特に職場において、テクノロジーによってコミュニケーションの利便性が大きく向上したことは間違いありません。
デジタル コミュニケーション ツール (メール、テキスト メッセージ、Slack など) のおかげで、オフィス内の別の場所または別の地域で働く同僚とのコミュニケーションがこれまで以上に容易 (かつ迅速) になっています。
しかし、それはただ便利なだけなのでしょうか?
それには費用も伴います。
「シンプルで速い」デジタル コミュニケーションへの依存度が高まるほど有意義な会話をすることが難しくなり、結果として生産性と全体的な成果 (職場内外両方において) が下がるように思われます。
生産性を最大限に発揮して最大の成果を得るには、単にコミュニケーション ツールを使用するだけでは足りません。著名な UCLA の教授である Albert Mehrabian 氏の研究によれば、コミュニケーションにおいて言葉が占める割合はわずか 7 %であり、残りは声と口調が 38% を占め、身振り手振りが 55% を占めているとされています。
そのため、仮想メッセージを送る際、伝えようとしていることの 93% は失われている可能性があります。
真に効果的なコミュニケーションを行なうには、画面上の言葉を超えて周りの人とつながって会話する必要があります。
作家、講演者、バイラル TED Talk「上手に会話する10の方法」の背景となったオール シングス コミュニケーションの専門家でもある Celeste Headlee 氏に、職場において会話が重要な理由と、仕事での成功、生産性の向上、関係の強化 (職業人としても個人としても) のために活用できる会話戦略に関する彼女の専門家としての見解を伺いました。
それでは、会話を始めましょう!
キャリアにおいて会話が重要な理由
まず、会話の質を改善する方法 (その結果として仕事で成功する方法) を紹介する前に、会話がそれほど重要な理由を余すところなく説明します。
Headlee 氏は、「人間の成功は社会的な関係性に依存しています。つまり、種としての成功は常に、肉体的な力や知的な業績ではなく、主にコミュニケーションと協調の能力によってもたらされてきたのです。それが、人間同士の関係の歴史であり、人間が物事を成し遂げてきた歴史なのです」と語っています。
残念ながら、真の人間関係を構築することは、年中無休でオンラインな現在の文化においてはさまざまな理由で難しくなってきています。
Headlee 氏は、「私たちは注意を逸らすものに溢れた文化の中に生きています。さまざまなものに気を取られたり、携帯電話のアラームや着信音またはその他の [注意を逸らすもの] に遮られたりすることなく、発言に集中できなければ、良い会話を続けることは非常に難しいです」と語っています。
テクノロジーは注意を逸らすだけでなく夢中になってしまう場合もあり (ソーシャル メディアがあなたを見守っている)、電話やコンピュータ画面に夢中になるほど、現実の世界で本格的に人と関わり合うことが難しくなります。
Headlee 氏は、「[テクノロジー] によって、私たちはより何かに夢中になりやすくなります。これが会話に問題をきたすことは明らかです。なぜなら、会話には空間の共有が必要であるためです。本当の会話は双方向的です。会話は順序交代に発言しあうものです」と語っています。
これらすべては、職場での実際の会話から人を遠ざけます。
人は話さないと、自分の殻に閉じこもって働くようになります。そして、職場でのオープンなコミュニケーションや会話を促したり促進したりしなくなることで、仕事において発言することに恐れを感じたり、心理的安全性が失われたりする可能性があります。
しかし、有意義な会話が現在のデジタル社会においてはより難しくなっているからといって、それが不可能になったわけではありません!ちょっとした変化をいくつか加えるだけで、会話を通じた関係の構築に重点を置き、プロセスにおける仕事、生産性、関係を一新できます。
仕事で成功するためにより良い会話を行う方法
現実における意義のある会話の促進が重要であることは明らかです。では、仕事で会話を重視して結果的に大成功を収めるには、具体的には何をすれば良いのでしょうか。
雑談の活用
どのようなことでも同じですが、より有意義なコミュニケーションを促進する最良の方法は、簡単なことから始めることです (個人的な事柄を話しすぎないようにしましょう)。
雑談の効果はそれほど評価されていないかもしれませんが (本当に天気について話したい人がいますか?)、実際には、特に生産性については雑談には多くのメリットがあります。
2010 年に行われた調査では、簡潔な「お互いを知るための」会話によって、実際に脳の実行機能 (注意と集中から時間管理、概念の整理に至るまであらゆるものを司る一連の思考プロセス) を改善することが分かっています。
雑談は脳の機能の改善に役立つだけでなく、幸福度の向上にもつながります。
2013 年に実施された社会的交流と幸福に関する調査によって、スターバックスのバリスタと雑談する人の方が、効率のために会話を避ける (そして、できる限り早くラテをもらおうとする) 人よりも好ましい影響を受けていることが分かりました。
Headlee 氏は、「雑談に価値はないと思われるかもしれませんが、脳と情緒的健康にとっては無価値ではありません。雑談にはメリットがあるので、ぜひ活用するべきです」と述べています。
大事な点は、雑談の効果は決して無視できないということです。しかしこのようなカジュアルな会話は、実際には集中、注意、全体的な雰囲気にも大きく影響します。これらはすべて、大規模なプロジェクトまたは小規模な To-do リスト タスク全体を通じて、モチベーションの向上に大きく影響します。
同僚と週末のことについて話してみましょう。エレベーターの中で、「ブリティッシュ ベイクオフ」の最新エピソードについて話してみましょう。同僚、オフィスの仲間、バリスタなどと雑談する楽しみを日常に取り入れて、そのメリットを享受しましょう。
聞き手になる練習
ほとんどの人は、会話において自分が話そうとしていることに集中しています。しかし、良い会話をする (そして、会話によってより多くのものを得て仕事で成功する) には、話すことではなく聞くことに重点を移す必要があります。
Headlee 氏によれば、聞くことは質の高い会話において最も重要な部分であり、多くの人が苦戦する部分でもあります。
会話をコントロールしている感覚から他人の発言に注意力を割く難しさまで、彼女の TED Talk では多くの人が聞くより話すことをはるかに容易に感じる多くの理由が挙げられています。しかし、他の人の話を聞いていないなら、「会話に参加していないことになります。それは、単に同じ場所で多少関連のある文をお互いに叫び合っているだけです」と Headlee 氏は言います。
では、どうすれば聞き手として成長できるでしょうか。
やることはカーネギー ホールの舞台に立つのと同じ、ひたすら練習あるのみです。
Headlee 氏は、「アクティブ リスニングが簡単にこなせるようになることはありません。それは、ジムに通うようなものなのです。人生において、もう十分に健康になったからもう二度と運動しなくて良い瞬間が来ることはありません。聞き手としてのスキルにも同じことが言えます。それは、常に磨き続けなければならない能力なのです」と語っています。
職場での会話の質を改善するには、聞き手としてスキルを磨く機会を求めましょう。
同僚と会話する際、次に何を話すか考えるのに時間を費やすのではなく、聞くことに集中しましょう。それによって、会話からより多くのものを得られるだけでなく、信頼と影響力も高まります。
コロンビア大学の研究によれば、聞くことは「言語表現以上に、影響力にポジティブな関係にあります」。同研究から、「聞くことによって、開放性、同意性、影響力間の関係の橋渡しをすること」も分かっています。
会話の目的を理解されることから理解することに変えるというこの 1 つの変化によって、会話と関係構築の方法が様変わりします。その変化は、キャリアの形成と人生においてきっと役に立ちます。
オープンな職場にさよなら (または、少なくともオープンさを軽減する)
オープンな職場にはまだ活用の余地があるものの、実際には上手く機能していません。職場での有意義な会話の促進という点については特にそうです。Headlee 氏は、「[オープンなオフィス空間] は、会話を促進するために作られましたが、実際の効果はその逆でした」と語っています。
ハーバード大学の研究者は、オープンなオフィス レイアウトへの切り替えによって対面での会話が 70% も減少したことを発見しました。
なぜでしょうか。人が関係を作るには一定水準のプライバシーが必要ですが、オープンな職場にはプライバシーが存在しません。
たとえば、マーケティング部門全体にあなたの会話が聞こえるとしたら、同僚のデスクに寄って質問することは躊躇われるでしょう。または、同僚と座って大事な話を対面でしようとしても、周りに注意を逸らすものが大すぎて集中できない場合もあるでしょう。
研究の結果、電話で誰かが話しているのを聞くだけで、集中力が続く時間に悪影響が出ることが分かっています。全体に注意を逸らすものが溢れているオープンな職場において、会話に集中することがいかに難しいかは言わずもがなです。
現在、すでにオープンなオフィス レイアウトがある場合、完全に設計し直すのは (予算的にも) 非現実的でしょう。それでも問題ありません。
オープンな職場にプライバシーのポケットを作ることで、周りに注意を逸らすものがない状態で仕事をする必要がある場合に、スペースをチームに提供できます。それによって、それらのスペース外での会話をより簡単に促進できます。
これはたとえば、オープンなエリアが少しうるさくなった場合、ひと息つける静かな環境が必要なチーム メンバーは会議室を使用できます。または、オープンな職場の一部のエリアを「静かなゾーン」として指定すれば、チームは集中する必要がある場合にそのエリアに移動できます。
あなたやその従業員が妨げられることなく、または、他のチーム メンバーの注意を逸らすことなく、電話またはビデオ チャットを利用できる、ROOM 社の優れた電話ボックスのような防音ポッドに投資もできます。
大事な点は、オープンな職場におけるプライバシーの欠如によって、意義のある会話の促進が難しくなる可能性があることです。しかし、多少のプライバシーを設けることで、人と人のつながりを作りやすく (作られやすく) なります。
外での会話
とりとめのない会話が行き詰まった場合、場所を変えると驚くほど効果があります。より生産的な関係を構築するために場所を変えるなら、どこがベストでしょうか。外で会話してみましょう。
会話が長引くほど集中するのが難しくなり、結果として生産的な会話が難しくなります。
Headlee 氏は、「人間の脳が休憩を挟まずに集中できる時間は 45 ～ 50 分です。最高の休憩は、樹木や枝葉、自然を眺めることです」と述べています。
場所を変えるだけでなく、外で会話することはパターンの中断 (それによってもう一度集中しやすくなります) にもなりますが、外で時間を過ごすことはストレスの解消、肯定的感情の促進、創造性の開花、オープンな感覚の促進にもつながります。これらはすべて、より生産的で意義のある会話を促す要素です。
そのため、次に会話への集中力に限界を感じたときは、休憩がてら公園を散歩してみましょう。
優れた会話は生産性向上と成功の鍵です
優れた会話は、オフィス内、ビデオ通話中、自宅で椅子に座ってくつろいでいる時などのシチュエーションを問わず、生産性の向上とより有意義な関係性の構築に役立ちます。
そのため、次にメールで情報を伝えたくなったときは、メールせずに同僚を話してみましょう。あなた (とあなたのキャリア) がそれを後悔することはないでしょう!
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