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プロジェクトの妨害や障害になるよくある問題と対応方法

投稿者 | 公開日
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想像してみてください。プロジェクトを終了させて稼働までわずか数日というところで、最終プロジェクト ミーティングに新たな関係者が参加したとします。あなたは以前から参加していたのでどこを目指しているのかを理解できますが、その方向性が歓迎されなかったため振り出しに戻らなければなりません。

プロジェクトの妨害するものは、あらゆる形や規模でやってきます。

その原因が何であれ、すべて同じようにマイナスの影響があって潜在的なリスクをもたらします。つまり、デリバリーの遅れや完全な停止です。

デリバリーの遅れには何が問題になるのでしょうか?

あなたの組織は、一貫性があって期限を順守し、信頼性があるという評価を得ています。タイムラインに何度も遅れが生じた場合、プロジェクトの成果物、あるいはチーム間や部門間の進捗確認で締め切りを設定する意味はあるでしょうか? この進行を妨害するものは、後続のプロジェクト タイムラインや規則の適用にどのように影響するでしょうか? 特定の期日までに成果物を約束された顧客やパートナーなど、外部関係者はどのように反応するでしょうか?

プロジェクトの妨害するものや障害になるものについて、よいお知らせがあります。これらは予測できるため、うまくいけば回避または管理できます。

作業を時間どおり終わらせるには、プロジェクトの妨害や障害になるものを十分理解しておく必要があります。「友は近くに置いておけ。だが敵はもっと近くに置いておけ」という言葉のとおりです。妨害するものを知り、そのトリガーになるもの、なぜそれが何度も生じるのか、またそれを排除 (少なくとも回避) する方法を理解しましょう。

今日は、次のことを紹介します。

  • プロジェクトを妨害するものと障害になるものの違い
  • 妨害するものを排除、回避、管理、または無視するためのフラグ付けと優先順位付けの方法
  • プロジェクトの妨害の裏にある 5 つの「Why」
  • 最も一般的なプロジェクトの妨害 (と障害になるもの) とそれを排除する方法

プロジェクトを妨害するものと障害になるものの違い

妨害された作業は妨害するものが排除されるまで完了しない

妨害するものとはとは文字どおり、進行を妨げるものです。

その原因としては、内外部ソースの両方から生じる予期しない状況や予測可能な出来事などが考えられます。そのほとんどは、チームや部門が制御できないものです。

その例として、技術的な機能不全、サードパーティとのライセンス契約の不成立、製品デリバリーの問題、プロジェクトからの資金の移転、プロジェクトの方向性に対する反対などがあります。

妨げられた作業は、この段階が完了、修復、排除、または回避されるまで先に進められません。ここでの課題は、妨げられた作業を依然として完了させる必要があるという点です。

プロジェクトの障害によって進行が遅れる

一方、障害とは進行を遅らせたり躓かせたりするものです。これには、中断が多すぎること、作業中のものが多すぎることや、情報の不足、適切な対話や完全な概要の欠如などが挙げられます。

たとえば、誰かのキャパシティが限界に達した場合、そのタスクは作業中のまま蓄積されていきます。これは、優秀なタスク マネージャーがいたり (時間頼りの) 従来の忍耐強さがあったりすれば解消できないものではありません。

障害によって遅れが生じたりチームが振り回されたりすることはありますが、タスクの優先順位が高くなく、締め切りも厳しくなく、プロジェクトの基盤でもない限り、それほど重大な脅威にはなりません。

ただし、基盤のタスクである場合、障害がプロジェクトを妨害する可能性があります。たとえば、1 人に非常に優先度の高いタスクが集中している場合や概要に情報が不足しているためプロジェクトを開始できない場合などは、その進行が妨げられます。

プロジェクトの妨害と障害になるものを特定する

プロジェクトの妨害や障害になるものを排除して回避する最初のステップは、それらを特定することです。ほとんどの場合、同じプロジェクトの妨害や障害になるものが繰り返し生じるため、最初にそれを見つけて特定し、追跡します。

プロジェクトのワークフロー、タイムライン、タスク リスト、誰がそのプロジェクトに取り組んでいるかを調べます。チーム メンバーが取り組んでいる作業を確認します。Trello のようなデータ視覚化ツールなら、遅れているタスクと妨害されているタスクを簡単に特定できます。

障害や妨害になるものにフラグを付けて特定し、追跡して優先順位を付けます。

プロジェクトの障害と妨害の対応に優先順位をつける

プロジェクトの妨げになるもののリストして、次について自問して優先順位を付けていきます。

    • 時間: 妨害によって進行がどのくらい遅れましたか?
      • プロジェクト全体が完全に停止しましたか?
    • 管理: 妨害するものや障害になるもののうち、どれを自分で制御できるでしょうか? どれが制御不能でしょうか?
      • 再発した場合は、プロジェクト進行をどの程度制御できるでしょうか?
  • 修正: プロジェクトの妨害や障害は修正可能でしょうか?
    • できる場合、その修正はどれだけ簡単または複雑ですか? 誰が必要とされますか?
  • コスト: 妨害を修正するにはどれくらいコストがかかるでしょうか? 遅れによって生じるコストはどれくらいでしょうか? この妨害による、金銭面以外での予期しないコストは何でしょうか?

この回答に基づいて、潜在的および現在の妨害と障害への対応の優先リストを作成します。ここから、プロジェクトを正常に進行させるために、どの妨害と障害を排除、回避、管理、または無視するかを決定します。

排除

X X ブロッカー

回避

X X ブロッカー

管理

X X 障害

無視

X X 障害

プロジェクトの妨害の裏にある 5 つの「Why」を把握する

ここまで、何が妨げになって進行を遅らせているかを理解しました。それを特定して追跡し、解決するための難易度やコストに基づいて優先順位を付けました。

しかし、それが繰り返し発生する理由はわかるでしょうか?

妨害になるもののほとんどは自分では制御できないものですが、それでもその解決方法を制御できる可能性があります。同様に、障害もそれが発生する (そして繰り返す) 根本原因がわかれば、ほぼ制御できます。

「5 つの Why」はシンプルなアイデアですが、実践はやや難しいものです。自分が直面している問題に関連して why (なぜ) を続けて 5 回自問し、答えてみてください。こちらがその例です。

課題: 関係者が立ち上げ直前にプロジェクトを停止させる。

  • なぜ? 新しい関係者が最終段階で参加して、これまでの方向性に疑問があるため。
  • なぜ? プロジェクトの目的に賛同していない、または理解していないため。
  • なぜ? 最初のキックオフ ミーティングやその後のフィードバック ミーティングに参加していないため。
  • なぜ? それぞれ自分の部門の目標やプロジェクトに取り組んでいるため。
  • なぜ? 今のチームと目標に一致していないため。

これは単なる例ですが、自分で制御できないプロジェクトの妨害のすべてに、さらに大きな課題や潜在的な解決策が隠されている場合があります。目標の調整は自分で制御できますが、役員がプロジェクト全体を後回しにした場合はできない場合があります。

プロジェクトの妨害や障害になるものの例、そしてそれらを排除する方法について見ていきましょう。

プロジェクトの妨害と障害になる問題の種類とその取り除き方

1. 人による妨害

妨害になるものはあらゆる形や規模で生じて、上記の例のように人になる場合もあります。

人は自分のアイデア、プロジェクト、チーム、部門、あるいはキャリア (や専門分野) すらを守ろうとして、そのために意識的/無意識的に進行を妨げる場合があります。また、現状を維持して、プロジェクトによって自分やチームにかかる余計な作業やリソースの量を最小限に抑えたがります。変化を嫌う人もいます。反対に、ステータス上の理由から関与することもありますが、「船頭多くして船山に登る」といった状況になる場合もあります。

人にとっての最も大きな利益とプロジェクトや目標にとっての利益を比較検討しましょう。誰がプロジェクトを完了させて承認し、そこから発展させるのかを決定します。

2. 依存関係とフィードバックのループ

さまざまな人、他のチーム、部門、組織、サードパーティに依存するプロジェクトには、小規模のアジャイル チームよりも多数のさまざまな妨害を受けることがあります。どのタスクにより多くの関係者によるより長期のフィードバック ループが必要かを検討してください。必要であれば、さらに確認に時間をかけます。

また、どのタスクが完了までに他のタスクの完了に依存しているでしょうか? どのタスクが他のステップに独立しているのでしょうか?

プロジェクトの成果物に関する優先順位とタイムラインを整えるときは、プロジェクト モデリング ツールを使用して最適な実行順序を明らかにします。依存関係に基いて段階的にプロジェクト計画を作成するリソースの 1 つとしては、クリティカル パス法 (CPM) があります。

3. タスク管理

ほとんどの場合、タスク管理の課題は進行を遅らせる障害になりますが、完全に停止するわけではありません。前述のように、優先順位が高いタスク、基盤となるタスク、あるいは依存関係のあるタスク以外にのみ該当します。

タスク管理の課題は、あるチーム メンバーやチーム全体に進行中の作業が多すぎる、マルチタスクが多すぎる、タスク切り替えや優先順位の変更が頻繁に行われる場合に生じることがあります。

その解決策として、ここでは作業を増やすのではなく負担を軽減することに注力します。個々のチーム メンバーにとっては、タスク切り替えなどの自分の障害を認識するか、誰か他の人に責任を負ってもらうことを意味します。チーム メンバーやプロジェクトがタスクを時間どおり順調に進めていくためには、タスク管理ツールが鍵となります。

4. 時間管理

タスク管理の障害になるものと同じように、時間管理の課題は完全にプロジェクトを妨害するものにエスカレートすることがあります。時間管理の課題の典型的な例としては、ミーティングや邪魔になるものが多すぎる、あるいは燃え尽き症候群ややるべきことの多さが原因で集中できないなどのケースがあります。フィードバック ループやテストをじっくり確認する時間がないケースなども、別の障害や妨げの原因となります。

これはプロジェクト管理の課題であり、早い段階で発見できれば、タイムラインの調整、タスクのアウトソーシング、または不要な成果物の削除などによって防いで回避できます。

5. コミュニケーションの課題

コミュニケーションの不足は、チーム内で何度も生じる妨げや障害になることがあります。プロジェクトやタスクの開始情報の不足や要件の不明瞭さは、典型的なコミュニケーションの障害です。

チームのコミュニケーションの課題を解消すれば、独創的なプロセスや進行中の作業を簡単に進められます。未確認のままにすると、効果に乏しいコミュニケーションがチーム メンバー間や部門間での課題の原因となり、生産性の低下、低い満足度、苦痛、落胆などを引き起こします。チーム メンバーを定期的に確認してコミュニケーションの課題の発生傾向に目を光らせ、早期解消を心がけましょう。

6. 技術的な課題

最後に重要な点として、技術的な妨げを挙げておきます。これらは単にプロジェクトを遅らせる障害になることがありますが、その多くが予期しない状況によって発生して複雑化し、修正にコストがかかることがあります。

いくつかの例として、サーバーの過負荷、技術的な環境の問題、技術的負債、システムのクラッシュや誤動作、テクノロジーのダウンタイム、慣れないツールや新しいテクノロジーなどがあります。プロジェクトに関する技術的な課題の場合は、前もって計画することをお勧めします。

繰り返し発生する課題を振り返って発生する可能性のある技術的な課題をリストアップし、優先順位を付けて発生する前に解決策を見つけ出します。このようにして対処すれば、妨害や障害になるものを排除、回避、管理、または無視するために一歩進めます。

プロジェクトの障害を乗り越えましょう

結論として、これらのプロジェクトの妨害と障害のすべてについて、5 つの「Why」を自問して問題の根本原因を突き止め、解決策が見つけられるかどうかを確認します。これが、現在そして将来のプロジェクトの障害を排除する鍵となります。


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