る。アグレッシブ コミュニケーターはやって良いことと悪いことの境界線の認識に苦戦する可能性があるため、マネージャーがその境界線を引く必要があります。たとえば、アグレッシブ コミュニケーターが会議で人の話を遮った場合、マネージャーは「[名前] の話がまだ終わってないので、話が終わるまで待ってください」と注意する必要があります。

  • 怒りを発散する健全な手段を与える。人はプレッシャーを感じると、感情を露わに出しやすくなります。危機に陥ると、人は怒りやすくなります。

心理学者の Sanam Hafeez 博士は、TODAY の中でこう述べています。

「対面の対話でもインターネット上でも、勇気や親切心も見られますが、好戦的、攻撃的、または不適切な形で感情を露わに出す人もいます」

時には、感情を口に出す必要があります。従業員が同僚とのアグレッシブ コミュニケーションでフラストレーションを爆発させるのではなく、あなたまたは彼らが信頼する人に不安を 1 対 1 で打ち明けられる機会を設けましょう。

3. パッシブ-アグレッシブ コミュニケーション スタイル

パッシブ-アグレッシブ コミュニケーターは、不満を単刀直入に述べず、間接的にほのめかします。パッシブ-アグレッシブ コミュニケーターを好ましく感じる人もいれば、よそよそしいと感じる人もいます。というのも、パッシブ-アグレッシブ コミュニケーターは、誰かと意見が衝突した時、問題に直接言及することを避けるためです。

怒っていない GIF

また、パッシブ-アグレッシブ コミュニケーターは、意見の衝突とは関係ない人に不満をもらすことがあります。

パッシブ-アグレッシブ コミュニケーションの特徴

  • 冷たい態度: 意見が衝突している人以外には、優しく、親しみやすい人柄です。
  • 言葉は親切でも、不満を臭わせる口調。
  • 大きくため息をつきはするが、不満を言葉にしない。
  • 他のチーム メンバーと意見が衝突したとチーム メンバーに話すが、課題に直接言及しない。
  • 言葉と行動、身振り、口調、または表情が一致しない。パッシブ-アグレッシブ コミュニケーターは、言葉と行動が一致しない場合があります。

パッシブ-アグレッシブ コミュニケーターとの関わり方

  • 冷静を保つ。社会福祉士の Signe Whitson 氏は、Psychology Today で、パッシブ-アグレッシブ従業員には、自分が表に出せない怒りを他の人に表明させようとする傾向があると指摘しています。

    Whitson 氏は、次のように述べています。

「パッシブ-アグレッシブ タイプの同僚への最良の対応方法は、この傾向を理解し、彼らが何を言おうと、冷静でプロフェッショナルな態度を意識的に保つことです。」

  • 方向の転換。チームメイトが自分の気分を害した誰かについてあなたに話してきたら、「それについて、[名前] とは話し合いましたか?」と質問してみましょう。パッシブ-アグレッシブ コミュニケーターの回答は多くの場合「いいえ」です。そうしたら、すかさず、本人に話すよう促しましょう。

    たとえば、「私があなたの立場だったら、[名前] と直接話します。あなたがどう感じているか伝えるべきです。彼らは、あなたの気分を害していることに気付いていないのだと思います。」と話しましょう。

  • 自己主張の模範となる。一方で、あなたを避けている、小声で嫌みな意見を言っているチームメイトはパッシブ-アグレッシブ コミュニケーターである可能性があります。そんなチームメイトを見つけたら、声を掛け、話したいことはないか尋ねてみましょう。

4. アサーティブ コミュニケーション スタイル

パッシブ、パッシブ-アグレッシブ、アグレッシブに関わる問題について確認しましたので、次は理想的なコミュニケーション スタイルであるアサーティブについて見ていきましょう。

アサーティブ コミュニケーターは、問題に直接言及し、他の人を尊重しつつも自分の主張と境界線を表明します。

偉そうではなく自信がある GIF

心理学者の Cristalle Sese 氏は、「アサーティブとは、必要なものを依頼し、欲しいものについて率直に話し、誰かが自分につけこもうとしている時はそれを認識できることです。それによって、自信を持って物事に取り組み、環境に対して直接影響を与えられます。」と述べています。

当然のことながら、アサーティブ コミュニケーション スタイルは職場において最良の成果をもたらします。400 人の従業員を抱えるマネージャーのパッシブ、アグレッシブ、およびアサーティブ コミュニケーション スタイルを比較した研究が、学術誌『Employee Relations』で発表されました。

同研究の結果、アサーティブ スタイルを用いたマネージャーの下で働く従業員が最もサポートされていると感じることが分かりました。さらに、このサポートの認識によって、コミュニケーションの満足度と組織に基づく自己肯定感が向上し、結果として常習的欠勤が減り、職務遂行能力が向上しました。

アサーティブ コミュニケーションの特徴

  • 問題に対しては、見て見ぬふりをしたり、放置して悪化させたりせず、発見しだい解決に取り組む。
  • 感情的知性 (自分と他者の感情を認識し、それを健全に扱う能力) を発揮する。
  • 率直に意見を述べる。
  • 躊躇せず助けを求める。
  • 積極的に他の人の話を聞く。
  • 自分の意見を述べつつも、他の人の意見を尊重できる。

ハイブリッドやフル リモート チームにとってのコミュニケーションの重要性

テレワークには多くの利点がありますが、大きなデメリットとして、表情、身振り、口調など、重要なコミュニケーション上の情報へのアクセスが減ってしまうということがあります。この情報の欠如が、誤解や衝突につながる可能性があります。

2017 年に VitalSmarts が 1,153 人の従業員を対象に行った調査から、在宅勤務者の方が同僚から孤立していると感じると報告する可能性が高いことが分かっています。また、在宅勤務者は、オフィス勤務者よりも意見の対立の解決に苦戦していました。

幸い、以下に示すように、これらの悪影響に対処し、リモート チームを上手く管理する方法は数多く存在します。

  • 定期的 1 対 1 会議: バーチャルであっても直属の部下と 1 対 1 で対話することで、気に掛けられているという感覚を醸成できます。それによって、課題に直接対処し、必要とされるサポートを提供できます。

  • 全員参加の会議: 特に不安定な状況や団結感が失われている状況では、オンライン スペースに組織の全メンバーを集めることで一体感を高められます。これによって、目標の達成を祝い、次のステップに進み、各部門から情報を得て、組織を団結させられます。

  • 共有オンライン ワークスペース: Trello などのオンライン プロジェクト管理ツールの使用は、タスクの割り当て、プロジェクトの進捗、締め切りをすべてのチーム メンバーに伝える上で必須です。

  • チーム構築活動: 読書会、小テスト、ゲームナイトなどの活動は、バーチャルでも行えるはずです。また、そのようなイベントの管理に使用できるチーム構築 Trello テンプレートもあります。

危機におけるオーバー コミュニケーションはどんなチームにとっても重要ですが、お互いに顔を合わせないチームにとっては特に重要です。上記のプロセスを実施することで、コミュニケーションの流れを改善できます。

アサーティブ コミュニケーションが困難な状況で必要とされる理由

これで、職場に存在するコミュニケーション スタイルの種類を把握できました。チームメイトがなぜ、どのように行動するかをより深く理解できるようになっているはずです。チーム メンバーのスタイルの評価においては、柔軟性を保ちましょう。全員が、常に同じやり方でコミュニケーションするわけではありません。

たとえば、通常はアサーティブ コミュニケーターである従業員も、威圧的と感じる人と衝突するとパッシブになる可能性があります。同様に、パッシブ コミュニケーターも、強いプレッシャーを感じるとアグレッシブになる可能性があります。

幸い、自分のコミュニケーション スタイルを修正できない人はいません。マネージャーが好ましくない行動を適切に指摘し、適切な指導を与えることで、従業員のコミュニケーション スキルは向上します。

困難な時期においては、マネージャーは、自身がアサーティブなやり方の模範となることで従業員をサポートし、不安が多い状況でもチームに安心感と安定感をもたらすことができます。


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