Trello は物事を整理するのに最適で、あなたは現在この生産性の高い Trello ボードに満足しているかもしれません。でも、周りの環境を見直したりアップグレードをして、より効果的に Trello ボードを使用することで、仕事と生活を向上させる方法はいくらでもあります。
今回は、忙しいときでも Trello アカウントを見やすく整理された状態に保つための 4 つの方法 (💫ボーナスヒントあり) を紹介します。住宅リフォーム番組の司会者が残した名言「今、投資して成果は将来得る」のように—Trello が今後必要不可欠なツールになるかもしれません。
1. 仕事とプライベートの Trello ボードを分ける
以前は、Trello では 1 つのアカウントで複数のメールアドレスの使用が可能で、仕事用とプライベート用のメールアドレスを 1 つの Trello アカウントにリンクすることができました。けれども、この 10 年の間に仕事とプライベートの情報を一緒に扱うことは、一般的に推奨されない、安全ではないと考えられるようになりました。例えば、結婚式の準備のような大切なことを、会社のウェブサイトのリニューアルプロジェクトと一緒にされたくないでしょう。
会社で Trello Business Class または Enterprise を使用する場合、セキュリティ対策が強化されているため、会社のメールアドレスで作成されたアカウントの設定を管理できます。そのため、プライベート用と仕事用のメールアドレスを同じ Trello アカウントで使う場合、この 2 つの境界があいまいになってしまいます。
これはどういうことでしょうか? 2020 年 6 月 1 日までに、Trello + Atlassian アカウントで使用する 1 つのメールアドレスを確認する必要あります。この作業はとても簡単で、すぐに通常通り Trello を使用できます。
メールアドレスを確認すると、Jira や Confluence のようなその他のアトラシアンツールを使うときに、1 つのアカウントですべてのツールへのログインが可能になります。Trello では、すべての長文コンテンツとドキュメントを Confluence で整理しています。そして、Confluence Power-Up を使用して、それらのコンテンツをボードにつなげています。その他のアトラシアンツールの使用経験がなくお試しをご希望の場合は、アトラシアンの提供する無料バージョンをご利用いただけます。
Trello を仕事と仕事以外のプロジェクトに使用する場合、それぞれのプロジェクト用に別の Trello アカウントを作成することをおすすめします。仕事に関係のないボードは、プライベートアカウントに保存してください。
そうすることで、転職したときなど、将来的にプライベートなコンテンツへのアクセスを失うリスクを最小限にできます。情報へのアクセスを失うリスクは低いですが、過去の勤務先のメールアドレスがまだアカウントに紐づけられているために、その雇用主があなたのボードの管理者権限を持つことは避けたいでしょう。
新しい Trello アカウントの作成には時間はかかりません。Trello ボードが整理されて、維持も簡単になります。このガイドのステップに従って、はじめてみましょう。
仕事用とプライベート用の Trello アカウント間の移動を簡単にするために、Trello モバイルアプリにアカウントの切り替え機能を追加しました (これにより、毎回ログインしてログアウトする必要がなくなります) 。現在、モバイルとウェブの両方で、より安定したアカウントスイッチャーを構築しています。近日中に発表予定です。ご期待ください。
2. 通知を管理する
通知音が聞こえても、どのデバイスやアプリの通知かわからないときがあります。数分で終わる Trello のお知らせパネルの設定をしてください。ボードアクティビティ通知をコントロールできます。
ボートの右上端 (小さな赤いベルを探してください) に表示されている Trello お知らせパネル内では、以下のような設定ができます。
- 準備が整い次第、通知に対応します。覚えておきたい内容や優先順位に応じて、後で見分けられるように既読または未読のマークを付けます。[Filter By Unread (未読で絞り込み検索) ] を選択して、後で読むことにしたカードに戻ることができます。
- フルカード表示に移動せずに、期日を調整してカードに完了マークを付けます
- アップデートのオーバーロードを抑えるために、通知自体から特に多くのアクティビティがあるカードのフォローをやめることができます。
通
Trello の通知設定についてくわしくは、こちら (チュートリアルビデオを含む) をご覧ください。また、iOS および Android 向けのモバイルアプリのプッシュ通知の管理方法については、こちらのチュートリアルをご覧ください。
3. 複数の Trello ボードを使用してワークフローを整理する
あなたは 1 つの Trello ボードを使いはじめて、さまざまな目的に使用してきたことでしょう。プロジェクト管理から始めて、情報をカタログ化し、日々のタスクの追跡までしているかもしれません。すべての使用事例を 1 つにまとめるのは簡単かもしれませんが、最終的には、リストが多すぎて整理されていない巨大でコントロールが不可能なボードができあがってしまいます。
その代わりに、複数のボードにまたがるワークフローについて考えてみてください。以下の図のようになるでしょう:
すべてのボードのつながり方を理解すると、異なるワークフローを別々に保ちながらすべての作業を一体化できます。この便利なチュートリアルでは、これら 3 つのワークフローの設定方法をそれぞれ詳しく説明しています。Butler で情報の流れを自動化する方法も含まれていて、常に整理された状態をキープできます。
4. 心を高める拡張チェックリスト
チェックリストは Trello で最も人気がある機能の 1 つで、すべてのタスクやカードに整理のためのレイヤーを追加します。また、チェックリストには脳に与える心理的な影響</a>もあり、作業の進捗でより幸せに、達成感を感じるようになります。チェックリストをまだ使用しておらず、作業をより小さく管理しやすいステップに分けていない場合は、それが最初のステップになります。Trello カードにチェックリストを追加しましょう✅
チェックリストの使い方をマスターして次の段階への準備ができたら、拡張チェックリストを見てみましょう。拡張チェックリストは、すべての Trello Business Class サブスクリプション (14 日間の無料トライアルを含む) で利用可能で、各チェックリストアイテムにチームメンバーと期限を割り当てることができます。チェックリストアイテムを作成すると、メンバーと期限がすぐに追加され、カレンダー表示と Trello ホーム画面のアイテムタブに表示されます。
チェックリストのアイテムが手に負えなくなり、サブタスクができはじめたら、簡単にチェックリストをカードに変換できます。割り当てられたメンバーと期限の情報は、そのまま新しいカードに移行します。最も便利なのは、カレンダー表示にチェックリストアイテムと期限を一緒に表示できることです。チェックリストとカードは視覚的に区別しやすく、簡単に見分けられます。
拡張チェックリストについては、こちらをご覧ください。Trello ユーザーからよせられた、実際の機能の使い方や仕事での活用方法についての体験談を紹介しています。
ボーナスヒント: アーカイブを恐れない
ボードが散らかってきて、きれいな状態にしたいときは、アーカイブをしましょう。[アーカイブ] 機能はすべての Trello カードおよびボードで利用できます。アーカイブの一番のメリットは、カードやボードの痕跡をすべて消してしまう [削除] 機能と異なり、アーカイブは、アカウントのバックグラウンドで休んでいる、いつでもアクセス可能な非表示のコンテンツのすてきな秘密のクローゼットのようなものです。アーカイブ済みのカードやボードはいつでも有効にできるので、取り消しのできない結論を出さずにボードを整理するのに最適な方法です。
この画像よりも、あなたの Trello アーカイブはよく整理されていると思いますが、散らかっているところを友人などから隠してくれるでしょう。
カードのスヌーズ Power-Up を使えば、再表示をするプロセスの自動化も可能です。カードのスヌーズをボード上で有効にすると、日付と時間を設定してボードのアーカイブに送信し、カードを [スヌーズ] できます。選択した日時にカードが有効になり、ボード上に再び表示されたらいよいよ作業が可能になります。
Trello をホームのように
Trello には本当に多くの機能とオプションがあり、生産性のニーズと希望に沿ってカスタマイズが可能です。今回紹介したのは、Trello ボードをさらに強化するための基本的なステップです。
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