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仕事による燃え尽き症候群が今年一番のビジネス リスクになる理由 (そしてその対策)

投稿者 | 公開日
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パンデミックの状況で生活して仕事をして 1 年半が過ぎ、ストレスの兆候を示している従業員が記録的な数に上ることは驚くまでもありません。Indeed による 2021 年の調査では、52% の従業員が現在、燃え尽き症候群になっていると感じると話しています。半数を超える従業員が長時間労働を報告しており、4 分の 1 が仕事から離れられないと話しています。

燃え尽き症候群に関する報告が継続的に増加していることは、あらゆる雇用主が懸念している傾向です。メンタル ヘルスと健康に害を及ぼすだけでなく、常習的欠勤、従業員の定着率、さらには士気の低下と高い離職率との間で、企業文化にも影響を与えます。

危機管理は必要ですが、緊張感を永続的に低減してチームが持続的に回復できるようにするにはどうしたらよいでしょうか? 世界中の企業は燃え尽き症候群を抑制するために、より大きな対策を講じています。LinkedIn、Hootsuite、Bumble などの業界のリーダーは、オフィスを 1 週間完全に閉鎖して、全従業員が臨時休暇を取得できるようにしています。Okta の CEO は燃え尽き症候群を懸念して、全従業員に 2021 年の休暇の計画をメールするように依頼しました。

上記はすべて素晴らしいイニシアチブであり、ストレスの多い 1 年が経った後にワーク ライフ バランスを促進するために役立ちます。ただし、会社における長期的な燃え尽き症候群を懸念している場合は、チームの健康を常に優先する方法を検討する必要もあります。健康的なライフスタイルを構築するのと同様に、日常的なレベルでサポートする対策を講じることによって、継続的な変化がもたらされます。

健全なコミュニケーションの境界線を引いて見本を示す

Aviva による 2020 年のレポートでは、従業員の 44% が「仕事から解放されない」ように感じると伝えて、全従業員の 70% が勤務時間外に 定期的にメールやメッセージをチェックすると話しているということです。こうした習慣によって、半数を超える従業員が仕事のプレッシャーから心身の健康が損なわれていると感じる、などの結果につながります。

従業員が仕事と個人の生活の間に超えてはならない一線を設けられないと感じている際に、コミュニケーションへの期待を明確に共有して健全な境界線を引いて見本を示すのはリーダーシップの責任です。勤務時間外には、すべてのメール、Slack、仕事用のアプリ通知をオフにするよう従業員に促して、マネージャーが勤務時間外にチーム メンバーにリクエストの連絡を入れないようにします。

会社のリーダーが、従業員には完全に仕事から離れる権利があるということに口先だけで賛同しないようにします。つまり、CEO からチーム マネージャーに至るまで、リーダーシップの全員が勤務時間外にメールを送信したり、有給休暇 (PTO) 中にチーム メンバーに連絡したりしないようにする必要があります。ガイドラインに従って、従業員が心理的に安全であると感じて推奨される境界線を守れるようにすることがリーダーシップです。

不要な会議をやめる

その会議はメールでもよかったかもしれません」ハーバード ビジネス スクールとニューヨーク大学の最近の共同研究では、パンデミック時に会議の平均回数が 12.9% 増加して、各会議の規模が 13.5% 拡大したことがわかりました。チームの貴重な時間を解放するために最速で実行できる手段は、会社の会議をやめることです。

一部の企業では、従業員の回復を支援するために「会議のない水曜日」を実施することを決定しました。Trello の従業員は定期的に「製作者の時間」を設けて、会議を行わずに創造的な作業に集中します。しかし、別のオプションとして、従業員のカレンダーで各会議を詳細に確認して「この会議は本当に必要ですか?」と尋ねられます。

1 対 1 の会議や難しい対話など、リアル タイムで実施する必要があるイベントはありますが、その他の多くの会議は非同期で行えます。優れた一例として、プロジェクトのアップデートがあります。毎週月曜日に集まって新しいプロジェクトにおける全員の進捗を話し合うのではなく、チーム メンバーは週ごとのアップデートを Trello のリストに追加して、お互いに非同期で対応できます。全員に最新情報を伝えれば、誰も時間を犠牲にする必要はありません。

また、全社的な会議で新機能を発表するという例もあります。社内の全員に会議で 30 分費やしてもらうのではなく、メールにアップデートを記載したり、Slack で共有したり、Trello で会社のナレッジ ベースに要約を追加したりすることを検討します。上記の例では、Trello と Loom の統合を活用して、入力時間を節約したい人向けにビデオ アップデートを録画して添付しています。

コンテキスト スイッチを減らす

『Blissfully’s 2019 SaaS Trends Report (Blissfully の 2019 年 SaaS トレンド レポート)』によると、平均的な従業員は 8 つ以上のアプリを使用して 1 日の業務を完了させています。従業員の 40% が職場で使用する コラボレーションやコミュニケーションのツールに不満を抱いているのは無理もありません。従業員はメール、チャット、ビデオ、ドキュメントなどを常に切り替えているため、実行する必要がある作業に集中することがこれまで以上に困難になっています。そのために、労働時間が長くなって時間を浪費し、燃え尽き症候群につながります。

チーム メンバーのコンテキスト スイッチを減らすには、1 日を通して監視する必要のあるツールの数を減らします。メールやチャット メッセージが緊急の要件でないこと、集中して取り組んでいる間は通知をミュートできることを明示します (これは、Trello の従業員が「Slack をオフにする」時間を設定しているようなことです)。ほとんどの場合は従業員が受信トレイや Slack メッセージを数時間ごとにのみチェックしても、作業に支障をきたしません。

また、情報を 1 つのプラットフォームに整理しても、従業員のコンテキスト スイッチを減らせます。8by8 による 2019 年の調査では、従業員の 50% 近くが 1 日に最長 2 時間は業務に必要な情報の検索に費やしています。この情報検索が、従業員の重要な作業に費やせる貴重な時間を減少させています。

できる限り多くの作業を全員がアクセスできるツール スタックに一元化して、従業員が情報を取得するために費やす時間を減らします。たとえば、プロジェクトを Trello で追跡していれば、チームにすべての進捗のアップデート、質問、フィードバックをプロジェクト ボード内に保持するように依頼します。プロジェクト ボードでは、全員が作業を同じタイムライン ビューで確認できます。

ツール スタックの他のアプリからの作業は統合によって改善されるため、Confluence のドキュメントや Jira のチケットはプロジェクトにリンクして表示されます。

どのツールセットを選択するにしても、「一括管理」の概念を検討しましょう。チームは多忙な職場で業務を行っているため、情報を可視化してできる限り少ない場所で発見できるようにすることが、不満や見せかけの仕事を減らすうえで大いに役立ちます。

従業員を定期的にチェックする

最後に、最も重要なヒントとして、マネージャーのコーチングとリソースに投資して、従業員の燃え尽き症候群の警告サインを認識して対処するようにします。1 対 1 の会議中に従業員のストレス レベルをマネージャーに確認してもらい、会社の全員が必要に応じて定期的に休暇や病欠を取得するように促します。

また、マネージャーは従業員が抱えている作業量を注視する必要があります。多くの場合、優秀な従業員は不平も言わずに業務に傾倒しすぎて、燃え尽きてしまいます。これでは誰のためにもなりません。マネージャーは従業員に介入して、非常に困難な仕事量を引き受けないように止める必要があります。多くの追加タスクを実行できるとしても、実行するべきではないためです。

幸い、Trello を利用しているマネージャーは、ダッシュボード ビューを使用してチーム メンバーが取り組んでいる作業量を正確に把握できます。

タスク配分と期限管理に関するデータによって、マネージャーは妥当な作業量を担当 (して完了) しているメンバー、限度を超えた作業を行っている、または遅れている可能性があるメンバーを把握できます。私たちは他のすべてのビジネス上の意思決定にデータを利用します、より公平なチーム管理をデータによって強化する方法をご確認ください。

長期にわたる燃え尽き症候群を予防する

従業員の燃え尽き症候群はパンデミックによって悪化した可能性はありますが、新型コロナウイルスよりもかなり前からの問題でした。残念ながら、燃え尽き症候群を解消できる唯一の解決策はありません。日常の出来事に重点を置いて、従業員の集中力とワーク ライフ バランスをサポートしましょう。そうすることで、燃え尽き症候群が長期間くすぶり続けないように予防できます。


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