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Trello のカスタム フィールドと Butler で自動化を強化する 5 つの秘訣

ボードの自動化

Trello ボードにカスタム フィールドを追加すると、自動的にワークフローが加速します。しかし、カスタム フィールドの情報に基づいてボードでのプロセスを自動化できるとしたらどうでしょうか。

素晴らしいですね。さらに最も重要な点は、それが本当に可能なことです!

Trello の自動化の原動力である Butler と連携して、カスタム フィールドを利用するさまざまなワークフローの詳細をご紹介します。

カスタム フィールドとは何ですか?

とてもいい質問です。

カスタム フィールドとは、追加の入力ボックスを提供する Trello Power-Up です。これにより、Trello カードに構成やコンテキストをさらに追加できます。

数例を上げると、一般的に、連絡先情報、ステータスのアップデート、期限などを追加するために使用されます。カスタム フィールドをドロップ ダウン オプション、テキスト フィールド、チェック ボックス、カレンダー日付としてフォーマットできます。

カスタム フィールドを有効化すると、カードの裏面は次のように表示されます。

カードの裏面

カードの表面は、次のように表示されます。

カードの表面

この追加コンテキストは、多くの場合、カードに関する重要な情報の概要を視覚的に素早く確認するために非常に役立ちます。しかし、この情報に基づいてボードでのプロセスを完全に自動化できるとしたらどうでしょうか?

方法

Butler でプライベートなカスタム フィールドを簡単に設定

Butler は Trello に組み込まれたワークフロー自動化ツールで、平易な英語で「ルール」を設定し、アクションを自動化できます。

たとえば、「カードで期限が完了としてマークされたら、そのカードを「完了」リストに移動する」という Butler のルールを設定できます。 

Butler ルール

また、Butler でカードやボードの「ボタン」も設定できます。基本的に、実行するにはボタンをクリックする必要があるというルールです。

Butler ボタン

Butler を使用すると Trello ボードのフローの手作業での維持を改善できます。

✅ Butler の基本についての詳細は、こちらの投稿をご確認ください。

カスタム フィールドを Butler ワークフローに追加すると、ボードはさらに強力になります。

実施されている例をいくつかご紹介します。

アジャイル ワークフロー

Trello をアジャイル ワークフローで使用している場合、以下の項目にカスタム フィールドを設定できます。

  • 優先度: ドロップ ダウン リスト
  • ポイント: 数値
  • QA 検査: チェックボックス
  • 予測日数: 数値
  • 開始日: 日付

次のように表示されます。

フィールド設定

その後、開始日に設定した内容に基づいて、カードの期限を自動的にアップデートする Butler ルールを設定できます。

期限のルール

上記の例では、カスタム フィールドの「開始日」に期限が設定される度に、Butler ルールによってカードの期限が「開始日」の 1 週間後に自動的に設定されます。

チェックボックスの自動化

誰かが「QA 合格」チェックボックスにチェックを入れると、カードが自動的に「本番準備」リストに移動され、サーバー チームのメンバーはタグ付けされます。

チェックボックス

カスタム フィールドのチェックボックスをクリックすると、複数のアクションがトリガーされます。

別のオプションとして、Butler ボタンを作成するか、カスタム フィールドでポイントの値を増やします。

ここで、プロジェクトがシンプルなアイデアから、より複雑な実践に移行したとしましょう。「プロジェクト拡張」という名前の Butler ボタンを追加できます。ボタンをクリックするとカスタム フィールドのポイントの値が増加するように設定します。

承認者の追加と期限の先送り

あなたが Trello でエディトリアル カレンダー ワークフローを実行しているとします。次のようなカスタム フィールドを設定できます。

  • 作成者: テキスト フィールド
  • 編集者: テキスト フィールド
  • 編集者の承認: チェックボックス
  • 下書き期限: 日付

次のように表示されます。

フィールド概要

たとえば、「新着ピッチ」と呼ばれる EdCal ボードのリストを所持しているとします。ユーザーが新しい投稿のアイデアを記載したカードを追加するよう設計されたものです。「新しいカードが「新着」リストで作成される度に、編集者が自動的に交代リストから追加される」という Butler ルールを設定できます。

交代編集者のリストを、リストのタイトル カードのメンバーとして設定できます。Butler でリストを設定すると、次のように表示されます。

交代リスト

Butler によって、カードのメンバーから編集者が次のように選択されます。

編集者のカード

また、「進行中」というタイトルの Butler ボタンも追加できます。

筆者が下書き作業を始める準備ができたら、筆者 (または編集者) は「進行中」ボタンを押し、「下書き期限」フィールドにちょうど 2 週間後 (またはご自分の選択した期間) の日付を自動的に設定できます。これにより、筆者は下書き作業に十分な時間を得られますが、依然として締め切り前に脱稿する必要があります。

カスタム フィールド データによるカードの並び替え

カスタム フィールド データに基づいてカードを並び替えることもできます。たとえば、すべてのカードに「担当」というカスタム フィールドがあるとします。そのカスタム フィールドには担当者名が入力され、プロジェクトのオーナーであることを示しています。

「毎週月曜日の午前 9 時に、カスタム フィールドの内容に基づいてリストを並べ替える」というような Butler ルールを設定できます。この方法により、「担当」フィールドの値が空のルールは上部に表示されます。こうして、現在、誰も作業を行っていないカードを確認します。

ドロップダウン メニューに基づいてコマンドを自動化

カスタム フィールドのドロップダウン メニュー オプションも活用できます。

あなたが営業チームの一員であるとします。サポート チームのメンバーが「新着」リストに、顧客が製品またはサービスのデモをリクエストしているというカードを作成します。サポート チームのメンバーは営業チーム機能のドロップダウン メニューから「デモ リクエスト」を選択できます。

ドロップダウン

あなたは Butler ルールを設定し、ドロップダウン メニューから「デモ リクエスト」が選択される度に、営業チームのメンバーがカードに割り当てられ、次のようなコメントが自動入力されるようにできます。

「@[担当メンバー] さん、このお客様がデモをリクエストしています! 🙌」 

デモを用意する設定に関するすべての必要なステップと要件を示したカードに、チェックリストを自動的に追加するように設定することも可能です。

Trello ボードの強化をロボットにおまかせ

自動化を活かしてボード全体の小さいタスクを分散すると、Trello ワークフローがより速く、より強力になり得ます。これらの例からアイデアを得て、ぜひ Butler とカスタム フィールドの使い方を次の段階に進めてください。

Trello でのワークフローは、必ずしも手作業の整理が必要ではないことを覚えておいてください。今度は、忙しい作業をロボットに任せてみましょう!


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