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TrelloでGTDメソッドを実践して生産性向上を実現する方法

GTD Trello チュートリアル

GreenhouseのCEOがお届けする、Trelloボードを使ったデビッド・アレンの仕事を成し遂げる技術応用チュートリアル。 

ときどき思いがけず、とても相性の良い組み合わせ(例えば、抹茶とチョコレートなど)を見つけて、「どうして今まで気づかなかったのだろう」と不思議に感じたことがある人は多いでしょう。Trelloと仕事を成し遂げる技術もそのような関係です。この2つのすばらしいアイディアは、完璧にそれぞれを引き立て合っています!

Trelloを使って仕事を成し遂げる技術を実践し、仕事や私生活で成し遂げようとしている「未分類のもの」を見極めて処理しましょう。

「仕事を成し遂げる技術」のフレームワークとは?

「Getting Things Done(GTD: 仕事を成し遂げる技術)」は、人気の効果的な仕事と時間の管理法です。生産性向上コンサルタントのデビッド・アレンが、2001年出版の自身のベストセラーで発表し、熱狂的な支持を得ています。私自身、つい物事を先伸ばしする癖があるので(集中するのと優先順位をつけるのが苦手)、GTDに強く惹かれると同時に、私の働き方に合っていると感じました。 

GTDについてあまり詳しくない場合は、アランの著作を読んでみてください。私が実践したいと思ったGTDのポイントは、気を散らさずに集中して仕事に取り組めるように、やるべきことを全て頭の外に置き、それらを整理する明確な手順を持つことです。GTDではこれに必要な各段階を「把握する」、「見極める」、「整理する」と呼んでいます。

TrelloでGTDを実践する

GTD自体は、単に本で提案されたアイデアの集まりです。実のところ、ソフトウェアや何か形があるものではありません。私は長い間、GTDを実践するのに適したシステムに出会えませんでした。NotepadやMicrosoftのOneNote、Thingsの他、数多くのソフトツールを試しましたが、いずれも私の仕事のやり方をGTD流に変革する助けにはなってくれませんでした。

そんなある日、Trelloに出会ったのです!

GTDのワークフローを有効活用できるようにTrelloを上手くアレンジする方法を発見して以来、とりつかれたようにGTDを実践しています。Trelloは、特に「把握する」、「見極める」、「整理する」の段階で便利に使えることに気がつきました。ここからは、GTDのそれぞれ段階についてとともに、Trelloを使ってどのようにこれらの段階を進めているのかを詳しく説明します。 

私のTrello GTDボード

GTD Trello ボード

「Inbox(インボックス)」で情報を把握

この段階はとてもシンプルで簡単です。その日に思いついたアイデアを、確実に漏らすことなく把握するだけです。通勤途中に浮かんだ疑問、従業員との何気ない会話、顧客からのメールなど、忘れる前にできるだけ早く記録することを心がけています。それらを頭の中から出してインボックスに入れておけば消えてしまう心配はないので、後で見極めたり整理したりする時間があるときにじっくり見直せます。 

下の画像がこの作業を行う「Inbox(インボックス)」コラムです。

Trelloのインボックスリスト

メールから直接作成機能を使用すると、どのボードにもカスタムメールアドレスを作成できます。メールがそのアドレスに送られてくるたびに、指定のボードやリストにカードを自動的に作成します。様々な情報や画像を追加することも可能です。 

地下鉄に乗っているときや昼食を買う行列に並んでいるときに良いアイデアが浮かぶと、すぐにTrelloボードにメールを送ります。そのアイデアはTrelloカードとしてインボックスに保管されているので、後は見極めるだけです。

Trelloのメールから直接作成機能

多くのアイデアがTrelloモバイルアプリにより形作られました。たとえオフィスにいなくても、数分の暇があればボードに目を通し、さっとカードを作ったり、メモしたり、色々とアレンジしたりなど、様々なことができます。

情報を見極める

先程説明したように、アイデアの「把握」段階で注目すべきは、外出先での生産性向上です。後ほど「見極める」段階に入ったときに、熟考するのに充分な情報が確保できるよう、課題や疑問の本質を把握しておくよう心掛けています。

GTDメソッドが定めるように、見極める段階ではインボックス内の各アイテムをチェックし、やるべきことがあるか、もしあるなら、何を、いつ、誰がすべきなのか判断します。その目的は、インボックスにあるこれら「未分類のもの」全部をチェックし、(私自身が「やる」時間に実行するか、誰かに割り当てる)アクションが必要なものだけを残すことです。

見極める段階については次のフローチャートをご参照ください。

GTDフレームワーク

アクションが必要か?

インボックスにある一部のものにはアクションが必要です。(例えば「Q4プロモーションを発表するスタッフにメールを送付する」など)。そうでないのもあります (おすすめの本や買い物のレシートなど)。これらについては何も「やる」ことがありません。

まず「アクションが必要ない」ものはゴミ箱に捨てるか (これはとても簡単)、「参考資料」のリストに加えます。Trelloでの操作は、フォローアップが不要なカードを[アーカイブ]ボタンを使ってゴミ箱に入れ、後でアクセスしたくなるかもしれないカードは何であれ「参考資料」のコラムに移動します。簡単な動作1つで、先ほどのおすすめ本はすぐ取り出せる場所に保存されました。 

いつの日か、例えば、旅行中や大掃除中に参考資料に目を通して、さらに掘り下げたくなるような興味深い素材を見つけることでしょう。でも、たいていは私の日常に関わることもなく、気にもしません。ただ、私の邪魔ができない場所に大事にしまっておくのです。

その一方、もしアクションが必要であれば、その性質や誰がいつ実行するべきなのかを判断します。

ワンステップで完了?

アクションが必要なアイテムの中には、ワンステップで完了するものもあります。時間がかかるものや短時間で済むものがありますが(それについては次で説明します)、基本的にやることはひとつで、計画を立てたり、誰かと調整したりする必要のないものです。「顧客のXさんへ取引きについて感謝するメールを送る」がその良い例でしょう。

GTDは、アクションが必要なアイテムで、ワンステップで完了できないものを「プロジェクト」とみなします。 プロジェクトには、大掛かりなもの(例えば「営業部を再編する」)から小規模のもの (「休暇の計画を立てる」) があります。 

それぞれのプロジェクトのカードを作成し、プロジェクトの目標として何を達成したいのかをヘッダーに入れます。こちらがその例です。

Trelloのプロジェクトカード

プロジェクトカードは全てそれぞれの「Projects(プロジェクト)」リストに入っています。色分けしたラベルを使用してコラム内にサブ見出しを作るために他のカードを使うのがお気に入りで、プロジェクトを分野別に分類するのに役立っています(管理する分野が多岐にわたる上、それぞれ同時期に複数のプロジェクトがあるため、こうしておくと便利)。私のプロジェクトリストはこのような感じです。

GTDプロジェクトTrelloリスト

週に1度、各プロジェクトをチェックして見直します。このとき、以下の点に留意してチェックします。

  1. このプロジェクトはまだ必要?完了していればカードをアーカイブします。
  2. アクションアイテムはあるか?ない場合は、次にどんなアクションを起こす必要があるのかを判断し、(「アクションアイテム」のコラムで)適切なアクションカードを作成します。誰かのアクションを待っているのであれば(どのようにメモするかは下で説明)、その人に連絡して進捗状況をチェックし、プロジェクトを進める手助けをします。

完了するのに2分以上必要?

私はリストをチェックしながら、これらはアクションが必要か、ワンステップで完了するアイテムかを判断しています。続いてのポイントは「完了するのに2分以上かかるか?」です。

もし答えが「いいえ」なら、GTDに従ってその場ですぐ実行します。完了したらカードをアーカイブし、このことは忘れて次に進むことができます。このように簡単なことを手早く済ませ、もう二度とそのことを考えずに済むのは、とても良い気分です。最適なのは、簡単な質問に答える、オンラインで請求書を支払うなどのタスクです。 

もし答えが「はい」なら担当を割り当て、タスクを完了させましょう。

自分がやるべきことなのか?

インボックスにあるアイテムには、実はあなたがやらなくてもいいものも混ざっています。例えば「四半期の財政を精査する」というアイテムがあったとして、それは財務チームが四半期をまとめて、それを報告したときにだけ発生します。この場合、次のアクションを起こすのは財務チームで、私ではありません。 

他の誰かの仕事は、「保留」カードを作成して「保留」リストに入れます。全ての「保留」カードには、誰に割り当てたかを記入します。そうすることで週次の見直しの際に、このアイテムの担当者がすぐわかり、必要であれば問題がないか確認もできます。

Trelloの保留リスト

特定の日時?

いよいよ行動が必要なアイテムは、ワンステップで2分以内に完了し、私自身が担当するものに絞られました。最後にチェックする必要があるのは、特定の日時に実行する必要があるか否かです。

特定の日時に実行する必要のあるものとは、例えば「6月17日のボードミーティングに出席する」です。(注):「6月のボードミーティングのプレゼン準備」のようなものは、特定の日時に実行する必要があるものには含まれません。この場合、特定の日時(具体的に言えばボードミーティングの日)までに完了する必要はありますが、優先順位やスケジュールに合わせて、その期間内に実行すればいいからです。

もし特定の日時に実行する必要がある場合は、Trelloではなくカレンダーに記載します。カレンダーは、勤務日に正しい場所に丁度いいタイミングでいる目的で使っています。 

その一方で、特定の日時に実行する必要がないアイテムは、アクションアイテムです。GTDでは「計画」が済み、仕事を「やる」状況が整ったアイテムは、すぐにも実行できると考えます。

こういったものには「アクションアイテム」リストを使います。ここにはすでに熟考し、段取りの整ったアイテムが多数入っていて、把握したり見極めたりする必要なく、ひたすら集中して効率的に取り組むことができます。

Trelloのアクションアイテム

アクションアイテムを作成するときは最大限効率化をはかるために、カードの説明の中に自分が必要とする関連情報をすべて落とし込みます。こうすることで、机の前で1~2時間の過ごせるときに、書類を探したり、必要な詳細を思い出そうとしたりで時間を無駄にせずに、精力的に取り組むことができるのです。必要な関連情報が全てそろったアクションアイテムの例は次のようなものになります。

Trelloで仕事を成し遂げる技術

さあ、始めてみましょう

仕事を成し遂げる技術読んだときそのアイデアに大いに触発されました。けれども、Trelloを利用する前に様々なシステムやソフトを使って奮闘したものの、何一つ役立ちませんでした。 

GTDのアイデアに興味があるけれど、上手く実践できずにいるのなら、Trelloを試すことお勧めします。私の場合、Trelloを使ってGTDを実践することでいつも仕事が整理され、気を散らさずに済むようになりました。私と同じ方法で、誰もが上手くいくとは限りません。おそらくその人に特有のワークフロー管理やスタイルに合わせた微調整が必要になるでしょう。

TrelloでGTDを試してみて、改善するための工夫やアイデアがあれば、ぜひお聞かせください。お気軽にご意見をお寄せください! 

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