気遣いとしての共有: メール レポートとコマンド共有の概要

新登場の優れた Butler アップデートの一部を活かして、最高の生産性を誇るチーム プレイヤーになるための 2 つの新しい Automation 機能であるメール レポートとコマンド共有を提供します。

メール レポートでは、期限切れのカードなどの重要情報について自動化したレポートを作成して、誰とでも共有できます。コマンド共有はその名のとおりです。優れたルールがあって他のボードにも追加できるときに、独り占めする手はありません。この 2 つの Automation 機能を掘り下げてみましょう。

最終的に受信トレイで役立つもの

何が完了して次に何をすべきか、業務の進行を妨げる潜在的なブロッカーは何か、個人の作業分担などを、全員が把握できるようにします。

たった数クリックで、期限切れ、または期限切れ間近のカード、割り当てたカード、ボードの週次スナップショットに関するボード上の重要な概要情報について、スケジュールされたメール レポートを作成できるようになりました。自分自身、チームメイト、関係者、さらにはボード外の人物まで、メール レポートで誰にでもメールを送信できます。

メール レポートを 4 つの簡単なステップで設定します。

1. ボードの上部にある [Automation] ボタンをクリックして [Email reports (メール レポート)] を選択します。
2. ボード スナップショット、期限間近のカード、期限切れのカード、または自分のカードなど、レポート テンプレートを選択します。(注: [View my email reports (自分のメール レポートを表示)] をクリックして Butler の [Scheduled commands (スケジュール済コマンド)] タブに進むと、メール レポートを編集または削除できます)
3. レポートを構成します。レポートを送信する日時を選択して受信者のメール アドレスを最大 10 個追加し、件名とメッセージをカスタマイズしてコンテキストを追加します。画面の右側に、変更を加えたレポートのプレビューが表示されます。
4. [Schedule report (レポートをスケジュール)] を選択して設定を完了するか、保存前にすべてを検証する場合は [Email me a test (自分にテスト送信する)] を選択します。

ボードへのアクセス権があるユーザーは、受信トレイに届いたメール レポートから Trello ボードに移動して、詳細を確認してタスクをチェックしたり、それに応じて作業を再分配したりできます。毎週を順調に開始するため、あるいは忙しかった週の後にそのすべての成果を祝うためでも、メール レポートが Automation ツールボックスの中でも価値あるもう 1 つのツールになり、時間を節約しながらチームに情報を提供できるようになることを願っています。

自動化の最初のルール: 優れた Automation を独り占めしない

Automation の最も強力な側面として、定義済みのプロセスをワークフローに組み込むことで、面倒なタスクにかかる時間を節約するだけでなく、プロジェクトを管理する上で最大の弱点となり遅れの原因となるミスやヒューマン エラーをすべて取り除ける点があります。

一連のルール、カレンダー、または期限のコマンドが役立つことを想定できれば、あらゆる手を尽くさなくても、Automation を別のボードに組み込んでプロセスを複製できます。最終的には、Automation によって時間を節約することになるのです。

ルール、カレンダー、期限のコマンドでコマンド共有が取り入れられたのは、このためです。コマンド共有によって、既存の Automation を他のボードに簡単に追加したり、Automation がすでに稼働しているボードを編集したりできます。

ここでは、別の Trello ボードにコマンドを共有する方法を説明します。

1. Automation メニューで、別のボードに追加するルール、カレンダー、または期限のコマンドを検索します。
2. [Add to another board (別のボードに追加)] をクリックして、ポップアップ ウィンドウのドロップダウン メニューから共有するコマンドを選択します (注: 入力フィールドにボード名を入力すると、ボードを名前でも検索できます)。
3. [Add to board (ボードに追加)] ボタンをクリックします。
4. 次に、Automation のレビューに進みます。ここでは、リスト名の不一致などに必要な変更を加えられます。
5. 完了したら [Add automation (Automation を追加)] をクリックします。

コマンドがすでに稼働しているボードを確認します。必要に応じてそのコマンドを無効にするには、[Enabled on ‘x’ boards (「x」ボードで有効)] をクリックしてそのボードを選択解除します。また、このオプションからコマンドをボードに追加できます。

それがあれば、Trello で進捗とプロセスをはるかに簡単に共有できるとされる、2 つの新しい Automation 機能を入手できます。Automation で時間を節約するテクニックをご存じでしたら、是非 Twitter でお知らせください。