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Trelloを使用してプロジェクト管理の達人になりましょう

プロジェクト管理に使用する 3 つのPower-Up

プロジェクトマネージャーは、多くの役割を担い、さまざまな責任を果たさなければなりません。それはまるで玉乗りをしながらジャグリングをする姿のよう。ときには、責任の深さと重さに笑えないこともあるでしょう。プロジェクトを1から始め、完了させるには、次のようなことをこなさなければいけません。

  • 膨大な情報の管理
  • タスクの進捗状況の把握
  • 全ての段階に適切な関係者を引き込み、ボトルネックの解消

そしてプロジェクトマネージャーは、笑顔を絶やすことなく、プロジェクトをできるだけ穏便に進めていくことが求められているのです。

最悪な気分のときでも、それを表情に出してはいけないのです。そこで、Trelloでプロジェクト管理プロセスを確立し、TrelloのアドオンであるPower-Upをいくつか活用すれば、プロジェクトマネージャーとして成果をあげられるはずです。

プロジェクト管理の 4 つの段階🌑🌒🌓🌕

プロジェクトマネージャーとして成果を上げるためのプロセスとツールを紹介する前に、プロジェクト管理の基本を確認しましょう。プロジェクトは、新製品の開発、会社のウェブサイトのリニューアル、または毎年恒例のチームの旅行の計画など、その内容に関わらず、4 つの段階(計画、準備、実施、完了)を辿ります。次に、各段階で行われる作業の概要について説明します。

1.計画

これといって特別なことはありません。このステップでは、プロジェクトの綿密な計画を立てます。この段階で行うべき重要事項として、プロジェクトの目標と必要条件を決定するための調査、関係者の特定、プロジェクトの目的の定義、スコープおよびリソースの決定、主要なタスクのマッピングが含まれます。プロジェクトに対するさまざまな期待値と要件を一貫性のある計画にまとめる必要があるため、最も重要な段階でもあります。 

2. 準備

綿密な計画を立てたあとは、プロジェクトを組み立て始めます。ただし、始める前に、チームを編成し、チームメンバーにスケジュール、予算、リソース、期待値、要件に関する明確な方向性を示す必要があります。プロジェクトを円滑に開始するには、プロジェクトの計画やレビュープロセスを説明し、チームからの質問に答えるためのキックオフミーティングを行うことが大切です。

3. 実施

いよいよ実践に移す段階です。この段階では、実際に作業を完了させるためのアクションを実行します。ここが、プロジェクトの計画を全力で実行するときです。プロジェクトマネージャーとして、タスク、タイムライン、予算を監視し、進捗状況を報告し、プロジェクトの関係者全員とオープンなコミュニケーションを維持することが重要です。 

4. 完了

エンドロールの時間です。しかし急ぎは禁物。プロジェクトは終わりにさしかかっていますが、まだいくつかの作業が残っています。完了段階では、プロジェクトのパフォーマンスを評価しなければいけません。チームが予想以上にすばらしかった部分や今後改善できる部分について話し合いましょう。

成功するプロジェクトでは、ロードマップの過程で何度も意思決定が行われます。Trelloを使うことで、プロジェクトのステータス、進捗状況、成功度合いがはっきりします。そしてPower-Upは、正しい判断をするのに役立ちます。さらに、チーム間のコラボレーションを促し、ボード全体にわたって作業を円滑にします。

それでは、プロジェクト管理の段階的なアプローチをTrelloのワークフローに当てはめてみましょう。

詳細な計画を立てましょう : 計画段階

まっさらボードをしっかりとしたワークフローにするにはどうすればいいでしょうか?すべては計画から始まります。プロジェクトの計画段階では、リサーチを行い、目標と要件を設定し、リソースと主要なタスクの詳細を調べます。

Trelloは、プロジェクトの計画、タスク、進捗状況を簡単に追跡するのに役立ちます。もちろん、よくある「To-Do」、「作業中」、「完了」のワークフローを使用することも可能です。しかしそれでは、詳細な計画を立てる際に、強固なプロセスや柔軟性を得ることはできません。

創造力を刺激するボード集にある例「プロジェクト管理ボードの全て」を使って見ていきましょう。

Trelloボードは、ローンチ日、プロジェクトの概要、ボードの使用方法に関するルール、チームメンバーの責任、メトリックとKPI、および会社のロードマップについての重要な情報を記載したカードを含む概要のリストから始まります。次のリストは市場調査で、その後にインボックスが続きます。インボックスは、プロジェクトマネージャーがリクエスト、質問、およびフィードバックにすぐに対応できるようするためのものです。

続くリスト(バックログ、作業中、障害/一時停止、ローンチ準備完了、および公開)は、プロジェクト管理ワークフローの骨格です。タスクはカードに配置され、そのタスクが割り当てられているチームメンバーがカードに追加されます。カードはタスクの進捗によって、ワークフロー内を移動します。

プロジェクト管理ボード

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優先順位を決めましょう

プロジェクトによっては、たくさんのカードがボードに作られるでしょう。そのようなときは、どのタスクが最も優先度が高いのかを判断するのが難しい場合もあるかもしれません。そこで、Airfocus Power-Upをおすすめします。  

Airfocus Power-Upを使用することで、Trelloのカードに優先順位を付け、より効果的なロードマップを構築することが可能になります。先度スコア(タスクの優先度レベルをランク付けするための点数)とロードマップがTrelloのボード上で可視化されるため、チームは足並みを揃え、優先順位の高いものに集中できるようになります。

airfocus-1

Airfocus Power-Upを使用すると、Trello上のカードのカバーにAirfocus優先度スコアが表示できるので、チームはどのタスクが最も重要なのかを一目で判断することができます。また、アイテムテーブル、優先順位チャート、カンバンボード、ガントロードマップにすばやくアクセスできるので、常にツールを切り替える必要はありません。これは、次にどの作業をするか決めるのに役立ちます。

airfocus-2

計画を成功させるためのプロのヒント
  • ボードに適切なリストを作成するためには「プロセスの異なるステップは何か?どのような問題を解決したいのか?」という問いかけを自分自身にします。そして、その答えに基づいてリストを作成しましょう。
  • ボードに追加されたばかりで、プロジェクトの詳細が分からない人がすぐに状況を把握できるように、プロジェクトの概要リストを作成し、情報を書き込んだカードを追加します。
  • タスクが完了したら、誰がそのタスクを完了したかに基づいてカードをリストに整理します。これにより、今後のタスクやプロジェクトの準備段階で、これらのカードを参照するだけで、メンバーのワークロード把握できます。

チームを集めましょう: 準備段階

計画が立ち、Trelloのワークフローの作成が完了したら、チームを集めます。この段階では、チームを編成し、対応する関係者に適切なタスクを割り当て、プロジェクトのタイムラインを作成します。このフェイズでは、Trelloのワークフローとボードのルール、プロセス、なにが期待されているかをチームで確認しましょう。団結して仕事に取り組む方法について、メンバー全員が同じ認識を持つことができます。するべきことは、ボードにメンバーを追加し、各メンバーにカードを割り当て、締め切りを設定すればOKです。

複数の締め切りがある場合に全体像を確認する方法

1 つのプロジェクトに複数の締め切りとタイムラインがあると、混乱する可能性があります。そこで、BigPicture Power-Upを使用すると、簡単にタイムラインを組み合わせ、1 つの表の中でボード(複数のボードも可)からカードを見ることができます。BigPictureは、Trelloのカードをタスクの形で表示します。それらは、WBS(作業分割構成)パネルによってガントチャート上で簡単に割り当てることができます。

ガントチャート

このPower-Upは、必要に応じて選択したデータを表示することによって、プロジェクトをダイナミックに新しい視点で見ることができます。チームがウォーターフォールモデルを使用する場合は、WBSモジュールで計画されている全ステップと、その締め切りを表示するよう選択できます。たった一回のクリックで、ガントテーブルを使用して、依存関係をハイライトできます。BigPictureを使用すると、プロジェクトのタイムラインを一目で評価できます。

準備を成功させるためのプロのヒント

  • チームメンバーにカードを割り当てるときは、その意味を明確にします。そのメンバーを割り当てる目的は、カード(タスク)のオーナー、作業者、または情報の共有ですか?
    カードを割り当てる前に役割と責任を確認することは、ボトルネックを防ぐことにつながります。

いよいよ作業開始です : 実施段階🚀

どんなプロジェクトでも、おそらく実施段階はプロジェクトマネージャーの気合いが入るところでしょう。計画した準備が整い、タスクが割り当てられ、プロジェクトはすばらしいワークフローに従って進捗していきます。

楽しくもあり、ストレスを感じる期間でもあります。プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトの進捗状況を監視、調整、報告することが重要です。Trelloを使用すると、直接それぞれのカードにコメントし、アップデートを書き込むことで、ボード上のコミュニケーションを維持することができます。

この段階では、チームメンバーはTrelloのドラック&ドロップ機能を簡単に使用して、タスクとプロジェクト全体の進捗状況を表示できるはずです。ただ、あまりにも長い期間「作業中」リストにあるタスクはどうでしょうか?ボトルネックによりプロジェクトの進捗が止まらないようにするためにはどうすればいいでしょうか?その解決策がTime in List Power-Upです。

カウントダウンを始めましょう

Time in List Power-Up

Time in List Power-Upは、カードが現在のリストに置かれている期間を自動的に追跡します。これにより、どのタスクまたはチームメンバーがパフォーマンスの妨げになりつつあるのかを知ることができます。このPower-Upにより、すべてのカードの表面に時間が表示されるので、一目で、時間がかかっているカードが確認でき、SLAに従っていないパフォーマンスの追跡や計画通りに実行するために、早急に進める必要があるタスクを把握できます。

Time in List Power-Upのカード裏面

直近のプロジェクトで、より効率的に作業ができたエリアについて知りたい場合に、振り返りミーティングでTime in List Power-Upを使うと良いでしょう。

実施を成功させるためのプロのヒント

  • 特定の情報を探すときに、カードを絞り込み検索できるように、カードにラベルを追加します。たとえば、「高優先度」ラベルをカードに追加します。そして、優先度の高いタスクのみを確認するために、この追加したラベルで絞り込み検索をします。

クロージング : 完了段階

いよいよプロジェクトは完了です。つつがなく全てが完了したことのお祝いをしても良いでしょう。しかし成功の乾杯の前に、まだいくつか仕事が残っています。完了段階では、今後の計画に役立てるためにプロジェクトの成果と問題点を文書化することが重要です。

プロジェクトボードのすべてのカードを「公開」または「完了」にドラッグするだけでは、完璧な完了とは言えません。すべてのプロジェクトのプロセスを簡単に参照できるようにし、必要に応じてプロジェクトの全容を確認できるようにしておきたいはずです。

次回に向けてプロジェクトの計画とレポートを整理するために、2 つのPower-Upを使用することができます。

今後のための自動化と計画

すべてのカードを完了へドラッグする代わりに、Butler Power-Upを使用することにでボードを自動的に整理することができます。このPower-Upを使用すると、Trelloのボートとカードで自動的にアクションを実行するための、ルール、スケジュールコマンド、カスタムボタンを作成することができます。たとえば、QA担当のJoyceが緑色のラベルをカードに追加するときに、自動でこのカードが完了に移動するようにButlerでルールを設定することが可能です。

バトラーPower-Upの機能

プロジェクト完了後に、その成果とパフォーマンスを確認することが重要です。Slide Power-Upを使用すると、最終的なスライドプレゼンテーションが簡単に作成することができます。1 回のクリックで、TrelloボードをGoogleスライドプレゼンテーションに切り替えることが可能です。

TrelloのGoogleスライドPower-Up

完了段階を成功させるためのプロのヒント

  • ボード上の概要リストに、プロジェクトの成果を説明するカードを追加します。プロジェクトを振り返るときに参考にし、当初の期待と現実を比較します。

整理されたプロセス : プロジェクトマネージャーの心強い味方

プロジェクトマネージャーは、チームをまとめるための接着剤のような存在です。計画、コミュニケーション、レポート作成から、チームがローンチに向けて正しい方向に進むために、計画的に作業を行い、細かい点に気を配ることが重要です。

どのような場合も、多数のタスク、ミーティング、期待値のバランスをとっていますが、この整理されたプロセスと高度なワークフローを使用することにより、あらゆる戦略、スプリント、および出荷において確実に成功することができるでしょう。


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