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Trello Business Class を使いこなすプロのテクニック

Trello Business Class のプロのヒント

Trello Business Class でチームをステップアップさせる準備はできていますか?

この記事では、チームの能力を高め、Business Class を最大限に活用する方法を詳しく紹介します。ワークフロー自動化からワンランク上の管理的セキュリティを実現する強力な新しい機能まで、Business Class を使用することでチームの生産性を上げ、コラボレーションが促進されるだけではなく、より良い組織およびチーム管理が可能になり、安心感も得られます。

はじめに : Butler による高度なワークフロー自動化

日々の仕事のつまらないタスクや精神的負荷は、効率よく働くための時間とリソースをチームから奪います。Butler を使用してワークフローを自動化すれば、Trello Business Class はチームの生産性を間違いなく強化します。明確に定義されたプロセスを作成し、タスクを自動的に進め、ボードを整理し、コードを1行も書かず、重要事項を網羅できるのです。

Trello Business Class の Butler は自動化機能を提供

チームメンバーはButler Power-Upを使用して、ルール、ボードおよびカードボタン、日付ベースのオートメーションを自然言語コマンドで作成することが可能になります。どのタスクを Butler に実行させるかとルーティンを開始するトリガーを選択するだけです。

たとえば、カードが「完了」リストに移されたときに、カードのすべてのチェックリストの項目と期限にも完了のマークを付け、メンバーはカードから削除され、すべての関係者に通知するというルールを作ることができます。

Trello の Butler で次のリストにドラックメンバーをカードに追加する例

これは、Butler で生産性を向上させるための一例に過ぎません。数分で、新しい週の始まりに向けてのボードを準備したり、1回のクリックでタスクを移動させる簡単なプロセスを構築したり、期限に遅れる可能性があるカードを簡単に特定してマネージャーに公開したりするなどの自動化を設定することができます。Butler が提供するすべてについての詳細は、このブログポストまたは最近のウェビナーの録画(英語)でご確認ください。もちろん、すぐに Butler Power-Upを追加することも可能です。

カスタムフィールドでカードを整理する

チームの Trello カードに「もっとストラクチャを追加したい」と思ったことはありませんか?また、重要な情報を見つけるために、カードの説明とコメントをスクロールするのに嫌気がさしていませんか?  

Trello カードは、重要な情報を統一された形で整理することができます。カスタムフィールドを使用すれば、いつでも大切な情報が一目瞭然です。

Trello Business Class のカスタムフィールド

カスタムフィールド Power-Up を使って、チェックボックス、日付、ドロップダウンリスト、数字フィールド、および文字フィールドを追加し、チームが改善を必要とするプロセスの明確さとコンテキストを作成します。プロジェクトとタスクのサイズを決めるための数字フィールド、重要な日付やマーケティングキャンペーンのタイムライン用の追加の日付フィールド、顧客からの注文を管理する SKU のドロップダウンメニューなどを、カスタムフィールドで作成することが可能です。

さらに、フィールドは、どのような順番にも並べ替えられ、カードの前面に表示するように切り替えられます。

Trello Business Class の butler でカスタムフィールドを接続

Business Class チームは、カスタムフィールドデータを使ってカードを並び替え、自動的にフィールドを更新、またはフィールドに基づいてルールを動作させるなど、カスタムフィールドとともに Butler の機能を活用することができます。たとえば、「高優先度」チェックボックスがクリックされると、カードを「Incoming(これから)」から「To Do」リストに移動する、期限を設定する、メンバーをカードにアサインするルールが動作します。

💡BCクイックヒント : 普段使う検索を記憶しておくこともできます。最もよく使うクエリ用の保存済み検索を作成し、大切な時間を節約して、入力の手間を省いてみましょう。


カレンダーおよびマップ表示でプロジェクトを見る

カレンダーおよびマップ Power-Up は、ボードに新しい見通しを持たせ、これまでになかった新しい方法で期限および場所に基づいてタスクを可視化します。

カレンダー Power-U p 表示は Trello カードを月または週で表示

多くのタスクが時間ベースなので、メンバーはエディトリアルカレンダーやイベントプランニングのようなカレンダー Power-Up により、期限のあるカードがそれぞれ日、週、月ごとに関連しているかを確認することができます。

マップ Power-Up 表示は Trello カードを場所で表示

現場や請負業者、不動産業者、営業チームなど、顧客とさまざまな場所で仕事をしなくてはいけないチームは、マップ Power-Up を有効にすると、誰でもカードに場所を追加し、マップにすべてのカードを表示できます。

どちらの表示もモバイルデバイスで使用することができるので、カンファレンスが始まる前にその場で急ぎのタスクを完了させたり、最近の求人サイトを調査したりしても、重要な「To Do」が表示されなくなることは決してありません。

💡BCクイックヒント : 外部の顧客や関係者と作業をしているときに、彼らに編集権限なしでボードのアクセスを許可するには、閲覧者として追加しましょう。


無制限の Power-Up 機能を最大限に活かす

すでに、Butler、カスタムフィールド、カレンダー、およびマップはすべて Power-Up だということにお気づきかもしれません。Power-Up は、ボードをより良くカスタマイズしてプロジェクトを処理するために、ボードに追加できる機能とインテグレーションです。Business Class チームは、Power-Up を無制限に追加でき、チームが最もよく使うアプリを接続するワークフローを構築するための、さまざまな可能性を生み出します。

Trello Business Class はディレクトリから Power-Up を無制限に提供

これまでに紹介した Power-Up 以外にも、その他の人気の Power-Up には、投票カードのスヌーズおよびカードの繰り返しなど、サードパーティアプリによる100以上のインテグレーションおよび使用中(または、これから手放せなくなる)インテグレーションが含まれます。

インテグレーションには、SlackGoogle DriveSalesforceJira および InVision が含まれ、時間の追跡、同期、分析、レポート作成など、数多くの追加機能があります。

それでは、Power-Up をどう活用すれば、ボードをチームが生産性を向上させるための拠点にすることができるのでしょうか?

たとえば、あなたが 営業チームに所属していて Trelloボードを使って法務チームと契約の見直しをするとします。このような場合に、いくつかの Power-Up を有効にして、仕事をよりスムーズに進める方法を紹介しましょう。

Power-Up ボードメニュー


  • 重要なリード情報を Salesforce から直接ボードに取り込みます。

  • 法務チームのメンバーを Butler 経由で、必要なタスクに自動的に従事さるプロセスを作成します。

  • カスタムフィールドを使用して、すべての法務関連の情報を1か所に整理します。

  • Box を使用して、カードに添付された重要なドキュメントを安全に管理およびアクセスします。

  • 質問が寄せられたり、タスクが完了したり、成功を祝ったりするときなどは、すぐに Slack で通知を受け取ります。

このようにプロセスを設定することで、コンテキストを複数のアプリで切り替える回数を最小限にし、エラーや情報の管理不行き届きが最小限に抑えられ、時間を節約できます。Power-Up ディレクトリをまだご覧頂いていない場合は、この機会にぜひ確認してみてください。

Power-Up パートナーの一部は、サービスを使用するために Trello とは別に登録が必要な場合がありますので、あらかじめご了承ください。

コレクションを使用してチームボードを整理する

Business Class で無制限にチームボードが使用できることにより、チームは制限なくプロジェクトに取り組むことができます。けれども、そのためにさまざまな管理上の混乱が起こることも考えられます。だからこそ、Business Class チームのためのコレクションを作成しました。

Business Class のコレクション

コレクションを使用すると、チーム内で部門、イニシアチブ、プロジェクトごとなどに、簡単にボードを整理することが可能です。たとえば、マーケティング関係の人たちにとっては、マーケティング関連のすべてのボードを素早く表示したり、「Secret Project X」のチームメンバーがプロジェクト関連のボードを表示したりするのが簡単になります。

コレクションにアクセスする方法

  • チームページの[ボード]タブに移動します。
  • [コレクションを作成]をクリックして、新しいコレクションを追加します。
  • ボードのタイルの下にある+記号をクリックし、[Collections(コレクション)]を選択してボードにコレクションを追加します。

ボードは必要に応じて複数のコレクションに追加が可能です。また、ボードページの左側のセクションからコレクションの絞り込み検索と並び替えもできます。ボードは、[ボードメニュー]からもコレクションに追加できます。[More(さらに表示)]、[Collections(コレクション)]の順にクリックして追加するか、新しいコレクションを作成します。これで、整理整頓された状態を保つことができます!

💡BCクイックヒント : ワークフローのボトルネックやリストが長くなりすぎないようにするには、List Limits(リスト制限)Power-Up を有効にして、リストがしきい値を超えたときに視覚的な合図を取得できるようにします。


セキュリティ強化のための管理者コントロール

Trello Business Class 管理者設定

チームが成長するにつれて、成功のためだけではなく、安全面でのセットアップを確実にすることも重要になってきます。Business Class は、適切な人が、チームボードに適切にアクセスきるようにするための数多くの機能を提供しています。少し時間をとって、すべてが設定されているかを確認確認してみましょう。

  • チームメンバーシップの制限 : 社外の人がチームに追加されないように、電子メールドメインでチームメンバーシップの制限を設定します。
  • ボード作成の制限 : 誰が「非公開」、「チームに公開」および「公開」のボードを作成できるかを設定します。「すべてのチームメンバー」、「管理者のみ」、「誰にも許可しない」という設定ができます。チームメンバーが「公開」のボードを作成することを心配している場合、この制限の設定はとても重要です。
  • ボード削除の制限 : 最後に必要なのは、重要なボードが削除されることです。チームのどのメンバーが「非公開」、「チームに公開」および「公開」のボードを削除できるかを設定します。
  • ゲストをボードに招待する : チーム外の人が誰もボードに追加されないようにする簡単な方法です。

💡BCクイックヒント : チームメンバーが抜けてしまっても、参加していたカードの履歴は失いたくない場合はメンバータブから抜けたメンバーを無効化することで作業の再アサインを簡単にできます。


Trello Business Class についてさらに詳しく学ぶ

チームをステップアップさせる準備はできていますか?trello.com/ja/business-class にアクセスして、チームの潜在能力を引き出しましょう。


皆様からのご意見、ご要望はとても大切です。Twitter(@trello)、または support@trello.comまでご意見をおよせください。

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