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Trelloを使用して重要なタスクを管理する7つの方法

Trelloでタスクを管理する方法

どんなに一生懸命すべてのことを上手くやろうとしても、想像以上に早く締め切りがやってくることはあるでしょう。そして、自分の肩書が日々果敢に取り組む実際の業務に見合わないと感じる機会も少なくありません。とはいえ、重要なタスクの掌握は、精神衛生上必要であるばかりではなく、チーム全体の停滞や上司(あるいはその上司)の無駄なストレスを回避する方策でもあります。

そこで今回は、可視化していないTo Doリストのあらゆる項目をボードのDoneリストに確実に移行していく手段として、重要なタスクの見落しを避ける7つの方法を紹介します。

すべてのカードをまとめる

担当するすべてのチームについて、アサインされた全カードを全ボードから抽出して手軽に1カ所で確認したい。これを実現したのがカードページです。このページにアクセスするには、Trelloの右上端にあるアバターをクリックしてメニューから[Cards(カード)]を選択するか、この便利なリンクをブックマークしてください。

Trelloの「My Cards」ページ

カードページでは、アサインされたカード(自分のアバターが表示されたカード)をボードや期限で並び替えることができます。担当するすべてのチームのカードや選んだチームのカードのみを表示するように選択したり、カードの最終更新日(年、月、週、日またはすべて)で絞り込み、失念しているプロジェクトがないかを確認したりすることも可能です。

Trelloでカードの並び替え

ボードや期限でカードを並び替えるオプションは、担当業務を異なる2つの方法で一覧表示できる点で優れています。たとえば、業務の大半に期限がないユーザーの場合は、カードをボードで絞り込んで表示させるとあらゆる関連事項をひと目で確認できます。

締め切りによるTrelloカードの並び替え

一方で、業務に時間的制約があり、期限を重視するユーザーの場合は、カードを期限で並び替えると期限切れのカード、期限が近いカードの順に素早く表示されます。続いて、期限内に完了したマークのあるすべてのカード、期限がないすべてのカードの順に表示されます。

カードを開いて作業しなければならない場合は、カードをクリックして直接ジャンプするか、コマンドキーを押しながらクリックしてブラウザの新しいタブでカードを開きます。これでカードを見落とすことはもうないはずです。

常に把握する

自分にアサインされたタスクであるか否かにかかわらず、カードの進行状況を常に把握したい場合があります。カードに自分を追加すれば継続的に通知されますが、結果的にカードページが雑然としてしまい、誰が何を担当しているかを把握しづらくなる恐れがあります。

Trelloカードに登録

このような場合には、カードに登録しておくと便利です。カードの[Subscribe(登録)]ボタンをクリックすれば、重要なアクションが実行された際に通知を受け取り、フォローの必要なカードの情報を常に把握することができます。さらにしっかり把握しておきたい場合は、リストやボード全体に登録しましょう。ただし、リストやボード全体に登録すると、大量の通知を受け取る事態になりかねないので慎重に判断してください。

リストを並び替える

締め切りによるTrelloリストの並び替え

リストが長くなると、スクロールしなければ見えない期限切れのカードを見落としてしまうのではと不安になりませんか?このような場合は、リストのメニューアイコンをクリックして[Sort By Date(日付順に並べ替え])を選択すると、リスト上のカードが簡単に表示され、期限順に自動的に並べ替えることができます。リスト上のカードは見る間に、期限別に縦並びでグループ化されていきます(完了マークのあるカードと期限のないカードは最後に表示)。 これにより、リスト上の全員のカードが並べ替えられますが、間近に迫っている期限を認識している全員が、共通の見通しを持つことが重要です。

期限付きカードを新たな形式で表示する

個別リストの期限表示は有用ですが、ボード全体の期限を可視化する機能も貴重ですCalendar Power-Upを有効化して、期限付きのカードを新たな方法で表示し、ボード上のすべてのカードを週別や月別のタイムラインで閲覧してください。これにより、異なるリストに帰属するカードを期限順に確認できます。

Trello Calendar Power-Up

期限の変更が必要になれば、カードをドラッグしてカレンダーの別の日に移動するだけでカードの期限が自動的に更新され、カード上のメンバー全員に変更が通知されます。さらに、Calendar Power-Upはモバイルデバイス上のTrelloでも機能するので、どこにいても最新状況を把握することができます。

「q」ショートカットをカスタマイズする

「q」ショートカットは、Trelloのボードから「個人的に」最も重要なカードを抽出して、素早く表示させるもう1つの方法です。キーボードの「q」をタップすると、メンバーになっていないカードが表示画面からすぐに削除されます。

Trello Qキーボードショートカット

このショートカットは、あわただしいボードだけを確認したい場合に重宝しますし、上司と1対1でミーティングする際にも役立つのです。ミーティング前にボードを「q」ショートカットで絞り込み検索し、コピーして、ボードのリンクをブラウザに貼り付けて上司に送信します。これにより、上司も送信者のカードのみを確認でき、より集中してミーティングを行うことが可能になり、ひいては、時間の短縮にもつながるでしょう。プロのヒント:達成した業務量を誇示したいユーザーに特に有用かもしれません。

更新状況を確認するPower-Up

Trelloを使用することで、「誰が何を行っているのか」や「どの作業が完了したのか」を簡単に確認できることについては、頻繁に話題にしています。一方、未完了の業務を確認する機会は多くありません。 これは、カードの作業に行き詰ってしまった場合、優先順位が低下した場合、ただ単に放置されてしまった場合に関わらず、ひと目見ただけでは最終更新日を確認するのが難しいのが原因です。

Trello Card Aging Power-Up

Card Aging Power-Upは、何もアクティビティがないまま時間が経過すると、、カードを視覚的に「エイジング」または「フェーディング」させます。これにより、タスクが風化する前にチェックすることができます。さらに、カードエージングの既存の二つの見た目、regular(レギュラー)モードとpirate(パイレーツ)モードから選択可能です。

スヌーズ設定して放置する

業務に着手したものの、まるで捗らない日は誰にでもあります。例えば、月曜日はTPSレポートの提出には不向きで、集中を要する日かもしれません。幸いなことに、Card Snooze Power-Upを有効にすると、必要なときが来るまでカードを見えなくすることが可能です。これは、目覚まし時計のアラーム機能に似ています。

Trello Card Snooze Power-Up

日付と時刻を設定して[snooze(スヌーズ)]ボタンを押しておけば、ユーザーの準備が整った頃にTrelloのボードにカードが表示されます。したがって、今すぐ作業しなくてもいいカードを非表示にしても、あとから忘れてしまうようなことがなくなるのです。

タスクを管理し、見落しを確実に回避するヒントやコツを他にもご存じであれば、ぜひコメントでお知らせください。

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