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作業の自動化の変革に必要な Butler の簡単なルール 5 選

Butler の基本とルール設定方法

先日、私たちはニューヨークシティ事務所で、Butler のクリエーターである Oscar Triscon 氏から彼のお気に入りの 5 つの Butler ルールの話を聞きました。

Butler は、Oscar 氏が以前のスタートアップに戻った 2016 年に始まりました。きっかけは、彼がタスクの追跡とプロジェクト管理に Trello を使用していたことです。 

「私は、Trello をタスクの追跡とプロジェクト管理に使用していて、その柔軟性と使いやすさをとても気に入ったのです。しばらくして、自分に合ったルーティンが決まってきて、自分が同じことを何度も何度も繰り返していることに気がつきました。それで、Trello の自動化のアイデアを自然に思いついたのです」と Oscar 氏は語りました。

Butler はトリガーに基づいて、ボードに招待する、簡単な自然言語コマンドを書く、即座にボットが応答しアクションを実行するボットプログラムとして始まりました。もちろん、人がいい Oscar 氏は、Butler ボットを自分だけのものにしておけなかったのです。 

「これは他の人たちにとっても便利なはずだという考えが思い浮かびました。それで、リンクを Trello のサブレディットに投稿したのです。その反応は非常に熱狂的で、初期のユーザーが作ったコミュニティがスケジュールコマンドのような機能を求め始めました。私は重要なニーズに応えているのだと気がついたのです」と Oscar 氏は話してくれました。 

確かに重要なニーズに応えています。現在 Butler は世界中の何百万人もの Trello ユーザーによって、時間の節約や生産性の向上のために使用されています。

Butler についての簡単な説明

よく知らない方のために Butler について少し説明します。Butler は Trello に組み込まれているコードを使用しないワークフロー自動化ツールです。チームは、簡単かつ迅速に時間節約になる自動化が作成でき、それで Trello のほぼ全ての連続したアクションを実行できます。 

実際に、Butler ウインドウをボードメニューから開くと、あなたのボードで繰り返されているアクションに基づいて、Butler があらかじめ作成してある一連の自動化のヒントが表示される場合があります。1 つだけ Butler について言うとすれば、Butler はワークフローを向上させるために常に目を光らせているのです。  

以下のものが Butler で作成できます。

  • ルールは、設定されたアクションによって瞬時にトリガーされます。
  • ボタンは、カード上またはボード全体のアクションを 1 回のクリックで実行します。
  • 期限コマンドは、迫っている期限または過ぎた期限に関連して実行します。
  • カレンダーコマンドは、設定されたカレンダーの間隔で実行します。

全ての Trello ユーザーは、ボード上で Butler のすばらしい機能の利用が可能です。Free アカウントは、1 ボードにつき 1 つのルールと 1 つのボタンが使用できます。一方で、Business Class および Enterprise アカウントは、ほぼ無制限にルール、ボタン、期限コマンドおよびカレンダーコマンドをボード全体で使用できます。

素晴らしいと思いませんか?

それではここからが本題です。Oscar 氏のお気に入りの 5 つの Butler ルールを紹介していきます。これは、クリック、カードのドラッグ、それから、あなたをいいことから遠ざけるその他のたくさんの退屈な作業から救ってくれます。

Trello ボードを自動化するための Butler ルール 5 選

1. 完了したら、それは完了

当たり前と言えばその通りですが、完了リストにカードを移動したとき、期限に完了のマークを確実につけたいはずです。

期限を完了としてマークすること (カードに期限があることを前提にしています) で、タスクが完了した視覚的な合図を追加し、期限が来たときに確実に通知を送らないようにします。

完了へ移動

もちろん、このルールにはあらゆる種類の他のアクションが追加可能です。例えば、あなた自身 (またはメンバー全員) をカードから削除したい場合もあるかもしれません。

また、相互ルールの追加も可能です。これは、期限を完了とマークすることで、進行中のカードを「完了」にすばやく移動させる方法です。

期日に完了

2. リストを並び替える

優先度でタスクを並び替えることで、大切なことに集中し続けられます。Butler はタスクを自動的に並び替えるのに役立ちます。

リストを並び替える

リストは、ラベルやカスタムフィールドの値のようなその他の基準でも並び替えられ、さらに第二の基準を決めて階層を分けることまで可能です。

3. (仕事の) 負担を分散する

チームで働いている (あるいは、家事を家族で分担したい) 場合は、Butler でメンバーに順番を追加できます。

カードが Trello の次の番リストに追加されたとき

メンバーを取るカードを指定すると名簿が短縮できます。また、少し面白くするために割り当てを無作為にすることも可能です。

4. 決して締め切りを忘れない

自分自身のプライベートアシスタントがいるかのように、Butler はカードの名前や説明の中の日付を見つけて、期限を自動的に設定できます。

Butler を使用して Trello で締め切りを記録する方法

「来週の金曜日の午前 10 時」というような表現も理解できてしまうのです (一般的に、標準フォーマットの数字で表記した日付は理解できますが、現在のところ文字で表記した日付は英語のみ使用できます) 。

5. 簡単なボットを作成してカスタムフィールドで作業する

タイピングが好きな人にとって究極の生産性向上術は、特殊なテキストを含むコメントに反応するようなbotを作ることでしょう。

承認済

変数 {username} の使用は、コマンドのトリガーとなるアクションを実行した人の Trello ユーザー名が含まれるテキストに自動的に交換されます。

Butler を使用して強力な自動化をボードに取り入れましょう

Butler を使用して Trello ボード上に今すぐ設定できる 5 つのルールを紹介しました。Butler は、さらに多くのルール、ボタンおよびコマンドの構築を含む、たくさんのことを提供できます。Butler がチームの退屈なタスクを引き受けてくれることにより、人はさらに優先度の高い重要な仕事に集中できるのです。


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