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プロのように Trello Premium を使用する方法

投稿者 | 公開日
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Trello Premium でチームをステップ アップさせる準備はできていますか?

この記事では、チームの能力を高めて Premium プランを最大限に活用する方法を詳述します。ワークフローの自動化からワンランク上の管理的セキュリティを実現する強力な新しい機能まで、チームの生産性を上げてコラボレーションが促進されるだけではなく、より良い組織とチーム管理が可能になって安心感が得られます。

はじめに: Butler による高度なワークフロー自動化

日々の仕事の面倒なタスクや精神的負荷は、効率よく働くための時間とリソースをチームから奪います。Butler によってワークフローを自動化すれば、Trello Premium でチームの生産性が見違えるように向上します。明確に定義されたプロセスを作成することで、タスクを自動で進めてボードを整理し、コードをたったの 1 行も書かずに重要事項を網羅できます。

Trello Business Class の Butler によって、さらなる自動化機能を提供

Butler によって、チーム メンバーはルール、ボード ボタン、カード ボタン、日付ベースの自動化を、自然言語コマンドで作成できます。さながら、生産性の MadLibs (単語穴埋めゲーム) です。Butler に実行させるタスクとルーティンを開始するトリガーを選択するだけです。

たとえば、カードが「完了」リストに移される度に、カードのすべてのチェックリストの項目と期限にも完了のマークを付けてすべてのメンバーはカードから削除され、すべての関係者に通知するというルールを作成できます。

Trello の Butler で次のリストにメンバーをドラックしてカードに追加する例

これは、Butler で生産性を向上させるためのほんの一例に過ぎません。数分で、新しい週の始まりに向けてボードを準備したり、1 回のクリックでタスクを移動させる簡単なプロセスを構築したり、締め切りに遅れる可能性があるカードを簡単に特定してマネージャーに公開したりするなどの自動化を設定できます。Butler が提供するすべての機能に関する詳細については、このブログ投稿や最近のウェビナーの録画 (英語) をご確認ください。

カスタム フィールドでカードを整理する

チームの Trello カードに「もっと整理整頓したい」と思ったことはありませんか? また、重要な情報を見つけるために、カードの説明とコメントをスクロールするのに嫌気がさしていませんか?

Trello カードでは、重要な情報を統一された形で整理できます。カスタム フィールドによって、いつでも大切な情報が一目瞭然になります。

Trello Business Class のカスタム フィールド

カスタム フィールドによって、チェックボックス、日付、ドロップダウン リスト、数字フィールド、文字フィールドをカードに追加して、チームが改善を必要とするプロセスの明確さと関連情報を作成します。プロジェクトとタスクのサイズを決めるための数字フィールド、重要なマイルストーンやマーケティング キャンペーンのタイムライン用の追加の日付フィールド、顧客からの注文を管理する SKU のドロップダウン メニューなどを、カスタム フィールドで作成できます。

さらに、フィールドはどのような順番にも並べ替えられて、カードの表面に表示するように切り替えられます。

Trello Business Class の Butler Power-Up でカスタム フィールドを接続

また、Premium チームは、カスタム フィールド データによってカードを並び替える、フィールドを自動更新する、またはフィールドに基づいてルールを動作させるなど、カスタム フィールドと併せて Butler の機能も活用できます。たとえば、「高優先度」チェックボックスがクリックされると、カードを「新着」から「To Do」リストに移動、期限を設定、メンバーをカードにアサインするというルールがトリガーされます。

Quick Tip

Have searches you are doing on the regular and would love a better way to not have to remember them? Create saved searches for your most popular queries to save precious time and typing.

カレンダー ビューとマップ ビューでプロジェクトを確認

カレンダーマップの各ビューによって、ボードに新しい観点をもたらしましょう。これまでになかった新しい方法で、期限と場所に基づいてタスクを可視化します。

カレンダー Power-Up ビューは Trello カードを月または週で表示

多くのタスクが時間ベースなので、メンバーはエディトリアル カレンダーイベント プランニングのようなカレンダー ビューによって、期限付きのカードがそれぞれ日、週、月ごとにどのように関連しているかを確認できます。

Map Power-Up ビューは Trello カードを場所で表示

現場で、または請負業者、不動産業者、営業チームなどの顧客とさまざまな場所で仕事をする必要があるチームは、ボードで [マップ ビュー] を有効にすると、誰でもカードに場所を追加してマップにすべてのカードを表示できます。

どちらのビューもモバイル デバイスで利用できるため、カンファレンスが始まる前にその場で急ぎのタスクを完了させたり、最近の求人サイトを調査したりしても、重要な「To Do」が表示されなくなることは決してありません。

Quick Tip

Working with external clients or stakeholders and you want to give them access to a board without editing rights? Add them as an Observer.

Power-Up 機能を最大限に活用

Power-Up によって、チームが最もよく使用するアプリを接続するワークフローを構築する、多種多様で豊富な可能性が広がります。

Trello Business Class はディレクトリから Power-Up を無制限に提供

これまでに紹介した Power-Up 以外にも、その他の人気の Power-Up には、投票カードのスヌーズカードの繰り返しなど、サードパーティ アプリとの 100 を超える統合とすでに利用中の (または、これから手放せなくなる) 統合が含まれます。

SlackGoogle DriveSalesforceJiraInVision が含まれる統合には、時間の追跡、同期、分析、レポート作成など、無数の追加機能があります。

それでは、Power-Up をどのように活用すれば、ボードをチームが生産性を向上させるための拠点にできるのでしょうか?

たとえば、あなたが営業チームに所属していて Trello ボードを使用して法務チームと契約の見直しをするとします。このような場合に、いくつかの Power-Up を有効にして、仕事をよりスムーズに進める方法を紹介しましょう。

Power-Up-ボード-メニュー


  • 重要なリード情報を Salesforce からボードに直接取り込みます。

  • Butler 経由で、法務チームのメンバーを必要なタスクに自動で従事させるプロセスを作成します。

  • カスタム フィールドを活用して、すべての法務関連の情報を 1 か所に整理します。

  • Box によって、カードに添付された重要なドキュメントを安全に管理してアクセスします。

  • 質問が寄せられた、タスクが完了した、さらには単に成功を祝う際には、Slack で通知をすぐに受け取ります。

このようにプロセスを設定することで、コンテキストを複数のアプリ全体で切り替える回数を最小限にすることで、エラーや情報の管理不足が最小限に抑えられて、時間を節約できます。Power-Up ディレクトリをまだご覧頂いていない方は、この機会にぜひご確認ください。

一部の Power-Up パートナーのサービスをご利用される際に、Trello とは別に登録が必要な場合があります。あらかじめご了承ください。

コレクションによってチーム ボードを整理する

Premium ではチーム ボードを無制限で使用できるため、チームは青天井でプロジェクトに取り組めますが、同時にさまざまな管理上の混乱が生じる可能性もあります。だからこそ、Premium チームのためのコレクションを作成しました。

Business Class のコレクション

コレクションによって、チーム内で部門、イニシアチブ、プロジェクトなどごとに、ボードを簡単に整理できます。たとえば、マーケティング関係者にとっては、マーケティング関連のすべてのボードを素早く表示したり、「Secret Project X」のチーム メンバーがプロジェクト関連のすべてのボードを表示したりするのが簡単になります。

コレクションにアクセスするには、次の手順に従います。

  • チームのページの [ボード] タブに移動します。
  • [コレクションを作成] をクリックして、新しいコレクションを追加します。
  • ボードのタイルにある + 記号をクリックして [コレクション] を選択し、ボードをコレクションに追加します。

必要に応じて、ボードは複数のコレクションに追加できます。また、ボード ページの左側にあるセクションから、コレクションをフィルタリングして並び替えられます。ボードは、[ボード メニュー] からもコレクションに追加できます。[More (さらに表示)]、[コレクション] の順にクリックして追加するか、新しいコレクションを作成します。これで、整理整頓された状態を維持できます!

Quick Tip

Worried about bottlenecks in your workflow or lists getting too long? Enable the List Limits Power-Up to get a visual cue when lists are going over their threshold.

セキュリティ強化のための管理者コントロール

Trello Business Class 管理者設定

チームが成長するにつれて、成功のためだけではなく安全面におけるセットアップを確実にすることも重要になってきます。Premium では、適切な人がチーム ボードに適切にアクセスきるようにするための数多くの機能を提供しています。すべてが設定されていることを確認してみましょう、たった数分で終わります。

  • チーム メンバーシップの制限: 社外の人がチームに追加されないように、メール ドメインでチーム メンバーシップの制限を設定します。
  • ボード作成の制限: 誰が「非公開」、「チームに公開」、「公開」の各ボードを作成できるかを設定します。「すべてのチーム メンバー」、「管理者のみ」、「誰にも許可しない」という設定ができます。チーム メンバーが「公開」のボードを作成することを心配している場合、この制限の設定は特に重要です。
  • ボード削除の制限: 最後に必要なのは、重要なボードが削除されることです。チームのどのメンバーが「非公開」、「チームに公開」、「公開」の各ボードを削除できるかを設定します。
  • ゲストをボードに招待する: チーム外の人が誰もボードに追加されないようにする簡単な方法です。

Quick Tip

Have a team member leaving but don’t want to lose the history of the cards they are on? Deactivate them from the Members tab and make it easier to reassign the work.

Trello Premium の詳細

チームをステップ アップさせる準備はできていますか? trello.com/premium にアクセスして、チームの潜在能力を引き出しましょう。


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