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リモートチームでのコミュニケーションのコツとは

チーム内のスムーズなコミュニケーションは運次第で成立する訳ではありません。最も戦略的なマネージャーであっても、優れたチームワークをサポートするインフラストラクチャを設定することは、芸術を作るように難しいのです。

さて、ここに大理石のかたまりがあるとします。そのままにしておけば、もちろん、ただの大理石のかたまりのままです。しかし、ミケランジェロのような熟練した芸術家の手にかかると、そこに素晴らしい可能性が見出され、ダビデ像が現れます。

マネージャーも同様にチームの可能性を見出し、素晴らしいチームを戦略的に形作らなくてはなりません。チームが時々またはフルタイムでリモートワークを行う場合、このようなチーム作りがより重要になります。マネージャーが個人の能力を高め、コミュニケーションを促進し、結果を重視するシステムを作らなければ、新人という成長因子を追加するだけで大混乱したり、何も変わらなかったりするだけでしょう。

マネージャーとして、これにどう対処しますか?どのように人々に情報を漏らさず伝え、能力を高め、熱心に仕事に取り組んでもらいますか?過多な命令を押し付けずに想像力を刺激するインフラストラクチャとプロセスを、どう作り上げますか?それでは、長年、切磋琢磨しながら蓄積したヒントをこれからご紹介します。

適切なリモートワークツールを用いる

リモートワークに適切なツール

チームが簡単にコミュニケーションできるようにする基本的なリモートワークツールがいくつか必要です。

  1. リアルタイムコミュニケーション: チャットはデジタルチームを変化させつつあるツールですが、これにも数多くの選択肢があります(とは言え、多くのチームはSlackを選んでいます)。チームメンバーが即座にアクセスしてアイデアについて話し合え、タイミング良く質問の答えを得られるように、リアルタイムコミュニケーションツールを設定することから始めましょう。

  2. 計画の共有: チームはそれぞれのメンバーが何をしているのか、そしてプロジェクトがどのフェーズにあるのかを知っていなければなりません。ロードマップやプランニングツールがなければ、マネージャーは必要のない長時間の会議に時間を取られてしまいます。しかし、最新情報に更新されている全体像にいつでもアクセスできれば、これを防ぐことが可能です。Trelloを使えば、チームは近況報告のための退屈な会議を開かずに、進捗状況を把握できるようになります。

  3. ビデオ会議用のスペース: チームの絆を深め、クリエイティブなコラボレーションをするためには、顔を見ながら話す時間を持つのが一番です。SkypeやZoom、join.meのような会議ツールの導入により、リモートチームもオンサイトチームと同様の関係を築けます

     
  4. クラウドストレージ: DropboxでもBoxやGoogle Driveでもいいのですが、チームは1つのクラウドストレージツールを選び、それだけを使い続ける必要があります。ファイル名のつけ方の標準化と周知も不可欠です。ナレッジにアクセスできなくなる最悪のケースは、他の人たちがDropboxを使っているのに誰かがDriveにファイルを保存してしまうことです。このような状態では誰かが病欠や退社した場合、資料を永遠に失ってしまう結果になります。

  5. 共通カレンダー: 同じカレンダーツールを使うことで、チーム内で会議の予定を組むことがとても簡単になります。GoogleカレンダーやFantasticalを使えば、チームメンバーが全てのカレンダーに等しくアクセスできるので、延々とメールを交換してスケジュールと時間帯について相談する必要がなくなります。

マネージャーの仕事は、チーム全員に自分たちがアクセスする基本的なツールセットを確実に知ってもらうことです。クラウドソーシングだけを利用したチームのツール選択も可能です。チームのコラボレーションのために全員が同じツールを使用しなければならない点を強調するに当たっては、どこに何があるのか誰もわからないという混乱を呼ぶサイロ・エフェクトを回避するよう気を付けましょう。 

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上記ツールの使い方ガイドラインを制作する

リモートチームのコミュニケーション戦略

チームがツールセットを選んだら、それらの使い方を明確に伝える必要があります。やりすぎのように見えるかもしれません。しかし、特にそれぞれが大きく異なる仕事をしている場合、誰もがツールを同じように使うと思い込んではいけません。私たちは長年の経験からこれを知っているはずです。

例えば、在宅勤務を始めた頃の社員が「働いているように見える」という理由で常にSlackを開くことがよくあります。しかし、クリエイターが仕事に長時間集中する必要がある場合(ライティングやコーディングあるいは設計の仕事を考えてみてください)、その邪魔をする大きな要因になってしまいます。

各ツールをどのように使用してほしいかの計画をまとめ、チームがいつでも参照できるようにガイドラインを文書化しましょう。文書化により、チームに新人が加入した時の研修資料として使うこともできます。

一例をあげると、私たちの中核を成すチームロードマップのひとつは「新着マーケティングリクエスト」というTrelloボードで、マーケティングチームに依頼するために会社全体で共有されています。最初のコラムには「このボードの使い方」というカードがあり、チームの誰かが優先順位を決める前に、指定締め切り日と詳細、担当するチームメンバーの記載がそれぞれの依頼に必要であるという説明がされています。

マネージャーが重視すべきことはプロセスです。全てのコミュニケーションツールの使い方が記載された資料があるので、チームメンバーはチームがどう機能しているかを理解している同じフレームワークの中で働いているという認識を持ち、自信を持って業務を遂行できるようになるのです。 

有意義な会議の構築に力を注ぐ

リモートチームのコミュニケーションを構築

会議は好ましいものではないかもしれませんが、効率的な会議はとても有効なものです。関係者全員が何について話し合うのか、どれほど時間がかかるのか、そして何を準備すべきなのかを知っていれば、その後の会議も省略できます。では、これを達成するにはどうすればいいでしょうか?

ツールセットの準備やガイドラインの設定をするのと同様に、チームメンバーは会議の構成や頻度、何が得られるかを知る必要があります。例えば、Trelloのマーケティングチームは週に1度顔を合わせます。会議の前に、各チームは「マーケティング概要」ボードを、プロジェクトに関する週次の最新情報に更新しておきます。チームメンバーは会議前に更新内容を読み、質問を準備することで、長く退屈な近況報告に時間を費やさずに済むのです。 

会議中は、指名された「会議リード」がその週内に会議の議題として追加されたカードをチェックし、指名された「書記」がメモを取ります。

要約すると、会議は効率的で、誰もが事前にアクセスできる議題に焦点を当て、そして参照可能です。会議を盛り上げるために、メンバーが互いにその週に貢献したことを紹介する「チームブラボー」のコーナーもあります。

コミュニケーションの技術を動的に保つ

優秀なリモートチームの作り方

さて、ここまでにリモートワークツールセットのツールを選び、ツールの使い方ガイドラインを設定し、会議内外のプロセスをまとめました。次は何をすればいいでしょうか? 戦略決定や製品発売、変化を取り入れることでチームは常に進化しています。そのため、チームのインフラストラクチャも動的である必要性が問われます。

ガイドラインが適切であるかの確認を定期的に行いましょう。プロセスの更新は、チームメンバーのエンゲージメントを維持する鍵です。例えば、マーケティングチームはかつて会議を週に2回行っていましたが、チームが大きくなるにつれ、チームの全体会議は週に1回で充分であることが明らかになったとしましょう。これに伴って、投票により全体会議を週1回にすることを正式に決めました。チームが更に拡大するにつれて、チーム会議を隔週または月次にするかもしれません。マネージャーとして重要なのは、人々がどう感じているかを的確に把握し、プロセスを変更する選択肢を与えることです。

Trelloの柔軟な性質がチームのコラボレーションに最適なのは、正にこの理由によるものです。私たちのチームボードは、プロセスの更新やチームがより効率的に運営されると思える変更を反映して定期的に変化します。誰かがチーム会議でアイデアを出し、それにチームが同意するだけで変更が成立します。次に、変更事項をしかるべき資料文書に記録します。これはマネージャーにとって、全員をチームプロセスに参加させて力を注いでもらう素晴らしい方法です。

チームには楽しさも必要

世の中にはGIF画像や絵文字、それから思いもつかないありとあらゆる新しいものが仕事を楽しくするために存在します。マネージャーとチームメンバーは、仕事の合間の井戸端会議に参加できない在宅勤務の社員のために、心の絆を築く機会を作る必要があります。私たちはそれをミスター・ロジャースイニシアティブとして会社全体で行っています。これは、異なるチームに所属する人々でグループを作り、定期的に仕事と関係のない話題について話し合うというものです。

マーケティングチームでは、メンバーの誰かがチームを打ち解けさせるためや、その他の楽しい絆作りのアクテイビテイに誘導する「ジャムセッション」を毎月行っています。 人は自分の仕事が好きだとより生産的になるものですし、チームメンバーが互いを知ることを促進するのは、チームの士気を高めることにつながります。

楽しくあるべき

ダビデ像を作る

不朽の名作と同じく、息の合ったチームを継続させるインフラストラクチャを設定するには、多くの考察とプロセス、そして計画が必要です。幸い、コミュニケーションを成功させる要因の大部分は、チームの同意と参加を得ることにあります。これによりマネージャーの仕事が減る一方で、チームメンバーのエンゲージメントが高まります。それでは、クリエイティブなコミュニケーションの青写真を最後に見てみましょう。

  • リモートワークツールを選ぶ。チーム全員がチームのコラボレーションのために同じツールを使う。
  • リモートワークツールの使い方ガイドラインの設定と周知。チームメンバーは何をいつ使うかについて権限が与えられ、きちんと教えられたと感じる必要があります。
  • Trelloボード(または他のツール)を使って会議を効果的かつ効率的なものにして、生産的な時間管理を推進する。
  • 定期的にプロセスを見直し、変更することを恐れない。
  • 出会いを求めたり、純粋に楽しんだりするために、計画的にデジタル井戸端会議の機会や場所を作る。

チームを有能で生産的、そして楽しいものにする。それはつまり、傑作チームを作るということです。 

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