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スモールビジネスで売上と生産性を向上するための簡単な自動化の方法7選

生産性向上のための自動化のアイデア

あなたは中小企業の経営者、またはスタートアップ企業の一員として、日々の業務と会社の成長に向けた努力のバランスを取りながら1日を過ごしているに違いありません。

より少ない作業量で、より多くの成果をあげたいけれども、素晴らしいアイデアを実行するには、一日、いや一週間あっても時間は足りないでしょう。 

では、より少ない作業量で、より多くのビジネス成果をあげるにはどうすればいいでしょう?あなたのチームの生産性を上げるためには、営業、サービス、そしてマーケティングの自動化からはじめましょう。

自動化のマジックにより、あなたのチームは機械のように生産性の高いチームに変身できるのです。

ここからは、簡単に自動化をはじめる7つのアイデアを紹介します。

1.問い合わせメールへの自動返信

特に、あなたのビジネスが市場で成長・拡大している場合は、第一印象を良くすることがとにかく重要です。

問い合わせメールへの返信に2週間もかかるようなチームだとは思われたくないはずです。新規顧客になりうる見込み客からのメールであれば、なおさらでしょう。貴重なインバウンドリード(見込み客)には、最初のコンタクトから取引成立を祝うまで、ずっと満足していてほしいものです。 

メールの自動応答機能を使って、見込み客の問い合わせに即座に返信し、第一印象を良くしましょう。以下のように、Webの問い合わせフォームで収集した個人情報を活用したテンプレートを作成してみましょう。 

「[氏名]様

この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。弊社に関心をお持ちいただき、たいへん嬉しく存じます。お問い合わせ内容を確認し、担当者よりご連絡いたします。恐れ入りますが、今しばらくお待ちください。

その他にも何か質問がございましたら、ご遠慮なくお知らせください。」

素早い返信で新しい見込み客との信頼関係を構築すると同時に、自動化によりチーム内の適切な営業担当にフォローアップを割り当てることが可能です。

GmailやOutlookその他のメールサービスに組み込まれている自動返信機能を使用して、カスタマーサービス部門(「help@company.com」のようなメールアドレスを使用)から直接顧客に返信することも可能です。 

はじめから違和感のないトーンで会話ができるように、あなたのブランドの個性を自動返信に取り入れることを検討してください。ソーシャルメディアで絵文字を使用している場合は、メールにも絵文字を散りばめましょう。✨🤠🏓

2.インバウンドリードを営業担当に割り当てる

フォローアップの割り当てにおいて、自動化は営業担当に見込み客を引き継ぐ最良の方法といえます。顧客関係管理(CRM)システムの多くは、自動化テクノロジーと一体化されているのが特徴で、このタスクには最適です。見込み客から問い合わせが来たときに、自動的に該当チームメンバーに割り当てられるようにワークフローを構築して、さらに効率化させましょう。 

見込み客の連絡先情報と他の関連事項をCRMに入力したら、自動ルーティングを使って適切なチームメンバーに引き継ぎます。見込み客からの問い合わせがメールの場合、「お問い合わせいただきありがとうございます」という自動返信を送り、顧客との関係構築へ向けたより良いスタートを切りましょう。

繰り返しになりますが、自動返信メールはできるだけ個性を反映させ、見込み客を最後まで満足させられるように心がけてください。 

3.名刺でつながる

会議などで新たな繋がりができましたか?

会場を立ち去る前に少し時間を取って、新しい顧客情報をCRMに入力しましょう。または、それぞれの名刺の写真を撮って、CRMにリンクしたTrelloの名刺管理アプリの見込み客カードにアップロードするだけOK。 

それから、マーケティング自動化ツールを使い、新規顧客へのフォローアップメールキャンペーンの期日を設定します。自動メールは特定の日に送ることができるので、単なる名刺を確実な見込み客に変えます。💼

 

4.やりとり不要の会議設定

何度もやり取りが必要になるアポ取りは、卓球の試合のようなもの。けれどスケジュール管理ソフトを使用すれば、顧客にあなたの空いている日時をメールするだけで、このソフトが自動的にあなたと顧客の都合の良い日時を調整してくれます。

顧客や見込み客がキャンセルした場合やあなたの都合が突然悪くなった場合は、設定しておいたスケジュールを自動的にアップデートして、双方の都合を再調整します。

 

5.顧客が簡単に質問できる

新規顧客の獲得と、お得意様に満足してもらう最良の方法は、素晴らしいサービスを提供することかもしれません。全てのウェブサイトやメールに「お問い合わせ」リンクを埋め込むなどして、顧客が最も必要とするときに簡単に連絡できるようにしましょう。 

顧客がリンクをクリックしたときに、顧客サービスソフトウエアが顧客の要望を適切なチームに送り、フォローアップを促すという仕組みにするのです。このプロセスをCRMに組み込むことで正式なサポート事例として扱われ、自動的にフォローアップメールが送信されます。これにより、問い合わせをした顧客は、会社が的確に対応していると受け止めるでしょう。 

6.チャットボックスやボットの活用

チャットボックスは、サイト訪問者がFAQでは解決できなかった疑問を、担当者に直接確認するように促すものです。つまり、すぐさま会話をはじめられるので、その場で新たな見込み客を取り込むことができます。 

チャットボックスはFAQが網羅しきれていない質問に対して、会社側で対応する人材が必要になります。一方でチャットボットは人工知能 (AI) を活用して全自動で対応します。チャットボックスと比べると、チャットボットの有効活用には、より多くの時間と手間がかかり、微調整が必要です。それでも、独自のボットの設置に興味がある場合は、最も人気のチャットボットサービス(英語)を集めたこちらのリストを参考にしてください。

7.メールリストの大掃除

ことメールリストにおいては、「多ければ多いほど良い」というわけにはいきません。はじめは、登録者全員がメールを読みたいと思っています。しかし時間が経つにつれ、人々の考えは変ります。リストを削減することは、マーケティングメッセージに磨きをかけるのに役立ちます。また、ゴミ箱に直送されるだけのメールを停止すれば、運気が上がるかもしれません。インボックスが空っぽになりそうなのが、嫌だなんて人はいないはずです。 

マーケティング自動化ソフトは、リストから不要なメールアドレスを削除するお手伝いをします。まず、エンゲージメント指標を活用して、過去120日間に一度もあなたからのメールを開いていない登録者を特定します。続いて、「このメールを継続して受け取ることをご希望ですか?」というメールを休眠登録者に3度自動送信します。答えが「希望します」であれば、「休眠」リストから外します。そして、答えが「希望しません」の場合やメールが開封されない場合は、登録者のリストから外します。

自動化を実施する予定ですか?こちらのブログ記事中小企業向けCRMを使用した自動化についてご確認ください。生産性向上のプロセスを詳しく説明しています。

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