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マイクロマネージャーなしで部下が仕事に責任を持つようなる方法

投稿者 | 公開日
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How_To_Hold_Your_Team_Accountable_Without_Micromanaging業務を正しく実行する場合は、自分で対応していますよね? ちょっと待ってください。この考え方では、負担がかかり過ぎてキャパオーバーになってしまいます。全員の To-Do リストが自分のリストの一部になり、全員の仕事が自分の仕事になっています。言ってみれば、多くのことに関与しすぎています。

さらに、あなた自身が、最悪の存在であるマイクロマネジャーになってしまっています。

誰も仕事を正しく遂行できないと思い、自分自身とメンバーの仕事を抱えて負担がかかり過ぎています。休憩を取ることも叶いません、自分が不在の間にすべてがうまくいかなくなる可能性がある (とあなたが思い込んでいる) ためです。あなたとチームメイトはお互い反感を抱くようになり、あなたが燃え尽き症候群に陥るにつれて仕事の質は低下していきます。締め切りがやって来ては去り、仕事は山積みになります。チームはあなたのマイクロマネジメントのやり方にうんざりして、チームの幸福度、職場のエンゲージメント、パフォーマンス、生産性が急降下し始めます。

誇張しているように聞こえるかもしれませんが、これは非常に多くの職場で実際に起きていることです。Officevibe のパルス サーベイによると、従業員の 5 人に 1 人は自分の働き方を自由に決められないと思っているそうです。

チーム メンバーにはそれぞれが担当する仕事を任せましょう。

仕事を割り当てて作業方法を示したら、チーム メンバーの対応を見てみます。対応が不適切な場合は、細かく管理したり自分で実行したりせずに、正しく実行するためのツールを提供します。部下を信頼して任せるようにします。チーム メンバーが自律性、専門的な技能、目的を持てるようにします。

マイクロマネジメントしないでチームが (あなたやそのチームと会社の成功のために) 仕事に責任を持てるようにしましょう。それが重要である理由と、その実行方法について説明します。

チームが責任を持つことについての最重要事項

責任を持たせるということは信頼するということです。仕事に責任を持ってもらうということは、担当者として仕事を任せるということです。

信頼はすばらしいものであり、究極の動機付けでもあります。

実際に、すばらしい結果と責任は結び付いています。多くの場合、パフォーマンスが高いチーム (や会社) では、責任を持つという職場文化が組織の基盤に織り込まれています。最も優秀なリーダーは、責任を持つというチーム文化を構築して自分に期待されていることを達成します。

責任を持つということについて掘り下げてみましょう。

ある問題の解決方法を見つけるように任されたら、あなたはその特定の物語の主人公になります。自律性、専門的な技能、目的があれば、それらが三位一体となって職場でのやる気が生まれます。その業務を担当して責任と義務を負って進め、労をいとわず最高の結果を達成して、勝利を収めたチームに戻ります。

責任を持つということがそのような強力な動機付けになる理由は何でしょうか? それは他のメンバーと自分自身へのコミットメントであるからです。業務を正しく期限内に完了できるかどうかは、あなたの信頼性、信用性、能力など、あなた自身にかかっています。

あなたが担当する事になった時点で、結果に対する説明責任が発生します。成功するかどうかに関わらずです。成功しなかった場合の説明責任は特に重要です。

チームに責任を持たせることについての難点

チーム メンバーに仕事の責任を持たせるということは、成功を収めるリーダーが実行できる最も重要なことの 1 つです。成功した場合、担当したチーム メンバーを祝うことは簡単です。会社の従業員を集めて、素晴らしいニュースを共有してお祝いしましょう。

では、リーダーがチーム メンバーに失敗、混乱、または間違いの責任を負わせる必要がある場合には、どうなるでしょうか? それが難しい部分であり、優れたリーダーが他のリーダーから際立つ部分でもあります。

実際に、ハーバード ビジネス レビューでは、米国、ヨーロッパ、アジアの上位管理職 5,400 人のうち 46% が「従業員が成果を出せなかった場合にしっかりと責任を負わせる」ことについて「ほとんどない」と考えていることがわかりました。結局のところ「悪者」や「悪い知らせを伝える人」になりたい人などいません。しかし、これは非常に重要なことなのです。

では、チームに責任を持たせるにはどうしたらよいでしょうか? それを理解するには、まず日常ベースで職場の責任を持つということについて話し合ってみましょう。

職場の「責任」とは?

仕事に責任を持つ従業員は、自分の役割と担当を明確に把握しています。自分に期待されていることを理解して、達成するために必要な権限を与えられています。さらに、その期待を超えようと努力します。仕事に責任を持つチーム、部門、会社についても同様です。これらの理由から、責任を持つチームとパフォーマンスが密接にリンクしている理由をおわかりいただけると思います。

チームの責任とは、従業員が締め切りを守り、会社のポリシーを理解してそれに従い、目標を達成するということです。個人、共有、会社の各目標を共通して持つチームとして、チーム メンバーは独立した個々人でありながら連携して作業できます。メンバーはチームとして、成功と機会を祝います。また、間違い、教訓、責任もチームとして共有します。

「一人が輝けば、みんなが輝く」と言っているモイラ・ローズ

チーム メンバーが仕事の責任を持つことに関する最大の課題

責任を持つということは、間違いに関して誰かを名指ししたり非難したりすることではありません。また、処罰することでもありません。

その代わりに、責任を持つチーム メンバーは、自分自身のアクションと共有のアクションを把握して、それらのアクションに対して積極的に責任を負います。これには、成功、失敗、間違い、そしてそれらの結果が含まれます。チーム メンバーは自分のコミットメントを把握しており、コミットメントの達成 (または未達成) において自分が果たした役割を明確に理解しています。

つまり、責任を持つということはコミットメントを実現することです。

仕事を任されたことと同様に、コミットメントの期待や目標を達成できなかった場合には、責任を持つチーム メンバーはその結果を認識して次回は良い結果を出せるように努力します (≒ 別の動機付け)。

誰も責任を持たない場合はどうなるか?

あなたはプロジェクトの締め切りを守る責任を負っていましたが、間に合わなかったとします。

誰一人として (自分自身でさえも) あなたに責任を持たせなかったら、どうやって意欲を維持して次の締め切りに間に合うように取り組めるでしょうか。

責任を持たないことが目的意識、あるいはやる気にどのように影響するでしょうか。間違いや失敗が成功した場合と同様に集団または個人によって認識されないとしたら、規模を拡大してチーム、部門、または会社が活動を続けて生産性を向上させるには、どうしたらよいでしょうか?

そのことについて少し考えてみましょう。

職場文化の中に「責任」を構築する方法

思い出していただきたいのは、仕事に責任を持つ従業員は自分自身の行動に積極的に責任を負うということです。仕事に責任を持つチームにはアクションに対する責任があり、そのため失敗と教訓にも直面します。チームは間違いから学んでチーム全員で成長し、より良い結果を出せるように共に前進します。

では「責任」の職場文化を構築するにはどうしたらよいでしょうか?

明確なコミットメント、ガイドライン、責任を確立する

「責任」を持つことがチーム メンバーにコミットメントの遂行を任せることだとしたら、それらのコミットメント、ルール、責任、成果物をメンバーに伝えましょう。

これは最初の最も重要なステップですが、見過ごされがちです。Partners in Leadership の Workplace Accountability (職場の責任) に関するある調査では「責任に関する危機」があることが判明しました。「調査参加者の 85% が、自分の組織の達成目標については確信が持てないということを示した」ことがわかりました。

「分からない」のジェスチャーをする『フレンズ』のジョーイ

チーム メンバーが何を担当しているのかを把握していなければ、一体どのように仕事に責任を持ち、そして専門的な技能、自律性、目的の意識を持てるでしょうか。チーム メンバーは何に対して責任を持って、何を期待されているかを把握していますか? チーム、部門、会社のガイドラインや目標を理解していますか? 自分の仕事が組織のより大きな利益にどのように貢献しているかを、わかっているでしょうか?

チーム メンバーに尋ねてみましょう。

チームで連携して共有する個人の目標と責任について話し合い、書き留めましょう。新入社員とのオンボーディング ミーティングやチーム ミーティングの際に、それらを共有します。必要に応じて、従業員にコミットメントと責任について知らせます。あなたの期待を達成している、または達成していない、期待を超えている場合には、チームに伝えてその理由や改善方法を具体的に考えてもらいます。

マネージャーとしての仕事の一部は、チームのコミットメントを理解して個人がチームの責任を果たすために責任を引き受ける方法を把握することです。チーム メンバー全員が自分に期待されていることを明確に理解していることを確認しましょう。これは、チーム メンバーが職場内や職場のためだけでなく、プロジェクト、タスク、パフォーマンス ベースでも業務を遂行する方法に適用できます。

たとえば、チーム メンバーが多くの成果物と締め切りがある今後のプロジェクトの責任を負うことになった場合は、メンバーが自分に期待されることを把握して成功するためのツールを所持していることを確認することがあなたの仕事です。この機会を利用してチーム メンバーに期待していることを明確に伝えて、どのような結果になってもメンバーがそれを認識して受け入れられるようにします。

そして、結果が出た際には、それらのチーム メンバーが責任を持つ必要があります。促されることなく積極的に責任を持ってくれることをここでは願いますが、責任の文化が成長するにつれて身に付くでしょう。

教訓、成功、間違いから共に学んで成長する

成功、失敗、間違いのすべてに、教訓が隠されています。学ぶ機会として間違いを受け入れます、避けて通らないようにしましょう。問題が発生したら、チームとコミュニケーションを取るようにします。

これらの教訓を建設的なフィードバックと考えましょう。チームを意気消沈させて落胆させるネガティブ フィードバックとは異なり、建設的なフィードバックはあらゆる種類のすばらしい結果を促進できます。

たとえば、創意溢れるチーム メンバーがコンテンツの一部を共有したとします。あなたはそれについて悪い点や間違っている点のみを指摘して、動揺して憤慨して振り出しに戻したり、メンバーを仕事から外したりできます。

または、その作品について肯定的な意見や、改善するための建設的な意見も伝えられます。その肯定的かつ建設的なフィードバックの組み合わせによって、チームのやる気を引き出します。チームは積極的に楽しく仕事に取り組んでやり遂げ、さらに新しいことも学べます。あなたのサポートによって、チームは技能を磨きて熟達していきます。

上司のマイクロマネジメントなしにチーム メンバーが仕事に責任を持つことについても同様です。

どのような成功、間違い、または失敗においても教訓を見つけて、それを活用して職場文化の「責任」を促進しましょう。あらゆるプロジェクトの後に情報を収集して、報告会でチームと共有します。

うまくいったことを書き留めて適切なタイミングで称賛し、改善できる点を記録します。担当、締め切り、期待値を設定します。期待されている内容を理解している、とチーム メンバーに署名してもらってもいいでしょう。そうすることによって、チーム メンバーにコミットメント達成 (または未達成) の責任を持たせる際に、責任の所在を認識してメンバーと共に学べます。

これによって将来の結果が改善されるだけでなく、結果がどうあれ、あなたとそのチーム メンバーに責任を持たせるように設定したコミットメントに関して真剣に取り組んでいるあなたの姿勢も示せます。

アカウンタビリティ ダイヤルを上 (下) に動かす

マイクロマネジメントなしにチームに責任を持たせられるということは、状況の重大度に応じて行動を起こすタイミングやその範囲を把握できるということでもあります。すべての行動には、それに見合った反応と結果がもたらされます。

HBR (ハーバード ビジネス レビュー) によると、これは多くのリーダーが必要な場合でも断固とした態度を取れないという領域ですが、それも当然です。

マネジメント コーチである Jonathan Raymond 氏は、著書『Good Authority: How to Become the Leader Your Team Is Waiting for (適切な信頼性: チームが望むリーダーになる方法)』において「アカウンタビリティ ダイヤル」と呼ばれる便利なフレームワークを生み出しました。

アカウンタビリティダイヤルの図

Raymond 氏のダイヤルによると、マネージャーが責任を持たせるすべての部下に関する観察力と結果に応じて、対話の重大度が増すということです。

たとえば、チーム メンバーのパフォーマンスが最近低下している場合、マネージャーはすべて順調に進んでいるかどうかについて軽く触れられます (Mention)。Invitation (奨励) とは、マネージャーが問題を認識して責任について部下に伝える機会です。この機会を利用して、連携して対応しましょう。共有の目標を見直して、前進するために再調整できる点を確認します。

Conversation (対話) とは、特定のコミットメントが未達成であることに関するより真剣な対面の話し合いです。仕事に責任を持って前進するためのより建設的な方法を提案して SMART ゴールを設定し、定期的に確認します。

状況の重大度が増すと、アカウンタビリティ ダイヤルも上がります。

Boundary (境界) では特定の時間枠内で達成する必要があるパフォーマンス ガイドラインを設定して、問題を解決して結果を改善します。Limit (限界) は、従業員が仕事の責任を持って自分の行動に責任を負ったり結果を改善したりできる最後の機会です。

責任を持たせることでチームのパフォーマンスを向上

結局、良い時も悪い時もチームに仕事の責任を持たせることによって、チーム全体が向上します。あなたがチームを信頼してメンバーとその仕事を真剣に受け止めてメンバーの貢献を高く評価していることを、責任を持たせることでチームに示しましょう。

チームが本来持つべき自律性、専門的な技能、目的を持てるようにしましょう。部下を信頼して責任を持たせ、仕事を任せる方法をご確認ください。


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