あなたは、髪をとかし、歯を磨き、洗濯済みのボタンダウン シャツを着ます (お気に入りのスウェットパンツをはいたままでいることを誰も知る必要はありません)。
背筋を伸ばして椅子に座り、ミーティングの招待状をクリックし、Zoom が読み込まれるのを待ってから、マネージャーがそこに座っているのを確認します。「こんにちは」とあなたに挨拶します。「今四半期のパフォーマンスについて話す準備はできていますか?」
ごくり。心臓がのどから飛び出しそうになりましたか? ええ、そうでしょうとも。
直属の部下にフィードバックをすること、マネージャーから建設的な批判を受けること、同僚として発言することなど、評価する側される側のどちらの側にいても、人事評価では爪を噛んだり、汗をかく思いをしたりすることがあります。
実際、ミレニアル世代の従業員 1,000 人を対象にしたある調査では、回答者の 22% が、評価を受けることを気に病んで、実際に病欠の電話をかけたことがあると認めています。
なんともはや。職務成績についてこれから話し合いをしようという状況は、どんな場合であれイライラするものです。しかし、現在は非常に多くのチームが在宅勤務をしているため、このプロセスには新たな問題があります。つまり、人事評価はリモートで実施する必要があるということです。
テレワークの人事評価に大きな課題がある理由
スタンフォード大学の最近の調査によると、なんと、米国の労働者の 42% が在宅勤務をしています。この傾向は、米国だけに当てはまるわけではなく、世界中でテレワークが大幅に増加しています。
ですから、会議室のテーブルに向かい合わせに座って、目標、勝利、課題について話し合いをする場面は忘れましょう。過去数か月間にあなたが行ったほとんどの他の人々との交流と同様に、人事評価はおそらくビデオ通話で行われます。
その距離が心強いという人もいるかもしれません。自分で自分にもっと必要な元気づけの言葉をかけたりストレス解消のダンス パーティーに没頭したりしたって、デスクを並べる同僚から批判されることはありません。机の上に、いざというときに備えてメモを置いておくことだってできます。最近の職務成績について話し合っているとき、あなたがテーブルの下にある付箋を神経質にちらちら見ている様子は、相手には見えません。
しかし、それは、バーチャル上での人事評価は気楽だ、ということではないのです。「話し合ったり、反応を得たり、重要なフィードバックを提供したりする際に、相手と同じ部屋の中にいないということは難しいことです」と、ソーシャル メディア エージェンシー Likeable のコンテンツ担当副社長である Heather Freiser 氏は述べています。「画面越しにつながるのは、より難しいのです」
もっと言えば、過去数か月間、隣り合わせでコラボレーションする機会を逃している場合には、誰かの個々の仕事や貢献をしっかりと把握しているという自信は持てないかもしれません。「チーム メンバーが日常的に抱えている小さな勝利や苦労は私たちにはわからないのです」と、Animalz の COO である Haley Bryant 氏は語ります。
そして最後に、非言語コミュニケーションの減少があります。「この情報を対面で提供できないと、反応を見るのが難しくなる可能性があります」と、非営利の募金活動を行う Meghan Van Thomme 氏は言います。「彼らは知らせを聞いて驚いていますか? 黙ってうなずくだけですか? 彼らは認められてほほえんでいますか?」
こういったボディー ランゲージの手がかりに気が付かないことは、たいしたことではないように思えるかもしれませんが、大きな違いを生むのです。ビデオ チャットは得られる限りで最も対面のコミュニケーションに近いものですが、それでもこの 2 つは大きく異なります。ある調査によると、ビデオ チャットでは認知負荷がはるかに高くなります。つまり、配信される情報を処理するために、私たちの足りない脳を酷使する必要があるのです。
脳を酷使すると、会話に十分に集中できなくなります。それが、求職者の成績は、対面の面接よりもオンライン面接の方がはるかに悪いと別の調査で結論付けられた理由かもしれません。
生産的なテレワークの勤務評価術 5 選
そう、あなたはきわめて不利な状況にあるようです。少なくとも今のところは、お手上げとあきらめて、人事評価をなしで済ませますか?
そんなにあわてないでください。今回はやり方が違うとしても、評価はやはり重要です。証拠が必要ですか? 正確で一貫性のあるフィードバックを受けた従業員の 68% は仕事に満足していると感じています。
ただし、ここで重要なのは、これらのフィードバックの会話のメリットを享受するには、それらを効果的に扱う必要があるということです。直属の部下、同僚、またはマネージャー (上司へのフィードバックを好きにならなくては) のいずれを評価する場合でも、テレワークの人事評価を最大限に活用するための 5 つのヒントを次に紹介します。
1. ビデオ通話でつながる (真剣に)
わかりました。ストレスを省いて、ビデオ チャットをまったくやらないで済ませたいでしょう。とにかく私たちはみな Zoom 疲れを経験しているので、メールや電話でパフォーマンスに関するフィードバックを済ませることができないでしょうか? それがそうもいかないのです。対面できない場合、やっぱりビデオ通話が最適なのです。
HubSpot のコンテンツ マーケターである Allie Decker 氏は、次のように述べています。
「テレワーク勤務について人事評価するにあたって、ビデオ通話というのはとても便利です。メールでは解釈によっては多くのことが失われる可能性があります。ビデオ チャットには時間と労力が必要かもしれませんが、同僚と直接つながれるのです。また、メールや Slack を介してやりとりするよりも、ビデオを介してチャットする方が、はるかに容易に建設的なフィードバックの前後関係を提供できます」
ですから、真剣にビデオ チャットをしましょう。あなたが会話を主催する場合は、あなたが最初にオンラインになっていることを確認してください。そうすれば、会話からそれてしまう可能性のある技術的な問題が起きても対処できます。
2. 事前にフィードバックを提供する
「ミーティングの少し前に、紙に書いた要約を提供してください」と Van Thomme 氏はアドバイスします。「要約があれば、直属の部下はそれに目を通して、彼らがどのように評価されているかを全体的に理解し、話し合いの過程でどのような質問をすればよいのかわかります。これによってとても落ち着いた話し合いができます」
チーム メンバーに事前に、評価へのアクセスを許可することは、彼らが会話の前にあなたの評価のポイントを理解できることを意味し、あなたは彼らの前でたくさんの情報をただ語るのではなく、ミーティング中により思慮深い質問ができます。
これらのフィードバック メモを 1 : 1 Trello ボードに記録します。これは、従業員にパフォーマンスの詳細を入手できる一元化された場所を提供します。
さらに、このボードは、マネージャーとその直属の部下の間の透明性を高めます。彼らには、(評価期間中に限らず) 目標、進捗状況、課題について一貫してコメントを残せるスポットがあることになります。そして、その永続的なリソースは、議論の対象であるアクション項目を実際に最後までやり通すための責任感を高めます。
人事評価の要約を書面で提供しておけば、会話の中で核心へと掘り下げられます。「彼らの反応について質問してください」と Bryant 氏は言います。「何があなたの心に響きましたか? あなたは何に驚きましたか? これはあなた自身の認識とどのように一致しますか? これらの反省に基づいて、次に注力するのはどの分野ですか? 成功するには何が必要ですか?」
この情報を個別に理解する機会を部下に与えるだけでなく、事前に書面でフィードバックを提供することで、保持力も高められます。アイオワ大学の研究では、生徒に音を聞いたり、画像を見たり、物を持ったりするように依頼しました。後にその情報を思い出すように依頼されたとき、彼らの聴覚想起は彼らの視覚および触覚想起よりかなり劣っていました。
したがって、人々が評価を読むと同時に聞くことができれば、その情報は実際に彼らの記憶にとどまる可能性が高くなります (この方法が保持力向上の実践の鍵となります)。
3. メモを取る
あなたが評価を受ける側であれば、その会話の単なるお客に過ぎないと思い込まないでください。あなた自身がいくつかのメモを準備して会話に臨むべきです。
「ハイライトのリストを作成しておくと便利です」と Bryant 氏は語ります。「昨年、あなたがした大きな影響のある仕事は何ですか? それは会社の目標やあなた自身の目標とどのように一致していますか? 自分自身のためにどのような成長を経験または創造しましたか? チーム、顧客、または会社のために何をしましたか? これは会社の価値とどのように一致しますか?
これは、不安を引き起こしかねない会話に対して、事前に自信を高めるために役立つだけでなく、あなたのパフォーマンスをサポートするために使用できるいくつかの会話のポイントを準備し、用意ができていることも意味します。
4. ピア フィードバックを依頼する
テレワークには孤立の可能性があります。実際に Buffer による 2020 年のテレワークの状態レポートでは、孤独はコミュニケーションとコラボレーションのみで結びつくテレワークの最大の課題の 1 つであると述べています。
私たち全員が自宅のソファやキッチンのテーブルで仕事をしていると、直属の部下、マネージャー、同僚が何をしているのかが見えにくくなります。「自分の成果を他の人に見てもらっていないと感じることがあります」と Freiser 氏は言います。
したがって、チームが人事評価プロセスの一環としてピア フィードバックをまだ収集していない場合は、収集を開始する必要があります。完全な 360 度評価を実施しない場合でも、チーム メンバーにお互いの作業についての簡単なフィードバックを求めることは、評価の話し合いを完結させるのに役立ちます。「さらに、そのチームの積極性の一部を部屋に持ち込むことは重要です」と Freiser 氏は付け加えます。
多くの人は、同僚に対してフィードバックを行うことを気まずく感じ、匿名の洞察を提供する方が気楽だと思うかもしれないということを頭に置いておいてください。Culture Amp や Honestly などのプラットフォームを使用すれば、貴重な情報 (匿名かどうかに関係なく) を簡単に収集し、追跡して、それに基づいて行動できます。また、SurveyMonkey を使用して簡単なアンケートを作り、すべての回答が匿名になるように設定を調整できます。
重要なのは、部屋に人々を座らせて、みんなの前で同僚の秘密を漏らさせることは期待できないということです。判断や反響を恐れることなく、彼らが率直に話せるツールを用意しましょう。
5. 止まって一息つく
このヒントは、神経を抑制し、背筋を伸ばした直立状態を保つことに関するだけではありません。ただし、そうですね、そういうこともしてほしいです。
それよりも、双方向で会話をするための余地を確保することに関わります。これは、人事評価ではすでに困難なことで、いきなり一方的な講義になってしまう可能性があります。また、フィードバックをリモートで配信しながらラグやエコーに対処する場合は、さらに困難になります。
「彼らが応答したり質問したりできるように、必ずいったん止まってください」と Freiser 氏は言います。「オープンな対話は、リモートだと余計に難しくなる場合があるので、彼らが応答する余地を残し、話す余地を与えてあげてください」
次のトピックやフィードバックに移動する前に、意識して 5 秒間止まりましょう。止まり忘れる心配があるなら、何か質問や情報があるかどうかを対象者に尋ねて、メモを取ってから各評価セクションを終了しましょう。それにより、あなたがぎこちなく感じたり沈黙を急いで解消しようとしたりしなくても、彼らが会話を始められます。
勇気をもって最適にテレワークの人事評価を行いましょう
テレワークで勤務することは、パジャマのズボンをはいたまま人事評価を行なえるという事実にもかかわらず、これらのフィードバックの会話は、あなたの口をからからにし、膝を震えさせるのに十分です。
幸いなことに、テレワーク人事評価は、非常に不快な経験である必要はないのです。実際、正しく行えば、非常に有益なものとなる可能性があります。上記のヒントが助けてくれます。
それから、もう 1 つ覚えておくべきことは、人事評価の会話中に議論された内容に従って行動しないと、人事評価は何の役にも立たないということです。
どうすれば自分自身と直属の部下に責任を持てるでしょうか? 1:1 Trello ボードを使用することを忘れないでください。あなたがマネージャーの場合は、直属の部下ごとにこのボードを 1 つを設定します。ボードは、あなたとあなたの従業員が目標を設定し、進捗を監視し、通常の 1 対 1 の話し合いのポイントを書き留めることができるハブになります。
さらに良いことは? 次回に評価の話し合いが必要になったときは、2 人ともそのスペースに戻って、最近のタスク、成功、課題を把握できます。そう、それはあなたの準備が少なくて済むということです。絶え間なき改善に乾杯!
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